Налоговая проверка ФЛП, ООО: как подготовиться, чтобы не иметь проблем

Проверка налоговой службы – это всегда стресс для владельцев бизнеса. Во время проведения камеральных, документальных, фактических проверок представители контролирующих органов очень тщательно инспектируют все документы, условия деятельности ФЛП или ООО. А за малейшие нарушения начисляют штрафы, налагают санкции.

Избежать проверки ФЛП или ООО налоговой невозможно. Ведь предпринимательская деятельность в Украине должна вестись в соответствии с действующим законодательством и соблюдение НКУ является одной из основных обязанностей бизнеса. А ГНС имеет право в любой момент проверить, соблюдает ли ФЛП, ООО установленные требования и правила.

Как избежать проблем и штрафов? Подготовиться к проверке налоговой. И дальше мы расскажем о том, какие бывают проверки налоговой бизнеса, для чего проводятся. Рассмотрим основные этапы инспектирования ФЛП, ООО, важные нюансы. Расскажем, как предприниматель может подготовиться к проверке и защитить свои права во время ее проведения.

Кратко о налоговых проверках

Налоговая проверка – это официальная процедура, в ходе которой контролирующий орган (Государственная налоговая служба Украины) проверяет, правильно ли предприятие (ООО) или предприниматель (ФЛП) учитывает свои доходы и расходы, своевременно и в полном объеме уплачивает налоги и сборы, а также соблюдает другие требования налогового законодательства.

Простыми словами, налоговая проверка – это способ государства убедиться, что бизнес честно ведет финансовую деятельность и не уклоняется от уплаты налогов. Проверки могут быть плановыми или внеплановыми, документальными либо фактическими – все зависит от цели, оснований, других обстоятельств.

Налоговая имеет право в любой момент проверить налогоплательщика – провести проверку поданных им деклараций и сумм уплаченных налогов, запросить первичные документы, книгу учета доходов и т.п. Также часто ГНС осуществляет проверки на месте ведения деятельности ФЛП или ООО – правильности и самого факта оформления наемных работников, использования РРО/ПРРО, соблюдения других требований законодательства.

Проверки налоговой могут быть разными и ниже мы кратко расскажем об основных видах. К одним можно подготовиться (плановым, о которых ФЛП или ООО сообщают заранее), другие проводятся без предупреждения.

И если предприниматель хочет не иметь проблем с налоговой и не бояться визита инспектора – нужно правильно вести бухгалтерский учет ФЛП, ООО, строить деятельность в четком соответствии с требованиями законодательства. А еще следует регулярно проводить анализ всех документов, условий ведения бизнеса, чтобы иметь возможность находить и вовремя исправлять ошибки – до того, как их найдет ГНС.

Виды налоговых проверок

Более подробно мы уже писали о видах налоговых проверок, правилах их проведения. Найти информацию вы можете по активной ссылке. Сейчас же кратко рассмотрим, какими бывают налоговые проверки ФЛП, ООО (согласно ст. 75 НКУ):

1. Фактические – те, что проводятся без предупреждения, на месте ведения бизнеса (в офисе компании или в магазине, кафе и др.). Фактическая проверка налоговой обычно преследует цель проверки правильности осуществления расчетов, ведения кассовых операций, соблюдения требований трудового законодательства.
2. Камеральные – специалисты ГНС проводят в помещении контролирующего органа, не привлекают предпринимателя. Это налоговая проверка ФЛП, ООО, во время которой проверяются поданные декларации, уплаченные налоги с целью выявления неточностей, занижения/завышения сумм обязательств и т.п.
3. Документальные проверки налоговой – плановые, внеплановые, выездные/невыездные. Такие проверки проводятся с привлечением предпринимателя – ГНС может потребовать предоставления документов, выполнения других требований, определенных в ст. 20 НКУ.

Плановые проверки налоговой проводятся четко по плану – вот график налоговых плановых проверок на 2025 год. Внеплановые инспекции осуществляются вне этого плана при наличии определенных оснований (их список определен в НКУ). Например, если в ГНС поступила информация о нарушениях или жалоба лица на ФЛП, ООО. Выездные проверки налоговой проводятся непосредственно на месте ведения предпринимателем деятельности, невыездные – в помещении ГНС.

Как проводится налоговая проверка ФЛП, предприятия

Порядок проведения проверки налоговой зависит от того, о какой именно проверке идет речь. Фактическая проверка ФЛП или ООО на месте осуществляется по такому алгоритму:

• Сначала минимум два инспектора покупают товар (или заказывают блюдо, если это кафе) – осуществляют контрольно-расчетную операцию, не представляясь.
• Затем ФЛП или ООО дают ознакомиться с направлением, копией приказа, показывают свои служебные удостоверения.
• Фактическая проверка проводится в течение нескольких часов, но срок может быть продлен при наличии определенных оснований.
• После инспекции составляется акт налоговой проверки в двух экземплярах с указанием нарушений или справка, если проблем не выявлено.

Почитать более подробно о фактических проверках налоговой вы можете по активной ссылке. Там же мы рассказали о кейсе клиента, который подтверждает важность своевременного обращения к юристам в случае любого взаимодействия с ГНС.

Камеральные проверки проводятся без участия налогоплательщиков и ФЛП или ООО уже после инспекции получает акт проверки налоговой с изложенными нарушениями, позже – НУР с указанием сумм доначисленных налогов или штрафов. В случае несогласия с изложенным предприниматель может подать возражение к акту налоговой проверки.

Документальные плановые проверки проводятся по графику, ссылку на который мы дали выше, внеплановые – по решению ГНС в случае получения информации о нарушении. По результатам также составляется акт налоговой проверки, который можно обжаловать в случае несогласия с результатами инспекции.

Что может проверить налоговая, какие права имеет

Какие документы и данные может запрашивать налоговая при проведении проверок:

1. Первичные документы, что создаются при ведении бухгалтерского учета ООО, ФЛП.
2. Статистическая, финансовая и налоговая отчетность.
3. Регистры и другие документы, что имеют отношение к начислению, уплате налогов, выполнению требований НКУ и законов, которые также входят в сферу контроля ГНС.

В ходе осуществления проверки налогоплательщика ГНС ​​может:

• Создавать и получать документы в электронной форме.
• Требовать осуществления в процессе проверки инвентаризации средств, наличных денег, основных средств, товарно-материальных ценностей и т.п. с оформлением соответствующих документов.
• Проверять соблюдение правил кассовой дисциплины: обращение наличных денег, лимиты, оформление расчетов, использование регистраторов.
• Проводить расчетные операции до начала фактической проверки.
• Проверять наличие лицензий и срок их действия.
• Получать доступ к территориям, помещениям, другому имуществу, что используется в процессе ведения бизнеса (исключение: жилье).
• Если были обнаружены нарушения – посылать налогоплательщику запросы, требовать заверения копий нужных документов.
• После проведения налоговых проверок ГНС имеет право требовать устранения выявленных нарушений, налагать штрафные санкции, доначислять суммы налогов и т.п.

Как подготовиться к налоговым проверкам

Как видим, проверки государственной налоговой службы могут быть разными. И если к одним (плановым документальным, которые проводятся по заранее созданному графику) подготовиться можно, то к другим (фактические, например) – нет. Поэтому мы рекомендуем ФЛП, ООО всегда быть готовыми к тому, что налоговая может проверить документы, место ведения бизнеса, РРО/ПРРО, лицензии, трудовые договоры.

Если вести предпринимательскую деятельность с четким соблюдением норм и требований законодательства, проблем можно избежать почти со 100% гарантией. Для этого стоит привлекать специалистов, которые знают все правила ведения учета, следят за изменениями в НКУ, других нормативно-правовых актах, корректно оформляют документы и вносят показатели и т.д.

Кроме того, в процессе работы ФЛП или ООО следует периодически наводить порядок в бухгалтерии, кадровых документах, осуществлять ревизию всех аспектов деятельности. Ведь законодательные нормы могут меняться, как и условия ведения деятельности. А потому время от времени нужно все проверять, приводить в соответствие с требованиями, исправлять найденные ошибки.

Первичные документы и банковские выписки

Прежде всего нужно проверить и систематизировать все первичные документы, сверить данные по банковским выпискам. Важно убедиться, что везде верно указаны назначения платежей, которые соответствуют зарегистрированным видам деятельности. Если выявлены ошибки, то рекомендуем подготовить письма-уточнения о назначении.

Также следует проверить, на все ли поступления есть первичные документы (инвойс, акт, накладная и т.п.). Если речь идет о ФЛП или ООО на общей системе, то, кроме доходных операций, следует проверить и расходные, наличие первичных документов к ним.

Важно проверить не только наличие, но и правильность оформления первичных документов и все обязательные реквизиты. Ведь в случае неверно оформленных документов операция может считаться недействительной, а у ФЛП или ООО из числа «общесистемщиков» это может стать причиной исключения таких платежей из расходов – и, соответственно, увеличения базы налогообложения.

Обязательно нужно проверить, осуществлялась ли деятельность в соответствии с зарегистрированными в ЕГР КВЭД. Ведь в случае осуществления деятельности не по КВЭД во время проверки плательщика единого налога могут лишить статуса «упрощенца», доначислить налоги и признать хозяйственные операции неправомерными.

Электронный кабинет: декларации, долги

Во время подготовки к налоговым проверкам нужно проанализировать электронный кабинет на сайте ГНС. На что обратить внимание:

1. В разделе «Учетные данные плательщика» убедиться, что сведения верны, группа/система та, что нужно. Ведь иногда мы встречали ситуации, когда «упрощенцев» лишают единого налога, а они об этом и не знают.
2. Просмотреть все поданные отчеты в «Просмотр отчетности» – сверить с первичными документами, убедиться в правильности указанных сумм, внесенных показателей. В случае обнаружения ошибок рекомендуем подать уточняющие декларации, поскольку при обнаружении ошибки и устранении ее самостоятельно штрафная санкция меньше, чем если ошибку обнаружат налоговики при проверке.
3. В «Состоянии расчетов с бюджетом» проверить, нет ли налогового долга. Надо зайти в карточку каждого налога и внимательно пересмотреть, нет ли там доначисленных сумм, пени.

В случае наличия все задолженности нужно погасить. Обратите внимание, что иногда бывают случаи, когда не все задолженности могут отображаться в кабинете. Чтобы убедиться, что действительно долга нет, рекомендуем дополнительно заказать справку об отсутствии задолженности. Это можно сделать через электронный кабинет налогоплательщика.

Оформление работников, кадровые документы

При подготовке к налоговой проверке обязательно нужно убедиться, что трудовые отношения со всеми работниками оформлены правильно. Проанализировать кадровые документы, если речь идет об ООО – также документы военного учета на предприятии.

Ведь налоговая также следит за соблюдением трудового законодательства и во время проверок (особенно фактических, которые проводятся на месте ведения предпринимательской деятельности) может фиксировать нарушения в этой сфере. А штрафные санкции здесь всегда высокие – так, за неоформленного работника придется заплатить 80 000 грн.

Кроме этого, важно донести до сведения работников, как правильно вести себя во время проверки и назначить ответственного человека, который будет непосредственно общаться с инспекторами.

Чеклист по подготовке к проведению проверки ГНС – что важно проанализировать

• Своевременная подача налоговой отчетности (декларации по НДФЛ или ЕН, ВС, ЕСВ, налогу на прибыль, финансовая и статистическая отчетность для ООО).
• Сверка данных налоговой отчетности с бухгалтерским учетом.
• Отсутствие налогового долга – можно проверить через электронный кабинет плательщика.
• Первичные документы – договоры, акты выполненных работ, накладные, счета, платежные поручения.
• Наличие в первичных документах подписей и печатей (если используете).
• Книги учета доходов/доходов и расходов – в электронном или бумажном формате.
• Правильность оформления учетной политики и регистров бухгалтерского учета (для ООО).
• РРО/ПРРО – регистрация в ГНС, доступ к электронным фискальным чекам, КОРО (если предусмотрено).
• Наличные расчеты – наличие кассовой дисциплины: ордера, кассовая книга, лимиты кассы (для ООО).
• Официальное оформление работников – трудовые договоры/контракты.
• Отчетность за работников, правильность начисления и уплаты НДФЛ, ВС, ЕСВ за них.
• Наличие кадровых документов (приказы о принятии/увольнении, табеля учета рабочего времени, штатное расписание и др.).
• Документы военного учета – для ООО.
• Налоговый кредит и НДС (для плательщиков НДС) – сверка данных по ЕРНН, корректность составления и регистрации налоговых накладных.
• Подтверждающие документы для налогового кредита (договоры, акты, накладные).
• Архив и порядок в документах – систематизируйте документы по годам, видам и контрагентам.
• Хранение документов – минимум 3 года для ФЛП и 5 для ООО, но из-за приостановки сроков на время введения мораториев срок может быть продлен.

Проведение проверки ГНС

Если речь идет о фактической проверке, нужно правильно организовать взаимодействие с инспекторами ГНС. Нельзя мешать им проводить инспекцию. В случае осуществления документальных проверок физического лица предпринимателя, ООО предприниматели должны своевременно предоставлять все данные налоговой. Предпринимателям важно четко соблюдать все обязанности по НКУ и знать свои права.

Взаимодействие с налоговой во время проверки:

1. Назначьте ответственное лицо, которое общается с проверяющими.
2. Проверьте наличие приказа, направление на проверку, удостоверения инспекторов.
3. Ведите журнал регистрации проверок (обязателен для ООО).
4. Предоставляйте документы только по официальному запросу и в установленные сроки.

Дальнейшие действия предпринимателя зависят от того, что написано в выданном акте. Акт выдается в результате проведения любой проверки налоговой. Если это фактическая, то он выписывается прямо на месте в 2 экземплярах, дается на подпись владельцу бизнеса или уполномоченному лицу. При проведении камеральных, документальных и других проверок акт направляется предпринимателю.

Получение акта проверки

Независимо от того, как предприниматель получил акт проверки налоговой (лично или по почте), важно обратить внимание на следующие моменты:

• Наличие всех обязательных данных в акте, которые требует законодательство (реквизиты и пр.).
• Описание нарушения – подробное, с указанием документов, действий, которые нарушают нормы и требования (ссылка на них также должна быть в акте налоговой проверки).
• На акт можно подать возражение – в течение 10 дней после получения акта.
• После акта должно прийти НУР – налоговое уведомление решение, в котором указывают суммы штрафов, доначислений и т.д.
• НУР можно обжаловать – в административном порядке или в суде.

Обжалование результатов налоговой проверки

Обжалование акта налоговой проверки и НУР осуществляется в установленные законодательством сроки путем подачи возражения. Если ФЛП или руководитель ООО (его уполномоченное лицо) не согласен с результатами проверки и считает, что действия ГНС неправомерны, не соответствуют действующему законодательству, не следует пренебрегать возможностью защитить свои права.

Обжалование НУР, акта налоговой проверки – это нормальная практика. Если все сделать правильно и вовремя, аргументировать свою позицию, добавить к обжалованию документы, можно добиться отмены НУР и санкций.

Пошаговая инструкция – что делать после завершения проверки налоговой

1. Получить акт проверки – внимательно прочесть, проверить правильность отраженных фактов.
2. Проанализировать замечания – при необходимости привлечь бухгалтера или юриста для оценки рисков.
3. Подать возражение (если не согласны с выводами) – в течение 10 дней, с аргументами и доказательствами.
4. Выполнить требования – уплатить доначисленные суммы, исправить ошибки, если они действительно имели место.
5. Усовершенствовать внутренние процессы – чтобы избежать аналогичных нарушений в будущем.

Ни в коем случае нельзя игнорировать результаты проверки. Следует сразу решать вопросы, обращаться к специалистам.

Помощь специалистов БИП во взаимодействии с налоговой

Обратившись к специалистам, вы получаете:

• Возможность подготовиться к проверке налоговой.
• Помощь бухгалтеров в поиске и исправлении проблем в учете.
• Поддержку на всех этапах проведения проверки.
• Защиту ваших прав и интересов опытными юристами.

Наши специалисты знают, как должна проводиться фактическая, камеральная, документальная внеплановая, плановая налоговая проверка, какие сведения должен содержать акт. Смогут все проверить, при необходимости – осуществить обжалование НУР в административном порядке, защитить права ФЛП, ООО в суде. Оставляйте заявку, чтобы узнать детали сотрудничества!

А мы ниже рассмотрим самые распространенные вопросы о проверках ГНС.

Документы за сколько лет могут инспектировать во время проверки?

Стандартный срок давности для налоговых проверок составляет 3 года. Однако на период действия мораториев на проверки (во время ковидных локдаунов, первых лет полномасштабной войны) сроки давности останавливались и в настоящее время ГНС может проверить документы за значительно больший срок.

Обязательна ли после закрытия ФЛП проверка налоговой?

Нет, налоговая не всегда проверяет ФЛП после закрытия. Однако имеет право провести налоговую проверку как сразу после ликвидации ФЛП, так и в течение всего срока давности.

Проводятся ли проверки налоговой во время военного положения?

С 21 июля 2025 года действует мораторий на безосновательные проверки бизнеса. Однако ГНС может проверять сферы с повышенным риском (НДС, акциз и т.п.) и проводить внеплановые проверки.

Как подготовиться к налоговой проверке?

Правильно организовать и вести в четком соответствии с действующим законодательством бухгалтерский учет, регулярно совершать сверки в электронном кабинете, своевременно исправлять найденные ошибки. Это общие правила, которые позволят избежать проблем с контролирующим органом.

Если говорить именно о подготовке к проверке, то следует тщательно проанализировать и систематизировать первичные документы. Обязательно просмотреть все поданные отчеты, суммы уплаченных налогов, учет РРО/ПРРО, кадровую документацию.

Что такое акт проверки, когда он выдается?

Это документ, который налоговая выдает по окончании проверки. В нем содержится информация об обнаруженных нарушениях. Налогоплательщик имеет право на возражение к акту и обжалование НУР.

Подписаться на новые статьи