Відкриття кав’ярні в Україні: як почати бізнес з нуля та організувати бухгалтерський облік ФОП (детальний гайд)

Відкриття власної кав’ярні може бути захопливим кроком у світ підприємництва. Якщо ви мрієте про власний бізнес у цій сфері, початок підприємницької діяльності через реєстрацію фізичної особи-підприємця (ФОП) буде одним з найвдаліших варіантів.

Наразі кожен підприємець в Україні має можливість самостійно визначити, яка форма бізнесу найбільш підходить для його потреб, але саме формат ФОП дає максимум переваг і водночас не передбачає якихось складнощів під час оформлення бізнесу, організації роботи, ведення бухгалтерії та ін.

Тому в цій статті розглянемо основні кроки відкриття ФОП для кав’ярні та розкажемо про низку нюансів, про які повинен пам’ятати підприємець, особливості організації бухгалтерії. Дамо кілька корисних порад і допоможемо уникнути типових помилок початківців.

Почнемо з гайду, який дасть уявлення про головні етапи підготовки й відкриття кав’ярні, а потім більш детально розглянемо певні аспекти ведення бізнесу.

Крок 1: Планування та дослідження ринку

Перш ніж відкрити кав’ярню і розпочати діяльність, важливо провести ретельне планування. Вивчіть ринок кавової галузі у вашому регіоні, щоб мати уявлення про попит на послуги кав’ярні, конкурентну ситуацію, цінову політику та унікальні можливості вашого підприємства.

Крок 2: Вибір локації та приміщення для торгівлі кавою, іншими напоями, десертами

Правильний вибір місця розташування для кав’ярні є однією з ключових умов успіху вашого бізнесу. Виберіть місце, яке має великий потік людей, гарну прохідність та атмосферу, дизайн, що відповідає вашому бренду.

При плануванні відкриття кав’ярні важливо ретельно обміркувати місце її розташування. Ось кілька можливих варіантів:

1. Будівництво власного приміщення: цей варіант передбачає будівництво кав’ярні з нуля на власній земельній ділянці або на придбаній території.
2. Оренда приміщення: ви можете орендувати вже існуюче приміщення або частину будівлі для встановлення вашої кав’ярні.
3. Встановлення малої архітектурної форми (МАФ): створення кав’ярні у спеціально призначеному місці, такому як павільйон, кіоск або інший тип малої архітектурної форми.

Вибір конкретної опції вплине на необхідність отримання дозвільних документів та погоджень з місцевими владними органами. Наприклад, будівництво нового приміщення може вимагати отримання будівельних дозволів, тоді як оренда приміщення може потребувати узгодження з власником і підписання орендного контракту.

Крок 3: Реєстрація ФОП та отримання відповідних дозвільних документів

Зареєструйтеся як ФОП та отримайте всі необхідні документи для ведення діяльності кав’ярні. При реєстрації ФОП важливо вибрати правильні види діяльності (коди КВЕД) для підприємця та систему оподаткування. Для того, щоб відкрити кав’ярню в Україні, також важливо попіклуватися про оформлення документів у таких основних сферах:

Крок 4: Планування меню та закупівля обладнання в кав’ярню для приготування напоїв, десертів та ін.

При плануванні меню кав’ярень спочатку визначають, які страви будуть пропонуватися в закладі. Розробіть різноманітне та привабливе меню для вашої кав’ярні, включаючи каву, чай, закуски та десерти.

Після складання меню ФОП переходить до закупівлі обладнання, необхідного для приготування та подачі напоїв, страв. Це можуть бути кавоварки, бариста-машини, плити, пічі, холодильники, кухонне приладдя, посуд та інше. При виборі обладнання враховуйте його функціональність, якість, енергоефективність, вартість та витрати на обслуговування.

Забезпечення відповідності правилам пожежної безпеки та санітарно-гігієнічним нормам також є важливим аспектом під час закупівлі обладнання для ФОП у кав’ярному бізнесі.

Крок 5: Пошук та найм співробітників

Найміть досвідчений та привітний персонал, який допоможе створити затишну атмосферу у вашій кав’ярні та забезпечить високий рівень обслуговування, виконання всіх завдань (буде варити каву, продавати напої й десерти, прибирати приміщення та ін.).

Якщо ви плануєте створити команду, слід крокувати за чотирма основними етапами:

• Укладіть трудовий договір з працівником.
• Підготуйте всі інші необхідні кадрові документи.
• Організуйте проведення профілактичних медичних оглядів працівників та оформіть необхідну документацію про це.
• Повідомте Державну податкову службу про прийом нових працівників із відправленням відповідних документів.

Організація бізнесу у кав’ярні через ФОП – відповідальний крок. Приділіть цьому процесу достатньо часу та уваги, аби ваша кав’ярня могла стати улюбленим місцем для клієнтів та центром громадського життя у вашому регіоні. А фахівці компанії БІП з радістю проведуть вас цим шляхом, піклуючись про всі нюанси реєстрації та ведення вашого бізнесу.

Крок 6: Організація бухгалтерії. Чи може бухгалтер на аутсорсі вести облік кав’ярні?

Для стабільного та успішного розвитку будь-якому бізнесу необхідний кваліфікований бухгалтерський супровід. Але де знайти хорошого спеціаліста своєї справи? Мало хто бере з вулиці людину, від якої фактично залежить бізнес підприємця.

Зазвичай спеціалістів шукають за порадами знайомих, але багато хто з бухгалтерів працює на чесному слові без оформлення будь-якого договору і, відповідно, не несе ніякої відповідальності. Саме тому варто вибирати бухгалтерів з перевірених консалтингових компаній, з якими укладаються офіційні договори на співпрацю.

В багатьох підприємців виникає питання: чи може бухгалтер віддалено вести кав’ярню? Відповідь: однозначно, може! Адже зараз настільки розвинені можливості віддаленого доступу до всіх процесів, що бухгалтеру навіть не потрібно фізично бути присутнім у точці продажу. Головне – знання всіх нюансів ведення такого бізнесу.

Основні аспекти відкриття кав’ярні: як зареєструвати, КВЕД, ведення каси, оподаткування

Сьогодні відкрити ФОП можна онлайн. Скільки коштує відкрити кав’ярню з нуля? Якщо всі етапи реєстрації ФОП пройдете самостійно, оформлення буде безкоштовним. Але такий підхід є досить ризикованим і в майбутньому може принести чимало проблем, тому ми рекомендуємо звертатися до фахівців, які допоможуть визначитися з основними аспектами бізнесу та зробити все правильно.

Для кав’ярень та ресторанів підходить 2 група єдиного податку (ЄП). Фіксований ЄП для ФОП 2 групи в 2025 році складає 1600,00 гривень, що становить 20% від мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня 2025 року.

Крім того, підприємці сплачують єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у розмірі 22% від мінімальної зарплатні – наразі це 1760,00 грн. Обов’язок сплати ЄСВ повернули всім ФОПам з 1 січня 2025 року, скасувавши пільгу, що діяла з березня 2022 року.

Щодо КВЕД для кав’ярні, то їх може бути багато, відповідно до видів діяльності, які планує здійснювати підприємець для отримання прибутку. Зазвичай для кав’ярень, де продається кава, вибирають КВЕД 56.10. Також можна додати необмежену кількість додаткових кодів.

Як організувати кавовий бізнес: обов’язкові умови роботи кав’ярні в 2026 році

Організуючи кавовий бізнес, слід впевнитись у виконанні наступних умов:

1. Перш за все, має бути зареєстрована потужність в Держпродспоживслужбі.
2. Належним чином оформлений куточок споживача, в якому мають бути наступні документи: рішення про державну реєстрацію потужності (точки продажу); копія виписки про відкриття ФОП; копія витягу платника єдиного податку; роздрукований закон “Про захист прав споживачів”; інформація про адресу та контакти місцевої служби по захисту прав споживачів.
3. Всі наймані працівники мають бути офіційно оформленні та мати особисті медичні книжки.
4. Товар має бути офіційно куплений у постачальників і мати сертифікати якості.
5. Зареєстрований та встановлений касовий апарат, який буде формувати фіскальні чеки для покупців і фіксувати продаж товару.

Особливості встановлення РРО/ПРРО, правила ведення каси, формування фіскальних чеків, витрати

Сьогодні на ринку є великий вибір як стаціонарних РРО, так і програмних ПРРО. Більшість підприємців надають перевагу саме ПРРО, оскільки існує багато програм, які поєднують в собі склад, фінанси, аналітику, CRM та онлайн-касу (ПРРО). Все в одному місці і це дуже зручно, так як можна подивитись в будь-який момент звіти з продажів, залишки товарів, націнку тощо.

Також такі програми можуть працювати, навіть якщо зникне з’єднання з інтернетом. І коштують вони не дорого, порівняно зі звичайним РРО, який має свій строк служби. Зверніть увагу, що фіскальний чек має містити всі обов’язкові реквізити, визначені законодавчими вимогами.

Яких ще вимог має дотримуватися ФОП під час ведення підприємницької діяльності:

1. Підприємець має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) та первинних документів. Термін зберігання 3 роки (але у зв’язку з призупиненням термінів вони можуть бути більшими).
2. Встановити банківський термінал, щоб забезпечити проведення розрахунків за допомогою платіжних карток та банківських терміналів.
3. Якщо підприємець орендує приміщення для ведення своєї діяльності у фізичної особи, то він виступає податковим агентом щодо доходів такої ФО, тому повинен здійснити оподаткування сплаченої орендної плати та перерахувати до бюджету ПДФО 18% та військовий збір 5%. Також в додатку 4ДФ такі доходи відобразити з ознакою 196.
4. Відображати в додатку 4ДФ всі виплачені доходи іншим ФОП з ознакою 157.

Особливості встановлення та використання РРО/ПРРО

Для кав’ярень є обов’язковою фіскалізація оплати через РРО/ПРРО, адже під час продажів клієнтам виникає розрахункова операція. Сьогодні на ринку є великий вибір як стаціонарних РРО, так і програмних.

Більшість підприємців надають перевагу саме ПРРО, оскільки існує багато програм, які поєднують в собі склад, фінанси, аналітику, CRM та онлайн-касу (ПРРО). Все в одному місці і це дуже зручно, так як можна подивитись в будь-який момент звіти з продажів, залишки товарів, націнку тощо.

Також такі програми можуть працювати, навіть якщо зникне з’єднання з інтернетом. І коштують вони недорого, порівняно зі звичайним РРО, який має свій строк служби.

Під час використання РРО/ПРРО у веденні бухгалтерського обліку кав’ярні потрібно дотримуватися наступних правил:

• Здійснювати всі розрахункові операції на всю суму платежу за товар чи послугу виключно через правильно зареєстровані, опломбовані відповідно до чинних законодавчих вимог та переведені у фіскальний режим реєстратори. Якщо використовуються ПРРО, то лише ті, що зареєстровані фіскальним сервером ДПС та створюють розрахункові документи в електронній чи/та паперовій формі, які підтверджують здійснення операції.
• Надавати особі, що повертає або отримує товар, послугу (чи від них відмовляється), розрахунковий документ, який був сформований у відповідності до вимог та містить всю необхідну інформацію. Документ видається на повну суму операції, в електронному чи паперовому форматі.
• Використовувати для фіскалізації операцій в кав’ярні виключно РРО/ПРРО, термін реєстрації якого є дійсним. Пломба РРО не має бути пошкоджена, а сам апарат повинен справно працювати. Якщо в роботі реєстратора виявлено певні несправності, про це потрібно повідомляти контролюючі органи.
• Організувати зберігання всіх використаних книг обліку операцій, розрахункових книг (за умови, що такі ведуться) впродовж 3 років після дати закінчення, надавати в ДПС звітність, що стосується використання реєстратора.
• Кожен день формувати в електронній чи/та паперовій формі фіскальні звітні чеки по РРО/ПРРО – за умови, що в цей день здійснювались відповідні розрахункові операції.
• Формувати контрольні стрічки для РРО в електронній чи/та паперовій формі та зберігати їх впродовж 3 років. ПРРО передає всю інформацію про розрахункові операції відразу на фіскальний сервер ДПС. А тому в разі відсутності зв’язку достатньо зберігати чеки до моменту їх відправки на сервер.
• ФОП-«спрощенці», що не сплачують ПДВ, під час продажу товару чи послуги можуть вказувати в розрахунковому документі назву одиниці товару чи послуги у форматі, що відображає їх споживчі ознаки і дає змогу ідентифікувати до певної групи.
• Якщо в кав’ярні продаються алкогольні напої, потрібно обов’язково зазначати в фіскальному чеку код товарної підкатегорії (відповідно до УКТ ЗЕД), його найменування, вартість, кількість одиниць, цифрове значення штрихкоду марки акцизного податку (тобто, серію та номер).

Основною помилкою, яку часто допускають під час ведення звітності кав’ярні, є неврахування комісії при еквайрингу до доходів ФОП. Підприємці зазвичай помилково вважають, що їхнім доходом є саме сума отриманих коштів на рахунок, забуваючи, що фіскалізовано може бути більшу суму.

Крім того, наразі тривають дискусії щодо дати визнання доходу – по даті фіскалізації (пробиття чеку через РРО/ПРРО) чи даті надходження цих коштів на рахунок. Адже сума через еквайринг надходить на наступний день за попередній. Згідно останніх ІПК, ДПС рекомендує датою доходу визнавати дату фіскалізації, тому при складанні звітності потрібно теж звернути на це увагу.

Правила ведення каси, формування фіскальних чеків, облік доходів і витрат

Отже, більшість кав’ярень перебувають на спрощеному режимі оподаткування. Зазвичай це 2 група оподаткування. І всім платникам потрібно пам’ятати про обмеження для цієї групи – це заборона на продаж підакцизних товарів (наприклад, алкоголю) та обмеження кількості найманих працівників до 10 осіб. Якщо працівників більше, можна вибрати третю групу оподаткування.

ФОП-«спрощенці» ведуть лише облік доходів по даті їх отримання, але документи на підтвердження походження продуктів та напоїв потрібно мати. Також не варто нехтувати офіційним працевлаштуванням найманих працівників, а саме вести кадрову документацію і документи по заробітній платі.

На 2 групі підприємець може реалізовувати такі напої як столові вина, пиво, сидр та перрі, за наявності відповідної ліцензії. Для тих ФОП, які все ж планують продаж алкогольних напоїв, краще вибирати загальний режим оподаткування, який потребує ведення обліку не лише доходів, але і витрат. Оподаткуванню підлягає чистий прибуток, тому обліку витрат потрібно приділяти більше уваги.

Для продажу алкогольних напоїв потрібно мати ліцензію та зареєструватися платником акцизного податку. Не варто забувати і про ПДВ: якщо обсяг доходу більше ніж 1 млн. грн., то ФОПу на загальній системі потрібно зареєструватися платником ПДВ.

Яких ще вимог має дотримуватися ФОП під час ведення підприємницької діяльності:

1. Підприємець має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) та первинних документів. Термін зберігання 3 роки (але у зв’язку з призупиненням термінів він може бути більшим).
2. Встановити банківський термінал, щоб забезпечити проведення розрахунків за допомогою платіжних карток та банківських терміналів.
3. Якщо підприємець орендує приміщення для ведення своєї діяльності у фізичної особи, то він виступає податковим агентом щодо доходів такої ФО, тому повинен здійснити оподаткування сплаченої орендної плати та перерахувати до бюджету ПДФО 18% та військовий збір 5%. Також в додатку 4ДФ такі доходи відобразити з ознакою 196.
4. Відображати в додатку 4ДФ всі виплачені доходи іншим ФОП з ознакою 157.

Бухгалтерський та юридичний супровід кав’ярні на аутсорсі

Перш ніж відкрити власну кав’ярню, необхідно все ретельно обдумати. І бажано з самого початку приділити увагу не лише підготовці та визначенню важливих критеріїв для успішного й прибуткового бізнесу, але і подумати про організацію бухгалтерії. Адже це один з основних аспектів, що визначатиме стабільність справи та впливатиме на все.

Навіть якщо вам вдалося відкрити свою кав’ярню у гарному місці, торгівля напоями та десертами іде добре, кожен день клієнти приносять чималий дохід і бізнес розвивається, недостатня увага до бухгалтерії може занапастити справу. Неправильно обліковані товари, невчасно подані звіти, невірно розраховані податки – все це призводить до штрафів від податкової та інших неприємних наслідків, які напряму впливають на діяльність і здатні принести чимало проблем.

Якщо вам не хочеться займатися всім самостійно, кращим рішенням стане звернення до досвідчених фахівців. Допомога наших юристів та бухгалтерів у відкритті та веденні бухгалтерії кав’ярні стане гарантією правильності здійснення кожного кроку і відсутності будь-яких проблем у майбутньому.

Наш бухгалтер та юрист на аутсорсі можуть віддалено здійснювати всі процеси по веденню бізнесу кав’ярні:

• зареєструвати ФОП, внести до нього зміни (якщо потрібно додати/виключити КВЕДи, змінити адресу ФОП, ПІБ, контактні дані тощо);
• здійснити реєстрацію потужностей операторів ринку харчових продуктів;
• обрати ПРРО, зареєструвати його (внести зміни) та провести інструктаж працівників по роботі з ним. Контролювати обов’язкові реквізити фіскального чеку, періодично звіряти дані прийнятих платежів у безготівковій формі з Z-звітами. Контролювати законодавство, що стосується сфери застосування РРО/ПРРО та надавати консультації;
• оформити співробітників (укласти договір, контракт) і вести кадровий облік найманих працівників;
• розраховувати податки, вести облік доходів в електронному вигляді, контролювати сплату податків та проводити звірку з податковими органами;
• подати річну декларацію з єдиного податку, щорічний звіт з ЄСВ, квартальну звітність Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску в податкову службу;
• допомагати у підготовці первинних документів, платежів для сплати податків та послуг;
• отримувати довідки в органах ДПС, витяг з реєстру платників єдиного податку;
• представляти інтереси ФОП в контролюючих органах;
• надавати юридичні та бухгалтерські консультації.

Бухгалтерський супровід кав’ярні на аутсорсі може бути корисним рішенням для підприємства. Кваліфікований спеціаліст забезпечить високу якість обліку та фінансового звітування для вашого бізнесу, зекономить ваші час та кошти, а також допоможе уникнути помилок, проблем з контролюючими органами.

Загалом, аутсорсинг бухгалтерського супроводу для кав’ярні може забезпечити ефективне та професійне вирішення фінансових питань, дозволяючи вам зосередитися на розвитку свого бізнесу. Головне – це знайти хорошого професіонала своєї справи.

Якщо вам потрібна допомога із запуску та ведення такого бізнесу – звертайтесь! Спеціалісти БІП мають великий досвід у сфері й нададуть консультації, підтримку та якісний супровід вашої діяльності. Дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте свої контакти у вікні нижче, щоб наш менеджер міг з вами зв’язатися для обговорення всіх деталей.

Юлія Вільчинська

Підписатися на нові статі