Реєстрація ПРРО і РРО

Коло суб’єктів підприємництва, які мають застосовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО), наразі доволі широке. У вас обов’язково повинен бути зареєстрований РРО чи ПРРО, якщо ви здійснюєте продаж товарів чи надаєте послуги, працюєте у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, незалежно від форми розрахунку (готівка/безготівка), а також якщо ви приймаєте готівку для виконання платіжних операцій.

Виключенням є ФОП 1 групи єдиного податку, які здійснюють продаж товарів з лотків, прилавків або надають побутові послуги населенню. Їм дозволено реєстрацію РРО/ПРРО не здійснювати.

Також не реєструвати РРО, ПРРО, не використовувати реєстратор можна тим ФОП, що приймають платежі виключно на IBAN. Зазвичай це надавачі послуг – в сфері ІТ, наприклад, коли підприємець співпрацює з компаніями та замовниками і оплата проводиться на IBAN. Такий варіант може бути актуальним для ФОП на 3 групі спрощеної системи оподаткування.

Важливий нюанс: щоб не застосовувати реєстратор, ви маєте всі платежі приймати на IBAN. Якщо під час ведення діяльності хоча б одна оплата була здійснена на картковий рахунок чи готівкою – потрібно подумати про реєстрацію звичайного чи програмного РРО для ФОП.

Не застосовувати реєстратор мають право підприємці також в певних випадках, що подані в ст. 9 закону про РРО. Щоб точно знати, чи потрібна вам реєстрація РРО, ПРРО, краще звернутися по консультацію юриста та обговорити з ним всі аспекти ведення діяльності.

Проте перелік виключень дуже обмежений. І використовувати реєстратор мають практично всі підприємці, які ведуть діяльність, отримують оплату за свої товари, послуги. При цьому багато з них не знають, як зареєструвати програмний реєстратор розрахункових операцій чи звичайний РРО, яка між ними різниця, що потрібно вказувати в заяві та куди її подавати, які документи знадобляться тощо.

Ми в БІП маємо великий досвід надання послуги реєстрації РРО та ПРРО для ФОП, тож знайомі з усіма тонкощами порядку проведення процедури.

Чому ФОП важливо зареєструвати ПРРО чи РРО?

В разі відсутності РРО у перелічених вище випадках законодавством передбачені санкції, а саме штрафи:

• 100% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) – за порушення, що було вчинене вперше;
• 150% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) – за кожне наступне вчинене порушення.

З огляду на передбачені законодавством санкції, реєстрація РРО чи ПРРО для ФОП є дуже важливою, тож радимо придбати фіскальний реєстратор чи програмний і легально вести підприємницьку діяльність. Ми, в свою чергу, допоможемо з реєстрацією касового апарату чи програмного РРО.

Кейс клієнта, що порушив вимоги щодо РРО, ПРРО

Наразі порушення, пов’язані з реєстрацією РРО та ПРРО, використанням касових апаратів, програмних рішень є найбільш розповсюдженими серед причин нарахування штрафів. Податкова пильно слідкує за дотриманням законодавчих вимог, а підприємці не завжди дотримуються правил і норм.

Нижче розкажемо про ситуації наших клієнтів, які ми допомогли вирішити.

Відсутність реєстрації РРО, ПРРО

ФОП на єдиному податку 2 групи почав продавати техніку через інтернет, навіть вибрав і купив програмний реєстратор. Але не зареєстрував ПРРО і не використовував – чекав на бухгалтера, як потім нам пояснив.

Під час перевірки податкова виявила відсутність реєстратора та відразу нарахувала штраф – 100% від суми операцій, проведених без касового апарату (програмного реєстратора). І вийшла сума штрафу в розмірі понад 45 000 грн. Уникнути такого фінансового покарання можна було дуже просто – звернувшись до нас і замовивши послугу реєстрації ПРРО.

Звісно, що ФОП сплатив штраф і після цього ми зареєстрували програмний реєстратор, касира. Зараз підприємець працює з реєстратором, видає покупцям фіскальні чеки та штрафів більше не боїться.

Процедура реєстрації РРО для ФОП

Перед тим, як зареєструвати касовий апарат, потрібно детально вивчити порядок проведення дій. Заява на реєстрацію РРО та ПРРО подається до податкової служби, за місцем обліку ФОП як платника податків.

Реєстрація касових апаратів здійснюється за умови, що модифікація пристрою відповідає встановленим вимогам, термін служби не вичерпався (вказується в технічній документації).

Які документи потрібні для реєстрації РРО?

Раніше перелік був досить великий, наразі ж для реєстрації РРО достатньо подати заповнену заяву та мати документи, які посвідчують особу заявника і надані йому повноваження (паспорт чи ID-картка, ІПН, довіреність на представництво інтересів, завірена нотаріусом) – якщо реєстрація РРО відбувається офлайн. Також необхідні дані про ФОП, сам реєстратор. Для перереєстрації РРО потрібно надати реєстраційне посвідчення.

Порядок проведення процедури реєстрації касового апарату:

1. Купівля реєстратора розрахункових операцій. При купівлі РРО ви укладаєте договір та маєте отримати документ (видаткову накладну та ін.), що підтверджує факт володіння пристроєм.
2. Укладення договору з Центром сервісного обслуговування (ЦСО).
3. Подання заяви № 1-РРО до податкової.

ДПС може відмовити в реєстрації РРО, якщо такий РРО вже був зареєстрований чи в податковій є дані про його викрадення, коли модель пристрою не входить в Державний реєстр РРО, не відповідає галузі застосування.

Також не здійснять реєстрацію для ФОП, дані про які відсутні в ЄДР чи які перебувають на обліку в іншому відділі ДПС, якщо немає повідомлення ЦСО та з інших причин, визначених в порядку реєстрації РРО. Відмова в реєстрації РРО надсилається впродовж 2 робочих днів.

ПРРО чи класичні реєстратори – що вибрати?

Наразі на ринку активно поширюються програмні реєстратори – спеціальні комп’ютерні програми, які є альтернативою касовим апаратам. Вони мають як свої переваги, так і недоліки: є більш зручними та бюджетними у порівнянні з класичними, проте можливість їх використання часто залежить від наявності електрики та інтернету.

Переваги, які дає реєстрація програмного РРО для ФОП:

• Зниження витрат – відсутність необхідності у купівлі касового апарата, його обслуговуванні. Встановити ПЗ можна на будь-який гаджет (планшет, ноутбук чи навіть смартфон).
• Надійність – сучасні програми можуть працювати в режимі офлайн, навіть без з’єднання з інтернетом та податковою. ПРРО буде працювати і давати можливість здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку з фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій.
• Оптимізація процесів – програмний РРО можна інтегрувати з платіжним терміналом, принтером, маркетплейсом, CRM-системою, вести не одну касу, а поєднати декілька тощо.
• Можливість формувати електронні фіскальні чеки за допомогою ПРРО, що актуально для онлайн-торгівлі.
• Надійний захист даних, доступ до історії операцій.
• Книга обліку розрахункових операцій не реєструється для ПРРО – і це ще одна перевага програмного реєстратора.

Тобто, вам не треба купувати касовий апарат, укладати договір на його обслуговування, реєструвати КОРО. Серед програмних РРО є безліч варіантів, найпопулярніші «Чекбокс», «ВчасноКаса», «Е-ЧЕК», «СОТА Каса» тощо.

Кожна з програм має свої особливості – тож що обрати? Тут варто враховувати сферу ведення діяльності, специфіку бізнесу. Варіантів ПРРО наразі дуже багато – за умови детального вивчення функціоналу та консультацій з розробниками ви зможете обрати найбільш оптимальний варіант саме для вашої діяльності.

Реєстрація ПРРО в електронному кабінеті ДПС: процедура, особливості використання

Перед тим, як зареєструвати ПРРО, варто зрозуміти, як він працює. Як вище ми зазначали, ПРРО – це спеціальна програма, яка здійснює функції звичайного реєстратора (касового апарата), але дає низку можливостей завдяки цифровому формату.

ПРРО – це повноцінний засіб фіскального обліку, що передає всі дані прямо на сервер ДПС, зі значно більшим функціоналом у порівнянні зі звичайним РРО. Завдяки використанню ПРРО можна значно спростити як процес реєстрації всіх операцій та створення чеку, так і загалом весь бухгалтерський облік ФОП.

Покрокова інструкція реєстрації ПРРО передбачає декілька простих дій:

1. Купівля програмного забезпечення.
2. Встановлення ПЗ на гаджет – ноутбук, смартфон, планшет тощо.
3. Подання заяви (треба заповнити форму 1-ПРРО) на реєстрацію ПРРО – здійснюється онлайн, через Електронний кабінет на сайті ДПС.
4. ДПС, перш ніж зареєструвати програмний РРО, перевіряє внесену в заяву інформацію і в разі успішної її обробки надає платнику необхідні дані (фіскальний номер ПРРО та ін.).
5. Далі необхідно подати дані для реєстрації касира для ПРРО – № 5-ПРРО.

Якщо повідомлення прийняте, можна завантажувати ПЗ з веб-порталу ДПС, здійснити вхід у ПРРО та використовувати його для проведення операцій.

Важливий нюанс: працювати з програмою можна лише за умови здійснення реєстрації касира ПРРО. ФОП може проводити всі операції самостійно чи з залученням уповноважених осіб. Для застосування ПРРО особа повинна мати сертифікат відкритого ключа, внесений до реєстру цього ПРРО. Тобто, для роботи з ПРРО потрібно отримати кваліфікований електронний підпис.

Використання касиром програмного реєстратора

Якщо ФОП хоче зареєструвати ПРРО, треба правильно під’єднати касу до точки і додати касира. Саме касир повинен буде відкривати/закривати зміни, проводити розрахункові операції, підписувати електронні документи.

Як вище ми вже зазначили, для реєстрації касира ПРРО у нього повинен бути дійсний КЕП. Дані про касира та його електронний сертифікат ключів подаються в податкову в формі № 5-ПРРО. Якщо цього не зробити, використовувати ПРРО працівник (чи сам ФОП, якщо він виступає в ролі касира) не зможе.

Під час реєстрації касира для ПРРО можна вибрати просто «касир» чи «старший касир». Кілька касирів можуть використовувати один ПРРО – по черзі, за умови закриття зміни попереднім працівником. Якщо зміна не закрита, зробити це також може старший касир в додатку. Саме він може заходити в зміни звичайних касирів, закривати їх.

В разі зміни у касира КЕП підприємець повинен подати інформацію про новий ідентифікатор в податкову в тій же формі № 5-ПРРО. Якщо касир звільняється, про це також треба повідомити ДПС. Нюансів тут досить багато, тому нижче ми дамо коротку інструкцію з реєстрації касира для ППРО, але в разі виникнення будь-яких складнощів рекомендуємо звертатися до наших фахівців.

Реєстрація касира для ПРРО: покрокова інструкція

• Спочатку потрібно зайти в електронний кабінет.
• Для реєстрації касира в кабінеті подається форма № 5-ПРРО.
• В формі заповнюються дані про КЕП і сертифікати відкритих ключів.
• Вказується тип користувача – це може бути касир чи старший касир.
• Вводяться відомості про працівника – ПІБ, паспортні дані та ін.
• Форма відправляється – в разі успішного прийняття має прийти Квитанція №2 («зелена»).
• Інформацію про реєстрацію касира для ПРРО можна перевірити в меню «Програмний РРО – Касири» електронного кабінету.

Також сучасні ППРО дають змогу реєструвати касира прямо через додаток, без подання форми № 5-ПРРО. Наприклад, в програмному забезпеченні від ПриватБанку є сервіс «Каса», через який можна здійснити реєстрацію касира для ПРРО в ДПС.

Подання форми № 20-ОПП і реєстрація РРО, ПРРО

Говорячи про реєстрацію касового апарату, програмного РРО для ФОП, варто приділити увагу також поданню форми № 20-ОПП. Ця заява необхідна для правильного оформлення ведення діяльності ФОП. Якщо об’єкт не буде внесено в податкову базу, зареєструвати РРО чи ПРРО на цю «точку» не вдасться.

Форма № 20-ОПП подається в податкову, з заповненням необхідних відомостей про об’єкт та наданням документів, що підтверджують право ФОП користуватися ним. Після подання заяви № 20-ОПП податкова візьме об’єкт на облік і вже тоді можна зареєструвати ПРРО, РРО.

Як бачите, нюансів дуже багато і всі потрібно брати до уваги під час реєстрації РРО, ПРРО. В разі недотримання будь-якої зі встановлених вимог податкова відмовить у проведенні реєстраційних дій і все доведеться починати з початку. А працювати в цей час не можна, адже проведення операцій без реєстратора (за умови, що він потрібен) буде порушенням.

Типові помилки, які роблять ФОП під час реєстрації РРО та використання реєстраторів

Розглянемо типові проблеми та складнощі, які з’являються у підприємців під час реєстрації ПРРО, РРО, використання програмних і звичайних реєстраторів:

1. Впевненість, що інтернет-продаж не потребує РРО – підприємці часто думають, що онлайн-оплата через банківський переказ це не розрахункова операція. Насправді більшість таких операцій вимагає фіскалізації.
2. Непроведення через касу повернення товару – ФОП інколи роблять просто зворотний переказ клієнту. Але без фіскального чека на повернення це порушення касової дисципліни.
3. Не зберігають фіскальні звіти (Z-звіти) – їх потрібно формувати щодня і зберігати не менше 3 років.
4. Забувають оновити КЕП касира, що є типовою причиною збоїв у роботі ПРРО.
5. Не перевіряють коректність підключення до фіскального сервера ДПС.
6. Реєструють ПРРО, але не відкривають зміну перед продажами – без відкритої зміни фіскальний чек не створюється коректно. Така помилка часто виникає у нових користувачів ПРРО.
7. Не фіскалізують послуги або передоплати – дехто проводить через касу лише фактичну оплату, забуваючи, що аванси та передоплати також підлягають фіскалізації.
8. Не перевіряють коректність реквізитів у чеках – помилки у назві суб’єкта, ІПН, адресі чи фіскальному номері можуть стати підставою для претензій з боку податкової.
9. Ігнорують зміни у законодавстві щодо РРО – ДПС регулярно оновлює вимоги (наприклад, щодо форматів чеків чи використання ПРРО). І потрібно стежити за вимогами щодо реєстрації касового апарату, програмного РРО, за правилами використання.

Якщо у вас залишились будь-які запитання стосовно РРО чи ПРРО (реєстрація касового апарату чи касира, використання реєстратора та ін.) – звертайтесь до наших фахівців і ми допоможемо!