Як правильно вести бухгалтерію ТОВ

Ведення бухгалтерського обліку компанії – питання, якому потрібно приділяти серйозну увагу з моменту реєстрації ТОВ, а краще – навіть раніше. Заздалегідь подумати, хто буде вести облік, звітність. Адже бухгалтерія ТОВ включає виконання низки складних завдань і обійтися тут власними силами, як у випадку з ФОП, наприклад, точно не вийде.

В цій статті ми розглянемо основні складові бухгалтерії компанії, розкажемо про типові помилки в бухобліку та способи їх уникнення. Також поділимося певними лайфхаками, що допоможуть спростити ведення бухобліку ТОВ, і коротко розкажемо про переваги, які пропонує бухгалтерський аутсорсинг.

Важливість правильної організації ведення бухобліку компанії

Правильне та ефективне ведення бухгалтерії ТОВ передбачає дотримання таких основних принципів:

• Виконання всіх норм ПКУ, що стосуються обов’язків платника податків, та готовність до перевірок, надання контролюючим органам даних, документів за запитом.
• Дотримання встановлених термінів – подання звітності, сплати податків, нарахування та виплати зарплатні співробітникам та ін.
• Автоматизація бухгалтерських процесів для зниження витрат ресурсів без погіршення якості.
• Регулярний аудит з метою виправлення можливих помилок, виключення ризику їх появи у майбутньому.
• Пошук методів оптимізації податкового навантаження – періодичний перегляд умов перебування на різних системах, групах задля оцінки вигідності їх вибору для ТОВ.
• Систематизація всіх даних, організація їх зберігання протягом встановлених ПКУ термінів.
• Підготовка фінансових показників діяльності компанії для їх аналізу – з метою оцінки ефективності управління, прибутковості та ін.
• Прозорість всіх процесів і забезпечення простого впровадження змін – в разі змін у ПКУ та законах, наприклад, або масштабування компанії тощо.

Для того, щоб забезпечити всі ці принципи під час ведення бухгалтерії ТОВ, керівництву компанії необхідно знайти бухгалтера (або навіть не одного), який має відповідні знання, навички, досвід. Адже складність ведення обліку ТОВ залежить від специфіки роботи компанії, обсягів операцій і прибутку, з одного боку. А з іншого – передбачає реалізацію низки обов’язкових завдань, без яких робота компанії неможлива.

Так, наприклад, у ТОВ завжди є наймані працівники. А це означає, що треба правильно та своєчасно вести кадровий облік. Якщо серед робітників є військовозобов’язані – треба ще й приділити увагу організації військового обліку, який базується на відповідних законах та нормативно-правових актах. І значно збільшує обсяги документації, звітності, що мають регулярно формуватися й оновлюватися.

Отже, вести бухгалтерію ТОВ самостійно підприємцю не вдасться, навіть якщо мова йде про зовсім невелику компанію. В будь-якому разі доведеться наймати в штат спеціаліста та контролювати його роботу. Або шукати інші варіанті співпраці, що дозволили б знизити витрати на ведення бухгалтерії та одночасно гарантувати високу якість надання послуг.

Основні складові бухгалтерії ТОВ

Розглянемо, виконання яких завдань входить у ведення обліку ТОВ. Перелічити абсолютно всі складові бухгалтерії навряд чи вдасться, адже точний список залежить від сфери і видів діяльності компанії, особливостей оподаткування та інших нюансів, яких може бути чимало. Проте найважливішими є саме ці два параметри – КВЕДи і вибрана система (група) оподаткування.

Вибір кодів економічної діяльності суттєво впливає на основні правила роботи компанії та, звісно, на ведення бухгалтерії ТОВ. Так, наприклад, для надання послуг таксі чи продажу алкоголю вроздріб треба спочатку отримати відповідну ліцензію.

Для надання послуг іноземним ІТ-компаніям потрібно відкрити валютний рахунок у банку і вірно обліковувати отримані від зовнішньоекономічної діяльності доходи. Ведення салону краси передбачає облік витратних матеріалів і встановлення РРО/ПРРО, онлайн-магазину – може включати формування звітності по ПДВ та акцизу.

Водночас одним із найважливіших питань є вибір системи, групи оподаткування. ТОВ доступні лише два варіанти – це загальна система і 3 група спрощеної (детальніше почитати про вибір єдиного податку для ТОВ ви можете в нашій статті за посиланням). Вибір системи також багато в чому визначає коло обов’язків та обсяги роботи бухгалтера компанії.

Але найголовніше – саме від вибору системи оподаткування залежать суми податків, які компанія сплачуватиме в бюджет – а, отже, й її фінансова стабільність, успішність. Підбір системи завжди здійснюється в індивідуальному порядку, адже враховує безліч факторів. Проте навіть на найпростішому прикладі можна побачити, як відрізняються умови.

Припустимо, що ТОВ отримує 500 000 грн. на місяць і має 100 000 грн. витрат. Отже, перебуваючи на загальній системі, має сплачувати: 500 000 – 100 000 = 400 000 х 18% = 72 000 грн. Це сума податку, яку має сплатити компанія в бюджет, перебуваючи на загальній системі. А якщо ТОВ є платником 3 групи спрощеної? Платити потрібно 500 000 грн. х (5% ЄП і 1% ВЗ) = 30 000. Різниця очевидна.

Проте якщо витрати значно більші, ситуація змінюється. Наприклад, якщо витрати становлять 400 000 грн., то платити на загальній системі треба 500 000 – 400 000 = 100 000 х 18% = 18 000 грн. А на 3 групі – все одно 30 000, бо тут податок нараховується на весь дохід. А ще потрібно враховувати ліміт річного доходу, встановлений для «спрощенців» 3 групи. І багато інших нюансів.

Тому ми завжди рекомендуємо клієнтам звертатися до наших спеціалістів під час вибору системи оподаткування – і вони допоможуть знайти варіант, що буде найбільш вигідним фінансово та дасть змогу не порушувати законодавчі вимоги. А зараз повернімося до ведення обліку.

Зазвичай бухгалтерія будь-якої компанії складається з таких обов’язкових завдань:

• Створення первинних документів для супроводу фіноперацій та організація їх зберігання.
• Облік доходів і витрат – в стандартній формі.
• Формування звітності для податкової та своєчасне подання декларацій.
• Розрахунок і сплата сум податків з доходу, військового збору, а також ПДВ, акцизу та ін.
• Ведення кадрового обліку – нарахування зарплатні, створення документації, виконання обов’язків податкового агента для найманих працівників та ін. Більше інформації про кадровий облік ТОВ, основні вимоги й правила його ведення є в нашому матеріалі за активним посиланням.
• Військовий облік – якщо в компанії працюють чоловіки призовного віку чи інші військовозобов’язані, потрібно формувати низку документів, звітів, надавати інформацію в ТЦК тощо.
• Контроль обмежень і лімітів, встановлених для «спрощенців» – якщо компанія є платником ЄП 3 групи.
• Реєстрація й облік РРО/ПРРО, фіскальних чеків, z-звітів та ін.
• Супровід зовнішньоекономічної діяльності – правильний облік доходів, отриманих від іноземних замовників, перерахованих з міжнародних онлайн-систем (актуально для ІТ-компаній, наприклад).

Також до списку завдань можуть бути додані інші складові, визначені специфікою діяльності ТОВ.

Типові помилки у веденні бухгалтерії ТОВ та штрафи за порушення

Серед помилок, які найчастіше зустрічаються під час ведення бухобліку компанії, варто виділити наступні:

1. Неправильний вибір системи, групи оподаткування – часто бачимо, коли компанія не може відповідати встановленим для 3 групи ЄП обмеженням (перевищує ліміт доходу, веде заборонені для «спрощенців» види діяльності). Щоб цього уникнути, до здійснення вибору варто ретельно вивчити умови перебування на кожній з систем, а краще – звернутися по бухгалтерську консультацію до досвідченого фахівця.
2. Помилки у первинній документації – відсутність необхідних реквізитів у накладних, рахунках, актах (даних про підприємство, обсяги й одиниці виміру операції, дати та ін.), що робить документ недійсним для бухобліку. Для спрощення ведення документації варто створити готові шаблони, приділивши увагу всім реквізитами, а потім використовувати їх за необхідності.
3. Невиконання вимог щодо зберігання «первинки» – також дуже розповсюджена помилка у веденні бухгалтерії ТОВ, яка може дорого обійтись. Наразі зберігати документи потрібно протягом 5 років, плюс термін може бути подовжено через мораторії на перевірки під час епідемії ковіду, режиму воєнного стану. Тому варто зберігати мінімум 5 років, а то і більше, допоки ДПС не надасть роз’яснень та чітких інструкцій.
4. Несвоєчасне подання звітності до ДПС та перерахування податків – також часто стає причиною накладення санкцій. Створіть готовий календар, де будуть відмічені граничні дати подання декларацій і сплати зборів на весь рік наперед – і робіть все вчасно.
5. Неправильний розрахунок сум податків – через відсутність досвіду чи дуже великі обсяги операцій, розібратися в яких складно вручну. В такому випадку допоможе використання спеціального ПЗ та бухгалтерських сервісів. Але програми не врятують від помилок, які стаються через втрачені первинні документи, не внесені правильно доходи й витрати або нерозуміння базових умов перебування на тій чи іншій групі оподаткування.
6. Ігнорування актуальних правок до ПКУ та інших норм – податкове законодавство, вимоги до ведення бухгалтерії постійно змінюються: вводяться нові форми декларацій і заяв (недавно оновили 20-ОПП, наприклад), податки (ввели військовий збір), правила (звітність по найманим робітникам з 1 січня 2025 року подається щомісячно). І тут справді потрібно «тримати руку на пульсі» та постійно моніторити зміни, бо в іншому випадку легко можна отримати штрафи.
7. Помилки в кадровому обліку – дуже поширені, і стосуються як неправильного ведення документації, так і порушень під час нарахування виплат, сплати податків за робітників.
8. Відсутність регулярного аудиту – може призвести до неприємних наслідків, якщо проблеми в обліку під час перевірки знайде податкова. Як мінімум раз на рік варто проводити повний аудит бухгалтерії ТОВ з метою виявлення можливих помилок, їх виправлення, запобігання появи в подальшому та ін.

Штрафи за порушення зазвичай не дуже високі, але все одно є дуже неприємним наслідком порушення встановлених законом норм і правил. Варто зауважити, що суми штрафів часто зростають в разі фіксації тих самих порушень повторно.

Так, за несвоєчасне подання декларації ДПС нараховує 340 грн. штрафу за кожен факт (ст. 120 ПКУ), за повторне порушення протягом року сума становить вже 1020 грн. Якщо несвоєчасно подано податковий розрахунок за найманих працівників, суми складають 1020 і 2040 грн. відповідно.

За незбереження первинних документів можна отримати санкції у сумі 1020 грн. перший раз і 2040 грн., якщо порушення зафіксоване вдруге (ст. 121 ПКУ). За невірні розрахунки сум податків накладаються санкції, суми яких нараховуються як певний відсоток від несплачених своєчасно коштів до бюджету.

Значно більші суми штрафів за порушення в сфері трудового законодавства накладає КЗпП (ст. 265). Так, наприклад, в разі несвоєчасного ведення кадрового обліку за порушення, пов’язані з затримкою виплати зарплати, виплатою неповної суми, штраф може сягати 3 МЗП (24 000 грн. наразі). І до 80 000 грн. доведеться сплатити ТОВ за кожен факт виявлення неоформленого працівника.

Як бачите, помилки у веденні бухгалтерії можуть коштувати компанії досить дорого. Тому цьому аспекту бізнесу важливо приділити увагу з перших же днів роботи.

Зміни в законодавстві та податкова оптимізація

Як вище ми вже зазначали, важливо постійно слідкувати за змінами в законодавстві. З одного боку, це потрібно для правильності ведення обліку, адже основна умова – це дотримання всіх норм ПКУ і встановлених вимог. З іншого ж боку, регулярне вивчення актуальних змін дозволяє компанії гнучко реагувати на реалії та шукати ефективні рішення.

Влада постійно приймає нові закони та правки, змінює певні вимоги й правила, реалізує програми підтримки бізнесу. Наразі постійно розширюється перелік видів діяльності для резидентів Дія.Сіті. Багато послаблень зроблено у зв’язку з введенням воєнного стану – деякі норми скасовано, за певні види порушень відтерміновано санкції.

Це не значить, що можна не виконувати вимоги, але свідчить про необхідність регулярного проведення заходів з податкової оптимізації. Варто регулярно вивчати чинні норми та шукати методи зниження витрат, підвищення ефективності роботи. Наприклад, ТОВ, що працюють в сфері ІТ, за умови виконання певних вимог можуть перейти на режим Дія.Сіті та користуватися цілою низкою вигідних умов. Сплата податків за низькими ставками є лише однією з них.

Є сенс і просто проводити регулярно аудит розрахунків, щоб розуміти, чи є вигідною система оподаткування для компанії. Адже умови перебування на різних системах також змінюються з часом і вибір, зроблений 5 років тому, може бути вже неактуальним сьогодні.

Якщо вам потрібна допомога в податковій оптимізації – ви можете звернутися до наших фахівців. Консультація бухгалтера, що має глибокі знання та значний досвід у веденні обліку українських компаній, допоможе знайти відповіді на всі питання.

Лайфхаки для полегшення ведення бухгалтерського обліку ТОВ

Методів підвищення ефективності ведення бухобліку є безліч, ми ж наразі зупинимося на найбільш важливих з них:

• Автоматизація обліку – використання спеціальних бухгалтерських програм та сервісів (M.E.Doc, BAS), що проводять розрахунки, формують документи або реалізують повністю певні бізнес-процеси, економить час і сили.
• Ведення електронного документообігу (та впровадження програм типу «Вчасно») – дає змогу знизити витрати ресурсів на створення документів в паперовому форматі, їх доставку до контрагентів, підписання та ін. Крім того, електронні документи легко зберігати, є можливість контролю доступу до них.
• Регулярний аудит та перевірка документів – чим більш ефективно та чітко буде побудований процес ведення бухгалтерії ТОВ, тим менше часу витрачатиметься на рутинні завдання, виправлення помилок та ін.
• Використання готових алгоритмів – чек-листів і календарів, де відображено дати подання звітності й сплати податків, наприклад, чи подано список основних завдань, які потрібно контролювати.
• Аутсорсинг бухгалтерії – передання ведення обліку ТОВ сторонній компанії, яка надає відповідні послуги. Таке рішення дозволяє суттєво зекономити ресурси, кошти та мати впевненість у тому, що облік ведеться правильно. А якщо і є якісь проблеми – їх вирішить компанія, що надає послуги, адже несе повну відповідальність за свою роботу.

Переваги аутсорсингу бухгалтерії компанії

Отже, одним із методів організації ведення бухобліку компанії може стати аутсорсинг. Така модель взаємодії стає все більш популярною, даючи можливість повністю передати виконання всього списку завдань фахівцям, які спеціалізуються на наданні відповідних послуг. І ні про що більше не турбуватися, зосередившись на розвитку бізнесу та ефективному управлінні ТОВ.

Основні переваги аутсорсингу бухгалтерії з БІП:

1. Високий рівень сервісу – ведення бухгалтерії здійснюється штатом досвідчених експертів, які мають відповідні знання, навички та постійно навчаються, слідкують за змінами в ПКУ і законах.
2. Економія коштів – ви сплачуєте виключно за необхідні вашому ТОВ послуги, а не тримаєте «на зарплаті» співробітника, якому потрібно кожен місяць виплачувати кошти, організувати робоче місце, купити доступи до бухсервісів тощо.
3. Відсутність проблем з відпустками, лікарняними, декретами та ін. – в разі необхідності ми самі підберемо заміну фахівцю, гарантуючи безперервне надання послуг.
4. Договірні відносини – ми гарантуємо чітке та своєчасне виконання всіх пунктів договору, який регулює всі аспекти співробітництва та містить пункти про відповідальність в разі невиконання обов’язків. В разі найму бухгалтера в штат інструментів впливу та вирішення спірних ситуацій значно менше, адже КЗпП завжди захищає робітника.
5. Бухгалтерія «під ключ» – ми виконуємо весь спектр завдань в межах ведення бухгалтерії ТОВ, за необхідності залучаємо спеціалістів потрібного профілю, повністю закриваючи потреби бізнесу.

Маєте питання стосовно ведення бухгалтерії ТОВ? Чи хочете замовити послугу аутсорсингу обліку в БІП? Звертайтесь до нашого менеджера за номером телефону, який бачите на сайті – і він розповість про всі деталі!

Автор статті

Інна Забоцька Верифікований експерт

Бухгалтер-консультант · Спеціаліст з КІК та міжнародного оподаткування

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі