Заполни форму
Назад в блог
Документы ФЛП – это доказательство законности деятельности предпринимателя, источников доходов, понесенных расходов, трудовых отношений и исполнения обязанностей перед государством. Документы ФЛП могут потребоваться при налоговой проверке, для подтверждения проведенных операций, отношений с клиентами, работниками и государственными органами. За их отсутствие или нехранение в течение установленного законом срока ФЛП может получить санкции от контролирующих органов.
Точный перечень документов, которые должны быть у ФЛП, зависит от системы налогообложения, вида деятельности, наличия работников, РРО/ПРРО, лицензий и других особенностей бизнеса. В то же время, отсутствие даже одного обязательного документа может усложнить проверку, подтверждение операций или защиту в споре и стать основанием для начисления штрафов.
Поэтому ФЛП важно не просто создавать документы при ведении деятельности, но и правильно их оформлять, систематизировать, хранить в течение установленных законом сроков. В этой статье мы рассмотрим основные группы и виды документов ФЛП, которые должны быть у каждого предпринимателя, если он хочет работать законно и не иметь проблем с ГНС, Гострудом, другими контролирующими органами.
Список документов ФЛП формируется не по принципу «чем больше, тем лучше». Предприниматель оформляет и хранит только те документы, которые подтверждают его регистрацию, хозяйственные операции, учет, расчеты, трудовые отношения, выполнение других обязанностей, что возникают именно при ведении его деятельности.
Поэтому часть документов является базовой для большинства ФЛП, а другие появляются только при определенных условиях. Условно все документы ФЛП можно разделить на три основные группы: регистрационные, учетные и кадровые.
Регистрационные документы подтверждают, что лицо официально зарегистрировано как ФЛП, и содержат основные сведения о предпринимателе. К ним относятся:
Если в сведения о ФЛП в ЕГР были внесены изменения, необходимо получить актуальную выписку, чтобы иметь документ с действующими регистрационными данными. Это нужно делать каждый раз – после смены КВЭДов, ФИО предпринимателя, местонахождения или других регистрационных данных. Прошлая выписка содержит информацию на момент ее формирования.
Также после внесения изменений в ЕГР нужно проверить, обновилась ли соответствующая информация в реестре «упрощенцев» ГНС (если ФЛП находится на едином налоге). При необходимости в ГНС необходимо подать заявление. После его принятия нужно проверить актуальность данных в электронном кабинете и заказать обновленную выписку из реестра плательщиков единого налога.
Сам факт изменения данных в ЕГР не означает, что ФЛП перестает быть зарегистрированным или должен заново зарегистрироваться. После внесения изменений достаточно получить документ, что подтверждает актуальное состояние регистрационных сведений.
Учетные документы подтверждают получение доходов, осуществление хозяйственных операций, приобретение и реализацию товаров, получение или предоставление услуг, а также оплату средств. Конкретный перечень зависит от системы налогообложения, вида деятельности, формы расчетов и наличия НДС, товарных запасов и работников.
Отражают движение средств по счетам ФЛП за определенный период и помогают подтвердить поступление и списание средств. В то же время, сама выписка не всегда заменяет первичный документ, который подтверждает содержание конкретной хозяйственной операции.
Подтверждают факт совершения хозяйственной операции и раскрывают ее содержание, объем и стоимость. Первичный документ может быть бумажным или электронным и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.
Используются для документального оформления перевозки груза автомобильным транспортом в случаях, когда такая накладная необходима в соответствии с законодательством и характером операции.
Оформляются плательщиками НДС. Для неплательщика НДС налоговые накладные не нужны.
Используются для оформления расчетов с клиентами, контрагентами.
Фискальные чеки, платежные инструкции, квитанции и другие, что подтверждают проведение расчета. Какой документ должен быть сформирован, зависит от способа оплаты и того, обязан ли ФЛП применять РРО/ПРРО.
Подтверждают подачу налоговой отчетности в контролирующий орган. Их целесообразно хранить вместе с документами, на основании которых формировалась соответствующая отчетность.
Необходима не каждому ФЛП. Порядок № 496 распространяется на предпринимателей в случаях, определенных Законом об РРО. Отдельные правила действуют и для плательщиков единого налога (ФЛП – плательщиков НДС).
Метод его ведения зависит от системы налогообложения. ФЛП на едином налоге 1-2 групп и ФЛП 3 группы, которые не являются плательщиками НДС, ведут учет доходов в произвольной форме с помесячным отражением полученных доходов. Его можно вести на бумаге или в электронном виде. ФЛП 3 группы – плательщики НДС ведут учет доходов и расходов по установленной типовой форме.
Предприниматель на общей системе обязан вести учет доходов и расходов и иметь документы, что подтверждают хозяйственные расходы. Типовая форма такого учета утверждена приказом Минфина № 261. Именно документально подтвержденные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, учитываются при определении чистого налогооблагаемого дохода ФЛП.
Нужны ФЛП, который имеет наемных работников. К ним относятся документы, что подтверждают начисление зарплаты, выплаты работникам и уплату предусмотренных законодательством налогов и взносов.
Главное правило для учетных документов – каждая хозяйственная операция должна иметь документальное подтверждение в случаях, когда это предусмотрено законодательством. Для ФЛП на общей системе расходы уменьшают облагаемый налогом доход только при условии их документального подтверждения и связи с хозяйственной деятельностью.
Кадровые документы оформляют трудовые отношения между ФЛП и наемными работниками: принятие на работу, условия труда, рабочее время, отпуска, перевод, увольнение. Их список зависит от количества работников, организации работы и особенностей трудовых отношений.
К основным кадровым документам ФЛП можно отнести:
Этот вопрос волнует многих предпринимателей, которые планируют привлекать наемный труд. Когда ФЛП хочет взять на работу в кафе одного человека и видит такой перечень документов, как мы подали выше, решение о принятии в штат работника пугает. Однако ФЛП не должен автоматически создавать весь перечень кадровых документов, который используется в крупных компаниях.
Обязательность документа определяется требованиями трудового законодательства и особенностями организации работы. И для ФЛП с одним работником набор документов будет гораздо меньше, чем для предпринимателя с большим штатом. Здесь следует
проконсультироваться со специалистом по кадровому учету, который определит перечень документов, необходимый для конкретного ФЛП в его ситуации.
Независимо от того, работает ФЛП на упрощенной или общей системе налогообложения, налоговый учет должен подтверждаться документами. Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции и позволяют подтвердить, откуда возник доход, какие товары или услуги были приобретены, кому и за что уплачены средства.
Первичным может быть как бумажный, так и электронный документ, если он содержит необходимые реквизиты и информацию о хозяйственной операции. Основные требования к таким документам определяют ЗУ о бухучете № 996-XIV и Положение, утвержденное приказом Минфина № 88. ГНС также прямо подчеркивает необходимость оформления первичных документов в соответствии с установленными требованиями.
К первичным документам относятся документы, которыми можно подтвердить конкретную хозяйственную операцию. В зависимости от деятельности ФЛП это могут быть:
Важно не путать сам договор с документом, который подтверждает выполнение конкретной операции. Например, договор на оказание услуг описывает условия сотрудничества, а акт либо другой надлежаще оформленный документ подтверждает факт их фактического предоставления.
Для ФЛП 1-2 групп и ФЛП 3 группы, который не является плательщиком НДС, особое значение имеют документы, на основании которых определяется и подтверждается доход. Именно они должны храниться в течение установленного срока.
Законодательство предусматривает важное исключение: штраф по п. 121.1 НКУ не применяется к таким ФЛП за нехранение первичных документов, которые необходимы для подтверждения расходов на покупку услуг/товаров. Это не означает, что документы можно не оформлять или уничтожать. Для других целей они могут иметь значение – для подтверждения хозяйственных операций и происхождения товаров.
ФЛП 3 группы – плательщик НДС ведет учет доходов и расходов, поэтому документы должны обеспечивать подтверждение соответствующих показателей учета.
Для ФЛП на общей системе первичка должна подтверждать и доходы, и расходы, поскольку объектом налогообложения является чистый налогооблагаемый доход. Это разница между общим налогооблагаемым доходом и документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью.
Поэтому отсутствие документа на расход может иметь не только формальное последствие. Если ФЛП не может документально подтвердить расходы, их не учтут при определении чистого налогооблагаемого дохода. Увеличится база налогообложения, могут возникнуть дополнительное налоговое обязательство, штраф, пеня.
Сам факт наличия документа еще не гарантирует, что он подтвердит операцию во время проверки. Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:
Поэтому счет, акт, накладная или другой документ с отсутствующими обязательными реквизитами может создать проблему не меньшую, чем полное отсутствие документа.
Общее правило – документы, связанные с налогообложением, ФЛП должен хранить не менее 1095 дней. Для отдельных документов закон устанавливает более длинные сроки. Поэтому перед их уничтожением нужно проверить, не распространяется ли на них специальный срок хранения.
Кроме того, в отдельных случаях документы приходится хранить дольше, если документальная проверка за соответствующий период не производилась и еще не истекли предусмотренные НКУ сроки. Например, в настоящее время течение сроков давности продлено из-за введения мораториев на налоговые проверки во время ковидного локдауна, первых лет военного положения.
Хранить можно не только бумажные оригиналы. Законодательство допускает электронную форму первичных документов при условии соблюдения установленных требований.
Но финансовый риск может быть значительно больше самого штрафа. Например, для ФЛП на общей системе неподтвержденный документами расход может быть исключен из расчета чистого дохода. Отсутствие же документов на хозяйственные операции затрудняет доказывание их реальности и связи с предпринимательской деятельностью во время налогового контроля.
Для сохранения своих финансов и нервных клеток обращайтесь к специалистам БИП. Мы поможем с подготовкой документов и выполнением любой другой задачи в рамках ведения бухгалтерии ФЛП, ООО.
ФЛП должен иметь документы, что подтверждают его государственную регистрацию, налоговый статус, хозяйственные операции и, при наличии работников, трудовые отношения. Конкретный список зависит от системы налогообложения, вида деятельности, использования РРО/ПРРО, наличия наемных работников.
Да. ФЛП обязан вести учет на основании первичных документов и хранить их в установленные законом сроки. Это относится как к бумажным, так и к электронным документам.
В зависимости от деятельности это могут быть акты выполненных работ, накладные, чеки, банковские документы, таможенные декларации, документы на приобретение товаров и другие, что подтверждают хозяйственные операции. Для ФЛП на общей системе документы должны подтверждать как доходы, так и расходы.
Для ФЛП 1, 2 группы и 3 группы без НДС отсутствие документов, что подтверждают расходы на приобретение товаров или услуг, само по себе не является основанием для штрафа по п. 121.1 НКУ. В то же время, документы на товары и операции следует хранить, поскольку они могут быть необходимыми для подтверждения других обстоятельств хозяйственной деятельности.
Не каждая хозяйственная операция непременно оформляется отдельным письменным договором: форма договора зависит от вида операции и требований законодательства. В то же время, договор является важным документом для фиксации условий сотрудничества, а факт выполнения работ или предоставления услуг при необходимости подтверждается соответствующим первичным документом.
Нет. Первичные документы могут составляться и храниться в электронной форме при условии соблюдения требований законодательства. При проверке электронные документы должны быть доступны в форме, что позволяет проверить их целостность.
Общий срок хранения документов, связанных с налогообложением, составляет не менее 1095 дней в случаях, определенных НКУ. Для отдельных документов предусмотрены более длинные сроки, поэтому перед их уничтожением нужно проверить, не установлен ли специальный срок.
За нехранение документов или их непредоставление при налоговом контроле в предусмотренных НКУ случаях общая санкция по п. 121.1 НКУ составляет 1 020 грн, а за повторное нарушение в течение года – 2 040 грн. Для отдельных категорий ФЛП действуют специальные правила касательно документов на расходы.
ФЛП-работодателю нужно правильно оформить трудовые отношения и иметь документы, что подтверждают принятие, условия труда, рабочее время, отпуска и прекращение трудовых отношений. Необходимость оформления других кадровых документов (штатного расписания или должностных инструкций, например) зависит от организации работы и конкретных требований законодательства.
Да. Прекращение деятельности ФЛП не означает, что документы можно уничтожить. Документы за период деятельности следует хранить в течение установленных законом сроков (минимум 3 года, а сейчас часто и дольше). Ведь налоговые обязательства и право контролирующего органа на проверку не прекращаются автоматически в день закрытия ФЛП.
Типичный шаблон договора о предоставлении услуг, в котором указаны все основные условия сотрудничества (предмет договора, оплата, сроки, права, обязанности, ответственность сторон).
Оформляете сотрудничество и боитесь штрафов? Используйте готовый шаблон ГПД и защитите бизнес от проверок.
Шаблон счета (инвойса) для работы ФЛП с иностранными клиентами. В шаблоне указано на что обратить внимание. Легко заполняется и отвечает общепринятым стандартам.
Неправильный учёт доходов — это штрафы и проблемы с налоговой. Готовый шаблон книги учёта доходов ФОП 3 группы поможет вести учёт правильно и без ошибок.
Ведёте учёт доходов «на глаз»? Это приводит к ошибкам и штрафам. Готовый шаблон книги учёта доходов ФОП поможет правильно вести учёт и избежать проблем с налоговой.
«Пошаговая инструкция в формате чек-листа которая поэтапно «показывает»» процесс регистрации ФЛП, какие документы подготовить, как правильно заполнить заявление, что учесть, какие документы получим в результате регистрации.»
Короткий чек-лист для ФЛП, который поможет определить, какая группа единого налога наиболее выгодна для конкретного бизнеса и случая.
Не знаете, нужен ли вам РРО? Ошибки с регистраторами — это всегда штрафы.
Этот чек-лист четко объяснит, когда необходимо использование РРО (ПРРО) и как избежать штрафов.
Нужна помощь бухгалтера или юриста?
Проконсультируем и подберем оптимальные решения для вашего ФЛП или ООО
