Чому ФОПи думають, що «все ок», але щомісяця переплачують податки: причини та рішення

Дуже часто підприємці, налагодивши ведення своєї діяльності, думають, що на цьому все. Якщо всі податки заплачені вчасно, подано звітність і ФОП не отримує від податкової повідомлень – здається, що в бізнесі все йде добре.

Але тим часом ФОП можуть щомісяця переплачувати податки. І це відбувається не через помилку бухгалтера і не тому, що підприємець нічого не розуміє в податках. Підприємець звикає жити за принципом «Заплатив – все добре». Проте в нашій практиці ведення бухгалтерії ФОП ми неодноразово стикаємося з ситуаціями переплати податків.

ФОП і переплата по податках: чому так буває

Якщо ФОП заплатив єдиний податок, військовий збір, ЄСВ, подав декларацію – можна спокійно займатися бізнесом. Але в податках все зовсім не так, як в комунальних платежах, наприклад. Тут недостатньо просто вчасно сплатити рахунки. Треба ще й розбиратися з тим, як нараховуються суми, на які рахунки сплачуються, чи вигідна система/група оподаткування тощо.

Досить часто ми стикаємось на консультаціях з подібними питаннями ФОП. І проблема не в тому, що підприємець не заплатив щось, а в тому, що він заплатив більше, ніж повинен був.

Наприклад, підприємець може роками:

• платити податки з суми, яку можна було законно зменшити;
• залишатися на системі оподаткування, яка вже не є оптимальною для його бізнесу;
• не користуватися пільгами;
• сплачувати зайве через неправильне визначення групи або системи оподаткування тощо.

Іноді суми переплат сягають десятків і тисяч гривень на рік. А під час аналізу бухгалтерії ФОП виявляється, що йому потрібна не чергова платіжка на сплату податків, а перевірка всієї системи ведення бізнесу.

Наведемо кілька типових ситуацій, з якими стикаються ФОП, що звертаються до нас на бухгалтерські консультації або ведення обліку.

ФОП платить ЄСВ щомісяця, хоча має право не сплачувати його за себе.

Підприємець звик щокварталу сплачувати ЄСВ. І робить це постійно, не знаючи навіть, що має право на звільнення або що в нього є підстава не сплачувати внесок в конкретному періоді.

Наприклад, людина одночасно є ФОП і офіційно працює за трудовим договором за основним місцем роботи. Роботодавець сплачує за підприємця як за найманого працівника не менше мінімально суми ЄСВ щомісяця. За цих умов ЄСВ за себе ФОП може не сплачувати.

Є певні категорії осіб, які взагалі можуть не сплачувати ЄСВ:

• пенсіонер;
• особа з інвалідністю, що отримує виплати;
• працевлаштована особа;
• жінки, які перебувають в декретній відпустці по догляду за дитиною віком до 1-го року;
• військовослужбовці;
• інші категорії, визначені в ЗУ про ЄСВ.

Зверніть увагу!

Якщо ФОП не сплачує ЄСВ через те, що за нього роботодавець вже сплатив збір (як мінімум в сумі 1902,34 грн зараз) – це одна ситуація. В такому випадку він може не платити або платити – і тоді для розрахунку майбутньої пенсії буде враховуватися більша сума за відповідні місяці. Якщо ж ФОП скористався пільгою і взагалі не сплачується ЄСВ за місяць – цей місяць не буде зараховано до страхового (трудового) стажу. Детальніше про це – в статті за посиланням.

ФОП продовжує платити податок після зміни системи оподаткування

Підприємець переходить з однієї групи єдиного податку на іншу або змінює систему оподаткування. Але продовжує сплачувати податки за старими реквізитами. В результаті кошти можуть потрапити не на той бюджетний рахунок або сформувати переплату за одним платежем, тоді як за іншим виникне недоїмка.

Тобто у ФОП одночасно може бути і переплата, і борг – але за різними платежами, про що він не здогадується. Тож тут важливо перевіряти податковий електронний кабінет (розділ «Стан розрахунків з бюджетом») або звертатись за консультацією бухгалтера.

ФОП сплачує податки за період, коли діяльність фактично не ведеться

Підприємець тимчасово не працює, не отримує доходу або взагалі призупинив діяльність. Але продовжує сплачувати всі платежі за звичним графіком.

Тут важливо розуміти: відсутність доходу не означає автоматичного звільнення від всіх податків. Для кожного платежу та групи ФОП діють свої правила. Наприклад:

• ФОП 1 і 2 групи навіть за відсутності доходу мають сплачувати єдиний податок, військовий збір, ЄСВ.
• ФОП 3 групи за відсутності доходу може не платити єдиний податок і військовий збір, але сплачує ЄСВ.
• Платник загальної системи, якщо не мав в місяці доходу, може не платити ні ПДФО, ні ВЗ, ні ЄСВ.

Тому замість того, щоб просто перераховувати гроші про всяк випадок, варто спочатку перевірити, які саме податки та в якій сумі потрібно сплачувати. І тут важливо перевіряти вимоги до ведення своєї групи єдиного податку чи системи оподаткування, але краще звертатись за консультацією до бухгалтера.

ФОП не перевіряє переплату, яка вже є в податковій

Іноді підприємці роками сплачують податки, але не контролюють, чи правильно податкова зараховує всі платежі та який фактичний стан розрахунків із бюджетом. Через це переплата може залишатися непоміченою місяцями.

Такі ситуації виникають частіше, ніж здається. Наприклад:

1. ФОП двічі сплатив один і той самий податок через технічну помилку або неуважність під час проведення платежу.
2. Підприємець перерахував більшу суму, ніж потрібно було сплатити за конкретний період.
3. В платіжному дорученні були вказані некоректні реквізити або помилкові дані, через що кошти потребували додаткового уточнення чи були зараховані не так, як очікувалося.
4. Після зміни системи оподаткування, закриття ФОП або коригування податкових зобов’язань у платника залишилися кошти на картці платника.
5. ФОП сплатив податок наперед, але надалі його зобов’язання зменшилися, наприклад, через уточнення показників або зміни у звітності.
6. Підприємець продовжує автоматично сплачувати податок, хоча частина суми вже була зарахована в рахунок майбутніх платежів.

Перевірка стану розрахунків

Проблема в тому, що така переплата сама по собі не завжди зараховується в наступні платежі. Поки підприємець не перевірить стан розрахунків з бюджетом, він може продовжувати перераховувати зайві кошти, фактично заморожуючи власні гроші.

Тому варто регулярно переглядати інформацію в електронному кабінеті платника податків: перевіряти інтегровану картку платника, наявність переплати та правильність зарахування платежів.

Якщо самостійно контролювати ці дані складно, можна доручити таку перевірку бухгалтеру. Навіть коротка експрес-перевірка електронного кабінету допоможе виявити кошти, які можна зарахувати в рахунок майбутніх податків або повернути за встановленою процедурою.

Переплата виникла через неправильний бюджетний рахунок

ФОП може випадково сплатити податок не на той рахунок або використати реквізити, які вже не актуальні. В такій ситуації важливо не просто побачити переплату в електронному кабінеті. Необхідно обов’язково перевірити, за яким саме платежем виникла переплата і чи правильно вона зарахована.

Переплата у зв’язку з неправильно вибраною групою єдиного податку

Чи не найчастішою ситуацією, в якій ФОП щомісяця переплачує податки, є неправильно вибрана група спрощеної системи оподаткування. Багато підприємців під час реєстрації ФОП вибирають групу єдиного податку лише за принципом «де менше платити». І не враховують специфіку бізнесу: хто є клієнтами, які доходи плануються, чи потрібні розрахунки з юридичними особами та які обмеження діють для кожної групи.

Ми часто бачимо, як підприємці роками сплачують більше, ніж могли б, або навпаки – створюють собі додаткові податкові ризики через невідповідність вибраної групи фактичним умовам роботи.

Наведемо кейс нашого клієнта.

ФОП переплачував кошти через перебування на 3 групі єдиного податку

До нас звернувся ФОП, який розвивав інтернет-магазин з продажу дрібної техніки. На момент відкриття бізнесу він вибрав 3 групу єдиного податку через невисокі ставки податків і спрощені вимоги до ведення обліку. А потім звернувся до нас за послугою з оптимізації податків. І після аналізу фінансових показників бізнесу виявилося, що така система оподаткування не була оптимальною.

Середній місячний дохід підприємця становив майже 800 000 грн, а витрати на закупівлю товару, логістику та інші підтверджені витрати – близько 700 000 грн. Виходить, що фактичний прибуток ФОП становив приблизно 100 000 грн на місяць.

На 3 групі єдиного податку підприємець сплачував:

• єдиний податок – 5% від доходу: 800 000 грн х 5% = 40 000 грн;
• військовий збір – 1% від доходу: 800 000 грн х 1% = 8 000 грн.

Разом податкове навантаження з 500 000 грн доходу становило 48 000 грн на місяць. При цьому витрати бізнесу на 700 000 грн не зменшували суму податку, адже на спрощеній системі єдиний податок розраховується від всього доходу, а не від чистого прибутку.

Після аналізу діяльності ми розглянули варіант переходу на загальну систему оподаткування. Тут базою для оподаткування став би не весь дохід, а чистий прибуток: 800 000 грн (дохід) – 700 000 грн (витрати) = 100 000 грн.

Податки на загальній системі:

• ПДФО – 18% від чистого прибутку: 100 000 грн х 18% = 18 000 грн;
• військовий збір – 5% від чистого прибутку: 100 000 грн х 5% = 5 000 грн.

Разом: 23 000 грн на місяць.

Отже, за однакового рівня доходу перехід на загальну систему дозволив би зменшити щомісячне податкове навантаження на 25 000 грн.

ЄСВ ми не розглядаємо, адже він розраховується окремо для кожного місяця і навіть якщо ФОП сплачуватиме більші суми внеску на загальній системі, вони враховуватимуться для майбутньої пенсії. Але навіть за умови сплати ЄСВ в розмірі 22% від 100 000 грн сума на загальній системі виходить меншою.

Проблема цього підприємця була типовою: він вибрав систему оподаткування, яка добре підходила для бізнесу з високою маржинальністю, але не врахував специфіку торгівлі. Для інтернет-магазинів з великими витратами на закупівлю товару інколи вигідніше сплачувати податки з реального прибутку, а не зі всього обороту.

Тому перед вибором або зміною системи оподаткування важливо аналізувати не лише дохід, а й структуру витрат, маржинальність, модель роботи бізнесу.

Допомога фахівців БІП

Отже, дуже важливо знати і розуміти, де та як можна перевірити, чи не переплачує підприємець податки.

Якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до фахівців БІП! Наші спеціалісти обов’язково вас проконсультують та нададуть кваліфіковану відповідь на всі запитання стосовно реєстрації, ведення бухгалтерії ФОП в 2026 році та ін.

Автор статті

Юлія Лісаковська Верифікований експерт

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі