Документ з Е-кабінету: оригінал – електронний файл з підписом, роздруківка – не оригінал (ДПС)

Роздрукована квитанція, рішення чи довідка з Електронного кабінету не є оригіналом документа. Оригінал – це сам електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора. Так Головне управління ДПС у Запорізькій області пояснило норму ст. 7 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Це не нова норма і не індивідуальна консультація: регіональне управління ДПС лише нагадало, як працює закон, чинний з 2003 року (остання редакція – від 31.12.2023). Роз’яснення переказав «Дебет-Кредит» 12 листопада 2026 року. Як організувати зберігання таких файлів, ми розповідали у статті «Електронний архів документів ФОП: як правильно організувати».

Що закон вважає оригіналом електронного документа

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних разом з обов’язковими реквізитами (ст. 5 Закону № 851-IV). Обов’язковий реквізит – дані, без яких документ «не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили» (ст. 1). Створення документа завершується накладанням електронного підпису та/або печатки (ст. 6), а коли підписантів кілька, документ готовий після підпису останнього.

Оригіналом вважається електронний примірник з обов’язковими реквізитами, «у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного» (ч. 1 ст. 7). Та сама стаття додає ще три правила:

• документ надіслали кільком адресатам або зберігаєте на кількох носіях – кожен примірник є оригіналом (ч. 2 ст. 7);
• автор створив однаковий електронний і паперовий документ – обидва є оригіналами з однаковою юридичною силою (ч. 3 ст. 7);
• оригінал має давати змогу довести його цілісність і справжність, а у визначених законодавством випадках його можна пред’явити у візуальній формі, зокрема в паперовій копії (ч. 4 ст. 7).

Для документів ДПС автор – податковий орган. Тому, наприклад, документ про стан розрахунків з бюджетом в Е-кабінеті формується автоматично з кваліфікованим електронним підписом посадової особи контролюючого органу (п. 42-1.2 Податкового кодексу). Саме файл із цим підписом і є оригіналом.

Роздруківка квитанції чи рішення ДПС – це копія

Візуальна форма електронного документа – це відображення його даних на екрані або на папері (ст. 5). А паперовою копією електронного документа закон називає візуальне подання документа на папері, «яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством» (ч. 6 ст. 7). Отже, роздруківка PDF з кабінету – лише візуальна форма документа, а не його оригінал, а паперовою копією в розумінні закону вона стає після засвідчення.

Наприклад, ви отримали в Е-кабінеті квитанцію № 2 про прийняття декларації за III квартал 2026 року, а банк просить підтвердити подання звітності. На нашу думку, надійніше передати банку сам файл квитанції з підписом ДПС, а роздруківку додати для зручності читання. Втім, банк чи контрагент можуть мати власні вимоги до формату документів, тож їх варто уточнити заздалегідь. Так само з податковими повідомленнями-рішеннями: для оскарження зберігайте отриманий електронний документ, а не лише його друкований вигляд.

Окремо про вручення. Для платників, які подали заяву про отримання документів через Е-кабінет, документ ДПС вважається врученим, якщо він сформований з дотриманням вимог законів про електронні документи й електронну ідентифікацію та доступний у кабінеті. Датою вручення є дата з квитанції про доставку: доставили після 18 години – вручено наступного робочого дня, у вихідний чи свято – першого робочого дня після нього (п. 42.4 ПКУ). Квитанції про доставку немає протягом 2 робочих днів – документ надсилають на папері рекомендованим листом або вручають особисто. Хто заяви не подавав, отримує документи поштою (п. 42.5 ПКУ).

Коли електронний документ не може бути оригіналом

Юридичну силу електронного документа не можна заперечити лише через те, що він електронний, і так само не можна відмовити в його допустимості як доказу тільки з цієї причини (ст. 8 Закону № 851-IV). Тому відмовити квитанції з Е-кабінету в юридичній силі лише через те, що вона не на папері, не можна. Водночас підписи використовують у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю сторін (ст. 6), тож контрагент може погоджувати свій формат обміну.

Водночас закон називає випадки, коли електронний документ не застосовують як оригінал (ч. 3 ст. 8):

• свідоцтво про право на спадщину;
• документ, який за законодавством може існувати лише в одному оригінальному примірнику (крім випадків, коли є централізоване сховище оригіналів електронних документів);
• інші випадки, передбачені законом.

Нотаріальне посвідчення договору, укладеного в електронній формі, відбувається в порядку, встановленому законом.

Як зберігати документи з Е-кабінету, щоб вони не втратили силу

Електронні документи потрібно зберігати на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність, і не менше строку, встановленого для відповідних паперових документів (ч. 1–2 ст. 13 Закону № 851-IV). Інформація з документа має бути доступною для використання, документ має відновлюватися в тому форматі, в якому його створили, відправили або одержали, а за наявності зберігається й інформація про його походження, призначення, дату і час відправлення чи одержання (ч. 4 ст. 13).

Податкові строки зберігання такі (п. 44.3 ПКУ):

• 2555 днів – документи для контролю за трансфертним ціноутворенням і КІК (ст. 39 і 39-2) та за п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1);
• 1825 днів – первинні документи, регістри і звітність платників податку на прибуток, а також юрособ на спрощеній системі, тобто й ТОВ на єдиному податку (пп. 44.3.2);
• 1095 днів – інші документи, зокрема ФОП (пп. 44.3.3).

Документи, пов’язані з перевіркою, оскарженням ППР чи судом, зберігають до завершення цих процедур (п. 44.4 ПКУ). Скриншот не дає змоги перевірити підпис, тому радимо вивантажувати з кабінету саме підписані файли і робити резервну копію на іншому носії. Закон вимагає дублювати документи на кількох носіях, коли зберегти їх на електронних носіях увесь строк неможливо, а якщо й це не вдається – зберігати паперову копію (ч. 3 ст. 13).

Якщо хочете переконатися, що в кабінеті немає незакритих документів, вимог і боргів, а архів зібрано правильно, бухгалтери БІП можуть провести експрес-перевірку кабінету платника податків.

Часті запитання

Чи є роздрукована квитанція з Е-кабінету оригіналом?

Ні. Оригінал – електронний примірник з підписом автора (ст. 7 Закону № 851-IV). Роздруківка – візуальна форма, а копією на папері вона стає лише після засвідчення в порядку, встановленому законодавством.

Чи можуть банк або контрагент вимагати паперовий документ?

Відмовити електронному документу в силі лише через електронну форму не можна (ст. 8 Закону № 851-IV), але формат обміну сторони можуть погодити між собою (ст. 6). Паперовий примірник документа ДПС можна отримати за вимогою.

Як отримати від ДПС паперовий примірник документа?

Надіслати податковій вимогу (на папері або через кабінет). Строк – 3 робочі дні після того, як вимога надійшла (п. 42.5 ПКУ).

Скільки зберігати документи з Е-кабінету?

Не менше строку для таких самих паперових документів (ст. 13 Закону № 851-IV): за ПКУ це 1095 днів для більшості документів ФОП, 1825 днів для платників податку на прибуток і юрособ-єдинників, 2555 днів для документів із ТЦУ та КІК.