Прийняття в компанію працівника: співпраця з ФОП чи з найманим за трудовим договором? Переваги, недоліки, як вибрати

Питання щодо того, як саме оформити співпрацю з персоналом в компанії, постає практично перед кожним бізнесом. Якщо ФОП можуть і часто працюють самостійно, то підприємство взагалі обійтись без співробітників в більшості випадків не може. Є випадки, коли засновник і керівник ТОВ виступає одночасно й єдиним працівником, проте вони поодинокі.

Зазвичай же в компанії обов’язково працюють люди. А тому питання правильного оформлення відносин під час прийняття на роботу, вибору між доступними варіантами є актуальним. Найбільш розповсюджених варіантів два:

1. Найм працівників за трудовими договорами.
2. Співпраця з фізичними особами-підприємцями (ФОП) на підставі цивільно-правових договорів.

Вибір між цими варіантами впливає на оподаткування, юридичні ризики, рівень контролю роботодавця та гнучкість у взаємодії з працівниками. І в цій статті ми розглянемо, в чому різниця між цими способами оформлення працівників компанії, які переваги та обмеження має кожен, як вибрати оптимальний варіант саме для вашої компанії.

Варіанти оформлення працівників в компанії

Отже, оформити на роботу працівників компанія може одним з двох основних способів: прийом за трудовим договором або співпраця за договором ЦПХ з ФОП. Обидва варіанти є законними та популярними, часто ТОВ їх поєднують – наприклад, з одними працівниками співпрацюють як з ФОПами, а інших приймають в штат.

Проте перш ніж здійснювати прийняття працівника на роботу, потрібно детально розглянути кожен з варіантів. Адже вони відрізняються за суттю правовідносин, рівнем відповідальності сторін, податковим навантаженням, іншими особливостями.

Співпраця за трудовим договором

Трудовий договір – це класичні трудові відносини між роботодавцем і працівником: з дотриманням вимог КЗпП, соціальними гарантіями та стабільною оплатою. Такий формат прийому на роботу передбачає виконання працівником трудових функцій відповідно до посади, визначеної штатним розписом, підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку та отримання заробітної плати.

Роботодавець зобов’язаний видати наказ про прийняття на роботу, подати повідомлення до податкової служби, вести кадровий облік і забезпечити працівникові всі соціальні гарантії, передбачені законодавством – оплачувані відпустки, лікарняні, дотримання норм робочого часу. Такий підхід гарантує стабільність і правовий захист для працівника, але водночас створює для роботодавця ширше коло обов’язків і витрат, пов’язаних з веденням кадрового обліку.

Особливості співпраці з ФОП

Співпраця з ФОП має іншу природу. Це цивільно-правові або господарські відносини, у межах яких підприємець надає послуги чи виконує роботи на підставі договору. Такий формат є більш гнучким для компанії, але потребує уважного юридичного оформлення, щоб уникнути ризику перекваліфікації в трудові відносини.

Залучення ФОП до роботи – це формат взаємодії, заснований на договірних, а не трудових відносинах. Компанія укладає з підприємцем цивільно-правовий договір, в якому визначаються обсяг робіт, терміни, вартість і відповідальність сторін. ФОП самостійно організовує свою діяльність, не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку та не входить до штату ТОВ.

Підприємець сплачує податки та єдиний соціальний внесок самостійно, а компанія оплачує його послуги на підставі актів виконаних робіт. Такий формат дозволяє бізнесу гнучко залучати спеціалістів, оптимізувати витрати й уникати зайвого адміністративного навантаження. Водночас важливо, щоб умови співпраці відповідали вимогам законодавства, адже неправильно оформлені відносини можуть бути перекваліфіковані в трудові.

Укладення трудового договору з найманими працівниками

Оформлення на роботу працівників у ТОВ за трудовим договором – це офіційний спосіб залучення персоналу, який регулюється Кодексом законів про працю України. У цьому випадку між компанією та фізичною особою встановлюються трудові відносини: працівник виконує визначені обов’язки відповідно до посади, а роботодавець забезпечує йому оплату праці та соціальні гарантії.

Порядок прийняття на роботу за КЗпП включає видання наказу, подання повідомлення до податкової служби, ведення кадрового обліку та оформлення всіх необхідних документів. В процесі співпраці трудові відносини регулюються нормами КЗпП, а також інших нормативно-правових актів.

Плюси трудових відносин за КЗпП

Оформлення працівника на роботу за трудовим договором дає наступні переваги:

• Стабільність і контроль – працівник підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, виконує роботу у встановлений час і під контролем керівництва.
• Легальність і соціальний захист – працівник офіційно оформлений, отримує заробітну плату з відрахуванням податків, має оплачувану відпустку, лікарняні, соціальні гарантії.
• Менше юридичних ризиків – трудові відносини чітко регулюються КЗпП, що зменшує ризики податкових претензій щодо «прихованих трудових відносин».

Що ж стосується саме плюсів для компанії від прийняття на роботу працівника за трудовим договором, то тут можна виділити наступні:

• Законність і безпечність – офіційне працевлаштування відповідає вимогам КЗпП і мінімізує ризики штрафів за неоформлену працю.
• Репутаційна надійність – демонструє прозорість бізнесу перед партнерами, банками та контролюючими органами.
• Контроль за працівником – компанія встановлює правила внутрішнього розпорядку, графік роботи та підзвітність.
• Лояльність і ефективність команди – якщо побудувати її на принципах поваги, підтримки та замотивувати, віддача може бути більшою, ніж від ФОП, який працює «на себе».
• Можливість довгострокових відносин – зручно для постійних посад і фахівців, які виконують ключові функції.
• Захищеність у спорах – коректно оформлені документи, побудовані відповідно до чітких норм КЗпП відносини гарантують підтвердження правомірності дій роботодавця.
• Прозора фінансова звітність – робітнику виплачується офіційна зарплата, чітко сплачуються податки, що спрощує бухгалтерський облік і підтвердження витрат.

Мінуси, які передбачає трудовий договір

Що стосується недоліків таких умов прийняття на роботу працівника, то це:

1. Високе податкове навантаження: крім зарплати працівнику ТОВ сплачує 22% єдиного соціального внеску (ЄСВ), а також утримує з особи 18% ПДФО і 5% військового збору. В результаті реальні витрати роботодавця перевищують суму, яку працівник отримує «на руки», на 45%.
2. Збільшення витрат часу й ресурсів на адміністрування – ведення кадрової документації (табелів обліку робочого часу, відпусток, наказів), а також ведення військового обліку.
3. Збільшення витрат коштів на утримання працівника – створення робочого місця, купівлю техніки та сервісів тощо.
4. Менша гнучкість – будь-які дії з боку компанії, чи то звільнення працівника чи зміна умов праці потребують дотримання процедури, передбаченої КЗпП.
5. Необхідність пошуку заміни – на час відпустки працівника, оформленого за трудовим договором, в разі лікарняного, декрету та ін.

Співпраця з ФОП: переваги для компанії

Співпраця з ФОП, на відміну від оформлення на роботу за трудовим договором, передбачає трохи іншу організацію взаємодії та свої переваги. Перша – це зниження витрат. ТОВ не сплачує податки за працівника. ФОП самостійно сплачує ПДФО чи єдиний податок, військовий збір, ЄСВ. Для ТОВ це означає, що вартість послуг підрядника нижча, ніж утримання працівника з усіма податками.

Також плюсом є певна гнучкість у співпраці. Можна укладати договори на конкретні послуги або проєкти, не потрібно дотримуватися КЗпП – сторони самі узгоджують обсяг робіт, строки, оплату. Менше адміністративного навантаження: немає потреби вести кадрову документацію, оплачувати відпустки чи лікарняні.

У ФОП є можливість працювати з кількома клієнтами одночасно, що вигідно для спеціалістів, які надають послуги на ринку (ІТ, маркетинг, дизайн тощо). А компанія може залучати працівника на потрібних їй умовах, регулюючи обсяги наданих послуг, наприклад. Якщо ж сторони вирішують завершити співпрацю, достатньо просто розірвати договір, без процедур звільнення чи компенсацій.

Можливі ризики та особливості

Щодо мінусів оформлення працівника на роботу через укладення договору цивільно-правового характеру, то тут можна виділити наступні. Основним є ризик перекваліфікації у трудові відносини – якщо співпраця фактично має ознаки трудових (фіксований графік, підпорядкування та ін.), податкова може визнати це «прихованим працевлаштуванням». Наслідки – штрафи, донарахування податків та внесків.

Також варто зазначити нестабільність – ФОП може в будь-який момент припинити діяльність чи змінити умови співпраці. Проте цей недолік можна виключити, правильно склавши договір про співпрацю – внести, наприклад, в нього пункт про необхідність попередження про бажання завершення відносин за 30 днів.

І все одно співпраця з ФОП не гарантує довгостроковості. Підприємець може працювати одночасно з кількома замовниками, змінити вид діяльності або припинити її без зобов’язань перед компанією. Для бізнесу це створює ризик втрати спеціаліста у критичний момент.

Ще один ризик для компанії – відсутність контролю над процесом роботи. ФОП не є найманим працівником, тому не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, не зобов’язаний дотримуватись фіксованого графіка чи виконувати розпорядження керівника. Це може ускладнювати управління проєктами, особливо якщо діяльність потребує щоденної координації чи командної роботи.

Так як краще оформити працівників у ТОВ: як ФОП чи за трудовим договором?

Вибір варіанту оформлення на роботу працівника в компанії залежить від специфіки бізнесу:

1. Для стабільних процесів (бухгалтерія, менеджмент, виробництво) краще оформлювати найманих працівників.
2. Для проєктної діяльності (ІТ, креативні послуги, маркетинг) доцільніше співпрацювати з ФОП.

Комбінована модель – найпопулярніше рішення: ключовий штат оформлений офіційно, а додаткові спеціалісти залучаються як ФОП.

Розглянемо коротко основні відмінності між оформленням трудових відносин за КЗпП і цивільно-правовим договором з ФОП:

Критерії вибору формату оформлення працівників

На які моменти варто звернути увагу під час вибору варіанту організації трудових відносин:

1. Характер роботи – постійна або проєктна/тимчасова зайнятість.
2. Необхідність підпорядкування – контроль за графіком і завданнями.
3. Соціальні гарантії – оплачувані відпустки, лікарняні, декрет.
4. Рівень стабільності – бажання довгострокових трудових відносин.
5. Податкове навантаження – витрати компанії на ЄСВ і податки.
6. Фінансова прогнозованість – фіксований оклад або оплата за договором.
7. Гнучкість управління – можливість змінювати умови та обсяг роботи.

Юридичні особливості оформлення відносин з ФОП

Щоб уникнути ризиків, пов’язаних з кваліфікацією відносин як трудові, в договорах з ФОП варто:

• чітко прописати результат роботи (послуги, завдання, очікуваний результат), а не процес;
• не встановлювати фіксований робочий час і місце виконання роботи;
• підписувати акти приймання-передачі послуг, що підтверджують виконання робіт;
• мати кілька підрядників-ФОП, а не одного постійного на всі випадки.

В разі оформлення трудових договорів з найманими працівниками, навпаки, важливо забезпечити:

• наявність повного пакета кадрових документів для прийняття на роботу (заява, наказ, трудовий договір, табель обліку часу);
• своєчасну сплату всіх податків та внесків;
• дотримання трудових прав і гарантій, щоб уникнути претензій Держпраці.

ТОВ має право самостійно вибирати форму співпраці та оформлення працівників, але важливо дотримуватися балансу між економією коштів та юридичною безпекою. Важливі умови – чітке документальне оформлення відносин, уникнення ознак трудових відносин у договорах з ФОП та зважене планування податкового навантаження. Такий підхід допоможе бізнесу працювати легально, ефективно та без ризиків для репутації.

Допомога фахівців у вирішенні кадрових питань

Підтримка досвідчених спеціалістів особливо важлива на етапі оформлення працівників або укладання договорів з ФОП. Вони забезпечують відповідність документів законодавству, допомагають правильно обрати формат співпраці, мінімізують податкові та юридичні ризики, а також підтримують компанію у складних кадрових ситуаціях.

Наші фахівці надають повний спектр юридичних та бухгалтерських послуг ТОВ, в тому числі й у сфері ведення кадрового обліку, оформлення трудових відносин, а саме:

1. Консультації з вибору формату співпраці – трудовий договір чи ФОП.
2. Оптимізація податкового навантаження – правильний розрахунок податків і ЄСВ.
3. Підготовка та перевірка трудових договорів – правильне оформлення для уникнення штрафів.
4. Ведення кадрового, військового обліку на підприємстві – точно та правильно.
5. Розробка внутрішніх документів і правил – положення про робочий час, відпустки.
6. Розробка договорів з ФОП – гарантія законності цивільно-правових відносин.
7. Підготовка до перевірок контролюючих органів – для мінімізації ризику штрафів.
8. Розв’язання спорів з працівниками та ФОП – правова підтримка у конфліктних ситуаціях.

Якщо у вас залишились запитання чи потрібна допомога – залишайте заявку на сайті чи дзвоніть за номером телефону, який бачите у верхній частині сторінки. І менеджер детально розповість про всі умови співпраці.

Розповсюджені запитання про оформлення працівників на підприємстві

Нижче розглянемо декілька запитань, які часто отримуємо від клієнтів стосовно оформлення працівників в компаніях.

Які є основні варіанти оформлення працівників у ТОВ?

Трудовий договір з найманим працівником (прийом в штат) або договір з ФОП.

Чим відрізняється трудовий договір від співпраці з ФОП?

Трудовий договір передбачає соціальні гарантії та підпорядкування, регулюється КЗпП. Співпраця з ФОП будується на основі укладеного договору надання послуг/виконання робіт, передбачає більшу самостійність. Наймані працівники приймаються в штат і повинні дотримуватися правил, встановлених на підприємстві, ФОП – це підрядник, який сам відповідає за побудову процесу роботи.

Як вибрати формат співпраці для компанії?

Вибір залежить від специфіки діяльності компанії, характеру роботи, рівня контролю та потреби в гнучкості. Наприклад, в сфері ІТ є більш розповсюдженою співпраця з ФОП, а от для виробництва зазвичай на роботу беруть найманих працівників.

Чи можна «змішувати» формати оформлення працівників на підприємстві?

Так, можна поєднувати трудові договори та ФОП в межах однієї компанії. Так, наприклад, для окремих проєктів залучають ФОП, а для виконання постійних обов’язків укладають трудові договори, формуючи штат з найманих працівників.

Як оформити працівника на роботу за трудовим договором?

Порядок працевлаштування передбачає укладення письмового договору між компанією та працівником, видання наказу про прийняття на роботу та внесення запису до кадрових документів. Роботодавець повідомляє податкову службу про нового працівника та забезпечує нарахування заробітної плати з утриманням всіх податків й соціального внеску. Крім того, компанія гарантує дотримання всіх умов за КЗпП, надання соціальних гарантій (відпустки, лікарняні та ін.).

Які є переваги оформлення трудових відносин з працівниками за КЗпП для компанії?

Стабільність, юридична безпека, контроль за виконанням завдань, можливість сформувати сильну команду.

Які переваги співпраці з ФОП?

Гнучкість в побудові процесу взаємодії, можливість зафіксувати всі умови співпраці в договорі,  оптимізація адміністративних процесів, відсутність необхідності сплачувати податки за працівника.

Які основні ризики при роботі з ФОП?

Ризик перекваліфікації податковою співпраці за договором у трудові відносини, можлива нестабільність, обмежений контроль.

Автор статті

Юлія Лісаковська Верифікований експерт

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі