Легалізація документів: апостиль, консульська легалізація, терміни, умови для бізнесу

Легалізація документів для бізнесу – це процедура, без якої українські компанії не можуть повноцінно працювати на міжнародному рівні. Вона полягає в офіційному підтвердженні чинності документа, виданого в Україні, для його подальшого використання в іншій країні.

Якщо ваша компанія планує реєструвати філію за кордоном, відкривати рахунок в іноземному банку, брати участь у міжнародному тендері або укладати контракт з іноземним партнером – легалізація документів зазвичай в таких ситуаціях є обов’язковою умовою.

І саме на цьому етапі багато підприємців стикаються з плутаниною: що саме потрібно – апостиль, консульська легалізація, переклад чи все це разом? Куди звертатися, щоб легалізувати документи? Що потрібно подавати для отримання послуг? Які терміни їх надання? В яких випадках можна легалізувати документи апостилем, а коли цей спосіб не підходить?

В цій статті ми розберемо, що таке консульська легалізація, чим відрізняється від проставлення апостилю, як здійснюються ці процедури та розглянемо інші важливі питання.

Консульська легалізація документів та апостиль – в чому різниця?

Насправді, є два доступні способи підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів: апостиль та консульська легалізація.

Апостиль – це спрощена процедура, яка застосовується між тими державами, що є учасниками Гаазької конвенції 1961 року. Якщо, наприклад, ваш партнер знаходиться у Польщі, Італії, Німеччині чи США – швидше за все, буде достатньо апостиля.

У той же час, якщо ви працюєте з Китаєм, ОАЕ, Катаром чи іншими країнами, які не приєдналися до Гаазької конвенції, вам доведеться проходити повну консульську легалізацію. Вона включає кілька етапів: завірення документа в Міністерстві юстиції України, далі у Міністерстві закордонних справ, і нарешті – в консульстві тієї країни, де ви плануєте використовувати документ.

Коли може знадобитися засвідчення документів для бізнесу?

В яких ситуаціях найчастіше замовляють апостиль чи консульську легалізацію документів підприємці:

• Відкриття філії або компанії за кордоном.
• Участь у міжнародних тендерах.
• Реєстрація торгової марки за кордоном.
• Залучення іноземних інвесторів, кредиторів.
• Укладення договорів з іноземними партнерами.

Найчастіше легалізують витяги з ЄДР, статути підприємств, довіреності на представництво інтересів, податкові довідки, фінансову звітність, свідоцтва про сплату єдиного податку, сертифікати, ліцензії та ін.

Що ж таке апостиль офіційних документів в Україні?

Апостилем називається спеціальний штамп, що підтверджує дійсність офіційного документа, який був виданий в одній країні, для його використання в іншій країні, що доєдналась і прийняла умови Гаазької конвенції 1961 року.

Тобто, легалізація документів апостилем підходить не у всіх випадках – а лиш у тих, коли ви готуєте документи для країни з визначеного переліку, який ми подамо нижче. Наразі в нього входить 127 країн.

Штамп апостиля – це спеціальна печатка чи наклейка встановленого зразка, яку розміщують на офіційному документі (також можливо на окремому аркуші, прикріпленому до нього). Ця печатка (наклейка) підтверджує справжність підпису, статус особи, що його підписала, і (за потреби) – печатки або штампа, що стоїть на цьому документі.

Штамп апостиля не засвідчує зміст документа – лише підтверджує, що підпис і печатка є дійсними, а документ офіційно виданий у державному порядку. Візуально апостиль виглядає як прямокутний штамп розміром приблизно 9×9 см. Його часто розміщують на зворотній стороні документа чи на підшитому до оригіналу окремому аркуші.

Зразок апостиля:

Проставлення апостилю на офіційних документах – це спрощена альтернатива консульській легалізації. Після проставлення апостиля додаткового завірення в консульстві не потрібно – документ вже визнають у країнах, якими було ратифіковано Конвенцію.

Які держави визнають апостильовані документи?

Перелік держав-учасниць Конвенції, якою скасовується необхідність консульської легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 1961 рік), можна знайти за посиланням. Наразі апостиль визнають:

1. Австралія (офіц. назва – Австралійський Союз)
2. Австрія (офіц. назва – Республіка Австрія)
3. Азербайджан (офіц. назва – Азербайджанська Республіка)
4. Албанія (офіц. назва – Республіка Албанія)
5. Андорра (офіц. назва – Князівство Андорра)
6. Антигуа і Барбуда
7. Аргентина (офіц. назва – Аргентинська Республіка)
8. Багами (офіц. назва – Співдружність Багамських островів)
9. Бангладеш (офіц. назва – Народна Республіка Бангладеш)
10. Барбадос
11. Бахрейн (офіц. назва – Королівство Бахрейн)
12. Беліз
13. Бельгія (офіц. назва – Королівство Бельгія)
14. Білорусь (офіц. назва – Республіка Білорусь)
15. Болгарія (офіц. назва – Республіка Болгарія)
16. Болівія (офіц. назва – Багатонаціональна Держава Болівія)
17. Боснія і Герцеговина
18. Ботсвана (офіц. назва – Республіка Ботсвана)
19. Бразилія (офіц. назва – Федеративна Республіка Бразилія)
20. Бруней (офіц. назва – Держава Бруней-Даруссалам)
21. Бурунді (офіц. назва – Республіка Бурунді)
22. Вануату (офіц. назва – Республіка Вануату)
23. Венесуела (офіц. назва – Боліварська Республіка Венесуела)
24. Вірменія (офіц. назва – Республіка Вірменія)
25. Гайана (офіц. назва – Кооперативна Республіка Гайана)
26. Гватемала (офіц. назва – Республіка Гватемала)
27. Гондурас (офіц. назва – Республіка Гондурас)
28. Гренада
29. Греція (офіц. назва – Грецька Республіка)
30. Грузія: Не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню Автономну область Південної Осетії
31. Данія (офіц. назва – Королівство Данія): Не поширюється на Гренландію
32. Домініка (офіц. назва – Співдружність Домініки)
33. Домініканська Республіка
34. Еквадор (офіц. назва – Республіка Еквадор)
35. Естонія (офіц. назва – Естонська Республіка)
36. Ізраїль (офіц. назва – Держава Ізраїль)
37. Індія (офіц. назва – Республіка Індія)
38. Індонезія (офіц. назва – Республіка Індонезія)
39. Ірландія (офіц. назва – Республіка Ірландія)
40. Ісландія
41. Іспанія (офіц. назва – Королівство Іспанія)
42. Італія (офіц. назва – Італійська Республіка)
43. Кабо-Верде (офіц. назва – Республіка Кабо-Верде)
44. Казахстан (офіц. назва – Республіка Казахстан)
45. Канада
46. Киргизстан (офіц. назва – Киргизька Республіка)
47. Китай (офіц. назва – Китайська Народна Республіка) – (також поширюється на Гонконг і Макао)
48. Кіпр (офіц. назва – Республіка Кіпр)
49. Колумбія (офіц. назва – Республіка Колумбія)
50. Королівство Есватіні (до 2018 р. – Королівство Свазіленд)
51. Королівство Нідерландів
52. Косово (офіц. назва – Республіка Косово)*
53. Коста-Рика (офіц. назва – Республіка Коста-Рика)
54. Латвія (офіц. назва – Латвійська Республіка)
55. Лесото (офіц. назва – Королівство Лесото)
56. Литва (офіц. назва – Литовська Республіка)
57. Ліберія (офіц. назва – Республіка Ліберія)
58. Ліхтенштейн (офіц. назва – Князівство Ліхтенштейн)
59. Люксембург (офіц. назва – Велике Герцогство Люксембург)
60. Маврикій (офіц. назва – Республіка Маврикій)
61. Малаві (офіц. назва – Республіка Малаві)
62. Мальта (офіц. назва – Республіка Мальта)
63. Марокко (офіц. назва – Королівство Марокко)
64. Маршалові Острови (офіц. назва – Республіка Маршалові Острови)
65. Мексика (офіц. назва – Мексиканські Сполучені Штати)
66. Молдова (офіц. назва – Республіка Молдова)
67. Монако (офіц. назва – Князівство Монако)
68. Монголія
69. Намібія (офіц. назва – Республіка Намібія)
70. Нікарагуа (офіц. назва – Республіка Нікарагуа)
71. Німеччина (офіц. назва – Федеративна Республіка Німеччина)
72. Ніуе
73. Нова Зеландія: Не поширюється на Токелау
74. Норвегія (офіц. назва – Королівство Норвегія)
75. Оман (офіц. назва – Султанат Оман)
76. Острови Кука
77. Пакистан (офіц. назва – Ісламська Республіка Пакистан)
78. Палау (офіц. назва – Республіка Палау)
79. Панама (офіц. назва – Республіка Панама)
80. Парагвай (офіц. назва – Республіка Парагвай)
81. Перу (офіц. назва – Республіка Перу)
82. Південна Корея (офіц. назва – Республіка Корея)
83. Південно-Африканська Республіка (ПАР)
84. Північна Македонія (офіц. назва – Республіка Північна Македонія)
85. Польща (офіц. назва – Республіка Польща)
86. Португалія (офіц. назва – Португальська Республіка)
87. Росія (офіц. назва – Російська Федерація) не застосовується
88. Руанда (офіц. назва – Руандійська Республіка)
89. Румунія
90. Сальвадор (офіц. назва – Республіка Ель-Сальвадор)
91. Самоа (офіц. назва – Незалежна Держава Самоа)
92. Сан-Марино (офіц. назва – Найясніша Республіка Сан-Марино)
93. Сан-Томе і Принсіпі (офіц. назва – Демократична Республіка Сан-Томе і Принсіпі)
94. Саудівська Аравія (офіц. назва – Королівство Саудівська Аравія)
95. Сейшельські острови (офіц. назва – Республіка Сейшельські острови)
96. Сенегал (офіц. назва – Республіка Сенегал)
97. Сент-Вінсент і Гренадіни
98. Сент-Кітс і Невіс (офіц. назва – Федерація Сент-Кітс і Невіс)
99. Сент-Люсія
100. Сербія (офіц. назва – Республіка Сербія)
101. Сінгапур (офіц. назва – Республіка Сінгапур)
102. Словаччина (офіц. назва – Словацька Республіка)
103. Словенія (офіц. назва – Республіка Словенія)
104. Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії
105. Сполучені Штати Америки
106. Суринам (офіц. назва – Республіка Суринам)
107. Таджикистан (офіц. назва – Республіка Таджикистан)
108. Тонга (офіц. назва – Королівство Тонга)
109. Тринідад і Тобаго (офіц. назва – Республіка Тринідад і Тобаго)
110. Туніс (офіц. назва – Туніська Республіка)
111. Туреччина (офіц. назва – Турецька Республіка)
112. Угорщина
113. Узбекистан (офіц. назва – Республіка Узбекистан)
114. Україна (Не поширюється на тимчасово окуповані території Донецької і Луганської областей, Автономну Республіку Крим та м. Севастополь)
115. Уругвай (офіц. назва – Східна Республіка Уругвай)
116. Фіджі (офіц. назва – Республіка Фіджі)
117. Філіппіни (офіц. назва – Республіка Філіппіни)
118. Фінляндія (офіц. назва – Фінляндська Республіка)
119. Франція (офіц. назва – Французька Республіка)
120. Хорватія (офіц. назва – Республіка Хорватія)
121. Чехія (офіц. назва – Чеська Республіка)
122. Чилі (офіц. назва – Республіка Чилі)
123. Чорногорія
124. Швейцарія (офіц. назва – Швейцарська Конфедерація)
125. Швеція (офіц. назва – Королівство Швеція)
126. Ямайка
127. Японія (офіц. назва – Японська Держава)

* Україною було зроблено заперечення стосовно приєднання Косово до Гаазької конвенції, через що її умови не «працюють» у відносинах між Україною та цією державою. Апостиль на документах з метою подальшого їх використання в Косово не можна поставити в Україні.

Які документи можна легалізувати апостилем?

Відповідно до затверджених законодавством правил, поставити апостиль можна на таких офіційних документах:

• Які були отримані в судах, державних архівах, органах юстиції.
• Оформлені приватними, державними нотаріусами.
• Що були видані українським Міністерством освіти та науки, іншими установами, що підпорядковуються МОН, надають освітні послуги, ведуть діяльність у цій сфері.
• Ставиться апостиль для легалізації на документах, виданих МВС України, територіальними органами, сервісними службами тощо.
• Виданих українською Державною міграційною службою, різними її підрозділами та територіальними органами.
• Що були видані ДПС України, її місцевими органами.
• Офіційних свідоцтвах, які були зроблені на документах, що підписували приватні особи (свідоцтво про реєстрацію факту чи документа, що існував станом на конкретну дату), нотаріальних, офіційних засвідченнях підписів.

Ставиться апостиль для легалізації й інших документів – повний перелік можна знайти на сайті МЗС. Там же вказано список документів, які легалізувати апостилем не можна. Це оригінали документів, які підтверджують українське громадянство, особу, її статус тощо.

Не апостилюються трудові книжки, військові квитки, різні дозволи, техпаспорти на транспортні засоби. Також легалізація документів апостилем неможлива, коли мова йде про копії, оригінали нормативно-правових актів, правові висновки, роз’яснення їх використання, листи тощо.

Що таке консульська легалізація документів?

Консульська легалізація офіційних документів також дає змогу підтверджувати дійсність оригіналів різних документів та засвідчувати справжність підписів, відбитків штампів/печаток та ін. Консульська легалізація – це процедура, що має мету, аналогічну для апостилювання, але є більш складною і тривалою.

Якщо б Україна не прийняла умови Гаазької конвенції, то нам довелось би всі документи легалізувати через консульство. Але завдяки апостилю цього можна уникнути, здійснивши засвідчення чи підтвердження офіційних документів більш простим способом.

Отже, легалізація документа дозволяє потім використовувати його в інших країнах. В даному випадку мова йде саме про підтвердження факту, що документ дійсний і був виданий одним з державних чи уповноважених органів, осіб в Україні. Проте за зміст документа консул не несе ніякої відповідальності.

Консульська легалізація не може бути проведена для:

1. Актів і документів, що суперечать українському законодавству чи зміст яких може принести шкоду інтересам держави, опорочити гідність, честь громадян України.
2. Оригіналів чи будь-яких копій трудових книжок, паспортів, листів, дозволів, військових квитків, техпаспортів, посвідчень, НПА та роз’яснень до них.
3. Будь-яких документів, що були видані посадовими особами, органами з перевищенням повноважень.
4. Офіційних документів, які оформили в дипломатичних установах інших країн, перелік яких можна знайти за посиланням.

Перелік та порядок консульської легалізації офіційних документів визначено в законодавстві.

Легалізація іноземних документів для використання в Україні

Легалізація документів, виданих за кордоном, також може бути здійснена двома описаними вище способами, але з певними нюансами. Тут все залежить від того, де ви знаходитесь (в Україні чи іншій країні), чи прийняла держава, документи якої хочете підтвердити, умови Гаазької конвенції.

Консульська легалізація іноземних документів проводиться в консульстві чи посольстві тієї держави, яка видавала документ. Звернутися можна в установу, що розташована на території України. А потім доведеться ще звертатися в українське МЗС для легалізації.

А от апостиль можна поставити лише за умови, що країна, яка видавала документ, також є учасницею Конвенції. І основний нюанс – проставити апостиль ви можете виключно в державі, де отримували документ. Тому якщо ви вже знаходитесь в Україні, апостиль проставити не зможете, доведеться звертатися в консульство чи посольство.

Наприклад, якщо вам потрібна легалізація італійських документів в Україні, ви:

1. Звертаєтесь в посольство або консульство Італії, що працює на території України.
2. Потім звертаєтесь за легалізацією в МЗС України (Міністерство закордонних справ України).

Поставити апостиль можете лише в Італії – подавши документ в міністерство (чи установу, службу), яка його видавала та скориставшись спрощеною процедурою легалізації документів за кордоном для використання в Україні.

В деяких випадках можуть діяти особливі умови. Наприклад, легалізація польських документів в Україні не потрібна. За двосторонньою угодою України та Польщі документи, видані польськими органами (довідки, виписки, витяги, довіреності), приймаються в Україні без жодних підтверджень – без легалізації, без апостиля.

Проте тут дуже багато нюансів і в разі необхідності легалізації іноземних документів в Україні краще звертатися по допомогу до фахівців.

Чи потрібні переклад та нотаріальне засвідчення документів?

Окрім апостилювання або легалізації офіційних документів в Україні, у більшості випадків знадобиться ще й офіційний переклад. Це може бути звичайний нотаріальний переклад документів. Для його отримання необхідно звернутись в бюро перекладів, надати скан документу, а потім і оригінал для підшиття до нього перекладу та подальшого нотаріального засвідчення підпису перекладача.

Часто зустрічається ситуація, коли документи начебто «перекладені правильно», але банк чи державний орган їх не приймає саме через недотримання формальностей. Наприклад, переклад було засвідчено не нотаріусом, а печаткою бюро перекладів. Тут також є багато нюансів, про які зазвичай не знають пересічні громадяни, але завжди в курсі юристи.

Терміни проставлення апостилю та консульської легалізації документів

Ще одна важлива деталь консульської легалізації документів та апостилювання – терміни. Незалежно від того, який варіант легалізації було вибрано, мова часто йде не про 1-2 робочих дні, а суттєво більше.

Наприклад, апостиль можна отримати за 1-10 робочих днів. Водночас консульська легалізація займає більше часу – від 10 до 20 днів. Термін значно збільшується в ситуації, коли потрібно отримати зразок підпису або відбиток печатки і/чи штампа, у випадку виникнення сумніву стосовно достовірності документа.

Деякі країни приймають документи лише з апостилем, датованим не пізніше ніж 1 або 3 місяці тому. Тобто, навіть якщо у вас зараз є вже щось легалізоване «на майбутнє», можливо, доведеться пройти процедуру повторно.

Ми ж завжди рекомендуємо здійснювати консульську легалізацію чи апостиль документів для використання на території іноземних держав конкретно під запит: коли знаєте, для чого це робите, в якій країні надаватимете та в які терміни.

З’явилась у вас необхідність засвідчити справжність довідки від ДПС чи диплому про вищу освіту для використання за кордоном? Звертайтесь до нас – і ми все зробимо!

Чому краще довірити цей процес юристу?

Тому, що навіть незначна помилка в проходженні процедури легалізації офіційних документів може призвести до відмови у банку чи затримки у реєстрації бізнесу. Натомість допомога кваліфікованого та досвідченого фахівця гарантуватиме успішне проходження процедури:

• Юрист точно знає, які вимоги висуває та чи інша країна, як правильно оформити переклад, куди і в якій черговості подавати пакет документів.
• Юрист також попередить, якщо документ не підлягає легалізації або потребує спеціального оформлення.
• І найголовніше – заощадить ваші час, нерви та захистить від ризиків, коли мова йде не просто про довідку, а про майбутнє вашого бізнесу.

То ж якщо вам потрібно провести консульську легалізацію документів чи проставити апостиль або прояснити будь-яке питання стосовно цих процедур – звертайтесь до наших фахівців! Дзвоніть за номером телефону, що вказаний на сайті, чи залишайте заявку – і найближчим часом менеджер з вами зв’яжеться.

Підписатися на нові статі