Податкова перевірка ФОП, ТОВ: як підготуватися, щоб не мати проблем

Перевірки податкової служби – це завжди стрес для власників бізнесу. Під час проведення камеральних, документальних, фактичних перевірок представники контролюючих органів дуже ретельно інспектують всі документи, умови діяльності ФОП чи ТОВ. А за найменші порушення нараховують штрафи, накладають санкції.

Уникнути перевірки ФОП чи ТОВ податковою неможливо. Адже підприємницька діяльність в Україні має вестися відповідно до чинного законодавства і дотримання ПКУ є одним із основних обов’язків бізнесу. А ДПС має право в будь-який момент перевірити, чи дотримується ФОП, ТОВ встановлених вимог і правил.

Як уникнути проблем і штрафів? Підготуватися до перевірки податкової. І далі ми розповімо про те, які бувають перевірки податковою бізнесу, для чого проводяться. Розглянемо основні етапи інспектування ФОП, ТОВ, важливі нюанси. Розкажемо про те, як підприємець може підготуватися до перевірки та захистити свої права під час її проведення.

Коротко про податкові перевірки

Податкова перевірка – це офіційна процедура, під час якої контролюючий орган (Державна податкова служба України) перевіряє, чи правильно підприємство (ТОВ) або підприємець (ФОП) обліковує свої доходи й витрати, своєчасно та у повному обсязі сплачує податки і збори, а також дотримується інших вимог податкового законодавства.

Простими словами, податкова перевірка – це спосіб держави переконатися, що бізнес чесно веде фінансову діяльність та не ухиляється від сплати податків. Перевірки можуть бути плановими чи позаплановими, документальними або фактичними – тут все залежить від мети, підстав, інших обставин.

Податкова має право в будь-який момент перевірити платника податків – провести перевірку поданих ним декларацій і сум сплачених податків, запросити первинні документи, книгу обліку доходів та ін. Також часто ДПС здійснює перевірки на місці ведення діяльності ФОП чи ТОВ – правильності та самого факту оформлення найманих працівників, використання РРО/ПРРО, дотримання інших вимог законодавства.

Перевірки податкової можуть бути різними і нижче ми коротко розкажемо про основні види. До одних можна підготуватися (планових, про які ФОП чи ТОВ повідомляють заздалегідь), інші проводяться без попередження.

І якщо підприємець хоче не мати проблем з податковою та не боятися візиту інспектора – треба правильно вести бухгалтерський облік ФОП, ТОВ, будувати діяльність у чіткій відповідності до вимог законодавства. А ще варто регулярно проводити аналіз всіх документів, умов ведення бізнесу, щоб мати змогу знаходити та вчасно виправляти помилки – до того, як їх знайде ДПС.

Види податкових перевірок

Більш детально ми вже писали про види податкових перевірок, правила їх проведення. Знайти інформацію ви можете за активним посиланням. Наразі ж коротко розглянемо, якими бувають податкові перевірки ФОП, ТОВ (згідно зі ст. 75 ПКУ):

1. Фактичні – ті, що проводяться без попередження, на місці ведення бізнесу (в офісі компанії чи в магазині, кафе та ін.). Фактична перевірка податкової зазвичай має на меті перевірку правильності здійснення розрахунків, ведення касових операцій, дотримання вимог трудового законодавства.
2. Камеральні – фахівці ДПС проводять в приміщенні контролюючого органу, не залучають підприємця. Це податкова перевірка ФОП, ТОВ, під час якої перевіряються подані декларації, сплачені податки з метою виявлення розбіжностей, заниження/завищення сум зобов’язань тощо.
3. Документальні перевірки податкової – планові, позапланові, виїзні/невиїзні. Такі перевірки проводяться з залученням підприємця – ДПС може вимагати надання документів, виконання інших вимог, визначених в ст. 20 ПКУ.

Планові перевірки податкової проводяться чітко за планом – ось графік податкових планових перевірок на 2025 рік. Позапланові інспекції здійснюються поза цим планом за наявності певних підстав (їх список визначений в ПКУ). Наприклад, якщо в ДПС надійшла інформація про порушення чи скарга особи на ФОП, ТОВ. Виїзні перевірки податкової проводяться безпосередньо в місці ведення підприємцем діяльності, невиїзні – в приміщенні ДПС.

Як проводиться податкова перевірка ФОП, підприємства

Порядок проведення перевірки податкової залежить від того, про яку саме перевірку йдеться. Фактична перевірка ФОП чи ТОВ на місці здійснюється за таким алгоритмом:

• Спочатку мінімум двоє інспекторів купують товар (чи замовляють страву, якщо це кафе) – здійснюють контрольно-розрахункову операцію, не представляючись.
• Потім ФОП чи ТОВ дають ознайомитися з направленням, копією наказу, показують свої службові посвідчення.
• Фактична перевірка проводиться впродовж кількох годин, але термін може бути подовжено за наявності певних підстав.
• Після інспекції складається акт податкової перевірки в двох примірниках з зазначенням порушень чи довідка, якщо проблем виявлено не було.

Почитати більш детально про фактичні перевірки податкової ви можете за активним посиланням. Там же ми розповіли про кейс клієнта, який підтверджує важливість своєчасного звернення до юристів в разі будь-якої взаємодії з ДПС.

Камеральні перевірки проводяться без участі платників податків і ФОП чи ТОВ вже після інспекції отримує акт перевірки податкової з викладеними порушеннями, пізніше – ППР з вказанням сум донарахованих податків чи штрафів. В разі незгоди з викладеним підприємець може подати заперечення до акту податкової перевірки.

Документальні планові перевірки проводяться за графіком, посилання на який ми дали вище, позапланові – за рішенням ДПС в разі отримання інформації про порушення. За результатами також складається акт податкової перевірки, який можна оскаржити в разі незгоди з результатами інспекції.

Що може перевірити податкова, які права має

Які документи та дані може запитувати податкова під час проведення перевірок:

1. Первинні документи, що створюються під час ведення бухгалтерського обліку ТОВ, ФОП.
2. Статистична, фінансова та податкова звітність.
3. Регістри та інші документи, що мають відношення до нарахування, сплати податків, виконання вимог ПКУ та законів, які також входять в сферу контролю ДПС.

В ході здійснення перевірки платника податків ДПС може:

• Створювати та отримувати документи в електронній формі.
• Вимагати здійснення в процесі перевірки інвентаризації коштів, готівки, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо з оформленням відповідних документів.
• Перевіряти дотримання правил касової дисципліни: обіг готівки, ліміти, оформлення розрахунків, використання реєстраторів.
• Проводити розрахункові операції до початку фактичної перевірки.
• Перевіряти наявність ліцензій та термін їх дії.
• Отримувати доступ до територій, приміщень, іншого майна, що використовується в процесі ведення бізнесу (виключення: житло).
• Якщо були виявлені порушення – надсилати платнику податків запити, вимагати засвідчення копій потрібних документів.
• Після проведення податкових перевірок ДПС має право вимагати усунення виявлених порушень, накладати штрафні санкції, донараховувати суми податків та ін.

Як підготуватися до податкових перевірок

Як бачимо, перевірки державної податкової служби можуть бути різними. І якщо до одних (планових документальних, які проводяться за заздалегідь створеним графіком) підготуватися можна, то до інших (фактичні, наприклад) – ні. Тому ми рекомендуємо ФОП, ТОВ завжди бути готовими до того, що податкова може перевірити документи, місце ведення бізнесу, РРО/ПРРО, ліцензії, трудові договори.

Якщо вести підприємницьку діяльність з чітким дотриманням норм і вимог законодавства, проблем можна уникнути майже зі 100% гарантією. Для цього варто залучати фахівців, які знають про всі правила ведення обліку, слідкують за змінами в ПКУ, інших нормативно-правових актах, коректно оформлюють документи та вносять показники тощо.

Крім того, в процесі роботи ФОП чи ТОВ варто періодично наводити порядок в бухгалтерії, кадрових документах, здійснювати ревізію всіх аспектів діяльності. Адже законодавчі норми можуть змінюватися, як і умови ведення діяльності. А тому час від часу потрібно все перевіряти, приводити у відповідність до вимог, виправляти знайдені помилки.

Первинні документи і банківські виписки

Перш за все потрібно перевірити та систематизувати всі первинні документи, звірити дані з банківських виписок. Важливо впевнитись, що всюди вірно вказані призначення платежів, які відповідають зареєстрованим видам діяльності. Якщо виявлені помилки, то рекомендуємо підготувати листи-уточнення про призначення.

Також слід перевірити, чи на всі надходження є первинні документи (інвойс, акт, накладна, тощо). Якщо мова йде про ФОП чи ТОВ на загальній системі, то, крім дохідних операцій, варто перевірити і витратні, наявність первинних документів до них.

Важливо перевірити не лише наявність, а й правильність оформлення первинних документів та всі обов’язкові реквізити. Адже в разі невірно оформлених документів операція може вважатись недійсною, а у ФОП чи ТОВ з числа «загальників» це може стати причиною виключення таких платежів з витрат – і, відповідно, збільшення бази оподаткування.

Обов’язково треба перевірити, чи здійснювалась діяльність відповідно до зареєстрованих в ЄДР КВЕД. Адже в разі здійснення діяльності не по КВЕД під час перевірки платника єдиного податку можуть позбавити статусу «спрощенця», донарахувати податки і визнати господарські операції неправомірними.

Електронний кабінет: декларації, борги

Під час підготовки до податкових перевірок потрібно проаналізувати електронний кабінет на сайті ДПС. На що звернути увагу:

1. В розділі «Облікові дані платника» пересвідчитись, що відомості вірні, група/система та, що потрібно. Адже інколи ми зустрічали ситуації, коли «спрощенців» позбавляють єдиного податку, а вони про це і не знають.
2. Переглянути всі подані звіти в «Перегляд звітності» – звірити з первинними документами, пересвідчитись у правильності вказаних сум, внесених показників. В разі виявлення помилок рекомендуємо подати уточнюючі декларації, оскільки при виявленні помилки і усуненні її самостійно штрафна санкція менша, ніж якщо помилку виявлять податківці під час перевірки.
3. В «Стан розрахунків з бюджетом» перевірити, чи немає податкового боргу. Треба зайти в картку кожного податку і уважно переглянути, чи немає там донарахованих сум, пені.

В разі наявності всі заборгованості потрібно погасити. Зверніть увагу, що інколи бувають випадки, коли не всі заборгованості можуть відображатись в кабінеті. Щоб переконатись, що дійсно боргу немає, рекомендуємо додатково замовити довідку про відсутність заборгованості. Це можна зробити через електронний кабінет платника податків.

Оформлення працівників, кадрові документи

Під час підготовки до податкової перевірки обов’язково треба впевнитися, що трудові відносини зі всіма працівниками оформлені правильно. Проаналізувати кадрові документи, якщо мова йде про ТОВ – також і документи військового обліку на підприємстві.

Адже податкова також слідкує за дотриманням трудового законодавства і під час перевірок (особливо фактичних, які проводяться на місці ведення підприємницької діяльності) може фіксувати порушення в цій сфері. А штрафні санкції тут завжди високі – так, за неоформленого працівника наразі доведеться сплатити 80 000 грн.

Окрім цього, важливо донести до відома працівників, як правильно поводити себе під час перевірки та призначити відповідальну людину, яка буде безпосередньо спілкуватись з інспекторами.

Чекліст з підготовки до проведення перевірки ДПС – що важливо проаналізувати

• Вчасне подання податкової звітності (декларації по ПДФО чи ЄП, ВЗ, ЄСВ, податку на прибуток, фінансова та статистична звітність для ТОВ).
• Звірка даних податкової звітності з бухгалтерським обліком.
• Відсутність податкового боргу – можна перевірити через електронний кабінет платника.
• Первинні документи – договори, акти виконаних робіт, накладні, рахунки, платіжні доручення.
• Наявність в первинних документах підписів і печаток (якщо використовуєте).
• Книги обліку доходів/доходів і витрат – у електронному чи паперовому форматі.
• Правильність оформлення облікової політики та регістрів бухгалтерського обліку (для ТОВ).
• РРО/ПРРО – реєстрація в ДПС, доступ до електронних фіскальних чеків, КОРО (якщо передбачено).
• Готівкові розрахунки – наявність касової дисципліни: ордери, касова книга, ліміти каси (для ТОВ).
• Офіційне оформлення працівників – трудові договори/контракти.
• Звітність за працівників, правильність нарахування та сплати ПДФО, ВЗ, ЄСВ за них.
• Наявність кадрових документів (накази про прийняття/звільнення, табелі обліку робочого часу, штатний розпис та ін.).
• Документи військового обліку – для ТОВ.
• Податковий кредит і ПДВ (для платників ПДВ) – звірка даних з ЄРПН, коректність складання та реєстрації податкових накладних.
• Підтверджувальні документи для податкового кредиту (договори, акти, накладні).
• Архів і порядок у документах – систематизуйте документи за роками, видами і контрагентами.
• Зберігання документів – мінімум 3 роки для ФОП і 5 для ТОВ, але через призупинення термінів на час введення мораторіїв строк може бути подовжено.

Проведення перевірки ДПС

Якщо мова йде про фактичну перевірку, потрібно правильно організувати взаємодію з інспекторами ДПС. Не можна перешкоджати їм проводити інспекцію. В разі здійснення документальних перевірок фізичної особи підприємця, ТОВ, підприємці мають вчасно надавати всі дані податковій. Підприємцям важливо чітко дотримуватися всіх обов’язків за ПКУ і знати свої права.

Взаємодія з податковою під час перевірки:

1. Призначте відповідальну особу, яка спілкується з перевіряючими.
2. Перевірте наявність наказу, направлення на перевірку, посвідчення інспекторів.
3. Ведіть журнал реєстрації перевірок (обов’язковий для ТОВ).
4. Надавайте документи тільки за офіційним запитом і у встановлені строки.

Подальші дії підприємця залежать від того, що написано в виданому акті. Акт видається в результаті проведення будь-якої перевірки податкової. Якщо це фактична, то він виписується прямо на місці в 2 примірниках, дається на підпис власнику бізнесу чи уповноваженій особи. В разі проведення камеральних, документальних та інших перевірок акт надсилається підприємцю.

Отримання акту перевірки

Незалежно від того, як підприємець отримав акт перевірки податкової (особисто чи поштою), важливо звернути увагу на такі моменти:

• Наявність всіх обов’язкових даних в акті, які вимагає законодавство (реквізити та ін.).
• Опис порушення – детальний, з вказанням документів, дій, які порушують норми й вимоги (посилання на них також має бути в акті податкової перевірки).
• До акту можна подати заперечення – протягом 10 днів після отримання акту.
• Після акту має прийти ППР – податкове повідомлення рішення, в якому вказують суми штрафів, донарахувань тощо.
• ППР можна оскаржити – в адміністративному порядку чи в суді.

Оскарження результатів податкової перевірки

Оскарження акту податкової перевірки та ППР здійснюється у встановлені законодавством терміни шляхом подання заперечення. Якщо ФОП чи керівник ТОВ (його уповноважена особа) не згоден з результатами перевірки та вважає, що дії ДПС є неправомірними, не відповідають чинному законодавству, не варто нехтувати можливістю захистити свої права.

Оскарження ППР, акту податкової перевірки – це нормальна практика. Якщо все зробити правильно та вчасно, аргументувати свою позицію, додати до оскарження документи, цілком можливо домогтися скасування ППР та санкцій.

Покрокова інструкція – що робити після завершення перевірки податкової

1. Отримати акт перевірки – уважно прочитати, перевірити правильність відображених фактів.
2. Проаналізувати зауваження – за потреби залучити бухгалтера чи юриста для оцінки ризиків.
3. Подати заперечення (якщо не згодні з висновками) – протягом 10 днів, з аргументами та доказами.
4. Виконати вимоги – сплатити донараховані суми, виправити помилки, якщо вони дійсно мали місце.
5. Удосконалити внутрішні процеси – щоб уникнути аналогічних порушень у майбутньому.

Ні в якому разі не можна ігнорувати результати перевірки. Варто відразу вирішувати питання, звертатися до фахівців.

Допомога фахівців БІП у взаємодії з податковою

Звернувшись до спеціалістів, ви отримуєте:

• Можливість підготуватися до перевірки податкової.
• Допомогу бухгалтерів у пошуку та виправленні проблем в обліку.
• Підтримку на всіх етапах проведення перевірки.
• Захист ваших прав та інтересів досвідченими юристами.

Наші спеціалісти знають, як повинна проводитися фактична, камеральна, документальна позапланова, планова податкова перевірка, які відомості має містити акт. Зможуть все перевірити, за необхідності – здійснити оскарження ППР в адміністративному порядку, захистити права ФОП, ТОВ в суді. Залишайте заявку, щоб дізнатись про деталі співпраці!

А ми нижче розглянемо найпоширеніші запитання про перевірки ДПС.

Документи за скільки років можуть інспектувати під час перевірки?

Стандартний строк давності для податкових перевірок становить 3 роки. Проте на період дії мораторіїв на перевірки (під час ковідних локдаунів, перших років повномасштабної війни) строки давності зупинялись і наразі ДПС може перевірити документи за значно більший термін.

Чи обов’язкова після закриття ФОП перевірка податкової?

Ні, податкова не завжди перевіряє ФОП після закриття. Проте має право провести податкову перевірку як відразу після ліквідації ФОП, так і протягом всього терміну давності.

Чи проводяться перевірки податкової під час воєнного стану?

З 21 липня 2025 року діє мораторій на безпідставні перевірки бізнесу. Проте ДПС може перевіряти сфери з підвищеним ризиком (ПДВ, акциз тощо) та проводити позапланові перевірки.

Як підготуватися до податкової перевірки?

Правильно організувати та вести в чіткій відповідності до чинного законодавства бухгалтерський облік, регулярно робити звірки в електронному кабінеті, своєчасно виправляти знайдені помилки. Це загальні правила, які дадуть можливість уникнути проблем з контролюючим органом.

Якщо говорити саме про підготовку до перевірки, то варто ретельно проаналізувати та систематизувати первинні документи. Обов’язково передивитися всі подані звіти, суми сплачених податків, облік РРО/ПРРО, кадрову документацію.

Що таке акт перевірки, коли він видається?

Це документ, який податкова видає після закінчення перевірки. В ньому міститься інформація про виявлені порушення. Платник податків має право на заперечення до акту і оскарження ППР.

Підписатися на нові статі