Документ из Е-кабинета: оригинал – электронный файл с подписью, распечатка – не оригинал (ГНС)

Распечатанная квитанция, решение или справка из Электронного кабинета не являются оригиналом документа. Оригинал – это сам электронный экземпляр с обязательными реквизитами и электронной подписью автора. Так Главное управление ГНС в Запорожской области пояснило норму ст. 7 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте».

Это не новая норма и не индивидуальная консультация: региональное управление ГНС лишь напомнило, как работает закон, действующий с 2003 года (последняя редакция – от 31.12.2023). Разъяснение пересказал «Дебет-Кредит» 12 ноября 2026 года. Как организовать хранение таких файлов, мы рассказывали в статье «Электронный архив документов ФЛП: как правильно организовать».

Что закон считает оригиналом электронного документа

Электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных вместе с обязательными реквизитами (ст. 5 Закона № 851-IV). Обязательный реквизит – данные, без которых документ не может быть основанием для учета и не будет иметь юридической силы (ст. 1). Создание документа завершается наложением электронной подписи и/или печати (ст. 6), а если подписантов несколько, документ готов после подписи последнего.

Оригиналом считается электронный экземпляр с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной (ч. 1 ст. 7). Та же статья добавляет еще три правила:

• документ отправили нескольким адресатам или храните на нескольких носителях – каждый экземпляр является оригиналом (ч. 2 ст. 7);
• автор создал одинаковый электронный и бумажный документ – оба являются оригиналами с одинаковой юридической силой (ч. 3 ст. 7);
• оригинал должен позволять доказать его целостность и подлинность, а в определенных законодательством случаях его можно предъявить в визуальной форме, в том числе в бумажной копии (ч. 4 ст. 7).

Для документов ГНС автор – налоговый орган. Поэтому, например, документ о состоянии расчетов с бюджетом в Е-кабинете формируется автоматически с квалифицированной электронной подписью должностного лица контролирующего органа (п. 42-1.2 Налогового кодекса). Именно файл с этой подписью и есть оригинал.

Распечатка квитанции или решения ГНС – это копия

Визуальная форма электронного документа – это отображение его данных на экране или на бумаге (ст. 5). А бумажной копией электронного документа закон называет визуальное представление документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством (ч. 6 ст. 7). Значит, распечатка PDF из кабинета – лишь визуальная форма документа, а не его оригинал, а бумажной копией в понимании закона она становится после заверения.

Например, вы получили в Е-кабинете квитанцию № 2 о принятии декларации за III квартал 2026 года, а банк просит подтвердить подачу отчетности. По нашему мнению, надежнее передать банку сам файл квитанции с подписью ГНС, а распечатку приложить для удобства чтения. Впрочем, у банка или контрагента могут быть свои требования к формату документов, поэтому их стоит уточнить заранее. Так же и с налоговыми уведомлениями-решениями: для обжалования храните полученный электронный документ, а не только его печатный вид.

Отдельно о вручении. Для плательщиков, подавших заявление о получении документов через Е-кабинет, документ ГНС считается врученным, если он сформирован с соблюдением требований законов об электронных документах и электронной идентификации и доступен в кабинете. Датой вручения является дата из квитанции о доставке: доставили после 18 часов – вручено на следующий рабочий день, в выходной или праздник – в первый рабочий день после него (п. 42.4 НКУ). Квитанции о доставке нет в течение 2 рабочих дней – документ отправляют на бумаге заказным письмом или вручают лично. Кто заявление не подавал, получает документы почтой (п. 42.5 НКУ).

Когда электронный документ не может быть оригиналом

Юридическую силу электронного документа нельзя оспорить только потому, что он электронный, и так же нельзя отказать в его допустимости как доказательства только по этой причине (ст. 8 Закона № 851-IV). Поэтому отказать квитанции из Е-кабинета в юридической силе лишь из-за того, что она не на бумаге, нельзя. Вместе с тем подписи используют в случаях, установленных законодательством, или по договоренности сторон (ст. 6), так что контрагент может согласовывать свой формат обмена.

При этом закон называет случаи, когда электронный документ не применяется как оригинал (ч. 3 ст. 8):

• свидетельство о праве на наследство;
• документ, который по законодательству может существовать только в одном оригинальном экземпляре (кроме случаев, когда есть централизованное хранилище оригиналов электронных документов);
• другие случаи, предусмотренные законом.

Нотариальное удостоверение договора, заключенного в электронной форме, происходит в порядке, установленном законом.

Как хранить документы из Е-кабинета, чтобы они не потеряли силу

Электронные документы нужно хранить на электронных носителях в форме, позволяющей проверить их целостность, и не меньше срока, установленного для соответствующих бумажных документов (ч. 1–2 ст. 13 Закона № 851-IV). Информация из документа должна быть доступна для использования, документ должен восстанавливаться в том формате, в котором его создали, отправили или получили, а при наличии хранится и информация о его происхождении, назначении, дате и времени отправки или получения (ч. 4 ст. 13).

Налоговые сроки хранения такие (п. 44.3 НКУ):

• 2555 дней – документы для контроля за трансфертным ценообразованием и КИК (ст. 39 и 39-2) и по п. 141.4 НКУ (пп. 44.3.1);
• 1825 дней – первичные документы, регистры и отчетность плательщиков налога на прибыль, а также юрлиц на упрощенной системе, то есть и ООО на едином налоге (пп. 44.3.2);
• 1095 дней – прочие документы, в частности ФЛП (пп. 44.3.3).

Документы, связанные с проверкой, обжалованием НУР или судом, хранят до завершения этих процедур (п. 44.4 НКУ). Скриншот не позволяет проверить подпись, поэтому советуем выгружать из кабинета именно подписанные файлы и делать резервную копию на другом носителе. Закон требует дублировать документы на нескольких носителях, когда сохранить их на электронных носителях весь срок невозможно, а если и это не удается – хранить бумажную копию (ч. 3 ст. 13).

Если хотите убедиться, что в кабинете нет незакрытых документов, требований и долгов, а архив собран правильно, бухгалтеры БИП могут провести экспресс-проверку кабинета плательщика налогов.

Частые вопросы

Является ли распечатанная квитанция из Е-кабинета оригиналом?

Нет. Оригинал – электронный экземпляр с подписью автора (ст. 7 Закона № 851-IV). Распечатка – визуальная форма, а копией на бумаге она становится только после заверения в порядке, установленном законодательством.

Могут ли банк или контрагент требовать бумажный документ?

Отказать электронному документу в силе только из-за электронной формы нельзя (ст. 8 Закона № 851-IV), но формат обмена стороны могут согласовать между собой (ст. 6). Бумажный экземпляр документа ГНС можно получить по требованию.

Как получить от ГНС бумажный экземпляр документа?

Направить налоговой требование (на бумаге или через кабинет). Срок – 3 рабочих дня после того, как требование поступило (п. 42.5 НКУ).

Сколько хранить документы из Е-кабинета?

Не меньше срока для таких же бумажных документов (ст. 13 Закона № 851-IV): по НКУ это 1095 дней для большинства документов ФЛП, 1825 дней для плательщиков налога на прибыль и юрлиц-единщиков, 2555 дней для документов по ТЦО и КИК.