Важность первичных документов для ФЛП на упрощенной системе налогообложения

Содержание

Вопрос правильного формирования и хранения первичных документов для ФЛП важен и актуален, независимо от того, какую систему/группу налогообложения он выбрал для своего бизнеса. Находясь на упрощенной системе налогообложения, часто предприниматели не уделяют достаточно внимания первичным документам, считая, что своевременной подачи отчетности и перечисления налогов вполне достаточно.

Однако согласно ЗУ 996-XIV от 16 июля 1999 года, который устанавливает правила ведения бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности, все хозяйственные операции во время ведения предпринимательской деятельности должны сопровождаться правильно сформированными первичными документами. Они сохраняются в течение 3 лет (ст. 44 НКУ) или больше, если подпадают под действие требований ст. 39, 39-2 и др.

При проведении проверки правильности ведения бухгалтерии ФЛП налоговая может запросить документацию и наложить штраф за нарушения в случае ее отсутствия. Поэтому все первичные документы ФЛП должен правильно и своевременно формировать, систематизировать и хранить в течение минимально установленного законом срока. В этой статье разберемся со всеми тонкостями более подробно.

Что называется первичным документом

Вышеупомянутый закон о бухучете в ст. 1 дает следующее определение первичным документам. Это все документы, в которых содержатся данные касательно осуществленных хозяйственных операций. В этой же статье содержится определение хозяйственной операции как действия, в результате которого произошли изменения в структуре активов, обязательств, капитале предприятия.

Если простыми словами, то первичные документы – это любые счета и накладные, акты и банковские выписки, в которых есть информация о полученных или потраченных предпринимателем средствах. Выплаты зарплаты сотрудникам, получение денег за предоставленные услуги или товар, уплаченные налоги и т.д. – все это должно быть отражено и подтверждено документами.

Информация может быть зафиксирована в электронном или бумажном формате, но обязательно в письменной (не устной) форме. Первичным документом может считаться как чек за покупку, счет за предоставленные услуги, так и любая запись о выплате заработной платы, оплате услуг контрагентов и т.п.

Так, первичные документы ФЛП 3 группы, которые работают в сфере ИТ, например, обычно составляют в электронном варианте, подписывают с использованием КЭП и специальных сервисов («Вчасно» и др.). В то же время, первичные документы ФЛП 2 группы, которые работают в сфере торговли, формируют как в бумажной, так и в электронной форме, что зависит от особенностей ведения бизнеса (онлайн или офлайн магазин).

Законом запрещено вести бухгалтерский учет на основе данных, не подтвержденных первичными документами. Информацию о каждой хозяйственной операции необходимо правильно отображать и хранить в соответствии с законодательными нормами и правилами.

Однако не каждый документ, в котором содержатся данные об операциях, совершаемых во время ведения предпринимательской деятельности, может быть первичным. К его содержанию и форме предъявляются определенные требования, изложенные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Требования к содержанию первичного документа

Первичная документация для ФЛП должна содержать следующие сведения:

Название документа и дата его формирования.
Полное название предприятия (в нашем случае ФИО предпринимателя), составившего документ.
Объем и содержание проведенной операции, выраженные с использованием единиц измерения.
Фамилии и должности лиц, ответственных за совершение сделки и правильность ее оформления.
Подпись или другие данные, на основе которых можно идентифицировать вышеуказанные лица.

Первичная документация ФЛП также может содержать следующие данные: номер документа, указание оснований для совершения сделки, ИНН, реквизиты для оплаты и т.д. Наличие незначительных ошибок или составление первичного документа в произвольной форме не влияет на возможность признания хозяйственной операции проведенной.

Ключевые требования: наличие обязательных реквизитов, создание в письменной форме (на бумаге или в электронном варианте с КЭП) на украинском языке, подпись. При условии выполнения этих требований закон позволяет предпринимателям создавать собственные шаблоны для первичных документов и использовать их во время ведения деятельности, заполнения книги доходов, формирования отчетности для ГНС и т.д.

Для чего ФЛП хранить первичные документы

Во время оформления ФЛП выбирает КВЭДы, которые соответствуют определенным видам деятельности. Вести свой бизнес он может только в пределах зарегистрированных КВЭДов – работать может не по всем, а по одному или нескольким. Но не имеет права получать доход от деятельности, не зафиксированной в Реестре плательщиков ЕН соответствующим кодом.

Кроме того, для всех упрощенцев установлены определенные ограничения касательно выбора направлений и видов деятельности. И первичные документы для ФЛП являются подтверждением факта получения прибыли по зарегистрированным КВЭДам. Если же они отсутствуют, предприниматель не сможет показать налоговой источник получения дохода и доказать, что соблюдает установленные правила.

В случае отсутствия первичной документации:

Деятельность ФЛП облагается налогом не по ставкам выбранной группы упрощенной системы, а по более высоким ставкам. Так, например, если отсутствуют первичные документы у ФЛП 2 группы, в 2024 году он должен будет заплатить 15% налога с дохода, упрощенцы 3 группы без НДС перечисляют 10%.
Предприниматель обязан за 10 дней до начала нового квартала, следующего за тем, в котором произошло нарушение, написать заявление о желании перейти на общую систему. Если не сделать этого добровольно, в ходе проверки ГНС может лишить предпринимателя права находиться на ЕН и перевести на общую систему принудительно (где придется платить 18% НДФЛ, 1.5% ВЗ с дохода).
Проведенные операции могут быть признаны контролирующими органами недействительными и стать причиной споров и штрафов.
Предпринимателя ожидают штрафы – так, например, не предоставив для подтверждения предоставленных услуг первичные документы, ФЛП 3 группа в 2024 году может получить штраф в размере 1020 гривен. За аналогичные нарушения, зафиксированные в течение года, предприниматель может быть оштрафован уже на 2040 гривен.

Особенности налогообложения при отсутствии первичных документов

Следует отметить, что налоговые инспекторы могут «задним числом» лишить предпринимателя статуса «упрощенца». Как это может произойти?

В случае если предприниматель, ведущий деятельность с 2018 года, не предоставит первичные документы за этот период, он может потерять статус «упрощенца» не только за 2024 год, но и за все годы ведения деятельности. И результаты такого решения ГНС будут неутешительны: перерасчет налога на прибыль ФЛП по ставке 18%, с учетом военного сбора (1.5%) и ЕСВ в размере 22%.

Кроме того, если у предпринимателя отсутствует первичная документация на приобретенные товары, налоговые органы могут счесть, что они были куплены у физического лица и обяжут ФЛП уплатить НДФЛ и ВЗ.

На практике к субъектам хозяйствования, не предоставившим при проверке первичные документы, которые подтверждают поставку товаров, может быть применено финансовое взыскание в двойном размере от стоимости реализации продукции. Но сумма его не менее 10 НМДГ (согласно ст. 20 Закона о применении РРО №265/95-ВР).

Также ФЛП, которые занимаются торговлей и ведут товарный учет, должны подтверждать покупку товара для продажи, и что именно этот товар был ими реализован. В противном случае их могут лишить права уплаты единого налога. Часто возникают такие проблемы у ФЛП 2 группы – первичные документы во время оказания услуг, ведения розничной торговли они формируют не всегда, что непременно приводит к нарушениям и соответствующим санкциям.

Какие документы должны быть у ФЛП на едином налоге?

Первичные документы, которые необходимо хранить каждому предпринимателю на ЕН:

Инвойсы (счета-фактуры).
Товарные чеки, квитанции, все фискальные чеки по РРО/ПРРО.
Банковские выписки.
Акты выполненных работ или оказанных услуг.
Расходные накладные.

Получая наличные в качестве оплаты за услуги или товар, ФЛП обязан выдать фискализованный чек, подтверждающий предоставление услуги или продажу товара.

Обратите внимание! Предпринимателю следует внимательно следить за тем, какой товар указывается в первичных документах в качестве реализованного. Если в ходе проверки окажется, что ФЛП продает товар, который не покупал (т.е., на него нет соответствующей документации), у органов появятся сомнения в его происхождении. И для предпринимателя могут быть установлены дополнительные требования.

Так, например, если отсутствуют первичные документы и ФЛП 1 группы не может подтвердить факт покупки товара у другого ФЛП или ООО, налоговая может считать, что товар был куплен у неустановленного физического лица и наложить на ФЛП обязанности налогового агента. В таком случае налог на доход может быть рассчитан с ФЛП, который купил товар и не удержал с физлица НДФЛ.

Требования касательно хранения первичных документов для ФЛП

Ст. 44 НКУ устанавливает, что все налогоплательщики обязаны хранить первичную документацию в течение минимум 3 лет (1095 дней) со дня формирования отчетности для ГНС на основе этих документов или осуществления хозяйственной операции (если отчетность не подается).

В случае закрытия бизнеса документы за весь период деятельности и ведения бухгалтерии ФЛП сохраняются также в течение 1095 дней с даты ликвидации налогоплательщика. Также в НКУ установлены некоторые исключения для определенных видов документов (ст. 39, 39-2), которые необходимо хранить в течение более длительного периода.

Кроме того, сроки хранения первичных документов могут быть продлены из-за остановки сроков давности касательно проведения налоговых проверок во время карантина, режима военного положения. Согласно ст. 102 НКУ отсчет срока давности начинается с момента, когда снят мораторий на проведение проверок. А, значит, документы следует хранить на протяжении всего времени действия паузы на проведение налоговых проверок и еще 3 года.

По истечении минимального срока хранения первичные документы ФЛП за отчетные периоды, по которым уже не могут быть проведены проверки, уничтожаются. Исключением являются только документы, которые закон разрешает использовать для возмещения материального вреда, причиненного из-за военной агрессии РФ.

Если у вас остались какие-либо вопросы касательно формирования и хранения первичных документов во время деятельности ФЛП, вы можете обратиться к нашим специалистам и получить бухгалтерскую консультацию.

Обращайтесь по указанному на сайте номеру телефона или оставляйте свои контакты в форме обратной связи – и мы в ближайшее время вам позвоним!