Электронный документооборот: преимущества, возможности, как организовать

Содержание

Развитие информационных технологий влияет на абсолютно все сферы нашей жизни и предпринимательство не является исключением. С каждым днем появляются новые средства и методы упрощения и автоматизации различных бизнес-процессов, на смену одним решениям приходят другие. Бумажные носители информации вытесняют электронные документы – и в этом есть смысл.

Все мы уже давно пользуемся электронными версиями паспорта или водительского удостоверения. Пора перевести в «цифру» и предпринимательскую деятельность. Поэтому в этой статье мы поговорим об электронном документообороте.

Рассмотрим особенности и преимущества такого варианта ведения документации, расскажем о наиболее популярных и функциональных сервисах, уделим внимание законодательному регулированию ЭДО. Даже если вы уже применяете электронный документооборот на предприятии – будьте уверены, что в нашем материале найдете немало новой и полезной информации.

Что такое электронный документооборот и как регулируется законодательством

Начнём с определения терминов. Согласно ЗУ 851-IV об электронных документах, электронный документооборот – это совокупность определенных процессов создания, обработки, передачи, отправки, получения, хранения, а также использования и уничтожения электронных документов, что проводятся с применением проверки целостности, а в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов. В ст. 5 этого же закона определено, что электронным называется документ, информация в котором представлена в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты.

Если простыми словами, то электронный документооборот – это процесс (система) использования документов в электронном формате. А сам документ – это набор данных, которые создаются, используются и хранятся в цифровом формате. В то же время, они могут быть отражены и в бумажном виде (распечатаны, например), но это не обязательно.

Для идентификации автора такого документа может применяться электронная подпись, для гарантии его целостности и подтверждения достоверности происхождения – электронная печать. Наложение электронной печати или подписи становится завершающим этапом формирования электронного документа (ст. 6 профильного закона), который имеет юридическую силу наравне с бумажным вариантом.

Итак, сейчас в Украине электронные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Поэтому могут использоваться одновременно с бумажными или же без них. Для проверки целостности электронных документов применяются КЭП или электронная печать и другие методы, средства защиты информации, определенные требованиями законодательства. Больше информации о них можно найти в ЗУ об электронных доверительных услугах.

Использование электронного документооборота в гражданских отношениях происходит в соответствии с общими требованиями совершения сделок, что установлены гражданским законодательством. То есть, отдельных условий применения документов в цифровом формате нет, и их создание, подписание, использование осуществляются аналогично бумажным, но с учетом формата.

Так, например, требования к первичной документации изложены в ст. 9 ЗУ о бухгалтерском учете и перечень обязательных реквизитов не меняется в зависимости от формата документа. То есть, эти правила актуальны как для бумажных первичных документов, так и для электронных. Аналогично осуществляется регулирование ведения документации в других сферах.

Основные преимущества электронного документооборота

Для предпринимателей такой формат ведения документации буквально открывает новые перспективы и уничтожает границы, особенно для тех, кто ведет бизнес в онлайн или сотрудничает с контрагентами из разных городов, областей Украины, иностранными партнерами. Ведь цифровой формат делает документы доступными, невзирая на географию, время и другие условия.

Рассматривая преимущества электронного документооборота для ФЛП и ООО, среди ключевых следует определить следующие:

Скорость обработки документов – создание, передача и подписание занимают минуты, а не дни, как в случае с бумажными версиями.
Снижение затрат – экономия на бумаге, печати, курьерских услугах и архивном хранении документов.
Простота ведения бухгалтерии – современные автоматизированные сервисы интегрируются с бухгалтерскими программами, что упрощает учет расходов, создание отчетности, анализ финансовой деятельности.
Удобство взаимодействия – использование электронного документооборота между контрагентами позволяет осуществлять обмен документами в реальном времени, без необходимости личных встреч или почтовых отправлений.
Минимизация человеческого фактора – автоматические проверки реквизитов и подписей снижают риск ошибок во время оформления документов.
Доступность и безопасность – электронные документы можно хранить в облачных сервисах и программах, где есть средства для предоставления разных уровней доступа, управления хранилищем, создания резервных копий, а также организована защита от потери, подделки или физического повреждения.
Соответствие законодательству – использование электронной подписи и сертифицированных сервисов обеспечивает юридическую силу электронных документов.
Порядок и систематизация – при условии правильной организации хранения документов на цифровых носителях в случае необходимости можно быстро найти нужные, скопировать, использовать в качестве шаблона.
Широкие возможности для работы – в электронный документ можно быстро добавить нужное изображение, скопировать с другого шаблона и вставить реквизиты, дать ссылку или комментарий. Благодаря цифровому формату доступно гораздо больше средств и инструментов для редактирования.

Недостатки ведения документации в электронном формате

Среди недостатков электронного документооборота следует отметить, прежде всего, необходимость осуществления определенных шагов во время его организации. Нужно купить технику и специальные программы, научить сотрудников ими пользоваться, убедиться, что ваши контрагенты готовы к использованию таких решений.

А еще – обеспечить доступность носителей и стабильную их работу, минимизацию рисков, связанных с техническими сбоями. Например, если все документы вашего ФЛП хранятся в ноутбуках и на жестких дисках, во время блэкаута и при условии разрядки всех устройств вы можете временно потерять доступ к важным данным.

Но такие проблемы электронного документооборота достаточно легко решаются покупкой дополнительных источников энергии, резервных устройств и т.д. Современные технологии предлагают немало эффективных и сравнительно недорогих решений. В то же время, и в случае ведения документов в бумажном формате никто не застрахован от форс-мажоров.

Также придется немало внимания уделить защите информации – обычно проблемы электронного документооборота связаны именно с уязвимостью цифровых носителей к кибератакам и несанкционированному доступу. Поэтому важно позаботиться о качественной защите, привлекая соответствующих специалистов и периодически проверяя всю систему на предмет надежности, отсутствия уязвимых мест.

Определенные трудности появляются и в процессе работы с цифровыми носителями. Организация электронного документооборота требует четких и понятных решений: систематизации, архивирования, определенной иерархии, настройки доступа и т.д. Уделив внимание этому вопросу на этапе внедрения ЭДО, можно создать простой и удобный алгоритм использования документов.

Виды электронных документов, которые используют ФЛП и ООО

Прежде всего, все документы делят по сфере применения – это могут быть внутренние и внешние. Внутренний электронный документооборот предназначен для сопровождения процессов внутри ФЛП или ООО: это может быть кадровая документация, бухгалтерская отчетность, приказы, графики и т.д. Внешний документооборот предназначен для сопровождения взаимодействия с контрагентами – договоры с заказчиками и клиентами, счета и накладные, отчеты для ГНС и других контролирующих органов и пр.

Что касается содержания документов, то их видов гораздо больше и разделение на отдельные категории может производиться по разным критериям. Например, в соответствии с содержанием электронный документооборот ФЛП и ООО может быть:

Бухгалтерский – ведение учета доходов и расходов, отчетности, сопровождение финансовых операций.
Налоговый – подача отчетности в ГНС, уплата налогов, получение квитанций и т.д.
Кадровый – оформление трудовых договоров, заявлений, приказов о принятии/увольнении, больничных и отпусков.
Банковский – онлайн-операции, выписки, платежные поручения и т.д.
Складской – различные квитанции, накладные, акты списания и пр.

И этот перечень далеко не исчерпывающий, ведь каждый бизнес уникален и предполагает документальное сопровождение разных процессов, задач.

Особенности ведения электронного документооборота

Основное условие ведения электронного документооборота – наличие КЭП. Имея электронную подпись, можно существенно упростить выполнение множества задач – создание и подача отчетности в ГНС, заключение договоров с заказчиками, клиентами, поставщиками и др., формирование первичных документов, получение выписок и т.д.

КЭП нужен не только для перехода на электронный документооборот вашего ФЛП или ООО, но и для использования различных государственных сервисов. Имея КЭП, вы можете:

Пользоваться услугами портала «Дія» без необходимости применения бумажных документов для подтверждения личности (паспорт, ID-карта, ИНН). Имея КЭП, вы можете онлайн за несколько минут осуществить регистрацию ФЛП, подать заявление на резидентство в Дія.Сіті или получить компенсацию за трудоустройство ВПЛ, например.
Использовать разные программы для организации внутреннего и внешнего электронного документооборота бизнеса.
Пользоваться электронным кабинетом на сайте ГНС и всем функционалом, который он предлагает плательщикам. Подробнее о преимуществах и доступных предпринимателям функциях кабинета плательщика налогов на портале налоговой мы писали в статье (ссылка активная).
Проводить банковские операции, работать с госреестрами, участвовать в государственных тендерах и пользоваться множеством других возможностей.

Алгоритм использования КЭП для подписания документов достаточно прост: сначала документ нужно загрузить на любой из сервисов, что предоставляет соответствующие услуги («Вчасно», например), наложить на него свою подпись и отправить контрагенту. Он получит уведомление о поступлении документа и для подписи должен наложить на него свой КЭП. После этого подписанный документ отображается одновременно в аккаунтах обеих сторон – его можно скачать, распечатать.

Для получения КЭП следует обратиться в любой АЦСК. Это может быть приложение банковского учреждения («Приват24», например), сервис государственных услуг «Дія» или региональное представительство АЦСК, куда следует подать документы во время личного визита. Способов много и большинство из них сейчас являются бесплатными.

Сам КЭП – это файл, который создается именно для вас. Его нужно загрузить на любой носитель и защитить паролем, который система будет просить ввести каждый раз во время наложения КЭП. Электронная подпись приравнивается к обычной (сделанной «от руки»), поэтому владелец несет полную ответственность за ее защиту и использование.

Как ФЛП или ООО перейти на электронный документооборот

Алгоритм перехода на электронный документооборот ФЛП или ООО напрямую зависит от специфики бизнеса и целей оптимизации, однако обычно включает следующие составляющие:

Подготовка – создание положения о внедрении ЭДО и соответствующего приказа по предприятию, ознакомление с ними работников (для внутреннего ЭДО). Согласование изменений с контрагентами (партнерами, клиентами, подрядчиками, поставщиками и др. – для внешнего ЭДО).
Выбор сервиса – удобной и функциональной программы.
Интеграция с ПО, которое уже используется – настройка синхронизации с программами бухгалтерского учета, CRM.
Регламент документооборота – разработка внутренних правил обработки, подписания и хранения документов.
Получение КЭП для всех ответственных лиц (если еще нет).
Обучение персонала – инструктаж по использованию сервисов ЭДО и электронной подписи.
Безопасность и резервное копирование – настройка защиты данных и архивирование документов.
Оценка эффективности – регулярный анализ работы системы и ее усовершенствование.

Общие требования к хранению документов в электронном формате изложены в ст. 13 профильного закона и являются достаточно простыми. Владелец должен хранить их на цифровых носителях информации в формате, который позволяет проверить целостность документов на носителях. Срок хранения должен быть не меньше, чем законодательство устанавливает для бумажных документов соответствующего назначения.

Также обязательным является выполнение следующих требований: обеспечение доступности информации в электронных документах для дальнейшего использования, возможности восстановления документа (в том же формате, в котором он был создан), сохранение информации о происхождении, назначении документа, времени и дате его получения или отправки (при наличии).

Что касается хранения налоговых документов, то правила и сроки неизменны, независимо от того, в какой форме они созданы.

Программы для электронного документооборота ФЛП, ООО

С каждым днем программ по ведению электронного документооборота становится все больше. Все они предлагают широкий функционал и ряд преимуществ. Рассмотрим самые популярные.

«Вчасно» – один из самых популярных сервисов электронного документооборота. И эта популярность – заслуженная. Среди преимуществ: удобные этапы процесса документооборота (можно загрузить документ и отправить его на просмотр юристу или бухгалтеру, подписать документ заранее, а отправить позже и т.п.).

Процесс использования этой программы электронного документооборота прост: регистрируетесь, выбираете тип документа и загружаете его, выбираете контрагента, подписываете документ КЭП и отправляете. Также можете воспользоваться электронной печатью.

По умолчанию реализован ряд типовых документов: договор, счет, акт выполненных работ, дополнительное соглашение к договору, внутренние документы и официальные письма. Сервис бесплатный, при необходимости можно приобрести расширенный тарифный план. Его можно интегрировать в 1С и другие системы.

Программа для электронного документооборота «Paperless» – бесплатный сервис для предпринимателей. Корректно работает с электронными цифровыми подписями всех основных АЦСК Украины. Чтобы воспользоваться услугами сервиса, не нужно скачивать и устанавливать приложение на телефон или программу для компьютера. Надо только установить приложение для браузера и зарегистрироваться.

Все документы, которые подписываются в сервисе, хранятся в трех экземплярах. Место хранения на удаленных серверах гарантирует абсолютную безопасность данных. Так что гарантия того, что с этими документами ничего не случится и вы не потеряете их – основное преимущество. Также в приложении реализована возможность скачивания документов на носитель, интеграции с бухсервисами, CRM.

«Приват24 для бизнеса» – решение, доступное всем предпринимателям, независимо от того, являются ли они клиентами банка. Программа электронного документооборота помогает автоматизировать и оптимизировать поток документов. Существует возможность создавать или загружать стандартные по форме и содержанию документы (договоры, счета-фактуры, акты приемки-передачи выполненных работ, расходные накладные в формате XML), создавать и вести архив.

Также можно загружать любые документы в формате PDF и обмениваться ими с контрагентами непосредственно через систему интернет-банкинга «Приват24 для бизнеса».

На какие еще программы электронного документооборота следует обратить внимание:

Электронный документооборот М.Е.Док (M.E.Doc) – программный комплекс, который включает большое количество сервисов для ведения отчетности, безопасного хранения данных, обмена документами, взаимодействия с другим ПО и т.п.
Dubidoc – предоставляет функционал для обмена документами как для собственного использования, так и для бизнеса.
Taxer – подходит для организации бухгалтерского ЭДО.
Аскод – электронный документооборот в облаке, который позволяет эффективно организовать управленческие процессы, вести работу с кадровой документацией, архивами, договорами. Обычно используется в госучреждениях.

Также популярными являются программы для электронного документооборота «Мегаполис» (Megapolis.DocNet), Signy, WhiteDoc.

Мы рассмотрели основные составляющие и нюансы ведения ЭДО. Если же у вас появились вопросы касательно формирования бухгалтерской документации, особенностей использования КЭП во время ведения бизнеса или любых других аспектов деятельности ФЛП или ООО – обращайтесь к нашим специалистам!