Кейс: допомога ФОП під час проходження податкової перевірки

Зміст

Податкові перевірки ФОП проводяться регулярно. І якщо планові документальні перевірки здійснюються за заздалегідь визначеним графіком, який публікується на сайті ДПС, а фактичні – на місці ведення діяльності, то про камеральні, наприклад, підприємець може і не знати. Допоки не отримає запит від податкової чи штраф за виявлене порушення.

Детально про види податкових перевірок ФОП ми писали раніше. За посиланням можна знайти інформацію про особливості їх проведення, права інспекторів і підприємців.

Сьогодні ж розповімо про реальну ситуацію, що сталася з нашим клієнтом і ще раз продемонструвала, наскільки важливо правильно вести бухгалтерію ФОП, своєчасно подавати звітність, сплачувати податки.

ФОП 3 групи отримує запит від податкової

Нещодавно до нас звернувся підприємець – ФОП 3 групи, який надає послуги в сфері маркетингу та реклами. Працює самостійно, в місяць виставляє по 2-3 рахунки українським компаніям, з якими укладено договір про надання послуг. Інколи бере на консультацію й інших клієнтів, але загалом в місяць проходить до 5 платіжних операцій.

З огляду не невелику кількість клієнтів і простий облік, підприємець вирішив вести бухгалтерію самостійно, що і робить з червня 2024 року, після реєстрації ФОП. Стверджував, що регулярно подавав звітність про доходи, сплачував своєчасно 5% єдиного податку і 1% військового збору (з 2025 року, коли було введено цей податок для «спрощенців»).

На початку лютого в електронному кабінеті отримав запит від податкової про необхідність надання первинних документів для підтвердження доходів і книгу обліку доходів – за період з червня 2024 року по грудень 2025 року включно. І тут починаються складнощі.

Ситуація з веденням обліку у ФОП

На консультації підприємець розповідає, що:

Первинні документи (інвойси + акти прийому-передачі робіт) є не на всі платежі – кілька разів кошти просто «прийшли» на рахунок ФОП за реквізитами IBAN.
Про необхідність ведення книги обліку доходів ФОП не знав – думав, що це лише для платників загальної системи.
Підприємець був впевнений, що декларацію можна не подавати, якщо доходу було мало. І кілька кварталів у 2024-2025 роках просто «пропустив».

Ми вирішили, що почати тут потрібно з термінової перевірки бухгалтерії ФОП за весь період роботи. Зазвичай такий аналіз потребує багато часу, але кількість операцій у підприємця справді була незначною, тому наші фахівці виконали все протягом кількох днів. І виявили чимало порушень, за які податкова могла б нарахувати штрафи.

Виявлені під час перевірки проблеми

В ході аналізу первинних документів, обліку та звітності ми виявили:

Кілька платежів, для яких не було інвойсу.
Неподану звітність за ІІІ квартал 2024 року та ІІ квартал 2025 року.
Відсутність книги обліку доходів – підприємець взагалі її не вів.

Також знайшли розбіжності у сумах звітності – адже ФОП «просто забув» показати 1 платіж за вересень 2024 року та 2 платежі, отримані в квітні 2025 року. Суми були незначними і не були внесені в декларації.

Це грубе порушення вимог ПКУ, адже вносити показники потрібно в повному обсязі, відповідно до дати отримання коштів. А подання звітності ФОП здійснювати за кожен період, в якому були отримані гроші, навіть якщо там була 1 гривня (в нашому випадку кілька сотень за консультації).

Відновлення документів і подання звітності

В ході відновлення бухгалтерії наші фахівці сформували інвойси на платежі, для яких не було первинних документів. Все впорядкували та систематизували – в електронному й паперовому варіанті. Заповнили книгу обліку доходів ФОП з помісячним відображенням отриманих підприємцем коштів. Штрафів за відсутність первинних документів наш клієнт не отримає.

Також ми подали декларації платника єдиного податку 3 групи за періоди, які ФОП «пропустив» (ІІІ квартал 2024 року та ІІ квартал 2025 року). Сформували окремо уточнюючу декларацію за ІІІ квартал 2025 року, а також річні звіти за 2024 і 2025 роки. Адже ФОП на 3 групі єдиного податку звіти формує наростаючим підсумком, і в разі коригування сум І, ІІ, ІІІ кварталу змінюються показники в наступних періодах.

Сплата єдиного податку і військового збору

Через збільшення сум в звітах за 2024 і 2025 роки відповідно збільшились і суми податків. Ми розрахували суми ЄП і ВЗ, створили платіжні інструкції для доплати податків. Чи буде нарахована пеня і в якій сумі – це вже покаже податкова перевірка.

Наразі ми мінімізували наслідки недбалого ведення бухгалтерії, але добровільне виправлення помилок, подання уточнюючих звітів і доплата сум податків не гарантують відсутності наслідків вже зафіксованих порушень. Але в будь-якому разі санкції будуть меншими, ніж могли б, якщо б ФОП продовжував вести облік таким чином ще кілька років і помилки виправлено не було.

Відповідь на запит податкової

Відповідно до п.п. 73.3.3 ПКУ, в разі отримання запитів від податкової платники податків мають надати відповідь впродовж 15 днів. Ми встигли провести перевірку бухгалтерії ФОП, відновити документи, подати звіти та сплатити податки у цей термін – і наш клієнт надав всю інформацію в контролюючий орган вчасно.

Чи будуть нараховані штрафи за неподані звіти, недоплачені податки – це вже покаже час. Якщо податкова нарахує штрафи, підприємцю прийде ППР. Оскаржувати рішення сенсу немає, адже порушення таки були – ФОП просто сплатить штрафи і продовжить працювати далі. Суми там не критичні:

340 грн. за неподаний звіт в 2024 році і 1020 грн. за неподаний звіт в 2025 році.
Пеня за несплачені податки – суми ЄП і ВЗ там були дуже незначними (до сотні гривень загалом), тому санкції мають бути невисокими.

Висновки, які зробив наш клієнт

Які висновки можемо зробити з цього кейсу? Основний – стосовно ведення бухгалтерії. Ситуація нашого клієнта наочно демонструє, що облік – це не «просто 2 звіти на рік». Це складне комплексне завдання, яке включає створення і зберігання первинних документів, облік доходів (і витрат за необхідності), правильне подання звітів, коректний розрахунок, сплату податків та ін.

І зверніть увагу, бухоблік нашого клієнта – це найпростіший варіант: коли ФОП працює самостійно, на 3 групі ЄП (без контролю витрат, з простим розрахунком податку від доходу), має незначний обсяг фінансових операцій. Але і тут під час самостійного ведення примудрився наробити помилок, за які тепер буде платити штрафи, скоріш за все.

А якби він вів так бухгалтерію 3, 4, 5 років? Адже наразі терміни податкових перевірок складають вже більше 3 років для ФОПів через призупинення строків на час ковідного карантину, мораторію воєнного стану. А скільки порушень можна знайти у тих, хто самостійно веде бухгалтерію з більш складним обліком – десятками операцій на місяць, ПДВ, акцизом?

Наш клієнт передав ведення бухгалтерського обліку спеціалістам БІП – і тепер може ні про що не турбуватися. А знати, що всі показники будуть вивірені, документи – створені й збережені, звіти – подані відповідно до термінів, а податки – вчасно сплачені.

ФОП може зосередитися на розвитку свого бізнесу та реалізації амбітних планів, а ми створимо надійний тил. Без порушень і штрафів.

Допомога бізнесу фахівцями БІП

Наші спеціалісти співпрацюють з українським бізнесом понад 12 років. На постійному супроводі маємо близько 800 клієнтів. Надаємо як окремі бухгалтерські, юридичні послуги, так і комплексні. Від консультування по окремим питанням до повного ведення бухгалтерського обліку ФОП і ТОВ, надання юридичної підтримки.

Якщо ви хочете надійно захистити бізнес від проблем і не витрачати на вирішення бюрократичних питань, рахунки й цифри власний час – звертайтесь в БІП за вказаним на сайті номером телефону! Ми про все подбаємо, а ви матимете ресурси на розвиток справи й досягнення поставлених цілей.