Открытие кофейни в Украине: как начать бизнес с нуля и организовать бухгалтерский учет ФЛП (подробный гайд)

Открытие собственной кофейни может быть увлекательным шагом в мир предпринимательства. Если вы мечтаете о собственном бизнесе в этой сфере, начало предпринимательской деятельности через регистрацию физического лица-предпринимателя (ФЛП) будет одним из самых удачных вариантов.

Сейчас каждый предприниматель в Украине имеет возможность самостоятельно определить, какая форма бизнеса наиболее подходит для его нужд, но именно формат ФЛП дает максимум преимуществ и в то же время не предусматривает каких-либо сложностей во время оформления бизнеса, организации работы, ведения бухгалтерии и т.д.

Поэтому в этой статье рассмотрим основные шаги открытия ФЛП для кофейни и расскажем о ряде нюансов, о которых должен помнить предприниматель, особенностях организации бухгалтерии. Дадим несколько полезных советов и поможем избежать типичных ошибок начинающих.

Начнём с гайда, который даст представление о главных этапах подготовки и открытия кофейни, а затем более подробно рассмотрим определенные аспекты ведения бизнеса.

Шаг 1: Планирование и исследование рынка

Прежде чем открыть кофейню и начать деятельность, важно провести тщательное планирование. Изучите рынок кофейной отрасли в вашем регионе, чтобы иметь представление о спросе на услуги кофейни, конкурентной ситуации, ценовой политике и уникальных возможностях вашего предприятия.

Шаг 2: Выбор локации и помещения для торговли кофе, другими напитками, десертами

Правильный выбор местоположения для кофейни является одним из ключевых условий успеха вашего бизнеса. Выберите место, которое имеет большой поток людей, хорошую проходимость и атмосферу, дизайн, соответствующий вашему бренду.

При планировании открытия кофейни важно тщательно обдумать место ее расположения. Вот несколько возможных вариантов:

1. Строительство собственного помещения: этот вариант предполагает строительство кофейни с нуля на собственном земельном участке или на приобретенной территории.
2. Аренда помещения: вы можете арендовать уже существующее помещение или часть здания для установки вашей кофейни.
3. Установка малой архитектурной формы (МАФ): создание кофейни в специально назначенном месте, таком как павильон, киоск или другой тип малой архитектурной формы.

Выбор конкретной опции повлияет на необходимость получения разрешительных документов и согласований с местными органами власти. Например, строительство нового помещения может потребовать получения строительных разрешений, в то время как аренда помещения может потребовать согласования с собственником и заключения арендного контракта.

Шаг 3: Регистрация ФЛП и получение соответствующих разрешительных документов

Зарегистрируйтесь как ФЛП и получите все необходимые документы для ведения деятельности кофейни. При регистрации ФЛП важно выбрать правильные виды деятельности (коды КВЭД) для предпринимателя и систему налогообложения. Для того, чтобы открыть кофейню в Украине, также важно позаботиться об оформлении документов в таких основных сферах:

Шаг 4: Планирование меню и закупка оборудования в кофейню для приготовления напитков, десертов и т.д.

При планировании меню кофеен сначала определяют, какие блюда будут предлагаться в заведении. Разработайте разнообразное и привлекательное меню для вашей кофейни, включая кофе, чай, закуски и десерты.

После составления меню ФЛП переходит к закупке оборудования, необходимого для приготовления и подачи напитков, блюд. Это могут быть кофеварки, бариста-машины, плиты, печи, холодильники, кухонные принадлежности, посуда и прочее. При выборе оборудования учитывайте его функциональность, качество, энергоэффективность, стоимость и затраты на обслуживание.

Обеспечение соответствия правилам пожарной безопасности и санитарно-гигиеническим нормам также является важным аспектом во время закупки оборудования для ФЛП в кофейном бизнесе.

Шаг 5: Поиск и найм сотрудников

Наймите опытный и приветливый персонал, который поможет создать уютную атмосферу в вашей кофейне и обеспечит высокий уровень обслуживания, выполнения всех задач (будет варить кофе, продавать напитки и десерты, убирать помещение и пр.).

Если вы планируете создать команду, следует двигаться по четырем основным этапам:

• Заключите трудовой договор с работником.
• Подготовьте все необходимые кадровые документы.
• Организуйте проведение профилактических медицинских осмотров работников и оформите необходимую документацию об этом.
• Сообщите Государственной налоговой службе о приеме новых работников с отправкой соответствующих документов.

Организация бизнеса в кофейне через ФЛП – ответственный шаг. Уделите этому процессу достаточно времени и внимания, чтобы ваша кофейня могла стать любимым местом для клиентов и центром общественной жизни в вашем регионе. А специалисты компании БИП с радостью проведут вас по этому пути, заботясь обо всех нюансах регистрации и ведения вашего бизнеса.

Шаг 6: Организация бухгалтерии. Может ли бухгалтер на аутсорсе вести учет кофейни?

Для стабильного и успешного развития любому бизнесу необходимо квалифицированное бухгалтерское сопровождение. Но где найти хорошего специалиста своего дела? Мало кто берет с улицы человека, от которого фактически зависит бизнес предпринимателя.

Обычно специалистов ищут по советам знакомых, но многие бухгалтеры работают на честном слове без оформления какого-либо договора и, соответственно, не несут никакой ответственности. Именно поэтому следует выбирать бухгалтеров из проверенных консалтинговых компаний, с которыми заключаются официальные договоры на сотрудничество.

У многих предпринимателей возникает вопрос: может ли бухгалтер удаленно вести кофейню? Ответ: однозначно, может! Ведь сейчас настолько развиты возможности удаленного доступа ко всем процессам, что бухгалтеру даже не нужно физически присутствовать в точке продаж. Главное – знание всех нюансов ведения такого бизнеса.

Основные аспекты открытия кофейни: как зарегистрировать, КВЭД, ведение кассы, налогообложение

Сегодня открыть ФЛП можно онлайн. Сколько стоит открыть кофейню с нуля? Если все этапы регистрации ФЛП пройдете самостоятельно, оформление будет бесплатным. Но такой подход достаточно рискован и в будущем может принести немало проблем, поэтому мы рекомендуем обращаться к специалистам, которые помогут определиться с основными аспектами бизнеса и сделать все правильно.

Для кофеен и ресторанов подходит 2 группа единого налога (ЕН). Фиксированный ЕН для ФЛП 2 группы в 2025 году составляет 1600,00 гривен, что составляет 20% от минимальной заработной платы, установленной на 1 января 2025 года.

Кроме того, предприниматели платят единый социальный взнос (ЕСВ) в размере 22% от минимальной зарплаты – сейчас это 1760,00 грн. Обязанность уплаты ЕСВ вернули всем ФЛП с 1 января 2025 года, отменив льготу, что действовала с марта 2022 года.

Что касается КВЭД для кофейни, то их может быть много, в соответствии с видами деятельности, которые планирует осуществлять предприниматель для получения прибыли. Обычно для кофеен, где продается кофе, выбирают КВЭД 56.10. Также можно добавить неограниченное количество дополнительных кодов.

Как организовать кофейный бизнес: обязательные условия работы кофейни в 2026 году

Организуя кофейный бизнес, следует убедиться в выполнении следующих условий:

1. Прежде всего, должна быть зарегистрирована мощность в Госпродпотребслужбе.
2. Правильно оформленный уголок потребителя, в котором должны быть следующие документы: решение о государственной регистрации мощности (точки продажи); копия выписки об открытии ФЛП; копия выписки плательщика единого налога; распечатанный закон «О защите прав потребителей»; информация об адресе и контактах местной службы по защите прав потребителей.
3. Все наемные работники должны быть официально оформлены и иметь личные медицинские книжки.
4. Товар должен быть официально куплен у поставщиков и иметь сертификаты качества.
5. Зарегистрированный и установленный кассовый аппарат, который будет формировать фискальные чеки для покупателей и фиксировать продажу товара.

Особенности установки РРО/ПРРО, правила ведения кассы, формирование фискальных чеков, расходы

Сегодня на рынке есть большой выбор как стационарных РРО, так и программных ПРРО. Большинство предпринимателей предпочитают именно ПРРО, поскольку существует много программ, сочетающих в себе склад, финансы, аналитику, CRM и онлайн-кассу (ПРРО). Все в одном месте и это очень удобно, так как можно посмотреть в любой момент отчеты по продажам, остатки товаров, наценку и т.д.

Также такие программы могут работать, даже если исчезнет соединение с интернетом. И стоят они не дорого, по сравнению с обычным РРО, который имеет свой срок службы. Обратите внимание, что фискальный чек должен содержать все обязательные реквизиты, определенные законодательными требованиями.

Какие еще требования должен соблюдать ФЛП при ведении предпринимательской деятельности:

1. Предприниматель должен обеспечить хранение ежедневных фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) и первичных документов. Срок хранения 3 года (но в связи с приостановкой сроков они могут быть больше).
2. Установить банковский терминал, чтобы обеспечить проведение расчетов с помощью платежных карт и банковских терминалов.
3. Если предприниматель арендует помещение для ведения своей деятельности у физического лица, то он выступает налоговым агентом по доходам такого ФЛ, поэтому должен осуществить налогообложение уплаченной арендной платы и перечислить в бюджет НДФЛ 18% и военный сбор 5%. Также в приложении 4ДФ такие доходы отразить с признаком 196.
4. Отражать в приложении 4ДФ все выплаченные доходы другим ФЛП с признаком 157.

Особенности установки и использования РРО/ПРРО

Для кофеен обязательной является фискализация оплаты через РРО/ПРРО, ведь во время продаж клиентам возникает расчетная операция. Сегодня на рынке есть большой выбор как стационарных РРО, так и программных.

Большинство предпринимателей предпочитают именно ПРРО, поскольку существует много программ, которые сочетают в себе склад, финансы, аналитику, CRM и онлайн-кассу (ПРРО). Все в одном месте и это очень удобно, так как можно посмотреть в любой момент отчеты по продажам, остатки товаров, наценку и т.д.

Также такие программы могут работать, даже если исчезнет соединение с интернетом. И стоят они недорого, по сравнению с обычным РРО, который имеет свой срок службы.

Во время использования РРО/ПРРО в ведении бухгалтерского учета кофейни нужно соблюдать следующие правила:

• Совершать все расчетные операции на всю сумму платежа за товар или услугу исключительно через правильно зарегистрированные, опломбированные в соответствии с действующими законодательными требованиями и переведенные в фискальный режим регистраторы. Если используются ПРРО, то только те, что зарегистрированы фискальным сервером ГНС и создают расчетные документы в электронной или/и бумажной форме, которые подтверждают осуществление операции.
• Предоставлять лицу, что возвращает или получает товар, услугу (или от них отказывается), расчетный документ, который был сформирован в соответствии с требованиями и содержит всю необходимую информацию. Документ выдается на полную сумму операции, в электронном или бумажном формате.
• Использовать для фискализации операций в кофейне исключительно РРО/ПРРО, срок регистрации которого действителен. Пломба РРО не должна быть повреждена, а сам аппарат должен исправно работать. Если в работе регистратора обнаружены некоторые неисправности, об этом нужно сообщать контролирующим органам.
• Организовать хранение всех использованных книг учета операций, расчетных книг (при условии, что такие ведутся) в течение 3 лет после даты окончания, предоставлять в ГНС отчетность, что касается использования регистратора.
• Каждый день формировать в электронной или/и бумажной форме фискальные отчетные чеки по РРО/ПРРО – при условии, что в этот день осуществлялись соответствующие расчетные операции.
• Формировать контрольные ленты для РРО в электронной или/и бумажной форме и хранить их в течение 3 лет. ПРРО передает всю информацию о расчетных операциях сразу на фискальный сервер ГНС. А потому в случае отсутствия связи достаточно хранить чеки до момента их отправки на сервер.
• ФЛП-«упрощенцы», что не уплачивают НДС, во время продажи товара или услуги могут указывать в расчетном документе название единицы товара или услуги в формате, что отражает их потребительские признаки и позволяет идентифицировать к определенной группе.
• Если в кафе продаются алкогольные напитки, нужно обязательно указывать в фискальном чеке код товарной подкатегории (соответственно УКТ ВЭД), его наименование, стоимость, количество единиц, цифровое значение штрихкода марки акцизного налога (т.е. серию и номер).

Основной ошибкой, которую часто допускают во время ведения отчетности кофейни, является неучет комиссии при эквайринге в доходы ФЛП. Предприниматели обычно ошибочно полагают, что их доходом является именно сумма полученных средств на счет, забывая, что фискализована может быть большая сумма.

Кроме того, сейчас продолжаются дискуссии касательно даты признания дохода – по дате фискализации (пробитие чека через РРО/ПРРО) или дате поступления этих средств на счет. Ведь сумма через эквайринг поступает на следующий день за предыдущий. Согласно последним ИНК, ГНС рекомендует датой дохода признавать дату фискализации, поэтому при составлении отчетности нужно тоже обратить на это внимание.

Правила ведения кассы, формирование фискальных чеков, учет доходов и расходов

Итак, большинство кофеен находятся на упрощенном режиме налогообложения. Обычно это 2 группа налогообложения. И всем плательщикам нужно помнить об ограничениях для этой группы – это запрет на продажу подакцизных товаров (например, алкоголя) и ограничение количества наемных работников до 10 человек. Если работников больше, можно выбрать третью группу налогообложения.

ФЛП-«упрощенцы» ведут только учет доходов по дате их получения, но документы на подтверждение происхождения продуктов и напитков нужно иметь. Также не следует пренебрегать официальным трудоустройством наемных работников, а именно вести кадровую документацию и документы по заработной плате.

На 2 группе предприниматель может реализовывать такие напитки, как столовые вина, пиво, сидр и перри, при наличии соответствующей лицензии. Для тех ФЛП, которые все же планируют продажу алкогольных напитков, лучше выбирать общий режим налогообложения, который требует ведения учета не только доходов, но и расходов. Обложению налогом подлежит чистая прибыль, поэтому учету расходов нужно уделять больше внимания.

Для продажи алкогольных напитков необходимо иметь лицензию и зарегистрироваться плательщиком акцизного налога. Не стоит забывать и о НДС: если объем дохода больше чем 1 млн. грн., то ФЛП на общей системе нужно зарегистрироваться плательщиком НДС.

Какие еще требования должен соблюдать ФЛП во время ведения предпринимательской деятельности:

1. Предприниматель должен обеспечить хранение ежедневных фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) и первичных документов. Срок хранения 3 года (но в связи с приостановкой сроков он может быть большим).
2. Установить банковский терминал, чтобы обеспечить проведение расчетов с помощью платежных карт и банковских терминалов.
3. Если предприниматель арендует помещение для ведения своей деятельности у физического лица, то он выступает налоговым агентом по доходам такого ФЛ, поэтому должен осуществить обложение налогом уплаченной арендной платы и перечислить в бюджет НДФЛ 18% и военный сбор 5%. Также в приложении 4ДФ такие доходы отразить с признаком 196.
4. Отражать в приложении 4ДФ все выплаченные доходы другим ФЛП с признаком 157.

Бухгалтерское и юридическое сопровождение кофейни на аутсорсе

Прежде чем открыть собственную кофейню, необходимо все тщательно обдумать. И желательно с самого начала уделить внимание не только подготовке и определению важных критериев для успешного и прибыльного бизнеса, но и подумать об организации бухгалтерии. Это ведь один из основных аспектов, который будет определять стабильность дела и влиять на все.

Даже если вам удалось открыть свою кофейню в хорошем месте, торговля напитками и десертами идет хорошо, каждый день клиенты приносят немалый доход и бизнес развивается, недостаточное внимание к бухгалтерии может погубить дело. Неправильно учтенные товары, несвоевременно поданные отчеты, неверно рассчитанные налоги – все это приводит к штрафам от налоговой и другим неприятным последствиям, которые напрямую влияют на деятельность и способны принести немало проблем.

Если вам не хочется заниматься всем самостоятельно, лучшим решением станет обращение к опытным специалистам. Помощь наших юристов и бухгалтеров в открытии и ведении бухгалтерии кофейни станет гарантией правильности осуществления каждого шага и отсутствия каких-либо проблем в будущем.

Наш бухгалтер и юрист на аутсорсе могут удаленно осуществлять все процессы по ведению бизнеса кофейни:

• зарегистрировать ФЛП, внести в него изменения (если нужно добавить/исключить КВЭДы, изменить адрес ФЛП, ФИО, контактные данные и т.п.);
• осуществить регистрацию мощностей операторов рынка пищевых продуктов;
• выбрать ПРРО, зарегистрировать его (внести изменения) и провести инструктаж работников по работе с ним. Контролировать обязательные реквизиты фискального чека, периодически сверять данные принятых платежей в безналичной форме с Z-отчетами. Контролировать законодательство, что касается сферы применения РРО/ПРРО и предоставлять консультации;
• оформить сотрудников (заключить договор, контракт) и вести кадровый учет наемных работников;
• рассчитывать налоги, вести учет доходов в электронном виде, контролировать уплату налогов и производить сверку с налоговыми органами;
• подать годовую декларацию по единому налогу, ежегодный отчет по ЕСВ, квартальную отчетность Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса в налоговую службу;
• помогать в подготовке первичных документов, платежей для оплаты налогов и услуг;
• получать справки в органах ГНС, выписку из реестра плательщиков единого налога;
• представлять интересы ФЛП в контролирующих органах;
• предоставлять юридические и бухгалтерские консультации.

Бухгалтерское сопровождение кофейни на аутсорсе может быть полезным решением для предприятия. Квалифицированный специалист обеспечит высокое качество учета и финансовой отчетности для вашего бизнеса, сэкономит ваши время и средства, а также поможет избежать ошибок, проблем с контролирующими органами.

В общем, аутсорсинг бухгалтерского сопровождения для кофейни может обеспечить эффективное и профессиональное решение финансовых вопросов, позволяя вам сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Главное – это найти хорошего профессионала своего дела.

Если вам нужна помощь в запуске и ведении такого бизнеса – обращайтесь! Специалисты БИП имеют большой опыт в сфере и предоставят консультации, поддержку и качественное сопровождение вашей деятельности. Звоните нам по номеру телефона, который видите на сайте, или оставляйте свои контакты в окне ниже, чтобы наш менеджер мог с вами связаться для обсуждения всех деталей.

Юлія Вільчинська

Подписаться на новые статьи