Заполни форму
Назад в блог
Электронный архив – это упорядоченная система хранения документов в цифровом формате, которая дает возможность быстро найти нужный договор, акт, счет, накладную, банковский или другой первичный документ, проверить содержание и при необходимости подтвердить хозяйственную операцию.
Электронное хранение предполагает не только формирование документов в файлах и сохранение их в одной папке. Документы нужно правильно сформировать, распределить по периодам и видам, обеспечить их сохранность, доступность и возможность воспроизведения в случае проверки или возникновения спора. В то же время, электронные первичные документы должны отвечать требованиям законодательства, а ФЛП должен соблюдать установленные сроки их хранения.
В этой статье мы рассмотрим, как ФЛП создать электронный архив, какие требования норм законодательства нужно учитывать и методы упрощения процесса создания документов стоит использовать.
Договоры, акты, счета, накладные, банковские выписки, налоговая отчетность, документы по работникам и другие файлы постепенно формируют значительный массив документации, которую предприниматель должен не просто иметь, но и должным образом хранить.
Для ФЛП, который работает преимущественно в цифровой среде, большинство этих документов уже создается, подписывается и передается электронно. Поэтому электронный архив документов ФЛП стоит организовать как отдельную систему, а не как одну папку на компьютере или в облачном хранилище.
Электронный архив – это уже привычная часть организации работы ФЛП. В такой архив могут входить:
Одна из наиболее распространенных ошибок – хранить только удобную для просмотра копию документа. Например, ФЛП получил электронный договор или акт, подписанный электронной подписью, открыл его, при необходимости сохранил в PDF и удалил оригинальный файл. Для архива это опасный подход.
Оригинал электронного документа – это электронный экземпляр с необходимыми реквизитами, в частности, электронной или иной предусмотренной законом подписью. Поэтому при организации электронного архива нужно хранить именно тот формат и комплект файлов, который дает возможность проверить документ и его целостность.
Закон также предусматривает, что электронные документы должны храниться не менее установленного для соответствующих документов срока.
На старте работы предпринимателю может показаться, что специальная система не нужна. Договоров немного, акт можно найти в почте, банковскую выписку – загрузить из клиент-банка, а декларацию – повторно получить из электронного кабинета.
Пока документов несколько десятков, такой подход действительно может работать. Проблемы начинаются тогда, когда их становятся сотни или тысячи.
Через год в папке «ФЛП» могут одновременно лежать файлы типа договор.pdf, договор_новый.pdf, акт.pdf, акт_1.pdf, акт_финал.pdf, выписки за разные месяцы и документы от десятков контрагентов. И потом предприниматель тратит время не на работу с бизнесом, а на поиск нужного файла.
Правильно организованный электронный архив решает эту проблему: каждый документ имеет свое место, понятное название и связь с соответствующей операцией, контрагентом или периодом.
Чтобы архив действительно выполнял свою функцию, нужно продумать не менее пяти вещей:
Создавать электронный архив лучше не тогда, когда возникла проблема с поиском документа, а сразу по понятным правилам. Ниже разберем пошагово, как создать электронный архив ФЛП, какую структуру папок выбрать, как правильно называть файлы, где хранить документы и как организовать резервные копии.
Архив нужно организовать сразу по логичной и понятной системе. И ниже мы пошагово разберем, как это сделать.
Например, назвать ее можно: «ФЛП Сидоренко Иван». Внутри папки распределите документы по категориям – можно по такому перечню (или другим, если этого требуют специфика вашей деятельности и виды документов, которые создаются в процессе):
Названия папок можно адаптировать под конкретный вид деятельности. Не обязательно создавать десятки категорий. Главное, чтобы система была понятна именно предпринимателю.
Например:
Так же можно организовать первичные документы:
Название документа должно позволять понять, что это за файл, не открывая его. Главное – выбрать один принцип и использовать его постоянно.
Если документ подписан электронной подписью, не следует ограничиваться сохранением только его PDF-копии. В зависимости от способа формирования документа и программного обеспечения вместе с документом следует хранить файлы подписи или другие данные, необходимые для проверки электронной подписи.
Одна из наиболее распространенных ошибок при ведении электронного архива документов – хранить весь архив только на одном компьютере или устройстве. Поломка диска, вирус, случайное удаление файлов или потеря доступа к устройству, к сожалению, могут оставить предпринимателя без важной документации.
Для разных документов могут действовать разные сроки хранения. Они зависят от вида документа, его назначения и требований законодательства. Перед удалением старых документов предпринимателю следует проверить, закончился ли уже установленный срок их хранения.
Особое внимание следует уделять документам, которые могут иметь значение для подтверждения доходов, расходов, налоговых обязательств или хозяйственных операций.
Если ФЛП получает документы по электронной почте, через сервисы электронного документооборота или другие системы, их желательно не оставлять только в почтовом ящике или личном кабинете сервиса, а периодически загружать необходимые документы и включать их в архив.
ФЛП, у которого есть большое количество контрагентов, работников или ежедневных операций, может использовать специальные сервисы электронного документооборота, бухгалтерские программы или системы управления документами.
Хорошо организованный электронный архив экономит время не тогда, когда все спокойно, а именно в тот момент, когда требуется конкретный документ. Поэтому ФЛП стоит не просто накапливать файлы, а создать понятную систему их хранения. Папки, названия файлов, резервные копии и регулярное хранение – простые вещи, которые помогают избежать большого беспорядка в будущем.
☐ Создана отдельная главная папка для документов ФЛП.
☐ Документы распределены по понятным категориям: договоры, первичные документы, банк, отчетность, работники и т.д.
☐ Внутри папок документы систематизированы по годам и месяцам.
☐ Для названий файлов используется единый понятный принцип.
☐ Электронные документы хранятся именно в оригинальной электронной форме, а не только как PDF или скриншот.
☐ Создана резервная копия архива на отдельном носителе или в надежном облачном хранилище.
☐ Доступ к резервной копии защищен надежным паролем, а по возможности – двухфакторной аутентификацией.
☐ Документы, полученные по электронной почте или через сервис электронного документооборота, загружаются в собственный архив.
☐ Проверенные сроки хранения документов и старые файлы не удаляются без проверки, действительно ли срок их хранения уже истек.
Если на все вопросы ответ «да» – у вашего электронного архива уже есть хорошая основа. Если где-то стоит «нет» – самое время навести порядок, пока документов еще не стало в разы больше.
Электронный архив ФЛП – это упорядоченная система хранения договоров, первичных документов, банковских выписок, отчетности, налоговых и других документов в цифровой форме. Он должен обеспечивать быстрый поиск документов, их сохранность и возможность воспроизвести при необходимости.
В архив следует включать договоры, акты, накладные, счета, банковские выписки, платежные документы, налоговую и другую отчетность, квитанции о ее принятии, документы по работникам и материалы, что подтверждают хозяйственные операции.
Да, если документ создан и оформлен в электронной форме в соответствии с требованиями законодательства. Электронный документ должен храниться в форме, которая позволяет проверить его целостность, а для подписанных документов важно сохранить электронный оригинал.
Не всегда. Если PDF является только копией электронного документа, он не обязательно заменяет его оригинал. Подписанные электронные документы и другие файлы следует хранить так, чтобы при необходимости можно было проверить их целостность и действительность электронной подписи.
Для рабочего архива можно использовать защищенное облачное хранилище, корпоративный сервер или другое надежное решение. Важно не ограничиваться одним местом хранения: резервная копия необходима для защиты документов от потери из-за поломки техники, ошибочного удаления или других непредвиденных ситуаций.
Срок зависит от вида документа и законодательства. Для налогового учета действуют установленные НКУ сроки (минимум 3 года для ФЛП). Для отдельных документов могут применяться специальные правила, поэтому архив должен быть организован с учетом сроков хранения конкретных категорий документов.
Создать понятную структуру папок, установить единые правила названий файлов, отделить электронные оригиналы от копий, настроить резервное копирование и ограничить доступ к конфиденциальным документам. Такая система помогает быстро найти нужный документ и подготовить его для бухгалтера, контрагента или контролирующего органа.
Типичный шаблон договора о предоставлении услуг, в котором указаны все основные условия сотрудничества (предмет договора, оплата, сроки, права, обязанности, ответственность сторон).
Оформляете сотрудничество и боитесь штрафов? Используйте готовый шаблон ГПД и защитите бизнес от проверок.
Шаблон счета (инвойса) для работы ФЛП с иностранными клиентами. В шаблоне указано на что обратить внимание. Легко заполняется и отвечает общепринятым стандартам.
Неправильный учёт доходов — это штрафы и проблемы с налоговой. Готовый шаблон книги учёта доходов ФОП 3 группы поможет вести учёт правильно и без ошибок.
Ведёте учёт доходов «на глаз»? Это приводит к ошибкам и штрафам. Готовый шаблон книги учёта доходов ФОП поможет правильно вести учёт и избежать проблем с налоговой.
«Пошаговая инструкция в формате чек-листа которая поэтапно «показывает»» процесс регистрации ФЛП, какие документы подготовить, как правильно заполнить заявление, что учесть, какие документы получим в результате регистрации.»
Короткий чек-лист для ФЛП, который поможет определить, какая группа единого налога наиболее выгодна для конкретного бизнеса и случая.
Не знаете, нужен ли вам РРО? Ошибки с регистраторами — это всегда штрафы.
Этот чек-лист четко объяснит, когда необходимо использование РРО (ПРРО) и как избежать штрафов.
Нужна помощь бухгалтера или юриста?
Проконсультируем и подберем оптимальные решения для вашего ФЛП или ООО
