Как правильно вести бухгалтерию ООО

Ведение бухгалтерского учета компании – вопрос, которому нужно уделять серьезное внимание с момента регистрации ООО, а лучше – даже раньше. Заблаговременно подумать, кто будет вести учет, отчетность. Ведь бухгалтерия ООО включает выполнение ряда сложных задач и обойтись тут своими силами, как в случае с ФЛП, например, точно не получится.

В этой статье мы рассмотрим основные составляющие бухгалтерии компании, расскажем о типичных ошибках в бухучете и способах их избегания. Также поделимся определенными лайфхаками, которые помогут упростить ведение бухучета ООО, и кратко расскажем о преимуществах, которые предлагает бухгалтерский аутсорсинг.

Важность правильной организации ведения бухучета компании

Правильное и эффективное ведение бухгалтерии ООО предусматривает соблюдение следующих основных принципов:

• Выполнение всех норм НКУ, что касаются обязанностей налогоплательщика, и готовность к проверкам, предоставлению контролирующим органам данных, документов по запросу.
• Соблюдение установленных сроков – подачи отчетности, уплаты налогов, начисления и выплаты зарплаты сотрудникам и т.д.
• Автоматизация бухгалтерских процессов для снижения расходов ресурсов без ухудшения качества.
• Регулярный аудит с целью устранения возможных ошибок, исключения риска их появления в будущем.
• Поиск методов оптимизации налоговой нагрузки – периодический пересмотр условий пребывания на различных системах, группах для оценки выгодности их выбора для ООО.
• Систематизация всех данных, организация их хранения в течение установленных НКУ сроков.
• Подготовка финансовых показателей деятельности компании для их анализа – с целью оценки эффективности управления, прибыльности и т.д.
• Прозрачность всех процессов и обеспечение простого внедрения изменений – в случае изменений в НКУ и законах, например, или масштабирования компании и т.д.

Для того, чтобы обеспечить все эти принципы во время ведения бухгалтерии ООО, руководству компании необходимо найти бухгалтера (или даже не одного), который имеет соответствующие знания, навыки, опыт. Ведь сложность ведения учета ООО зависит от специфики работы компании, объемов операций и прибыли, с одной стороны. А с другой – предполагает реализацию ряда обязательных задач, без которых работа компании невозможна.

Так, например, у ООО всегда есть наемные работники. А это значит, что нужно правильно и своевременно вести кадровый учет. Если среди работников есть военнообязанные – нужно еще и уделить внимание организации военного учета, который базируется на соответствующих законах и нормативно-правовых актах. И ​​значительно увеличивает объемы документации, отчетности, которые должны регулярно формироваться и обновляться.

Следовательно, вести бухгалтерию ООО самостоятельно предпринимателю не удастся, даже если речь идет о совсем небольшой компании. В любом случае придется нанимать в штат специалиста и контролировать его работу. Или искать другие варианты сотрудничества, что позволили бы снизить расходы на ведение бухгалтерии и одновременно гарантировать высокое качество услуг.

Основные составляющие бухгалтерии ООО

Рассмотрим, выполнение каких задач входит в ведение учета ООО. Перечислить абсолютно все составляющие бухгалтерии вряд ли удастся, ведь точный список зависит от сферы и видов деятельности компании, особенностей налогообложения и других нюансов, которых может быть немало. Однако самыми важными являются именно эти два параметра – КВЭДы и выбранная система (группа) налогообложения.

Выбор кодов экономической деятельности оказывает существенное влияние на основные правила работы компании и, конечно, на ведение бухгалтерии ООО. Так, например, для предоставления услуг такси или продажи алкоголя в розницу нужно сначала получить соответствующую лицензию.

Для предоставления услуг иностранным ИТ-компаниям необходимо открыть валютный счет в банке и верно учитывать полученные от внешнеэкономической деятельности доходы. Ведение салона красоты предполагает учет расходных материалов и установку РРО/ПРРО, онлайн-магазина – может включать формирование отчетности по НДС и акцизу.

Одновременно одним из самых важных вопросов является выбор системы, группы налогообложения. ООО доступны только два варианта – это общая система и 3 группа упрощенной (подробнее почитать о выборе единого налога для ООО вы можете в нашей статье по ссылке). Выбор системы также во многом определяет круг обязанностей и объемы работы бухгалтера компании.

Но самое главное – именно от выбора системы налогообложения зависят суммы налогов, которые компания будет платить в бюджет – а значит, и ее финансовая стабильность, успешность. Подбор системы всегда производится в индивидуальном порядке, ведь учитывает множество факторов. Однако даже на самом простом примере можно увидеть, как отличаются условия.

Предположим, что ООО получает 500 000 грн. в месяц и имеет 100 000 грн. расходов. Следовательно, находясь на общей системе, должно платить: 500 000 – 100 000 = 400 000 х 18% = 72 000 грн. Это сумма налога, которую должна уплатить компания в бюджет, находясь на общей системе. А если ООО является плательщиком 3 группы упрощенной? Платить нужно 500 000 грн. х (5% ЕН и 1% ВС) = 30 000. Разница очевидна.

Однако, если расходы значительно больше, ситуация меняется. К примеру, если расходы составляют 400 000 грн., то платить на общей системе нужно 500 000 – 400 000 = 100 000 х 18% = 18 000 грн. А на 3 группе – все равно 30 000, потому что здесь налог начисляется на весь доход. А еще нужно учитывать лимит годового дохода, установленный для «упрощенцев» 3 группы. И многие другие нюансы.

Поэтому мы всегда рекомендуем клиентам обращаться к нашим специалистам во время выбора системы налогообложения – и они помогут найти вариант, который будет наиболее выгодным финансово и позволит не нарушать законодательные требования. А теперь вернемся к ведению учета.

Обычно бухгалтерия любой компании состоит из следующих обязательных задач:

• Создание первичных документов для сопровождения финопераций и организация их хранения.
• Учет доходов и расходов – в стандартной форме.
• Формирование отчетности для налоговой и своевременная подача деклараций.
• Расчет и уплата сумм налогов с дохода, военного сбора, а также НДС, акциза и т.д.
• Ведение кадрового учета – начисление зарплаты, создание документации, выполнение обязанностей налогового агента для наемных работников и т.д. Больше информации о кадровом учете ООО, основных требованиях и правилах его ведения есть в нашем материале по активной ссылке.
• Военный учет – если в компании работают мужчины призывного возраста или другие военнообязанные, нужно формировать ряд документов, отчетов, предоставлять информацию в ТЦК и т.д.
• Контроль ограничений и лимитов, установленных для «упрощенцев» – если компания является плательщиком ЕН 3 группы.
• Регистрация и учет РРО/ПРРО, фискальных чеков, z-отчетов и т.д.
• Сопровождение внешнеэкономической деятельности – правильный учет доходов, полученных от иностранных заказчиков, перечисленных с международных онлайн-систем (актуально для ИТ-компаний, например).

Также в список задач могут быть добавлены другие составляющие, определенные спецификой деятельности ООО.

Типичные ошибки в ведении бухгалтерии ООО и штрафы за нарушения

Среди ошибок, которые наиболее часто встречаются во время ведения бухучета компании, следует выделить следующие:

1. Неправильный выбор системы, группы налогообложения – часто видим, когда компания не может соответствовать установленным для 3 группы ЕН ограничениям (превышает лимит дохода, ведет запрещенные для «упрощенцев» виды деятельности). Чтобы этого избежать, до осуществления выбора следует тщательно изучить условия пребывания на каждой из систем, а лучше – обратиться за бухгалтерской консультацией к опытному специалисту.
2. Ошибки в первичной документации – отсутствие необходимых реквизитов в накладных, счетах, актах (данных о предприятии, объемах и единицах измерения операции, даты и др.), что делает документ недействительным для бухучета. Для упрощения ведения документации следует создать готовые шаблоны, уделив внимание всем реквизитам, а затем использовать их при необходимости.
3. Невыполнение требований по хранению «первички» – также очень распространенная ошибка в ведении бухгалтерии ООО, которая может дорого обойтись. Сейчас хранить документы нужно в течение 5 лет, плюс срок может быть продлен из-за мораториев на проверки во время эпидемии наводнения, режима военного положения. Поэтому следует хранить минимум 5 лет, а то и больше, пока ГНС ​​не даст разъяснений и четких инструкций.
4. Несвоевременная подача отчетности в ГНС и перечисление налогов – также часто становится причиной наложения санкций. Создайте готовый календарь, где будут отмечены предельные даты подачи деклараций и уплаты сборов на весь год вперед – и делайте все вовремя.
5. Неправильный расчет сумм налогов – из-за отсутствия опыта или очень больших объемов операций, разобраться в которых сложно вручную. В этом случае поможет использование специального ПО и бухгалтерских сервисов. Но программы не спасут от ошибок, которые происходят из-за утраченных первичных документов, не внесенных правильно доходов и расходов или непонимания базовых условий пребывания на той или иной группе налогообложения.
6. Игнорирование актуальных правок в НКУ и других норм – налоговое законодательство, требования к ведению бухгалтерии постоянно меняются: вводятся новые формы деклараций и заявлений (недавно обновили 20-ОПП, например), налоги (ввели военный сбор), правила (отчетность по наемным работникам с 1 января 2025 года подается ежемесячно). И здесь действительно нужно «держать руку на пульсе» и постоянно мониторить изменения, потому что в противном случае легко можно получить штрафы.
7. Ошибки в кадровом учете – очень распространены, и касаются как неправильного ведения документации, так и нарушений при начислении выплат, уплаты налогов за работников.
8. Отсутствие регулярного аудита – может привести к неприятным последствиям, если проблемы в учете во время проверки найдет налоговая. Как минимум раз в год следует проводить полный аудит бухгалтерии ООО с целью выявления возможных ошибок, их исправления, предотвращения появления в дальнейшем и т.д.

Штрафы за нарушения обычно не очень высокие, но все равно являются очень неприятным следствием нарушения установленных законом норм и правил. Следует заметить, что суммы штрафов часто растут в случае фиксации тех же нарушений повторно.

Так, за несвоевременную подачу декларации ГНС насчитывает 340 грн. штрафа за каждый факт (ст. 120 НКУ), за повторное нарушение в течение года сумма составляет уже 1020 грн. Если несвоевременно подан налоговый расчет за наемных работников, суммы составляют 1020 и 2040 грн. соответственно.

За несохранение первичных документов можно получить санкции на сумму 1020 грн. первый раз и 2040 грн., если нарушение зафиксировано во второй раз (ст. 121 НКУ). За неверные расчеты сумм налогов налагаются санкции, суммы которых начисляются как определенный процент от неуплаченных своевременно средств в бюджет.

Намного большие суммы штрафов за нарушения в сфере трудового законодательства налагает КЗоТ (ст. 265). Так, например, в случае несвоевременного ведения кадрового учета за нарушения, связанные с задержкой выплаты зарплаты, выплатой неполной суммы, штраф может достигать 3 МЗП (24 000 грн.). И до 80 000 грн. придется уплатить ООО за каждый факт обнаружения неоформленного работника.

Как видите, ошибки в ведении бухгалтерии могут стоить компании достаточно дорого. Поэтому данному аспекту бизнеса важно уделить внимание с первых же дней работы.

Изменения в законодательстве и налоговая оптимизация

Как выше мы уже отмечали, важно постоянно следить за изменениями в законодательстве. С одной стороны, это нужно для правильности ведения учета, ведь основное условие – это соблюдение всех норм НКУ и установленных требований. С другой стороны, регулярное изучение актуальных изменений позволяет компании гибко реагировать на реалии и искать эффективные решения.

Власти постоянно принимают новые законы и правки, меняют определенные требования и правила, реализуют программы поддержки бизнеса. В настоящее время постоянно расширяется список видов деятельности для резидентов Дія.Сіті. Много послаблений сделано в связи с введением военного положения – некоторые нормы отменены, за определенные виды нарушений отсрочены санкции.

Это не значит, что можно не выполнять требования, но свидетельствует о необходимости регулярного проведения мероприятий по налоговой оптимизации. Следует регулярно изучать действующие нормы и искать методы снижения затрат, повышения эффективности работы. Например, ООО, что работают в сфере ИТ, при условии выполнения определенных требований могут перейти на режим Дія.Сіті и пользоваться целым рядом выгодных условий. Уплата налогов по низким ставкам является только одним из них.

Есть смысл и просто проводить регулярно аудит расчетов, чтобы понимать, является ли выгодной система налогообложения для компании. Ведь условия пребывания на разных системах также меняются со временем и выбор, сделанный 5 лет назад, может быть уже неактуальным сегодня.

Если вам нужна помощь в налоговой оптимизации – вы можете обратиться к нашим специалистам. Консультация бухгалтера, который имеет глубокие знания и опыт в ведении учета украинских компаний, поможет найти ответы на все вопросы.

Лайфхаки для облегчения ведения бухгалтерского учета ООО

Методов повышения эффективности ведения бухучета есть множество, мы же сейчас остановимся на наиболее важных из них:

• Автоматизация учета – использование специальных бухгалтерских программ и сервисов (M.E.Doc, BAS), которые проводят расчеты, формируют документы или реализуют полностью определенные бизнес-процессы, экономит время и силы.
• Ведение электронного документооборота (и внедрение программ типа «Вчасно») – позволяет снизить затраты ресурсов на создание документов в бумажном формате, их доставку к контрагентам, подписание и т.д. Кроме того, электронные документы легко хранить, есть возможность контроля доступа к ним.
• Регулярный аудит и проверка документов – чем более эффективно и четко будет построен процесс ведения бухгалтерии ООО, тем меньше времени будет тратиться на рутинные задачи, исправление ошибок и т.д.
• Использование готовых алгоритмов – чек-листов и календарей, где отражены даты подачи отчетности и уплаты налогов, например, или представлен список основных задач, которые нужно контролировать.
• Аутсорсинг бухгалтерии – передача ведения учета ООО сторонней компании, которая предоставляет соответствующие услуги. Такое решение позволяет существенно сэкономить ресурсы, средства и иметь уверенность в том, что учет ведется правильно. А если есть какие-то проблемы – их решит компания, предоставляющая услуги, ведь несет полную ответственность за свою работу.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии компании

Следовательно, одним из методов организации ведения бухучета компании может стать аутсорсинг. Такая модель взаимодействия становится все более популярной, давая возможность полностью передать выполнение всего списка задач бухгалтерам, что специализируются на предоставлении соответствующих услуг. И ни о чем больше не беспокоиться, сосредоточившись на развитии бизнеса и эффективном управлении ООО.

Основные преимущества аутсорсинга бухгалтерии с БИП:

1. Высокий уровень сервиса – ведение бухгалтерии осуществляется штатом опытных экспертов, которые имеют соответствующие знания, навыки и постоянно обучаются, следят за изменениями в НКУ и законах.
2. Экономия средств – вы платите исключительно за необходимые вашему ООО услуги, а не держите «на зарплате» сотрудника, которому нужно каждый месяц выплачивать средства, организовать рабочее место, купить доступы к бухсервисам и т.д.
3. Отсутствие проблем с отпусками, больничными, декретами и т.д. – при необходимости мы сами подберем замену специалисту, гарантируя непрерывное предоставление услуг.
4. Договорные отношения – мы гарантируем четкое и своевременное выполнение всех пунктов договора, который регулирует все аспекты сотрудничества и содержит пункты об ответственности в случае невыполнения обязанностей. В случае найма бухгалтера в штат инструментов влияния и решения спорных ситуаций значительно меньше, ведь КЗоТ всегда защищает работника.
5. Бухгалтерия «под ключ» – мы выполняем весь спектр задач в рамках ведения бухгалтерии ООО, при необходимости привлекаем специалистов требуемого профиля, полностью закрывая потребности бизнеса.

Есть вопросы о ведении бухгалтерии ООО? Или хотите заказать услугу аутсорсинга учета в БИП? Обращайтесь к нашему менеджеру по номеру телефона, который видите на сайте – и он расскажет обо всех деталях!

Автор статьи

Инна Забоцкая Верифицированный эксперт

Бухгалтер-консультант · Специалист по КИК и международному налогообложению

Профиль автора Все статьи автора →

Подписаться на новые статьи