РРО, ПРРО: в чому різниця, як зареєструвати програмний РРО, використовувати, коли потрібен ФОП

Питання використання РРО, ПРРО й досі залишається одним з найскладніших для багатьох підприємців. З однієї сторони, наче все зрозуміло – використовувати реєстратор треба в разі проведення розрахункових операцій. З іншої ж, законодавство містить певні виключення для ФОП, які часто є причиною плутанини та невиконання обов’язку фіксувати платежі там, де це потрібно.

В цій статті ми розберемося зі всіма деталями та знайдемо відповіді на наступні запитання:

• Що таке РРО для ФОП?
• Що таке ПРРО, які переваги пропонує?
• Коли треба використовувати програмний РРО чи касовий апарат?
• В яких випадках можна не застосовувати реєстратор?
• Як вибрати ПРРО для ФОП?
• Як здійснюється реєстрація ПРРО?

Також розглянемо особливості використання програмного РРО для ФОП і основні моменти, на які варто звернути увагу під час ведення бухгалтерського обліку.

Що таке РРО – касовий апарат

РРО (реєстратор розрахункових операцій) – це спеціальний пристрій, який використовується для фіксації розрахунків з клієнтами під час продажу товарів або надання послуг. Його основне призначення – реєструвати готівкові та безготівкові платежі, формувати розрахункові документи (чеки) та забезпечувати передачу інформації про проведені операції до податкових органів відповідно до вимог законодавства України.

РРО – це фізичний касовий апарат, що має вигляд невеликого бокса. На нього встановлюється спеціальне ПЗ від ДПС. Він встановлюється у торгових точках ведення підприємницької діяльності (в магазинах, кафе та ін.), формує та друкує фіскальні чеки. РРО може працювати автономно, без підключення до інтернету.

РРО – це класичний варіант реєстратора розрахункових операцій, який донедавна використовували практично всі ФОП, що мали обов’язок на фіксацію операцій. Проте останнім часом ринок активно завойовують програмні рішення – ПРРО.

Що таке ПРРО, основні переваги

На відміну від РРО, ПРРО – це не пристрій, а програма. Спеціальне програмне забезпечення, яке можна встановити на будь-який девайс – від ноутбука до смартфона чи планшета. Всі кроки можна здійснити онлайн – вибрати ПЗ, купити у розробника, зареєструвати ПРРО і касира в податковій, встановити на гаджет, використовувати впродовж невизначеного терміну.

Згідно зі статистикою порталу Опендатабот, станом на травень 2024 року в Україні облік розрахункових операцій вівся через майже 878 тисяч зареєстрованих РРО та ПРРО. І програмні рішення вже тоді домінували на ринку: близько 70% усіх кас (майже 605 тисяч) становили саме ПРРО. І частка класичних касових апаратів поступово скорочується.

Онлайн-каси з’явилися в 2020 році, і в 2021 році кількість ПРРО була у 4,2 разів меншою, ніж число зареєстрованих підприємцями РРО. В 2024 ж році ПРРО «обійшли» РРО вдвічі, що наочно демонструє стрімкий перехід бізнесу на цифрові формати розрахунків. Впродовж 2025 року програмні РРО лише зміцнили свої позиції, а кількість сервісів і доступних функцій зросла.

Чому програмні РРО такі популярні

Ми вже неодноразово писали про всі переваги ПРРО для ФОП. Наразі ж лише коротко перелічимо ключові:

1. Менші витрати на сам ПРРО і його обслуговування.
2. Швидка та проста реєстрація ПРРО – можна все зробити онлайн.
3. Легка інтеграція з сервісами, автоматизація передачі даних.
4. Термін експлуатації програмного РРО не визначений.
5. Більше зручності та опцій для онлайн-продажів.
6. Можна працювати без реєстрації книги обліку розрахункових операцій.
7. Можливість встановити на будь-який гаджет, перевстановити.
8. Автоматичне оновлення – для виправлення помилок, відповідності змінам в законодавстві.
9. Збереження історії операцій, аналітика.
10. Мобільність і можливість підключати додаткові пристрої (принтери та ін.).

Можемо зробити висновок, що ПРРО – це більш сучасний варіант реєстратора, якому надають перевагу ФОП, цінуючи зручність, функціональність, інтеграцію з онлайн-сервісами та можливість зекономити кошти й час на обслуговуванні. Проте і звичайний РРО сьогодні теж можна побачити часто – особливо у підприємців, які працюють давно і надають перевагу класичним рішенням.

Чим відрізняються програмний РРО і касовий апарат

Підключення додаткових точок продажу

Ще однією перевагою ПРРО для ФОП є можливість зекономити на підключенні наступних точок продажу. Так, в разі використання РРО треба для кожної точки прийому оплати купляти інший касовий апарат, реєструвати його, обслуговувати, своєчасно замінювати на новий та ремонтувати за потреби.

А от якщо ФОП застосовує програмний РРО, то для підключення наступних точок продажу видавці ПЗ зазвичай пропонують більш лояльні умови. Також можна купити пакет відразу з 3, 5, 10 підключень чи розширити тариф, який вже є.

Тут все більш мобільно, зручно та економно. З огляду на всі перелічені переваги, далі ми зосередимось на виборі та реєстрації саме ПРРО для ФОП.

Основні функції, які виконує ПРРО для ФОП

Програмний РРО необхідний для:

• Налаштування онлайн-каси – зручного, швидкого, без особистого відвідування ДПС.
• Автоматичної фіскалізації оплати – за умови підключення до інтернету ПРРО відразу передає дані на сервер податкової.
• Можливості видавати електронні чеки – надсилати їх будь-яким зручним способом (на e-mail чи в месенджер, наприклад).
• Збору аналітики по продажах, автоматичної передачі в CRM, інтеграції реєстратора з іншими сервісами.
• Ефективного ведення бухгалтерської звітності, надійного зберігання даних та виконання всіх законодавчих вимог.

Коли потрібні РРО та ПРРО ФОП

З 2022 року використання РРО чи ПРРО для ФОП стало обов’язковим. Наразі проводити через реєстратор платежі повинні всі підприємці на загальній та спрощеній системі оподаткування, які здійснюють розрахункові операції (приймають оплату за товари або послуги готівкою, переказами на картки, через інтернет-еквайринг та ін.).

Коли можна обійтися без використання ПРРО

Виключення з загального правила зроблене лише для ФОП 1 групи та деяких випадків, коли оплата проводиться напряму на рахунок IBAN чи через дистанційні системи оплати під час надання послуг. Проте в законі про РРО вказано досить багато умов, які треба враховувати.

І якщо ви не є ФОПом 1 групи спрощеної системи оподаткування (які точно звільнені від обов’язку застосовувати реєстратор), краще консультуватися з фахівцем. Досвідчений спеціаліст детально розгляне вашу ситуацію та визначить, чи потрібен РРО або ПРРО для ФОП, допоможе вирішити інші питання.

Кращі ПРРО для малого бізнесу

Наразі на українському ринку представлено досить багато ПРРО. Виробники пропонують різні рішення, з широким функціоналом, значним вибором тарифів оплати. Зазвичай таке ПЗ роблять універсальним, аби сервіси підходили для різних ніш.

Найбільш популярні:

• Checkbox – хмарний ПРРО для онлайн та офлайн-бізнесу з API, інтеграціями, великим вибором функцій і сервісів.
• Poster – ПРРО у складі POS-системи для кафе, магазинів і сфери послуг.
• Вчасно.Каса – просте рішення для ведення бізнесу з електронними чеками, інтеграцією з обліковими системами й банками.
• Cashalot – функціональний сучасний ПРРО для ФОП, з аналітикою, складським обліком, API.
• Сота Каса — хмарний продукт від розробника бухгалтерських сервісів для ФОП, який виконує всі функції ПРРО.

Під час вибору ПРРО для ФОП варто звертати увагу на вартість сервісу, доступність потрібних функцій, якість техпідтримки, автоматичні оновлення, сферу ведення діяльності та ін. Про те, як вибрати ПРРО для ресторану, ви можете почитати за посиланням.

Програмний РРО для ФОП безкоштовно

Ціна на програмний РРО невисока в порівнянні з вартістю купівлі та обслуговування касового апарату. Проте часом підприємці шукають рішення, за які б взагалі не довелось платити. Таких на ринку небагато, але є.

Так, наприклад, Вчасно.Каса пропонує програмний РРО для ФОП безкоштовно, але з базовим набором функцій і лише для 1 точки. Є схожа пропозиція у Fondy – за умови реєстрації та активації в сервісі користуватися програмним РРО можна безкоштовно.

Проте якщо підприємець хоче мати повний функціонал і доступ до технічної підтримки, оновлень, опцій для масштабування, варто вибирати платні тарифи. Програмний РРО для ФОП безкоштовно – це базове рішення, яке не дозволить користуватися всіма можливостями.

Як зареєструвати ПРРО

Отже, ФОП вибрав ПРРО, оплатив, завантажив і встановив на гаджет ПЗ. Що далі? Далі треба зареєструвати сервіс. Щоб зареєструвати програмний РРО для ФОП, треба подати форми:

• № 20-ОПП – заява на реєстрацію торгової точки. Якщо вона вже зареєстрована, то подавати не треба.
• № 1-ПРРО – заява на реєстрацію в ДПС самого програмного РРО.
• № 5-ПРРО – заява на реєстрацію касирів, які будуть використовувати ПЗ.

Подати заяву на реєстрацію ПРРО можна через електронний кабінет на порталі ДПС. Після того, як податкова її прийняла та надала фіскальний номер, можна завантажити ПЗ з сайту ДПС, налаштувати програмний РРО для ФОП і почати використовувати під час здійснення платіжних операцій.

Реєстрація касира для ПРРО

Реєстрація касира для ПРРО – це обов’язковий етап, якщо розрахункові операції проводить не лише сам ФОП, а й наймані працівники. Для реєстрації касира треба подати форму № 5-ПРРО та внести електронні ключі співробітників. Кожен касир працює з власним КЕП, що дозволяє ідентифікувати особу, яка формує чеки, та забезпечує коректний податковий облік операцій.

Отримання КЕП для касирів

Про отримання КЕП для ФОП ми не пишемо, адже кожен підприємець, який подає звітність до ДПС чи користується послугами «Дії», точно має електронний підпис. А от у касирів він є не завжди. Тому до того, як подавати заяву № 5-ПРРО для реєстрації касира, треба отримати КЕП для нього. Адже електронні ключі використовуватимуться для відкриття, закриття зміни в ПРРО.

Як налаштувати сервіс для роботи

Щоб використовувати програмний РРО для ФОП, треба його налаштувати. Тут варіанти дій можуть бути різними – зазвичай виробники ПЗ все детально вказують на сайті чи прямо в додатках, дають інструкції. Тому підприємцю треба лише правильно зареєструвати ПРРО і касирів, а далі здійснити кілька простих кроків.

Особливості використання програмного РРО офлайн і онлайн

Програмне рішення може працювати як в онлайн, так і в офлайн-режимі. Онлайн-режим потребує підключення до інтернету, передача даних здійснюється на сервер ДПС автоматично. Якщо ж доступу до мережі немає, ПРРО може працювати в офлайн-режимі, умови наступні:

• Робота в офлайн може тривати максимум 36 годин поспіль, 168 годин впродовж 1 місяця.
• Е-чеки формуються офлайн, з присвоєнням номерів з діапазону, який наданий реєстратору, і відміткою про роботу офлайн.
• Кількість номерів обмежена, але може бути збільшена (в заяві на реєстрацію треба поставити позначку відповідну).
• Коли реєстратор переводиться в офлайн-режим, формується повідомлення і фіксується початок режиму, після переходу в онлайн – таке ж повідомлення, але вже з фіксацією закінчення офлайну.
• Відомості про операції зберігаються в програмі, потім відправляються на сервер податкової.

Отже, програмний РРО для ФОП може працювати і без підключення до інтернету, але не постійно, а лише певний час (обмежений годинами і кількістю виданих чеків).

Популярні запитання про реєстрацію, налаштування, використання реєстратора розрахункових операцій

Нижче дамо короткі відповіді на найбільш типові запитання про РРО, ПРРО, які отримуємо від ФОП під час консультацій.

Що таке РРО, ПРРО і яка між ними різниця?

Зрозуміти, що таке РРО та ПРРО, досить просто. Це реєстратори розрахункових операцій, але РРО – фізичний пристрій, а ПРРО – спеціальна програма, яка встановлюється на будь-який гаджет (смартфон, планшет, ноутбук тощо). Основна функція реєстратора – фіксувати кожну оплату клієнта та офіційно підтверджувати її розрахунковим документом.

Реєстратор забезпечує прозорий облік продажів, формування чеків і передачу інформації про проведені операції до податкових органів відповідно до вимог законодавства України. Додаткові функції можуть бути різними, у ПРРО їх перелік значно більший.

Як вибрати реєстратор розрахункових операцій для бізнесу (касові апарати, ПРРО каса)?

Щоб вибрати РРО чи ПРРО для ФОП, звертайте увагу на вартість рішення та набір можливостей, які він пропонує (це для ПРРО, а для РРО – ще й наявність моделі пристрою в офіційному переліку ДПС).

Також варто врахувати специфіку бізнесу – формат продажів, необхідний функціонал і зручність використання для вашого виду діяльності. Обирайте касовий апарат чи сервіс, який відповідає законодавчим вимогам, легко інтегрується з обліком і зручний у щоденній роботі.

Які переваги пропонує ПРРО для ФОП?

ПРРО дозволяє ФОП вести розрахунки без фізичної каси, зменшуючи витрати на обладнання та обслуговування. Пропонує більший набір функцій, просту інтеграцію з обліковими сервісами, CRM, іншими програмами. Таке рішення забезпечує мобільність, швидкий запуск і зручний контроль операцій онлайн.

Що потрібно для реєстрації ПРРО для торгової точки?

Для реєстрації ПРРО для торгової точки ФОП потрібні КЕП підприємця (та касирів, які будуть використовувати реєстратор), доступ до електронного кабінету ДПС та дані про бізнес. Після подання заяви ПРРО «прив’язується» до конкретного місця продажу й готовий до роботи. Це якщо коротко, на практиці ж підприємці стикаються з безліччю нюансів. Тому краще за все звертатися до фахівців.

Якщо вам потрібна допомога в реєстрації ПРРО для ФОП – дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті. Або залишайте контакти у вікні заявки – і менеджер зв’яжеться з вами найближчим часом для обговорення умов співпраці.

Для чого треба реєструвати касира для ПРРО?

Без реєстрації касира програмний реєстратор працювати не буде. Касир повинен кожен день відкривати зміну з використанням власного КЕП (електронного підпису), а потім закривати її.

На яких пристроях працює програмний РРО?

ПРРО можна встановити на будь-який гаджет, адже сучасні виробники ПЗ роблять сервіси універсальними. Це може бути ноутбук, стаціонарний комп’ютер, планшет, смартфон.

Як видає фіскальний чек програмний реєстратор розрахункових операцій?

Видача чеків здійснюється в електронному варіанті чи паперовому, якщо до гаджету під’єднаний принтер, що друкує чеки.

Скільки коштує програмне забезпечення? Чи є безкоштовний ПРРО?

Ціни різні і залежать від конкретного постачальника ПЗ. І тут не варто орієнтуватися саме на вартість ПРРО, навіть якщо виробник пропонує його безкоштовно чи з великою знижкою. Основні критерії вибору – якість і стабільність роботи програми, наявність всіх необхідних функцій, ефективна підтримка виробником. Безкоштовні ПРРО є, але зазвичай вони доступні клієнтам сервісів, які пропонують реєстратори.

Чи треба оновлювати програмне забезпечення?

Зазвичай ПРРО оновлюється автоматично і це дуже зручно. В разі будь-яких змін в законодавстві чи необхідності додати певні функції, опції постачальник ПЗ просто оновлює програму і сервіс автоматично підтягує актуальну версію.

Чи треба програмний РРО для ФОП, що продає товари?

Так, якщо це ФОП 2-4 групи спрощеної системи чи платник загальної системи оподаткування.

Чи обов’язковий ПРРО для ФОП, який надає послуги?

Так, якщо мова йде про ФОП 2-4 групи на спрощеній системі оподаткування чи ФОП на загальній системі оподаткування. Деякі виключення можуть бути зроблені для надавачів віртуальних послуг, що отримують платежі через SWIFT/SEPA переказ чи на банківський рахунок IBAN.

Чи необхідно встановлювати РРО (ПРРО) в закладах громадського харчування?

Так, використання РРО для ФОП (або програмного реєстратора), який працює в сфері громадського харчування, є обов’язковим. Адже в кафе, ресторанах завжди здійснюються розрахункові операції – приймається оплата готівкою або платіжними картками.

Автор статті

Наталя Юдіна Верифікований експерт

Директор, співвласник

LinkedIn Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі