Работник в командировке заплатил ФЛП за жилье или проезд: показывать ли это в 4ДФ

Если работник в командировке сам оплатил ФЛП гостиницу, аренду квартиры или трансфер, а предприятие потом компенсировало эти расходы, выплату в пользу ФЛП в приложении 4ДФ показывать не нужно. Так разъясняют региональные управления ГНС, в частности ГУ ГНС в Тернопольской области (январь 2026 года), со ссылкой на Порядок заполнения Налогового расчета, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Позиция не новая: еще в декабре 2023 года то же писало ГУ ГНС в Одесской области. А в ноябре 2026 года к нему снова вернулись «Бухгалтер 911» и «Фактор».

Почему ФЛП нет в 4ДФ

В приложении 4ДФ налоговый агент показывает доход, который он начислил или выплатил физическому лицу, с признаком дохода из Справочника (приложение 2 к Порядку № 4). Предприятие ФЛП ничего не начисляет и не платит, деньги предпринимателю перевел сам работник. Поэтому налоговым агентом в отношении ФЛП компания не становится.

Эта логика работает одинаково для ООО (приложение 4ДФ к Расчету) и, по нашему мнению, для ФЛП-работодателя с его приложением ФИЗ-4ДФ: региональные ГНС писали о предприятиях, но правило о налоговом агенте одинаковое.

Что с компенсацией самому работнику

Возмещенные командировочные в пределах фактических расходов не являются доходом работника, который состоит с работодателем в трудовых отношениях (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, пп. 165.1.11 НКУ). К таким расходам НКУ относит проезд к месту командировки и обратно, проезд на месте (в том числе арендованный транспорт) и проживание. Главное условие – подтверждающие документы. Для жилья это документы от того, кто предоставил услуги размещения, то есть и от ФЛП-арендодателя (счет, чек, акт), а также банковская выписка об оплате картой (пп. 170.9.2 НКУ). Без каких-либо документов сумма становится облагаемым доходом.

Суточные по Украине без документов не облагаются в пределах 0,1 МЗП за каждый календарный день. В 2026 году при МЗП 8 647 грн это 864,70 грн в день, за границу – до 80 евро в день.

В 4ДФ с признаком «118» показывают только ту часть аванса, которую работник не подтвердил документами и не вернул вовремя (в НКУ это «излишне израсходованные средства»), разъясняло ГУ ГНС в Черкасской области. Если работник рассчитывался картой, отчет и возврат остатка – до конца месяца, следующего за месяцем окончания командировки, а если банк списал средства позже, срок продлевается на месяц (пп. 170.9.3 НКУ).

Три дня во Львове в цифрах

Работник ООО с 10 по 12 ноября 2026 года был в командировке. Аванс 10 000 грн перечислили на его карту, ею он и рассчитывался. Он заплатил ФЛП за две ночи в квартире 3 600 грн, за билет во Львов и обратно 1 400 грн. Суточные по приказу – 800 грн в день, за три дня 2 400 грн. Итого подтверждено 7 400 грн, 2 600 грн он должен был вернуть.

В 4ДФ за ноябрь ФЛП-арендодателя нет. Компенсация жилья и билетов доходом работника не является, потому что есть документы. Суточные 800 грн меньше лимита 864,70 грн, поэтому тоже не облагаются. Но если 2 600 грн работник не вернет до 31 декабря 2026 года, после истечения срока эта сумма станет его доходом и попадет в 4ДФ с признаком «118», и с нее удержат НДФЛ 18 % (468 грн) и военный сбор 5 % (130 грн).

Если ваши командировочные и 4ДФ нуждаются в проверке, бухгалтеры БИП берут на себя подачу отчетности ООО.

Частые вопросы

Изменились ли правила в 2026 году?

Нет. Это разъяснение действующего Порядка № 4 и п. 170.9 НКУ, ГНС придерживается этой позиции как минимум с 2023 года.

Можно ли компенсировать жилье без чека от ФЛП?

Да, если есть другой подтверждающий документ (счет, банковская выписка об оплате). Без каких-либо документов сумма станет облагаемым доходом работника (пп. 170.9.1 НКУ).

С каким признаком дохода показывают командировочные в 4ДФ?

Признак «118» – для средств на командировку, израсходованных излишне и не возвращенных в установленный срок.