Чи обов’язкові первинні документи для ФОП? Позиція податкової

Зміст

Первинні документи – дуже важлива складова діяльності будь-якого ФОП чи підприємства, що перебувають як на загальній, так і на спрощеній системі сплати податків. Відсутність «первинки» на проведені фінансові операції може призвести до нарахування штрафів та інших неприємних наслідків, а недотримання вимог щодо формування документації чи помилки в змісті – до визнання правочинів недійсними.

Проте не всі підприємці розуміють важливість дотримання правил створення та термінів зберігання «первинки», нехтуючи основними вимогами ПКУ та наражаючи свій бізнес на неприємності. Особливо часто ми бачимо випадки ігнорування необхідності формування первинних документів ФОПами – багато хто вважає, що заплатити штраф в разі виявлення порушення простіше, ніж постійно приділяти увагу цьому питанню.

Інші підприємці просто забувають вести всю документацію і згадують про необхідність формування рахунків, накладних, актів лише після отримання запитів від податкової чи проведення перевірки ДПС. Такі випадки теж ми бачимо часто і вони завжди ведуть до серйозних ризиків для бізнесу – від фінансових втрат через нараховані штрафи до анулювання статусу платника спрощеної системи оподаткування з переведенням на загальну, через що доводиться потім сплачувати в рази більші суми в бюджет.

Ми завжди нагадуємо клієнтам, що чітке виконання всіх законодавчих вимог і норм – обов’язкова умова стабільного бізнесу. І тому в цій статті ще раз приділимо увагу первинним документам. Розберемося, чи є їх створення обов’язковим для кожного ФОП, розкажемо про основні правила ведення та зберігання такої документації.

Також розглянемо позицію податкової, щоб дати однозначну відповідь на питання щодо того, чи обов’язкові первинні документи для ФОП.

Які документи називаються первинними та яка їх функція?

Ключове визначення знаходимо в ЗУ про бухоблік №996-ХІV, де визначено, що первинним називається документ, в якому вміщено інформацію стосовно господарської операції. Отже, саме на основі таких документів ведеться бухгалтерський облік проведених фінансових операцій.

Також визначення терміну вміщено в Положенні №88, яке встановлює основні правила формування бухгалтерської документації. Тут знаходимо наступну дефініцію поняття: первинні – це будь-які документи, що були створені в цифровому форматі чи стандартному паперовому та вміщують дані про проведені господарські операції.

У вказаних нормативно-правових актах також подано низку реквізитів, які обов’язково повинні бути зазначені в первинних документах (ФОП, ТОВ в процесі ведення їхньої діяльності):

Назва такого документу чи форми, на якій його створено.
Зазначення дати створення.
ПІБ ФОП або назва фірми, яка відповідальна за формування документу.
Короткий зміст, визначення обсягу операції, вказання одиниці її виміру.
Посада і прізвища тих, хто є відповідальними за проведення операції, коректність оформлення документації та відповідність нормам (виключення зроблене для первинних документів, правила формування яких встановлює НБУ).
Має бути поставлений особистий підпис чи вміщені інші відомості, за допомогою яких є можливість ідентифікувати осіб, за участю яких проводилась господарська операція.

Також в первинні документи ФОП чи особа, яка відповідальна за проведення операції на підприємстві, має право включати додаткові реквізити – це можуть бути номер документа чи підстава для проведення операції та ін. Тут все залежить від технології обробки даних та власне характеру господарської операції.

Важлива вимога стосується й мови. Наразі вся первинна документація, бухгалтерська звітність, регістри бухобліку мають бути складені виключно українською. Формат може бути як паперовим, так і електронним – в Україні наразі дозволено вести всі документи в цифровому форматі. Більше про переваги електронного документообігу, законодавчі вимоги та особливості організації ЕДО ви можете прочитати в нашому матеріалі за активним посиланням.

Отже, коли ведемо мову про первинні документи ФОП, то зазвичай говоримо про:

рахунки та оплачені інвойси – за якими вже були проведені фінансові операції;
різноманітні банківські виписки, що підтверджують здійснені платежі;
акти прийому-передачі робіт/послуг;
накладні – видаткові, товарно-транспортні;
чеки фіскальні з касових апаратів – паперові чи електронні.

Тут можна ще зазначити такий нюанс: часто до первинних документів також відносять договори, платіжні доручення, всі інвойси. Проте це не вірно, адже первинний документ має містити відомості про вже проведену операцію. Договір – це документ про намір вести співпрацю й умови взаємодії, а в якості «первинки» може виступати створений за ним акт, оплачений та правильно оформлений рахунок.

Що стосується платіжних інструкцій, то вони фіксують доручення провести операцію, а не власне вже здійснений платіж. Інвойс також стає первинним документом, якщо вже оплачений та містить всі необхідні реквізити. А якщо ФОП виставив рахунок, а його не оплатили – то це не первинний документ, виходить, бо господарська операція проведена контрагентом не була.

Чи обов’язково повинен складати і зберігати первинні документи ФОП в процесі ведення діяльності?

В нормативно-правових актах, посилання на які ми дали вище, також є норми стосовно встановлених обов’язків для ФОП щодо створення, зберігання первинних документів. Закон про бухоблік в ст. 3 визначає, що власник бізнесу (у випадку з ФОП, а в ТОВ це керівник або уповноважена особа) несе відповідальність за:

Організацію бухобліку в процесі здійснення підприємницької діяльності.
Забезпечення фіксації у первинних документах фактів проведення всіх господарських операцій.
Правильне збереження такої документації впродовж встановленого законом терміну – проте як мінімум 3 роки.

Також вимоги щодо зберігання «первинки» можемо знайти в п. 44.1 ПКУ. В цьому пункті визначено обов’язки для платників податків – ФОП у нашому випадку – щодо ведення обліку отриманих доходів, витрат, інших показників, які стосуються звітності чи нарахування податків, на підставі:

Фінансової звітності.
Регістрів бухобліку.
Первинних документів.
Інших даних, документів, які можуть бути пов’язані з розрахунком, сплатою в бюджет податків, зборів, перелік яких визначено чинним законодавством.

Водночас в п. 85.4 ПКУ вказано, що під час здійснення податковою перевірок представники контролюючого органу можуть затребувати у платника податків копії первинних бухгалтерських, фінансово-господарських, інших документів, що належним чином завірені та можуть бути використані для встановлення порушень законодавчих вимог.

Отже, вимоги щодо фіксації в первинних документах відомостей про кожну фінансову операцію встановлені в законі про бухоблік. ПКУ, в свою чергу, вимагає від ФОП наявності документів для того, щоб мати змогу пересвідчитися у відсутності порушень під час ведення ним діяльності. Чи знайти такі порушення під час аналізу «первинки» і притягнути до відповідальності.

Тому можемо зробити висновок, що ФОП повинен мати первинні документи, які підтверджують отриманий дохід та в певних випадках витрати. ФОП 1-2 та 3 групи (на ставці 5% єдиного податку, без ПДВ) спрощеного режиму мають вести книгу обліку доходів і мати документи саме для отриманих коштів.

А от «загальносистемники», ФОП 3 групи на ставці 3% (з ПДВ) та ті підприємці, для яких встановлено вимогу вести товарний облік, повинні вносити в звіти ще й витрати. І, відповідно, мати первинні документи не лише на всі «вхідні» платежі (доходи), але на витрати також.

Наслідки відсутності первинних документів

За відсутність первинних документів, на основі яких здійснюється облік доходів (а також витрат в окремих випадках), на ФОП чекає відповідальність. В п. 121.1 ПКУ вказано, що в разі ігнорування вимог щодо створення і збереження первинних документів:

ФОП може отримати штрафну санкцію в розмірі 1020 грн. за перше порушення.
Якщо ДПС виявить те ж саме порушення ще раз впродовж одного року, то сума штрафу за нього вже складатиме подвійний розмір – 2040 грн.

Причому, тут є один цікавий нюанс: вище ми зазначили, що ФОП на спрощеній системі повинні вести книгу доходів (без витрат) і первинні документи формувати відповідно. Але на практиці ДПС може затребувати у підприємця і первинні документи на понесені витрати.

Навіщо? Щоб пересвідчитися, що ФОП не порушує встановлені для його групи обмеження – що не продає заборонені види товарів, наприклад, чи не веде діяльність, займатися якою не можна на спрощеній системі. Також первинні документи на витрати інспектор може перевіряти, аби впевнитися, що підприємець виконав свої обов’язки податкового агента.

Ми неодноразово бачили в своїй практиці випадки, коли відсутність у підприємця первинної документації загрожувала йому анулюванням єдиного податку. Як так? Ситуації бувають різні.

Наприклад, за відсутності «первинки» ДПС не може впевнитися, що підприємець здійснював реалізацію лише тих видів товарів, які йому дозволено продавати відповідно до зареєстрованих КВЕДів. Адже вести діяльність ФОП може виключно за умови внесення кодів, які відповідають суті бізнесу, в ЄДР. Не може податкова встановити і походження товару без документації.

Для тих же підприємців, які є платниками загальної системи, платниками ПДВ та ФОП, які мають зобов’язання щодо ведення товарного обліку, зберігання «первинки» як на доходи, так і на витрати є дуже важливим. Тут вимога однозначна і не потребує навіть обговорення окремих випадків чи ситуацій.

Позиція податкової щодо необхідності формування та зберігання ФОП первинних документів

В цій статті ми хочемо зупинитися саме на позиції податкової з питання обов’язковості первинних документів, адже на те є причини. Не так давно ДПС «видала» роз’яснення, яке може «збити з пантелику» підприємців, встановивши необов’язковість складання «первинки» для «спрощенців» щодо витрат на купівлю товарів, оплату послуг.

У своєму листі від 5 березня 2025 року №211/2/99-00-07-03-01-02 податкова вказує, що штрафи, які передбачені п. 121.1 ПКУ, не застосовуються до фізичних осіб – підприємців з числа платників єдиного податку 1, 2 та 3 групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які стосуються витрат.

Така позиція досить дивна, адже ми постійно бачимо, що податківці продовжують вимагати первинних документів у підприємців спрощеної системи оподаткування – і на витрати теж. Та і законодавство не зазнавало змін, а тому обов’язок щодо первинної документації і право у контролюючих органів запросити її у підприємця платника ЄП – залишаються.

Виключення можуть бути лише для тих ФОП, що працювали на окупованих територіях чи в регіонах, де ведуться бойові дії. Якщо вони не можуть надати первинні документі про доходи, витрати та інші, які стосуються ведення бухгалтерського обліку, до них застосовуються спеціальні правила щодо підтвердження даних податкової звітності.

Тому ми рекомендуємо своїм клієнтам і всім ФОПам серйозно ставитися до створення, збереження первинних документів і правильно, своєчасно створювати всі рахунки, акти, накладні, систематизувати їх та бути готовими будь-якої миті надати ДПС на перевірку. Адже завжди простіше довести відображені в обліку відомості готовими документами, ніж потім шукати різні дані, доводити коректність показників, сплачувати штрафи чи вирішувати інші неприємні ситуації.

Ключові правила створення та терміни зберігання первинних документів у ФОП

Отже, з необхідністю та правилами створення «первинки» для підприємців ми визначилися:

формувати потрібно однозначно – під час чи відразу після проведення господарської операції;
первинний документ має відображати основні відомості про господарську операцію та містити основні реквізити, які ми виклали вище;
ФОП на загальній системі і 3 групі з ПДВ – треба мати документи на доходи й витрати;
підприємцям 1-2 та 3 групи без ПДВ – забезпечити документальний супровід кожної операції, пов’язаної з отриманням доходу (і, все ж таки, бажано – з витратами, якщо такі є і можуть викликати питання у податкової);
первинні документи створюються українською, в паперовому чи електронному форматі.

Скільки ж потрібно зберігати первинні документи ФОП? Терміни визначені в п. 44.3 ПКУ:

1095 днів (3 роки) – документи, що створюються в процесі ведення бухгалтерського обліку, використовуються для формування звітності, розрахунку податків та ін.
2555 днів (7 років) – документи, які стосуються трансфертного ціноутворення, КІК, доходів нерезидентів.

Всі терміни потрібно рахувати з дня направлення до ДПС звітності, у формуванні якої використовувались відповідні первинні документи. Якщо ж звітність не була подана, то період рахують з граничного терміну її подання. У випадках, коли йдеться про первинні документи, що пов’язані з дотриманням інших законодавчих вимог, за чим мають слідкувати контролюючі органи, термін починається з дня проведення операції.

Зверніть увагу! В ПКУ вказано, що терміни зберігання первинних документів і даних можуть бути подовжені на відповідні періоди, коли відлік зупинявся. Наприклад, вводили мораторій на проведення перевірок ДПС під час ковіду, після початку повномасштабного вторгнення. І на ці періоди стандартний термін може бути подовжено. Тому ФОП краще зберігати первинні документи довше, ніж 3 роки.

Якщо у вас залишились запитання стосовно ведення ФОП первинної документації, термінів чи будь-яких інших аспектів бухгалтерського обліку, ви можете звернутися до наших спеціалістів по допомогу. Ми надаємо бухгалтерські консультації та послугу аутсорсингу бухгалтерії ФОП, ТОВ – звертайтесь за номером телефону, який бачите на сайті, і менеджер розповість про всі деталі!