Працівник у відрядженні заплатив ФОП за житло чи проїзд: чи показувати це в 4ДФ

Якщо працівник у відрядженні сам оплатив ФОП готель, оренду квартири чи трансфер, а підприємство потім компенсувало ці витрати, виплату на користь ФОП у додатку 4ДФ показувати не потрібно. Так пояснюють регіональні управління ДПС, зокрема ГУ ДПС у Тернопільській області (січень 2026 року), з посиланням на Порядок заповнення Податкового розрахунку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Позиція не нова: ще в грудні 2023 року те саме писало ГУ ДПС в Одеській області. А в листопаді 2026 року до нього знову повернулися «Бухгалтер 911» і «Фактор».

Чому ФОП немає в 4ДФ

У додатку 4ДФ податковий агент показує дохід, який він нарахував або виплатив фізичній особі, з ознакою доходу з Довідника (додаток 2 до Порядку № 4). Підприємство ФОП нічого не нараховує і не платить, гроші підприємцю переказав сам працівник. Тож податковим агентом щодо ФОП компанія не стає.

Ця логіка працює однаково для ТОВ (додаток 4ДФ до Розрахунку) і, на нашу думку, для ФОП-роботодавця з його додатком ФІЗ-4ДФ: регіональні ДПС писали про підприємства, але правило про податкового агента однакове.

Що з компенсацією самому працівнику

Відшкодовані відрядні в межах фактичних витрат не є доходом працівника, який перебуває з роботодавцем у трудових відносинах (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, пп. 165.1.11 ПКУ). До таких витрат ПКУ відносить проїзд до місця відрядження і назад, проїзд на місці (зокрема орендований транспорт) і проживання. Головна умова – підтвердні документи. Для житла це документи від того, хто надав послуги з розміщення, тобто і від ФОП-орендодавця (рахунок, чек, акт), а також банківська виписка про оплату карткою (пп. 170.9.2 ПКУ). Без жодних документів сума стає оподатковуваним доходом.

Добові по Україні без документів не оподатковуються в межах 0,1 МЗП за кожен календарний день. У 2026 році при МЗП 8 647 грн це 864,70 грн на день, за кордон – до 80 євро на день.

У 4ДФ з ознакою «118» показують лише ту частину авансу, яку працівник не підтвердив документами і не повернув вчасно (у ПКУ це «надміру витрачені кошти»), пояснювало ГУ ДПС у Черкаській області. Якщо працівник розраховувався карткою, звіт і повернення залишку – до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження, а якщо банк списав кошти пізніше, строк подовжується на місяць (пп. 170.9.3 ПКУ).

Три дні у Львові на цифрах

Працівник ТОВ з 10 по 12 листопада 2026 року був у відрядженні. Аванс 10 000 грн перерахували на його картку, нею він і розраховувався. Він заплатив ФОП за дві ночі в квартирі 3 600 грн, за квиток до Львова і назад 1 400 грн. Добові за наказом – 800 грн на день, за три дні 2 400 грн. Разом підтверджено 7 400 грн, 2 600 грн він мав повернути.

У 4ДФ за листопад ФОП-орендодавця немає. Компенсація житла і квитків доходом працівника не є, бо є документи. Добові 800 грн менші за ліміт 864,70 грн, тож теж не оподатковуються. Але якщо 2 600 грн працівник не поверне до 31 грудня 2026 року, після спливу строку ця сума стане його доходом і потрапить у 4ДФ з ознакою «118», і з неї утримають ПДФО 18 % (468 грн) і військовий збір 5 % (130 грн).

Якщо ваші відрядні та 4ДФ потребують перевірки, бухгалтери БІП беруть на себе подання звітності ТОВ.

Часті запитання

Чи змінилися правила у 2026 році?

Ні. Це роз’яснення чинного Порядку № 4 і п. 170.9 ПКУ, ДПС дотримується цієї позиції щонайменше з 2023 року.

Чи можна компенсувати житло без чека від ФОП?

Так, якщо є інший підтвердний документ (рахунок, банківська виписка про оплату). Без жодних документів сума стане оподатковуваним доходом працівника (пп. 170.9.1 ПКУ).

З якою ознакою доходу показують відрядні в 4ДФ?

Ознака «118» – для коштів на відрядження, витрачених надміру і не повернутих у встановлений строк.