Які документи обов’язково повинні бути у кожного ФОП (реєстраційні, облікові, кадрові). Особливості формування, штрафи за відсутність документів

Документи ФОП – це доказ законності діяльності підприємця, джерел доходів, понесених витрат, трудових відносин і виконання обов’язків перед державою. Документи ФОП можуть знадобитися під час податкової перевірки, для підтвердження проведених операцій, відносин з клієнтами, працівниками та державними органами. За їх відсутність або незберігання протягом встановленого законом терміну ФОП може отримати санкції від контролюючих органів.

Точний перелік документів, які мають бути у ФОП, залежить від системи оподаткування, виду діяльності, наявності працівників, РРО/ПРРО, ліцензій та інших особливостей бізнесу. Водночас відсутність навіть одного обов’язкового документа може ускладнити перевірку, підтвердження операцій або захист у спорі та стати підставою для нарахування штрафів.

Тому ФОП важливо не просто створювати  документи під час ведення діяльності, а й правильно їх оформлювати, систематизувати, зберігати протягом встановлених законом строків. В цій статті ми розглянемо основні групи та види документів ФОП, які повинні бути у кожного підприємця, якщо він хоче працювати законно та не мати проблем з ДПС, Держпраці, іншими контролюючими органами.

Які документи повинен мати ФОП

Перелік документів ФОП формується не за принципом «чим більше, тим краще». Підприємець оформляє та зберігає лише ті документи, які підтверджують його реєстрацію, господарські операції, облік, розрахунки, трудові відносини, виконання інших обов’язків, що виникають саме під час ведення його діяльності.

Тому частина документів є базовою для більшості ФОП, а інші з’являються лише за певних умов. Умовно всі документи ФОП можна поділити на три основні групи: реєстраційні, облікові та кадрові.

Реєстраційні документи ФОП

Реєстраційні документи підтверджують, що особа офіційно зареєстрована як ФОП, та містять основні відомості про підприємця. До них належать:

1. Виписка з ЄДР – підтверджує державну реєстрацію ФОП, містить актуальні реєстраційні дані: ПІБ, РНОКПП, місцезнаходження, КВЕДи, інші відомості з держреєстру. Отримати виписку можна через портал «Дія» або після проведення реєстраційної дії в ЦНАПі, у державного реєстратора.
2. Витяг з реєстру платників єдиного податку – підтверджує перебування ФОП на спрощеній системі та містить відомості про групу, ставку ЄП, зареєстровані види діяльності, інші податкові дані. Замовити його можна в електронному кабінеті ДПС, подавши запит за формою F1302101.

Оновлення виписки та витягу після внесення змін

Якщо до відомостей про ФОП в ЄДР було внесено зміни, потрібно отримати актуальну виписку, щоб мати документ з чинними реєстраційними даними. Це потрібно робити кожен раз – після зміни КВЕДів, ПІБ підприємця, місцезнаходження чи інших реєстраційних даних. Попередня виписка містить інформацію на момент її формування.

Також після внесення змін до ЄДР потрібно перевірити, чи оновилася відповідна інформація в реєстрі «спрощенців» ДПС (якщо ФОП перебуває на єдиному податку). За потреби в ДПС необхідно подати заяву. Після її прийняття треба перевірити актуальність даних в електронному кабінеті та замовити оновлений витяг з реєстру платників єдиного податку.

Сам факт зміни даних в ЄДР не означає, що ФОП перестає бути зареєстрованим або повинен заново реєструватися. Після внесення змін достатньо отримати документ, що підтверджує актуальний стан реєстраційних відомостей.

Облікові документи ФОП

Облікові документи підтверджують отримання доходів, здійснення господарських операцій, придбання та реалізацію товарів, отримання або надання послуг, а також сплату коштів. Конкретний перелік залежить від системи оподаткування, виду діяльності, форми розрахунків та наявності ПДВ, товарних запасів і працівників.

Банківські виписки

Відображають рух коштів за рахунками ФОП за певний період і допомагають підтвердити надходження та списання коштів. Водночас сама виписка не завжди замінює первинний документ, який підтверджує зміст конкретної господарської операції.

Накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), акти приймання-передачі та інші первинні документи ФОП

Підтверджують факт здійснення господарської операції та розкривають її зміст, обсяг і вартість. Первинний документ може бути паперовим або електронним і повинен містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.

Товарно-транспортні накладні (ТТН)

Використовуються для документального оформлення перевезення вантажу автомобільним транспортом у випадках, коли така накладна необхідна відповідно до законодавства та характеру операції.

Податкові накладні

Оформляються платниками ПДВ. Для неплатника ПДВ податкові накладні не потрібні.

Рахунки та інвойси

Використовуються для оформлення розрахунків з клієнтами, контрагентами.

• Рахунок може виконувати функцію первинного документа, якщо містить необхідні реквізити, підтверджує здійснення господарської операції та є фактично сплаченим.
• Інвойс часто використовується в ЗЕД-діяльності (при отриманні оплати від іноземних контрагентів).

Розрахункові документи

Фіскальні чеки, платіжні інструкції, квитанції та інші, що підтверджують проведення розрахунку. Який саме документ повинен бути сформований, залежить від способу оплати та того, чи зобов’язаний ФОП застосовувати РРО/ПРРО.

Податкові декларації та квитанції про їх прийняття

Підтверджують подання податкової звітності до контролюючого органу. Їх доцільно зберігати разом з документами, на підставі яких формувалася відповідна звітність.

Форма обліку товарних запасів

Необхідна не кожному ФОП. Порядок № 496 поширюється на підприємців у випадках, визначених Законом про РРО. Окремі правила діють і для платників єдиного податку (ФОП – платників ПДВ).

Облік доходів і витрат

Спосіб його ведення залежить від системи оподаткування. ФОП на єдиному податку 1-2 груп та ФОП 3 групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік доходів у довільній формі з помісячним відображенням отриманих доходів. Його можна вести на папері або в електронному вигляді. ФОП 3 групи – платники ПДВ ведуть облік доходів і витрат за встановленою типовою формою.

Підприємець на загальній системі зобов’язаний вести облік доходів і витрат та мати документи, що підтверджують господарські витрати. Типова форма такого обліку затверджена наказом Мінфіну № 261. Саме документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю, враховуються при визначенні чистого оподатковуваного доходу ФОП.

Документи щодо нарахування та виплати заробітної плати

Потрібні ФОП, який має найманих працівників. До них належать документи, що підтверджують нарахування зарплати, виплати працівникам і сплату передбачених законодавством податків та внесків.

Головне правило для облікових документів – кожна господарська операція повинна мати документальне підтвердження у випадках, коли це передбачено законодавством. Для ФОП на загальній системі витрати зменшують оподатковуваний дохід лише за умови їх документального підтвердження та зв’язку з господарською діяльністю.

Кадрові документи ФОП

Кадрові документи оформляють трудові відносини між ФОП та найманими працівниками: прийняття на роботу, умови праці, робочий час, відпустки, переведення, звільнення. Їх перелік залежить від кількості працівників, організації роботи та особливостей трудових відносин.

До основних кадрових документів ФОП можна віднести:

1. Трудові договори – визначають умови трудових відносин між ФОП і працівником. До початку роботи працівника ФОП має оформити трудові відносини належним чином та подати до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу у встановленому порядку.
2. Накази (розпорядження) з кадрових питань – оформляють прийняття на роботу, переведення, звільнення, відпустки та інші кадрові рішення, коли їх необхідність випливає з характеру відповідної кадрової процедури.
3. Табель обліку використання робочого часу – потрібен для фіксації фактично відпрацьованого часу працівників і є важливим для правильного нарахування зарплати. Є особливо важливим, якщо оплата праці залежить від фактично відпрацьованого часу.
4. Графік відпусток – визначає черговість надання щорічних відпусток працівникам. Його складають до початку календарного року з врахуванням вимог законодавства та інтересів працівників.
5. Штатний розпис – містить перелік посад, кількість штатних одиниць і розміри посадових окладів. Для ФОП законодавство не встановлює такої ж загальної вимоги щодо обов’язкового ведення штатного розпису, як для юридичних осіб, тому його доцільність залежить від організації роботи та умов трудових договорів.
6. Посадові інструкції – визначають трудові функції, обов’язки, права та відповідальність працівника. Вони створюються, коли потрібно чітко зафіксувати зміст роботи, розмежувати відповідальність працівників.
7. Правила внутрішнього трудового розпорядку – встановлюють правила організації роботи, режим праці та відпочинку, порядок прийняття і звільнення, основні права, обов’язки працівників, роботодавця. Для невеликого ФОП окремий документ в такій формі не завжди є необхідним: частину цих питань можна врегулювати трудовими договорами та іншими локальними документами.
8. Особові картки працівників – містять персональні та кадрові відомості про працівника. Водночас їх ведення не є безумовно обов’язковим для кожного ФОП: необхідність залежить від способу організації кадрового обліку та конкретних вимог законодавства.

Чи всі кадрові документи обов’язкові для ФОП

Це питання хвилює багатьох підприємців, які планують залучати найману працю. Коли ФОП хоче взяти на роботу в кав’ярню одну людину і бачить такий перелік документів, як ми подали вище, рішення щодо прийняття в штат працівника лякає. Проте ФОП не повинен автоматично створювати весь перелік кадрових документів, який використовується у великих компаніях.

Обов’язковість конкретного документа визначається вимогами трудового законодавства та особливостями організації роботи. І для ФОП з одним працівником набір документів буде значно меншим, ніж для підприємця з великим штатом. Тут варто проконсультуватися з фахівцем з кадрового обліку, який визначить перелік документів, необхідний для конкретного ФОПа в його ситуації.

Первинні документи ФОП

Незалежно від того, працює ФОП на спрощеній чи загальній системі оподаткування, податковий облік має підтверджуватися документами. Первинні документи фіксують факт проведення господарської операції та дають змогу підтвердити, звідки виник дохід, які товари або послуги були придбані, кому і за що сплачені кошти.

Первинним може бути як паперовий, так і електронний документ, якщо він містить необхідні реквізити та інформацію про господарську операцію. Основні вимоги до таких документів визначають ЗУ про бухоблік № 996-XIV та Положення, затверджене наказом Мінфіну № 88. ДПС також прямо наголошує на необхідності оформлення первинних документів відповідно до встановлених вимог.

Які документи вважаються первинними?

До первинних документів належать документи, якими можна підтвердити конкретну господарську операцію. Залежно від діяльності ФОП це можуть бути:

• акти виконаних робіт, наданих послуг;
• видаткові та товарно-транспортні накладні;
• рахунки, інші документи на купівлю товарів/послуг;
• фіскальні, товарні чеки;
• банківські документи, що підтверджують проведення платежу;
• митні декларації;
• документи, що підтверджують походження й рух товарів, якщо ФОП має вести облік товарних запасів;
• договори та інші документи, якщо вони містять відомості, необхідні для підтвердження відповідної операції.

Важливо не плутати сам договір з документом, який підтверджує виконання конкретної операції. Наприклад, договір на надання послуг визначає умови співпраці, а акт або інший належно оформлений документ підтверджує факт їх фактичного надання.

Первинні документи ФОП на спрощеній системі

Для ФОП 1-2 груп та ФОП 3 групи, який не є платником ПДВ, особливе значення мають документи, на підставі яких визначається та підтверджується дохід. Саме вони повинні зберігатися протягом встановленого строку.

Законодавство передбачає важливий виняток: штраф за п. 121.1 ПКУ не застосовується до таких ФОП за незберігання первинних документів, які необхідні для підтвердження витрат на купівлю послуг/товарів. Це не означає, що документи можна не оформлювати або знищувати. Для інших цілей вони можуть мати значення – для підтвердження господарських операцій та походження товарів.

ФОП 3 групи – платник ПДВ веде облік доходів і витрат, тому документи мають забезпечувати підтвердження відповідних показників обліку.

Первинні документи ФОП на загальній системі

Для ФОП на загальній системі первинка має підтверджувати і доходи, і витрати, оскільки об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід. Це різниця між загальним оподатковуваним доходом та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.

Тому відсутність документа на витрату може мати не лише формальний наслідок. Якщо ФОП не може документально підтвердити витрати, їх не врахують при визначенні чистого оподатковуваного доходу. Збільшиться база оподаткування, можуть виникнути додаткове податкове зобов’язання, штраф, пеня.

Реквізити, які повинні містити первинні документи

Сам факт наявності документа ще не гарантує, що він підтвердить операцію під час перевірки. Первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити:

• назву документа;
• дату складання;
• інформацію про особу, від імені якої його складено;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
• дані відповідальних осіб;
• підпис або інші дані, що дають змогу їх ідентифікувати.

Тому рахунок, акт, накладна чи інший документ з відсутніми обов’язковими реквізитами може створити проблему не меншу, ніж повна відсутність документа.

Скільки часу потрібно зберігати первинні документи

Загальне правило – документи, пов’язані з оподаткуванням, ФОП повинен зберігати не менше 1095 днів. Для окремих документів закон встановлює довші строки. Тому перед їх знищенням потрібно перевірити, чи не поширюється на них спеціальний строк зберігання.

Крім того, в окремих випадках документи доводиться зберігати довше, якщо документальна перевірка за відповідний період не проводилася та ще не минули передбачені ПКУ строки. Наприклад, наразі перебіг строків давності подовжено через введення мораторіїв на податкові перевірки під час ковідного локдауну, перших років воєнного стану.

Зберігати можна не лише паперові оригінали. Законодавство допускає електронну форму первинних документів за умови дотримання встановлених вимог.

Штраф за відсутність первинних документів у ФОП

1. За незабезпечення зберігання первинних та інших документів ФОП, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, протягом встановлених строків п. 121.1 ПКУ передбачає штраф 1 020 грн.
2. Якщо протягом року до платника вже застосовували штраф за таке саме порушення, розмір санкції становить 2 040 грн.

Але фінансовий ризик може бути значно більшим за сам штраф. Наприклад, для ФОП на загальній системі непідтверджена документами витрата може бути виключена з розрахунку чистого доходу. А відсутність документів на господарські операції ускладнює доведення їх реальності та зв’язку з підприємницькою діяльністю під час податкового контролю.

Для збереження своїх фінансів і нервових клітин звертайтесь до фахівців БІП. Ми допоможемо з підготовкою документів та виконанням будь-якого іншого завдання в межах ведення бухгалтерії ФОП, ТОВ.

Популярні запитання про документи ФОП та правила їх оформлення, збереження

Які документи повинні бути у ФОП?

ФОП повинен мати документи, що підтверджують його державну реєстрацію, податковий статус, господарські операції та, за наявності працівників, трудові відносини. Конкретний перелік залежить від системи оподаткування, виду діяльності, використання РРО/ПРРО, наявності найманих працівників.

Чи потрібні ФОП первинні документи?

Так. ФОП зобов’язаний вести облік на підставі первинних документів та зберігати їх у встановлені законом строки. Це стосується як паперових, так і електронних документів.

Які первинні документи має зберігати ФОП?

Залежно від діяльності це можуть бути акти виконаних робіт, накладні, чеки, банківські документи, митні декларації, документи на придбання товарів та інші, що підтверджують господарські операції. Для ФОП на загальній системі документи мають підтверджувати як доходи, так і витрати.

Чи потрібні документи на витрати ФОП на єдиному податку?

Для ФОП 1, 2 групи та 3 групи без ПДВ відсутність документів, що підтверджують витрати на придбання товарів або послуг, сама по собі не є підставою для штрафу за п. 121.1 ПКУ. Водночас документи на товари та операції варто зберігати, оскільки вони можуть бути необхідними для підтвердження інших обставин господарської діяльності.

Чи потрібен ФОП договір з клієнтом?

Не кожна господарська операція обов’язково оформлюється окремим письмовим договором: форма договору залежить від виду операції та вимог законодавства. Водночас договір є важливим документом для фіксації умов співпраці, а факт виконання робіт чи надання послуг за потреби підтверджується відповідним первинним документом.

Чи обов’язково ФОП мати паперові документи?

Ні. Первинні документи можуть складатися та зберігатися в електронній формі за умови дотримання вимог законодавства. Під час перевірки електронні документи мають бути доступними у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність.

Скільки років ФОП повинен зберігати документи?

Загальний строк зберігання документів, пов’язаних з оподаткуванням, становить не менше 1095 днів у випадках, визначених ПКУ. Для окремих документів передбачені довші строки, тому перед їх знищенням потрібно перевірити, чи не встановлено спеціальний термін.

Який штраф за відсутність первинних документів у ФОП?

За незберігання документів або їх ненадання під час податкового контролю у передбачених ПКУ випадках загальна санкція за п. 121.1 ПКУ становить 1 020 грн, а за повторне порушення протягом року – 2 040 грн. Для окремих категорій ФОП діють спеціальні правила щодо документів на витрати.

Які кадрові документи обов’язково повинен мати ФОП з працівниками?

ФОП-роботодавцю потрібно правильно оформити трудові відносини та мати документи, що підтверджують прийняття, умови праці, робочий час, відпустки й припинення трудових відносин. Необхідність оформлення інших кадрових документів (штатного розпису чи посадових інструкцій, наприклад) залежить від організації роботи та конкретних вимог законодавства.

Чи потрібно ФОП зберігати документи після припинення діяльності?

Так. Припинення діяльності ФОП не означає, що документи можна знищити. Документи за період діяльності потрібно зберігати протягом встановлених законом строків (мінімум 3 роки, а зараз часто й довше). Адже податкові зобов’язання та право контролюючого органу на перевірку не припиняються автоматично в день закриття ФОП.

Підписатися на нові статі