Основні помилки ФОП при виборі системи, групи оподаткування

Вибір системи та групи оподаткування – питання, якому ФОП треба приділити увагу ще до реєстрації. Адже саме від нього залежать не лише розмір податків, а й умови ведення бізнесу, можливість уникнути штрафів і податкових ризиків.

Початківці часто вибирають систему, групу оподаткування поспіхом – орієнтуються на поради знайомих, «популярні» групи або бажання платити менше податків, не враховуючи особливості власної діяльності. Недостатня увага до цього питання призводить до зайвих витрат, проблем з банками й ДПС, втрати права на спрощену систему та інших неприємних наслідків.

Що треба врахувати під час вибору системи, групи

Перед реєстрацією ФОП важливо розуміти основні умови ведення підприємницької діяльності. Не маючи чіткого розуміння особливостей майбутнього бізнесу, можна наробити чимало помилок, які в свою чергу призведуть до штрафних санкцій.

Загальна система не встановлює обмежень для ведення бізнесу. Але передбачає високі ставки податків, що не завжди доцільно для підприємця.

Спрощена система пропонує чотири групи, кожна зі своїми умовами й правилами. Ключові переваги єдиного податку – знижені ставки зборів, менше вимог до ведення обліку.

Вибір спрощеної системи

Проте спрощена система має один суттєвий нюанс – наявність обмежень. Є як загальні, так і передбачені для кожної з 1-4 груп. Тому вибирати треба дуже уважно, детально аналізуючи діяльність ФОП та беручи до уваги всі умови ведення бізнесу. Нижче даємо низку запитань, на які варто відповісти перш ніж вибирати групу спрощеної системи.

Чекліст для вибору групи спрощеної системи

• Який прогнозований оборот планує отримувати ФОП?
• Які суми чистого доходу?
• Які щомісячні витрати?
• Хто клієнти – фізичні, ФОП, юридичні особи на єдиному податку, загальній системі?
• Чи потрібна реєстрація платником ПДВ (актуально для ритейлу, наприклад)?
• Чи будуть працівники і в якій кількості?
• Чи планується міжнародна діяльність (співпраця з іноземцями)?
• Чи планується брати участь в тендерах або великих контрактах?

Беручи до уваги всі ці нюанси, й здійснюється вибір групи оподаткування для бізнесу. На загальній системі все простіше – якщо витрати великі та ФОП не може дотримуватись встановлених для єдиного податку обмежень, реєструється на загальній. А от вибрати правильну групу спрощеної системи досить складно.

І нижче ми розглянемо типові помилки, які роблять ФОП під час вибору. Та дамо низку порад для їх уникнення.

Помилка №1: некоректне оформлення вибраної групи

Найбільш типова помилка, яку зустрічаємо – це коли ФОП вибирає потрібну групу єдиного податку, але під час реєстрації некоректно здійснює заповнення потрібних граф. Так, якщо під час заповнення заяви на реєстрацію ФОП не поставити «галочку» навпроти потрібної групи, підприємця автоматично буде зареєстровано на загальній системі оподаткування.

І наче там все елементарно і зрозуміло, але через неуважність підприємці часто роблять цю помилку. А потім випадково дізнаються, що перебувають на загальній системі, а це зовсім інші умови ведення діяльності та ставки податків (18% ПДФО, 5% військового збору, 22% ЄСВ від чистого доходу).

Як виправити цю помилку

Пам’ятайте: якщо ви зареєстрували ФОП на загальній системі та відразу помітили свою помилку, все можна виправити. Наприклад, якщо вам потрібно оформитись платником 2 групи, відповідну заяву ви можете подати до кінця місяця, в якому здійснюється реєстрація ФОП. І на 2 групу вас переведуть з першого числа місяця, наступного за тим, в якому була здійснена реєстрація.

Якщо вам потрібна 3 група, заяву на здійснення діяльності на 3 групі ви можете подати впродовж 10 календарних днів після реєстрації ФОП. Будьте уважні під час подання заяви і робіть все вірно, адже систему оподаткування можна вибирати 1 раз на рік (відповідно до пп. 4 п. 1 ст. 298 ПКУ).

А якщо хочете бути впевнені, що все зроблено правильно – звертайтесь по допомогу до наших фахівців!

Кейс клієнта, який невірно вибрав систему оподаткування

Клієнт планував відкрити ФОП на 3 групі, але під час подання заяви на реєстрацію не проставив «галочку» в потрібному полі – і виходить, не вказав, що вибирає 3 групу. Після подання заяви на реєстрацію усвідомив, що не проставив «галочку» і зареєструвався на загальній системі.

Але замість того, щоб подати заяву на 3 групу, бере і припиняє діяльність через «Дію». А далі знову формує заяву на відкриття ФОП. Бізнес клієнт відкрив повторно, «галочки» проставив вірно, зареєструвався на 3 групі.

Проте все можна було зробити набагато простіше – подати заяву впродовж 10 днів після реєстрації чи в кінці чергового кварталу та перейти з загальної системи на потрібну групу спрощеної. Без складних процедур закриття-відкриття ФОП.

Щоб уникнути таких проблем, ми завжди рекомендуємо клієнтам залучати до реєстрації ФОП фахівців або хоча б проконсультуватися з юристом. А якщо вже зробили щось не так – не погіршуйте ситуацію, а звертайтесь по допомогу до спеціалістів, які швидко все виправлять.

Помилка №2: вибір заборонених КВЕД

Під час вибору спрощеної системи важливо враховувати обмеження щодо видів діяльності, які встановлені для платників. Є загальні для всіх груп і окремі для 1-2 та 4 груп. Всі вони вказані в ПКУ. І ФОП має враховувати ці обмеження, адже додавання забороненого КВЕД може стати причиною анулювання статусу платника єдиного податку.

Є діяльність, яка заборонена на спрощеній системі оподаткування. Бувають випадки, коли діяльність дозволена на спрощеній системі, але не для всіх груп ФОП. Ще дуже часто бачимо ситуації, коли підприємець спочатку займався одним видом діяльності, а потім вирішив ще щось паралельно продавати, а КВЕД під нову діяльність не додав.

Ось, наприклад, для ФОП на 1, 2, 3 групах заборонено займатись обміном валют, брокерськими послугами, азартними іграми, аудитом та ін. А на 4 взагалі можна бути лише тим, хто працює в сфері сільського господарства. Яка саме діяльність заборонена на спрощеній системі, можна ознайомитись в п. 5 ст. 291 ПКУ.

Які наслідки такої помилки для ФОП

Для «єдиноподатників» 1-2 груп, у яких відсутній новий КВЕД в ЄДР і діяльність ведеться за незареєстрованими кодами, встановлена підвищена ставка єдиного податку. З доходу, який був отриманий від діяльності, що не зафіксована КВЕДом, доведеться сплатити 15%.

«Спрощенці» 1 та 2 групи зобов’язані письмово повідомити податкову про зміну КВЕДів (видів діяльності) не пізніше 20 числа місяця, що йде наступним за місяцем, впродовж якого сталися такі зміни.

Для платників 3 групи термінів подання заяви з приводу внесення нових кодів КВЕДів до реєстру єдиного податку не визначено. Проте бажано таку заяву подати до кінця кварталу, впродовж якого відбулися такі зміни. І не забудьте попередньо внести зміни стосовно нового КВЕД до ЄДР.

Пам’ятайте, що здійснення діяльності, яка не відповідає внесеним в ЄДР і реєстр платників єдиного податку КВЕД, може загрожувати позбавленням статусу платника єдиного податку. Тому під час вибору кодів треба враховувати обмеження для спрощеної системи та своєї групи. А в разі зміни видів діяльності – фіксувати їх в ЄДР і сповіщати податкову.

Помилка №3: вибір групи з огляду лише на податки

Часто ФОП під час вибору групи спрощеної системи дивляться лише на ставки податків і рахують, який варіант буде більш вигідним. Водночас забувають про встановлені обмеження і досить швидко втрачають статус «спрощенця» з примусовим переводом на загальну систему. Про КВЕДи ми написали вище. Але є й інші заборонені умови.

Які обмеження можуть бути встановлені для ФОП 1-3 груп

1. Види діяльності – заборонені КВЕДи є для всіх, окремо для 1-2 груп.
2. Ліміт річного доходу – максимальна сума надходжень, яку можна отримати.
3. Вибір контрагентів – тих, кому можна продавати товари, надавати послуги.
4. Працівники – можливість їх найму та дозволена кількість.
5. Види розрахунків – дозволені виключно грошові.

Обмеження для 1 групи

Наприклад, ФОП 1 групи може працювати самостійно (наймати працівників заборонено), продавати товари в межах ринків чи надавати побутові послуги виключно населенню (фізичним особам). Дохід за весь рік (розглядаємо 2026) не може перевищувати 1 444 049 грн.

Обмеження для 2 групи

Перебуваючи на 2 групі, ФОП має заборону на ведення діяльності за загальним переліком та декілька окремих обмежень. Не можна надавати послуги рієлтора, інтернет-провайдера, працювати з дорогоцінним камінням/металами.

Працівників можна наймати максимум 10 осіб. Продавати товари дозволено всім, а от послуги надавати – тільки населенню та підприємцям і компаніям, що також є платниками спрощеної системи. ФОП і ТОВ з числа «загальносистемників» не можна. Ліміт доходу на 2026 рік становить 7 211 598 грн.

Обмеження для 3 групи

На 3 групі заборонені КВЕДи лише з переліку загальних обмежень для всіх «спрощенців». Надавати послуги і продавати товари дозволено всім. Число найманих працівників не обмежене. Ліміт доходу за рік тут найвищий – становить 10 091 049 грн на 2026 рік.

Кейс клієнта, що невірно вибрав групу єдиного податку

Клієнт відкрив ФОП на 2 групі, займався послугами 3D-друку. Спочатку послуги надавав фізичним особам, замовлення приймав онлайн через інтернет-магазин, але виключно на свій розрахунковий рахунок.

Згодом розширився і, крім фізичних осіб, почав приймати замовлення від інших ФОП та ТОВ. І ніби все було добре. Але в грудні ФОП прийшов до нас на послугу подачі звітності. І бухгалтер під час перевірки виявив низку порушень:

• ФОП на 2 групі немає права надавати послуги суб’єктам господарювання на загальній системі, це прямий критерій на позбавлення статусу «спрощенця».
• Клієнт не врахував момент, що для кожної групи ФОП є сума ліміту доходу, який не можна перевищувати.

За такі порушення податкова має право позбавити підприємця права перебувати на вибраній групі спрощеної системи.

Як ми допомогли вирішити проблему

З огляду на те, що кошти від «загальносистемника» надійшли на рахунок нашого ФОП всього 1 раз, і пройшло декілька днів після платежу, нам вдалось оформити повернення. Контрагент написав лист про помилковий платіж, на основі цього листа кошти були перераховані назад.

З суми, яка перевищила ліміт, було нараховано та сплачено єдиний податок за ставкою 15% на наступних умовах:

1. Платіж був проведений впродовж 10 календарних днів після граничного строку подання звіту за податковий квартал.
2. Єдиний податок з суми перевищення сплатили на той самий розрахунковий рахунок, що і єдиний податок.
3. ФОП перевели на 3 групу.

Які висновки можна зробити

Наш клієнт відбувся мінімальними наслідками порушення. Якби ФОП отримував кошти від «загальносистемника» не один раз (або навіть якщо б і 1 раз, але ми не змогли б зробити повернення), потрібно було б обов’язково перейти на загальну систему.

Також варто пам’ятати, що якщо платник ЄП переходить на загальну систему і на дату такого переходу загальний обсяг операцій від продажу послуг та/чи товарів впродовж 12 календарних місяців (враховується і період перебування на спрощеній системі) перевищує 1 млн грн, то така особа зобов’язана зареєструватись платником ПДВ.

Як вибрати групу спрощеної системи

Тут має бути два основних напрямки для аналізу – ставки податків і обмеження. Спочатку дивитесь, обмежень якої групи ви зможете дотримуватись. А потім прораховуєте, на якій групі будете платити найнижчі суми податків.

Наприклад, якщо хочете відкрити онлайн-магазин, 1 і 4 групи вам точно не підходять, бо 1 передбачає продаж товарів на ринках, а 4 – роботу в сфері сільського господарства. Отже, залишаються 2 і 3 група – ось по ним і рахуєте, на якій з вашим запланованим доходом сплачуватимете менше коштів до бюджету.

Приклад розрахунку сум податків

Наприклад, якщо ви отримуєте дохід до 30 000 грн на місяць, більш вигідною буде 3 група. На 3 групі ви оплатите:

• 30 000 х 5% = 1 500 грн єдиного податку.
• 30 000 х 1% = 300 грн військового збору.
• 1902,34 грн – ЄСВ, якщо немає пільг.

Всього до сплати виходить 3702,31 грн.

Якби ви обрали 2 групу, то за цих самих умов заплатили б:

• 1729,40 грн єдиного податку.
• 864,70 грн військового збору.
• 1902,34 грн – ЄСВ, якщо немає пільг.

Всього до сплати виходить 4 496,44 грн.

Проте якщо отримуєте дохід більше 45 000 грн, то більш вигідною буде вже 2 група, бо на ній ставки фіксовані, а на 3 нараховуються як відсотки від доходу. І чим він вищий – тим більше суми податків.

Помилка №4: упередження щодо загальної системи

Багато ФОП під час вибору системи оподаткування навіть не розглядають загальну, вважаючи, що там дуже високі ставки податків і не варто навіть думати про такий варіант. І ставки податків тут справді значно вищі в порівнянні зі спрощеною системою.

Але ж є один нюанс: базою для оподаткування (це сума, з якої нараховуються податки) є не вся сума надходжень, а лише чистий дохід. Наприклад, якщо ФОП за місяць отримав 2 000 000 грн і витратив 1 700 000 грн, то податки на загальній системі сплачуватиме з 300 000 грн. А на 3 групі спрощеної, наприклад, – зі всіх двох мільйонів.

Зазвичай вибір між загальною системою і спрощеною передбачає саме розгляд 3 групи. Справа в тому, що більшість підприємців зі значним оборотом отримують дохід, який не «влазить» в ліміт 2 групи, але на 3 ліміт найвищий. І тому за умови обороту до 10 мільйонів гривень і великих витрат доцільно розглядати й загальну систему.

Приведемо приклад розрахунку податків за нашим прикладом:

З нашого прикладу видно, що за умови високих витрат на загальній системі суми податків виходять нижчими в порівнянні з 3 групою спрощеної системи. Отже, все далеко не так очевидно, як може здатися на перший погляд.

Як бачите, нюансів досить багато. Тому для уникнення помилок, стресу і зайвих витрат краще звертайтесь по консультацію бухгалтера. А якщо взагалі не хочете мати справу з рахунками та податками, передавайте бухгалтерію на аутсорс нашим спеціалістам – і все буде під контролем!

Популярні запитання про вибір системи, групи оподаткування ФОП

Нижче коротко розглянемо декілька найбільш типових запитань, які часто отримуємо від клієнтів під час консультацій.

Яка система більш вигідна – спрощена чи загальна?

Універсального варіанту, який би підходив всім ФОП, не існує. Вибір залежить від виду діяльності, рівня доходу, витрат та інших умов. Спрощена система підходить для малого бізнесу з відносно невеликими витратами. Загальна система може бути вигіднішою для підприємців з великими витратами.

Які умови перебування на спрощеній системі?

Для можливості перебування на спрощеній системі ФОП повинен дотримуватись встановлених лімітів доходу, вести дозволені види діяльності та виконувати вимоги своєї групи єдиного податку. Також важливо своєчасно сплачувати податки та подавати звітність.

Як зареєструватися на єдиному податку ФОП?

Для переходу на єдиний податок необхідно проставити відповідну позначку в заяві під час реєстрації ФОП або після відкриття бізнесу подати заяву окремо через податкову чи в сервісі «Дія». В заяві потрібно правильно вибрати групу оподаткування та вказати актуальні КВЕДи.

Які помилки ФОП найчастіше роблять під час реєстрації на спрощеній системі?

Найчастіше підприємці неправильно вибирають групу єдиного податку, не враховуючи обмеження за видами діяльності (заборонені КВЕДи). Також багато хто робить помилку, звертаючи увагу під час вибору групи виключно на ставки податків. І не прораховують варіант загальної системи, не вивчають ретельно інші обмеження (ліміти, контрагенти, кількість працівників та ін.).

Як уникнути розповсюджених помилок під час оформлення єдиного податку?

Перед вибором системи оподаткування варто проаналізувати модель бізнесу, прогнозований дохід, коло клієнтів та майбутні витрати. Найкраще рішення – звернутися по консультацію бухгалтера ще до реєстрації ФОП, який підбере найбільш вигідний та оптимальний варіант.

Автор статті

Юлія Вільчинська Верифікований експерт

Бухгалтер-експерт · Спеціаліст з ведення ФОП та фінансового обліку

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі