ФОП і товарний облік у 2024 році: перелік встановлених вимог

Зміст

Відповідно до Закону про РРО, правильно та своєчасно вести товарний облік необхідно всім підприємцям, які продають будь-які товари у галузі громадського харчування, торгівлі та проводять розрахунки в готівці, безготівковим способом. Продавати можна лише ті товари, облік яких ведеться у чіткій відповідності до встановлених законом норм.

Але вимоги щодо ведення такої звітності встановлені не для всіх ФОП. В цій статті розберемося, кому з фізичних осіб-підприємців необхідно вести товарний облік в 2024 році, розкажемо про основні законодавчі вимоги та особливості.

Кому з ФОП можна не здійснювати облік товарів

Одразу розберемося з тим, для кого актуальні всі нижчезазначені правила та норми. До категорії підприємців, що в обов’язковому порядку повинні здійснювати товарний облік, відносяться ті, ким була здійснена реєстрація ФОП в якості платника податку на загальній системі, а також «спрощенці» 3 групи на 3% податку з ПДВ і підприємці, що торгують певними категоріями товарів.

Можуть НЕ вести облік товарних залишків:

Всі ФОП-«спрощенці», що не сплачують ПДВ.
Підприємці, що НЕ продають: технічно складні товари для побуту, лікарські та медвироби, а також ювелірні та побутові позиції, зроблені з дорогоцінного каміння/металів, напівдорогоцінного і каміння органогенного утворення.

Правові засади ведення товарного обліку ФОПами

Особливості ведення товарного обліку всіма ФОПами, «спрощенцями» в тому числі, визначені у Порядку №496. Відповідно до п. 1 розділу ІІ зазначеного документу, облік товарних запасів передбачає регулярне внесення до спеціальної форми інформації щодо отримання товарів і їх вибуття, підтверджене відповідними первинними документами.

Таким чином, в процесі ведення бухгалтерії ФОП потрібно виконувати такі завдання:

Фіксувати всі відомості, що стосуються надходження товару, у відповідних формах.
Зазначати дані про вибуття товарів.
Формувати та зберігати всі первинні документи, які можуть підтвердити походження зазначених товарів.

Первинні документи – це всі накладні, акти закупки, товарні й фіскальні чеки, транспортні, митні декларації та ін., в яких вміщено реквізити для можливості ідентифікації як постачальника товару, так і його отримувача, а також вказано дату здійснення операції, її найменування, ціну, кількість позицій.

Які відомості в обов’язковому порядку мають містити первинні документи для ведення товарного обліку ФОП (згідно з п. 2 Розділу І вищезазначеного Порядку №496):

Найменування – ПІБ ФОП, постачальника чи отримувача.
ІНН підприємця, якщо його немає – серія/номер паспорта чи дані з ID-картки.
Дата здійснення операції.
Інформація про товар – його найменування, кількість, ціна.

Основні правила та вимоги ведення товарного обліку ФОП в 2024 році

Облік товарних запасів у межах ведення бухгалтерії ФОП здійснюється шляхом регулярного внесення інформації про товар до типової Форми обліку, яка затверджена Мінфіном та доступна для завантаження за посиланням. Реалізація товару здійснюється лише після зазначення даних про нього у формі на підставі відповідних первинних документів.

Основні відомості про ФОП, що потрібно зазначати у формі обліку: ПІБ, ІНН (для тих, хто відмовився від ідентифікаційного коду і офіційно повідомив про це – зазначаються номер і серія паспорту або ж номер картки ID), адреса бізнесу, назва та адреса точки реалізації чи складу.

Інформація, яка зазначається у відповідних графах форми обліку:

Дата додавання інформації.
Реквізити документа, на основі якого робиться запис.
Сума загальної вартості товару (вказується у двох графах – за даними первинного документа про отримання та вибуття товару).

Відповідно до п. 3 Розділу ІІ Порядку №496, вибуттям товару може вважатися його продаж (за готівку, розрахунок безготівковим способом, без чи з застосуванням касового апарату, якщо ФОПом була здійснена реєстрація РРО/ПРРО), внутрішнє переміщення, втрата чи знищення, використання для власних потреб, повернення постачальнику.

У первинних документах про втрату, знищення чи використання товару для власних потреб вказують лише ціну придбання товару. Реквізити отримувача, постачальника відсутні.

Вести облік в 2024 році дозволено як в паперовій (зазвичай це спеціальний журнал, куди вносяться всі дані), так і в електронній формі (в таблиці Excel, наприклад). Для більш зручного ведення документації та форми можна використовувати різні бухгалтерські сервіси (BAS, Вчасно.Каса, Укрсклад тощо), які можуть бути платними та безкоштовними, представленими в різних тарифах, версіях.

Всі записи ведуться в хронологічному порядку. За кожною адресою окремого місця продажу ведеться облік, в якому вказуються не лише дані про отримання та вибуття товару, але і про переміщення його між ФОП, цими точками реалізації. Для відображення внутрішнього переміщення товарів також потрібно формувати і зберігати всі первинні документи.

Про які моменти варто пам’ятати:

Облік потрібно вести з першого дня ведення підприємницької діяльності.
Товари обліковуються за місцем їх реалізації чи зберігання, за кожною окремою точкою продажу.
Якщо підприємець хоче внести виправлення, він у графі «Примітки» вказує правильну інформацію, а навпроти рядка, де вміщено помилкові чи некоректні дані, проставляє позначку «анульовано».
Паперову форму обліку заповнюють ручкою з темною пастою, розбірливим почерком.
Для ведення обліку товарів в електронному варіанті ФОП може вибрати сервіс чи програму на власний розсуд.
Товари, для обліку яких немає первинних документів чи записів у формі, реалізовувати підприємцю заборонено.
Журнал чи файли із записами та первинні документи зберігаються в точці продажу чи на складі до дня вибуття останньої товарної одиниці, що в них відображена.
Під час перевірки ДПС ФОП має надати форму обліку та всі первинні документи, що стосуються внесених у неї даних. Дозволено надавати оригінали чи копії первинних документів.

Правила зазначення назв товарів у первинних документах

Кожному підприємцю, який в межах ведення бухгалтерії ФОП також заповнює форму товарного обліку, потрібно пам’ятати про правильне відображення у звітах і первинних документах назв товарів. Так, у фіскальному чеку потрібно вказувати групу товару, його споживчі ознаки. Зазначати спрощену назву можна лише тим, хто не платить ПДВ і не продає ризикові групи товарів.

Заборонено використовувати назву у спрощеному варіанті підприємцям, які знаходяться на загальній системі, а також на спрощеній системі і сплачують ПДВ, або/та продають ризикові групи товарів. Вони повинні вказувати повні назви в чеках і у формі обліку. Приклад: не «тістечко» (це загальна назва, спрощена), а «тістечко Макарон з вишневою начинкою 80 г».

В разі неправильного відображення назв товарів під час перевірки можуть визнати документи недійсними, а за відсутність первинних документів передбачені штрафи. Перевірити правильність вказаних у чеках груп товарів можна у спеціальному Державному класифікаторі.

Штрафи за порушення вимог щодо ведення товарного обліку ФОП

За відсутність первинних документів та невиконання вимог щодо ведення обліку в 2024 році на ФОП чекають штрафи у подвійному розмірі вартості товарів (враховується ціна продажу), але не менш ніж 10 розмірів неоподатковуваних мінімумів, що наразі становить 170 грн.

Якщо у вас з’явились будь-які питання стосовно ведення товарного обліку ФОП у 2024 році та потрібна консультація бухгалтера, звертайтесь до наших фахівців! Досвідчені спеціалісти розкажуть про всі нюанси або ж нададуть повний бухгалтерський супровід вашого ФОП, що допоможе уникнути будь-яких проблем з ДПС і фінансових санкцій для бізнесу.

Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону або ж залишайте свої дані в формі зворотного зв’язку – і найближчим часом вам зателефонує наш менеджер для обговорення всіх деталей!