Назад в блог
РРО, ПРРО: в чем разница, как зарегистрировать программный РРО, использовать, когда требуется ФЛП
Вопрос использования РРО, ПРРО до сих пор остается одним из самых сложных для многих предпринимателей. С одной стороны, вроде бы все понятно – использовать регистратор нужно в случае проведения расчетных операций. С другой же, законодательство содержит определенные исключения для ФЛП, которые часто являются причиной неразберихи и невыполнения обязанности фиксировать платежи там, где это нужно.
В этой статье мы разберемся со всеми деталями и найдем ответы на следующие вопросы:
- Что такое РРО для ФЛП?
- Что такое ПРРО, какие преимущества предлагает?
- Когда нужно использовать программный РРО или кассовый аппарат?
- В каких случаях можно не использовать регистратор?
- Как выбрать ПРРО для ФЛП?
- Как осуществляется регистрация ПРРО?
Также рассмотрим особенности использования программного РРО для ФЛП и основные моменты, на которые следует обратить внимание при ведении бухгалтерского учета.
Что такое РРО – кассовый аппарат
РРО (регистратор расчетных операций) – это специальное устройство, которое используется для фиксации расчетов с клиентами во время продажи товаров или предоставления услуг. Его основное назначение – регистрировать наличные и безналичные платежи, формировать расчетные документы (чеки) и обеспечивать передачу информации о проведенных операциях в налоговые органы в соответствии с требованиями законодательства Украины.
РРО – это физический кассовый аппарат, что имеет вид небольшого бокса. На него устанавливается специальное ПО от ГНС. Он устанавливается в торговых точках ведения предпринимательской деятельности (в магазинах, кафе и др.), формирует и печатает фискальные чеки. РРО может работать автономно, без подключения к интернету.
РРО – это классический вариант регистратора расчетных операций, который донедавна использовали практически все ФЛП, которые имели обязанность фиксации операций. Однако в последнее время рынок активно завоевывают программные решения – ПРРО.
Что такое ПРРО, основные преимущества
В отличие от РРО, ПРРО – это не устройство, а приложение. Специальное программное обеспечение, которое можно установить на любой гаджет – от ноутбука до смартфона или планшета. Все шаги можно осуществить онлайн – выбрать ПО, купить у разработчика, зарегистрировать ПРРО и кассира в налоговой, установить на гаджет, использовать в течение неопределенного срока.
Согласно статистике портала Опендатабот, по состоянию на май 2024 года в Украине учет расчетных операций велся почти через 878 тысяч зарегистрированных РРО и ПРРО. И программные решения уже тогда доминировали на рынке: около 70% всех касс (около 605 тысяч) составляли именно ПРРО. И доля классических кассовых аппаратов постепенно сокращается.
Онлайн-кассы появились в 2020 году, и в 2021 году количество ПРРО было в 4,2 раза меньше, чем число зарегистрированных предпринимателями РРО. В 2024 же году ПРРО «обошли» РРО вдвое, что наглядно демонстрирует стремительный переход бизнеса на цифровые форматы расчетов. На протяжении 2025 года программные РРО только укрепили свои позиции, а количество сервисов и доступных функций возросло.
Почему программные РРО такие популярные
Мы уже неоднократно писали обо всех преимуществах ПРРО для ФЛП. Сейчас же только кратко перечислим ключевые:
- Меньшие затраты на сам ПРРО и его обслуживание.
- Быстрая и простая регистрация ПРРО – можно все сделать онлайн.
- Легкая интеграция с сервисами, автоматизация передачи данных.
- Срок эксплуатации программного РРО не определен.
- Больше удобства и опций для онлайн-продаж.
- Можно работать без регистрации книги учета расчетных операций.
- Возможность установить на любой гаджет, переустановить.
- Автоматическое обновление – для устранения ошибок, соответствия изменениям в законодательстве.
- Сохранение истории сделок, аналитика.
- Мобильность и возможность подключать дополнительные устройства (принтеры и др.).
Можем сделать вывод, что ПРРО – это более современный вариант регистратора, которому отдают предпочтение ФЛП, ценя удобство, функциональность, интеграцию с онлайн-сервисами и возможность сэкономить средства и время на обслуживании. Однако и обычный РРО сегодня тоже можно увидеть часто – особенно у предпринимателей, которые работают давно и предпочитают классические решения.
Чем отличаются программный РРО и кассовый аппарат
| РРО (кассовый аппарат) | ПРРО (программный регистратор) | |
| Формат | Физическое устройство | Программа, что устанавливается на гаджеты |
| Срок службы | Есть, надо за ним следить | Нет, ПО обновляется автоматически |
| Цена регистратора | В районе 10 тысяч гривен | От нескольких сотен гривен |
| Стоимость обслуживания | Зависит от выбранного центра (ЦСО), обслуживание является обязательным | Нет таких расходов – разработчики обычно поддерживают программы бесплатно |
| Мобильность | Ниже, РРО нужно подключить к электросети, обычно стационарно | Максимальная, ведь ППРО – это программа, что работает на смартфоне, планшете |
| Выдача чеков | Печать + электронные чеки (при необходимости) | Электронные + можно подключить принтер (дополнительные расходы) |
| Регистрация и использование | Больше шагов и нюансов, расходов средств | Минимум затрат времени и средств, все можно сделать онлайн |
| Доступ к интернету | Не нужен, можно работать без подключения к сети | Нужен для онлайн-отчетности, но ПРРО может работать и офлайн |
| Интеграция с электронными сервисами, CRM | Не предусмотрена напрямую | Предусмотрена, программа легко интегрируется с другим ПО, передает данные в системы |
Подключение дополнительных точек продажи
Еще одним преимуществом ПРРО для ФЛП является возможность сэкономить на подключении следующих точек продаж. Так, в случае использования РРО нужно для каждой точки приема оплаты покупать другой кассовый аппарат, регистрировать его, обслуживать, своевременно заменять новым и ремонтировать при необходимости.
А вот если ФЛП применяет программный РРО, то для подключения последующих точек продажи издатели ПО обычно предлагают более лояльные условия. Также можно купить пакет сразу из 3, 5, 10 подключений или расширить уже имеющийся тариф.
Здесь все более мобильно, удобно и экономно. С учетом всех перечисленных преимуществ, дальше мы сосредоточимся на выборе и регистрации именно ПРРО для ФЛП.
Основные функции, которые выполняет ПРРО для ФЛП
Программный РРО необходим для:
- Настройки онлайн-кассы – удобной, быстрой, без личного посещения ГНС.
- Автоматической фискализации оплаты – при условии подключения к интернету ПРРО сразу передает данные на сервер налоговой.
- Возможности выдавать электронные чеки – отправлять их любым удобным способом (на e-mail или в мессенджер, например).
- Сбора аналитики по продажам, автоматической передачи в CRM, интеграции регистратора с другими сервисами.
- Эффективного ведения бухгалтерской отчетности, надежного хранения данных и выполнения всех законодательных требований.
Когда нужны РРО и ПРРО ФЛП
С 2022 года использование РРО или ПРРО для ФЛП стало обязательным. Сейчас проводить через регистратор платежи должны все предприниматели на общей и упрощенной системе налогообложения, которые осуществляют расчетные операции (принимают оплату за товары или услуги наличными, переводами на карты, через интернет-эквайринг и др.).
Когда можно обойтись без использования ПРРО
Исключение из общего правила сделано только для ФЛП 1 группы и некоторых случаев, когда оплата производится напрямую на счет IBAN или через дистанционные системы оплаты при оказании услуг. Однако в законе об РРО указано достаточно много условий, которые следует учитывать.
И если вы не являетесь ФЛП 1 группы упрощенной системы налогообложения (которые точно освобождены от обязанности применять регистратор), лучше консультироваться со специалистом. Опытный специалист подробно рассмотрит вашу ситуацию и определит, нужен ли РРО или ПРРО для ФЛП, поможет решить другие вопросы.
Лучшие ПРРО для малого бизнеса
В настоящее время на украинском рынке представлено достаточно много ПРРО. Производители предлагают разные решения, с широким функционалом, значительным выбором тарифов оплаты. Обычно такое ПО делают универсальным, чтобы сервисы подходили для разных ниш.
Наиболее популярные:
- Checkbox – облачный ПРРО для онлайн и офлайн-бизнеса с API, интеграциями, большим выбором функций и сервисов.
- Poster – ПРРО в составе POS-системы для кафе, магазинов и сферы услуг.
- Вчасно.Каса – простое решение для ведения бизнеса с электронными чеками, интеграцией с учетными системами и банками.
- Cashalot – функциональный современный ПРРО для ФЛП, с аналитикой, складским учетом, API.
- Сота Каса – облачный продукт от разработчика бухгалтерских сервисов для ФЛП, который выполняет все функции ПРРО.
При выборе ПРРО для ФЛП следует обращать внимание на стоимость сервиса, доступность нужных функций, качество техподдержки, автоматические обновления, сферу ведения деятельности и т.д. О том, как выбрать ПРРО для ресторана, вы можете прочитать по ссылке.
Программный РРО для ФЛП бесплатно
Цена на программный РРО невысокая по сравнению со стоимостью покупки и обслуживания кассового аппарата. Однако иногда предприниматели ищут решения, за которые вообще не пришлось бы платить. Таких на рынке немного, но есть.
Так, например, Вчасно.Каса предлагает программный РРО для ФЛП бесплатно, но с базовым набором функций и только для 1 точки. Есть похожее предложение у Fondy – при регистрации и активации в сервисе пользоваться программным РРО можно бесплатно.
Однако если предприниматель хочет иметь полный функционал и доступ к технической поддержке, обновлениям, опциям для масштабирования, следует выбирать платные тарифы. Программный РРО для ФЛП бесплатно – это базовое решение, которое не позволит пользоваться всеми возможностями.
Как зарегистрировать ПРРО
Итак, ФЛП выбрал ПРРО, оплатил, загрузил и установил на гаджет ПО. Что дальше? Далее следует зарегистрировать сервис. Чтобы зарегистрировать программный РРО для ФЛП, нужно подать формы:
- №20-ОПП – заявление на регистрацию торговой точки. Если она уже зарегистрирована, то подавать не надо.
- №1-ПРРО – заявление на регистрацию в ГНС самого программного РРО.
- №5-ПРРО – заявление на регистрацию кассиров, которые будут использовать ПО.
Подать заявление на регистрацию ПРРО можно через электронный кабинет на портале ГНС. После того, как налоговая его приняла и предоставила фискальный номер, можно скачать ПО с сайта ГНС, настроить программный РРО для ФЛП и начать использовать при совершении платежных операций.
Регистрация кассира для ПРРО
Регистрация кассира для ПРРО – это обязательный этап, если расчетные операции производит не только сам ФЛП, но и наемные работники. Для регистрации кассира нужно подать форму №5-ПРРО и внести электронные ключи сотрудников. Каждый кассир работает с собственным КЭП, что позволяет идентифицировать лицо, которое формирует чеки, и обеспечивает корректный налоговый учет операций.
Получение КЭП для кассиров
О получении КЭП для ФЛП мы не пишем, ведь у каждого предпринимателя, который подает отчетность в ГНС или пользуется услугами «Дія», точно есть электронная подпись. А вот у кассиров она есть не всегда. Поэтому до того, как подавать заявление №5-ПРРО для регистрации кассира, нужно получить КЭП для него. Ведь электронные ключи будут использоваться для открытия, закрытия смены в ПРРО.
Как настроить сервис для работы
Чтобы использовать программный РРО для ФЛП, нужно его настроить. Здесь варианты действий могут быть разными – обычно производители ПО все подробно указывают на сайте или прямо в приложениях, дают инструкции. Поэтому предпринимателю нужно только правильно зарегистрировать ПРРО и кассиров, а дальше предпринять несколько простых шагов.
Особенности использования программного РРО офлайн и онлайн
Программное решение может работать как в онлайн, так и в офлайн-режиме. Онлайн-режим нуждается в подключении к интернету, передача данных осуществляется на сервер ГНС автоматически. Если же доступа к сети нет, ПРРО может работать в офлайн-режиме, условия следующие:
- Работа в офлайне может длиться максимум 36 часов подряд, 168 часов в течение 1 месяца.
- Е-чеки формируются офлайн, с присвоением номеров из диапазона, который предоставлен регистратору, и отметкой о работе офлайн.
- Количество номеров ограничено, но может быть увеличено (в заявлении на регистрацию нужно поставить отметку соответствующую).
- Когда регистратор переводится в офлайн-режим, формируется сообщение и фиксируется начало режима, после перехода в онлайн – такое же сообщение, но уже с фиксацией окончания офлайна.
- Сведения об операциях хранятся в программе, потом отправляются на сервер налоговой.
Итак, программный РРО для ФЛП может работать и без подключения к интернету, но не постоянно, а лишь определенное время (ограниченное часами и количеством выданных чеков).
Популярные вопросы о регистрации, настройке, использовании регистратора расчетных операций
Далее дадим краткие ответы на наиболее типичные вопросы об РРО, ПРРО, которые получаем от ФЛП во время консультаций.
Что такое РРО, ПРРО и какая между ними разница?
Понять, что такое РРО и ПРРО, достаточно просто. Это регистраторы расчетных операций, но РРО – физическое устройство, а ПРРО – специальная программа, которая устанавливается на любой гаджет (смартфон, планшет, ноутбук и т.п.). Основная функция регистратора – фиксировать каждую оплату клиента и подтверждать ее расчетным документом.
Регистратор обеспечивает прозрачный учет продаж, формирование чеков и передачу информации о проведенных операциях в налоговые органы в соответствии с требованиями законодательства Украины. Дополнительные функции могут быть разными, у ПРРО их перечень значительно больше.
Как выбрать регистратор расчетных операций для бизнеса (кассовые аппараты, ПРРО касса)?
Чтобы выбрать РРО или ПРРО для ФЛП, обращайте внимание на стоимость решения и набор возможностей, которые он предлагает (это для ПРРО, а для РРО – еще и наличие модели устройства в официальном перечне ГНС).
Также следует учесть специфику бизнеса – формат продаж, необходимый функционал и удобство использования для вашего вида деятельности. Выбирайте кассовый аппарат или сервис, который отвечает законодательным требованиям, легко интегрируется с учетом и удобен в ежедневной работе.
Какие преимущества предлагает ПРРО для ФЛП?
ПРРО позволяет ФЛП вести расчеты без физической кассы, уменьшая затраты на оборудование и обслуживание. Предлагает больший набор функций, простую интеграцию с учетными сервисами, CRM и другими приложениями. Такое решение обеспечивает мобильность, быстрый запуск и удобный контроль операций онлайн.
Что нужно для регистрации ПРРО для торговой точки?
Для регистрации ПРРО для торговой точки ФЛП требуются КЭП предпринимателя (и кассиров, которые будут использовать регистратор), доступ к электронному кабинету ГНС и данные о бизнесе. После подачи заявления ПРРО «привязывается» к конкретному месту продаж и готов к работе. Это если коротко, на практике же предприниматели сталкиваются со множеством нюансов. Поэтому лучше всего обращаться к специалистам.
Если вам нужна помощь в регистрации ПРРО для ФЛП – звоните нам по номеру телефона, который видите на сайте. Или оставляйте контакты в окне заявки – и менеджер свяжется с вами в ближайшее время для обсуждения условий сотрудничества.
Для чего нужно регистрировать кассира для ПРРО?
Без регистрации кассира программный регистратор не будет работать. Кассир должен каждый день открывать смену с использованием собственной КЭП (электронной подписи), а потом закрывать ее.
На каких устройствах работает программный РРО?
ПРРО можно установить на любой гаджет, ведь современные производители ПО делают сервисы универсальными. Это может быть ноутбук, стационарный компьютер, планшет, смартфон.
Как выдает фискальный чек программный регистратор расчетных операций?
Выдача чеков осуществляется в электронном варианте или бумажном, если к гаджету подключен принтер, что печатает чеки.
Сколько стоит программное обеспечение? Есть ли бесплатный ПРРО?
Цены разные и зависят от конкретного поставщика ПО. И здесь не стоит ориентироваться именно на стоимость ПРРО, даже если производитель предлагает его бесплатно или с большой скидкой. Основные критерии выбора – качество и стабильность работы программы, наличие всех необходимых функций, эффективная поддержка изготовителем. Бесплатные ПРРО есть, но обычно они доступны клиентам сервисов, которые предлагают регистраторы.
Нужно ли обновлять программное обеспечение?
Обычно ПРРО обновляется автоматически и это очень удобно. В случае каких-либо изменений в законодательстве или необходимости добавления определенных функций, опций поставщик ПО просто обновляет приложение и сервис автоматически подтягивает актуальную версию.
Нужен ли программный РРО для ФЛП, что продает товары?
Да, если это ФЛП 2-4 группы упрощенной системы или плательщик общей системы налогообложения.
Обязателен ли ПРРО для ФЛП, который предоставляет услуги?
Да, если речь идет о ФЛП 2-4 группы на упрощенной системе налогообложения или ФЛП на общей системе налогообложения. Некоторые исключения могут быть сделаны для предоставляющих виртуальные услуги, что получают платежи через SWIFT/SEPA перевод или на банковский счет IBAN.
Необходимо ли устанавливать РРО (ПРРО) в заведениях общественного питания?
Да, использование РРО для ФЛП (или программного регистратора), который работает в сфере общественного питания, является обязательным. Ведь в кафе, ресторанах всегда осуществляются расчетные операции – принимается оплата наличными или платежными картами.
Блог
Нужна помощь бухгалтера или юриста?
Проконсультируем и подберем оптимальные решения для вашего ФЛП или ООО