Важливість первинних документів для ФОП на спрощеній системі оподаткування

Зміст

Питання правильного формування та зберігання первинних документів для ФОП є важливим і актуальним, незалежно від того, яку систему/групу оподаткування він вибрав для свого бізнесу. Перебуваючи на спрощеній системі оподаткування, часто підприємці не приділяють достатньо уваги первинним документам, вважаючи, що своєчасного подання звітності та перерахування податків цілком достатньо.

Проте згідно з ЗУ 996-XIV від 16 липня 1999 року, що встановлює правила ведення бухгалтерського обліку і формування фінансової звітності, всі господарські операції під час ведення підприємницької діяльності повинні супроводжуватися правильно сформованими первинними документами. Вони зберігаються протягом 3 років (ст. 44 ПКУ) або більше, якщо підпадають під дію вимог ст. 39, 39-2 та ін.

Під час проведення перевірки правильності ведення бухгалтерії ФОП податкова може запросити документацію та накласти штраф за порушення в разі її відсутності. Тому всі первинні документи ФОП повинен правильно і своєчасно формувати, систематизувати й зберігати протягом мінімально встановленого законом терміну. В цій статті розберемося з усіма тонкощами більш детально.

Що називається первинним документом

Вищезазначений закон про бухоблік в ст. 1 дає наступне визначення первинним документам. Це всі документи, в яких вміщено дані щодо здійснених господарських операцій. В цій же статті вміщено визначення господарської операції як дії, в результаті якої сталися зміни в структурі активів, зобов’язань, капіталі підприємства.

Якщо простими словами, то первинні документи – це будь-які рахунки та накладні, акти й банківські виписки, в яких є інформація про отримані чи витрачені підприємцем кошти. Виплати зарплати співробітникам, отримання грошей за надані послуги чи товар, сплачені податки та ін. – все це повинно бути відображене та підтверджене документами.

Інформація може бути зафіксована в електронному чи паперовому форматі, але обов’язково в письмовій (не усній) формі. Первинним документом може вважатися як чек за покупку, рахунок за надані послуги, так і будь-який запис щодо виплати заробітної плати, оплати послуг контрагентів тощо.

Так, первинні документи ФОП 3 групи, що працюють в сфері ІТ, наприклад, зазвичай складають в електронному варіанті, підписують з використанням КЕП і спеціальних сервісів («Вчасно» та ін.). В той же час, первинні документи ФОП 2 групи, що працюють в сфері торгівлі, формують як в паперовій, так і в електронній формі, що залежить від особливостей ведення бізнесу (онлайн чи офлайн магазин).

Законом заборонено вести бухгалтерський облік на основі даних, які не підтверджені первинними документами. Інформацію про кожну господарську операцію необхідно правильно відображати та зберігати, відповідно до законодавчих норм і правил.

Проте не кожен документ, в якому вміщено дані про операції, що здійснюються під час ведення підприємницької діяльності, може бути первинним. До його змісту і форми пред’являються певні вимоги, які викладено в ст. 9 Закону про бухгалтерський облік.

Вимоги до змісту первинного документа

Первинна документація для ФОП повинна містити такі відомості:

Назва самого документу та дата його формування.
Повна назва підприємства (в нашому випадку ПІБ підприємця), який склав документ.
Обсяг і зміст проведеної операції, виражені з використанням одиниць виміру.
Прізвища та посади осіб, що є відповідальними за здійснення операції та правильність її оформлення.
Підпис чи інші дані, на основі яких можна ідентифікувати вищезазначених осіб.

Первинна документація ФОП також може містити наступні дані: номер документа, зазначення підстав для здійснення операції, ІНН, реквізити для оплати та ін. Наявність незначних помилок чи складення первинного документу у довільній формі не впливають на можливість визнання господарської операції проведеною.

Ключові вимоги: наявність обов’язкових реквізитів, створення у письмовій формі (на папері чи в електронному варіанті з КЕП) українською мовою, підпис. За умови виконання цих вимог закон дозволяє підприємцям створювати власні шаблони для первинних документів та використовувати їх під час ведення діяльності, заповнення книги доходів, формування звітності для ДПС та ін.

Для чого ФОП зберігати первинні документи

Під час оформлення ФОП вибирає КВЕДи, що відповідають певним видам діяльності. Вести свій бізнес він може лише в межах зареєстрованих КВЕДів – працювати може не за всіма, а за одним чи кількома. Але не має права отримувати дохід від діяльності, що не була зафіксована у Реєстрі платників ЄП відповідним кодом.

Крім того, для всіх «спрощенців» встановлені певні обмеження щодо вибору напрямків та видів діяльності. І первинні документи для ФОП є підтвердженням факту отримання прибутку за зареєстрованими КВЕДами. Якщо ж вони відсутні, підприємець не зможе показати податковій джерело отримання доходу та довести, що дотримується встановлених правил.

В разі відсутності первинної документації:

Діяльність ФОП оподатковується не за ставками вибраної групи спрощеної системи, а за вищими ставками. Так, наприклад, якщо відсутні первинні документи у ФОП 2 групи, в 2024 році він повинен буде заплатити 15% податку з доходу, «спрощенці» 3 групи без ПДВ перераховують 10%.
Підприємець зобов’язаний за 10 днів до початку нового кварталу, що йде наступним за тим, в якому сталося порушення, написати заяву про бажання перейти на загальну систему. Якщо не зробити цього добровільно, в ході перевірки ДПС може позбавити підприємця права перебувати на ЄП та перевести на загальну систему примусово (де доведеться сплачувати 18% ПДФО, 1.5% ВЗ з доходу).
Проведені операції можуть бути визнані контролюючими органами недійсними та стати причиною суперечок і штрафів.
На підприємця очікують штрафи – так, наприклад, не надавши для підтвердження наданих послуг первинні документи, ФОП 3 група в 2024 році може отримати штраф у розмірі 1020 гривень. За аналогічні порушення, зафіксовані протягом року, підприємець може бути оштрафований вже на 2040 гривень.

Особливості оподаткування в разі відсутності первинних документів

Варто зазначити, що податкові інспектори можуть «заднім числом» позбавити підприємця статусу «спрощенця». Як це може статися?

У разі якщо підприємець, який веде діяльність з 2018 року, не надасть первинних документів за цей період, він може втратити статус «спрощенця» не лише за 2024 рік, але за всі роки ведення діяльності. І результати такого рішення ДПС будуть невтішні: перерахунок податку на прибуток ФОП за ставкою 18%, з урахуванням військового збору (1.5%) і ЄСВ у розмірі 22%.

Крім того, якщо у підприємця відсутня первинна документація на придбані товари, податкові органи можуть порахувати, що вони були куплені у фізичної особи і зобов’яжуть ФОП сплатити ПДФО та ВЗ.

На практиці до суб’єктів господарювання, які не надали під час перевірки первинні документи, що підтверджують поставку товарів, може бути застосовано фінансове стягнення у подвійному розмірі від вартості реалізації продукції. Але сума його не менше 10 НМДГ (згідно зі ст. 20 Закону про застосування РРО № 265/95-ВР).

Також ФОП, які займаються торгівлею та ведуть товарний облік, мають підтверджувати покупку товару для продажу, і що саме цей товар був ними реалізований. В іншому випадку їх можуть позбавити права сплати єдиного податку. Часто трапляються такі проблеми у ФОП 2 групи – первинні документи під час надання послуг, ведення роздрібної торгівлі вони формують не завжди, що неодмінно призводить до порушень і відповідних санкцій.

Які документи повинні бути у ФОП на єдиному податку?

Первинні документи, які необхідно зберігати кожному підприємцю на ЄП:

Інвойси (рахунки-фактури).
Товарні чеки, квитанції, всі фіскальні чеки з РРО/ПРРО.
Банківські виписки.
Акти виконаних робіт чи наданих послуг.
Видаткові накладні.

Отримуючи готівку в якості оплати за послуги або товар, ФОП зобов’язаний видати фіскалізований чек, що підтверджує надання послуги чи продаж товару.

Зверніть увагу! Підприємцю слід уважно стежити за тим, який товар вказується в первинних документах в якості реалізованого. Якщо в ході перевірки виявиться, що ФОП продає товар, який не купував (тобто, на нього немає відповідної документації), у органів з’являться сумніви в його походженні. І для підприємця можуть бути встановлені додаткові вимоги.

Так, наприклад, якщо відсутні первинні документи і ФОП 1 групи не може підтвердити факт купівлі товару у іншого ФОП або ТОВ, податкова може вважати, що товар був куплений у невстановленої фізичної особи та накласти на ФОП обов’язки податкового агента. В такому випадку податок на дохід може бути вирахуваний з ФОП, що купив товар та не утримав з фізособи ПДФО.

Вимоги щодо зберігання первинних документів для ФОП

Ст. 44 ПКУ встановлює, що всі платники податків зобов’язані зберігати первинну документацію протягом мінімум 3 років (1095 днів) з дня формування звітності для ДПС на основі цих документів або здійснення господарської операції (якщо звітність не подається).

В разі закриття бізнесу документи за весь період діяльності і ведення бухгалтерії ФОП зберігаються також впродовж 1095 днів з дати ліквідації платника податків. Також в ПКУ встановлені деякі винятки для певних видів документів (в ст. 39, 39-2), які необхідно зберігати протягом більш тривалого періоду.

Крім того, терміни зберігання первинних документів можуть бути подовжені через зупинку строків давності щодо проведення податкових перевірок під час карантину, режиму воєнного стану. Згідно зі ст. 102 ПКУ відлік строку давності починається з моменту, коли знято мораторій на проведення перевірок. А, отже, документи варто зберігати впродовж всього часу дії паузи на проведення податкових перевірок та ще 3 роки.

Після закінчення мінімального строку зберігання первинні документи ФОП за звітні періоди, по яким вже не можуть бути проведені перевірки, знищуються. Виключенням є лише документи, які закон дозволяє використовувати для відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної через воєнну агресію рф.

Якщо у вас залишились будь-які питання щодо формування та зберігання первинних документів під час діяльності ФОП, ви можете звернутися до наших фахівців та отримати бухгалтерську консультацію.

Звертайтесь за вказаним на сайті номером телефону або залишайте свої контакти у формі зворотного зв’язку – і ми найближчим часом вам зателефонуємо!