Електронний документообіг: переваги, можливості, як організувати

Зміст

Розвиток інформаційних технологій впливає на абсолютно всі сфери нашого життя і підприємництво не є виключенням. З кожним днем з’являються нові засоби й методи спрощення та автоматизації різних бізнес-процесів, на зміну одним рішенням приходять інші. Паперові носії інформації витісняють електронні документи – і в тому є сенс.

Всі ми вже давно користуємось електронними версіями паспорту чи посвідчення водія. Час перевести у «цифру» і підприємницьку діяльність. Тому в цій статті ми поговоримо про електронний документообіг.

Розглянемо особливості й переваги такого варіанту ведення документації, розкажемо про найбільш популярні та функціональні сервіси, приділимо увагу законодавчому регулюванню ЕДО. Навіть якщо ви вже застосовуєте електронний документообіг на підприємстві – будьте впевнені, що в нашому матеріалі знайдете чимало нової та корисної інформації.

Що таке електронний документообіг та як регулюється законодавством

Почнемо з визначення термінів. Згідно зі ЗУ 851-IV про електронні документи, електронний документообіг – це сукупність певних процесів створення, опрацювання, передавання, відправлення, одержання, зберігання, а також використання і знищення електронних документів, що провадяться з застосуванням перевірки цілісності, а в разі потреби з підтвердженням факту отримання таких документів. В ст. 5 цього ж закону визначено, що електронним називається документ, інформація в якому подана у вигляді електронних даних, включно з обов’язковими реквізитами.

Якщо простими словами, то електронний документообіг – це процес (система) використання документів в електронному форматі. А сам документ – це набір даних, які створюються, використовуються та зберігаються в цифровому форматі. Водночас вони можуть бути відображені і в паперовому вигляді (роздруковані, наприклад), але це не обов’язково.

Для ідентифікації автора такого документа може застосовуватися електронний підпис, для гарантії його цілісності та підтвердження достовірності походження – електронна печатка. Накладення електронної печатки чи підпису стає завершальним етапом формування електронного документу (ст. 6 профільного закону), який має юридичну силу нарівні з паперовим варіантом.

Отже, наразі в Україні електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Тому можуть використовуватися одночасно з паперовими або ж без них. Для перевірки цілісності електронних документів застосовують КЕП чи електронну печатку та інші методи, засоби захисту інформації, що визначені вимогами законодавства. Більше інформації про них можна знайти в ЗУ про електронні довірчі послуги.

Використання електронного документообігу у цивільних відносинах відбувається відповідно до загальних вимог вчинення правочинів, що встановлені цивільним законодавством. Тобто, окремих умов застосування документів в цифровому форматі немає, і їх створення, підписання, використання здійснюються аналогічно з паперовими, але з урахуванням формату.

Так, наприклад, вимоги до первинної документації викладені в ст. 9 ЗУ про бухгалтерський облік і перелік обов’язкових реквізитів не змінюється в залежності від формату документу. Тобто, ці правила актуальні як для паперових первинних документів, так і для електронних. Аналогічно здійснюється регулювання ведення документації в інших сферах.

Основні переваги електронного документообігу

Для підприємців такий формат ведення документації буквально відкриває нові перспективи і знищує кордони, особливо для тих, хто веде бізнес в онлайн або співпрацює з контрагентами з різних міст, областей України, іноземними партнерами. Адже цифровий формат робить документи доступними, незважаючи на географію, час та інші умови.

Розглядаючи переваги електронного документообігу для ФОП і ТОВ, серед ключових варто визначити наступні:

Швидкість обробки документів – створення, передача та підписання займають хвилини, а не дні, як у випадку з паперовими версіями.
Зниження витрат – економія на папері, друці, кур’єрських послугах та архівному зберіганні документів.
Простота ведення бухгалтерії – сучасні автоматизовані сервіси інтегруються з бухгалтерськими програмами, що полегшує облік витрат, створення звітності, аналіз фінансової діяльності.
Зручність взаємодії – використання електронного документообігу між контрагентами дозволяє здійснювати обмін документами в реальному часі, без необхідності особистих зустрічей або поштових відправлень.
Мінімізація людського фактора – автоматичні перевірки реквізитів та підписів знижують ризик помилок під час оформлення документів.
Доступність і безпека – електронні документи можна зберігати у хмарних сервісах і програмах, де є засоби для надання різних рівнів доступу, управління сховищем, створення резервних копій, а також організовано захист від втрати, підробки або фізичного пошкодження.
Відповідність законодавству – використання електронного підпису та сертифікованих сервісів забезпечує юридичну силу електронних документів.
Порядок і систематизація – за умови правильної організації зберігання документів на цифрових носіях в разі необхідності можна швидко знайти потрібні, скопіювати, використати в якості шаблона.
Широкі можливості для роботи – в електронний документ можна швидко додати потрібне зображення, скопіювати з іншого шаблону і вставити реквізити, дати посилання чи коментар. Завдяки цифровому формату доступно значно більше засобів і інструментів для редагування.

Недоліки ведення документації в електронному форматі

Серед недоліків електронного документообігу варто зазначити насамперед необхідність здійснення певних кроків під час його організації. Потрібно купити техніку і спеціальні програми, навчити співробітників ними користуватися, впевнитися, що ваші контрагенти готові до використання таких рішень.

А ще – забезпечити доступність носіїв та стабільну їх роботу, мінімізацію ризиків, пов’язаних з технічними збоями. Наприклад, якщо всі документи вашого ФОП зберігаються в ноутбуках і на жорстких дисках, під час блекауту та за умови розрядження всіх пристроїв ви можете тимчасово втратити доступ до важливих даних.

Але такі проблеми електронного документообігу досить легко вирішуються купівлею додаткових джерел енергії, резервних пристроїв та ін. Сучасні технології пропонують чимало ефективних й порівняно недорогих рішень. Водночас і в разі ведення документів у паперовому форматі ніхто не застрахований від форс-мажорів.

Також доведеться чимало уваги приділити захисту інформації – зазвичай проблеми електронного документообігу пов’язані саме з вразливістю цифрових носіїв до кібератак і несанкціонованого доступу. Тому важливо потурбуватися про якісний захист, залучивши відповідних спеціалістів і періодично перевіряючи всю систему на предмет надійності, відсутності вразливих місць.

Певні складнощі виникають і в процесі роботи з цифровими носіями. Організація електронного документообігу потребує чітких і зрозумілих рішень: систематизації, архівування, певної ієрархії, налаштування доступу тощо. Приділивши увагу цьому питанню на етапі впровадження ЕДО, можна створити простий і зручний алгоритм використання документів.

Види електронних документів, які використовують ФОП і ТОВ

Насамперед всі документи поділяють за сферою застосування – це можуть бути внутрішні та зовнішні. Внутрішній електронний документообіг призначений для супроводу процесів всередині ФОП чи ТОВ: це може бути кадрова документація, бухгалтерська звітність, накази, графіки та ін. Зовнішній документообіг призначений для супроводу взаємодії з контрагентами – договори з замовниками і клієнтами, рахунки і накладні, звіти для ДПС та інших контролюючих органів тощо.

Що стосується змісту документів, то їх видів значно більше і поділ на окремі категорії може здійснюватися за різними критеріями. Наприклад, відповідно до змісту електронний документообіг ФОП і ТОВ може бути:

Бухгалтерський – ведення обліку доходів і витрат, звітності, супровід фінансових операцій.
Податковий – подання звітності до ДПС, сплата податків, отримання квитанцій та ін.
Кадровий – оформлення трудових договорів, заяв, наказів про прийняття/звільнення, лікарняних та відпусток.
Банківський – онлайн-операції, виписки, платіжні доручення тощо.
Складський – різні квитанції, накладні, акти списання та ін.

І цей перелік далеко не вичерпний, адже кожен бізнес унікальний і передбачає документальний супровід різних процесів, завдань.

Особливості ведення електронного документообігу

Основна умова ведення електронного документообігу – наявність КЕП. Маючи електронний підпис, можна суттєво спростити виконання безлічі завдань – створення і подання звітності до ДПС, укладення договорів з замовниками, клієнтами, постачальниками та ін., формування первинних документів, отримання витягів, виписок тощо.

КЕП потрібен не лише для переходу на електронний документообіг вашого ФОП чи ТОВ, але і для використання різноманітних державних сервісів. Маючи КЕП, ви можете:

Користуватися послугами порталу «Дія» без необхідності застосування паперових документів для підтвердження особи (паспорт, ID-картка, ІПН). Маючи КЕП, ви можете онлайн за кілька хвилин здійснити реєстрацію ФОП, подати заяву на резидентство в Дія.Сіті чи отримати компенсацію за працевлаштування ВПО, наприклад.
Використовувати різні програми для організації внутрішнього та зовнішнього електронного документообігу бізнесу.
Користуватися електронним кабінетом на сайті ДПС та всім функціоналом, який він пропонує платникам. Детальніше про переваги та доступні підприємцям функції кабінету платника податків на порталі податкової ми писали в статті (посилання активне).
Проводити банківські операції, працювати з держреєстрами, брати участь у державних тендерах та користуватися безліччю інших можливостей.

Алгоритм використання КЕП для підписання документів досить простий: спочатку документ потрібно завантажити на будь-який із сервісів, що надає відповідні послуги («Вчасно», наприклад), накласти на нього свій підпис і відправити контрагенту. Він отримає сповіщення щодо надходження документу і для підпису повинен накласти на нього свій КЕП. Після цього підписаний документ відображується одночасно в акаунтах обох сторін – його можна завантажити, роздрукувати.

Для отримання КЕП потрібно звернутися до будь-якого АЦСК. Це може бути додаток банківської установи («Приват24», наприклад), сервіс державних послуг «Дія» чи регіональне представництво АЦСК, куди потрібно надати документи під час особистого візиту. Способів багато і більшість з них наразі є безкоштовними.

Сам КЕП – це файл, який створюється саме для вас. Його потрібно завантажити на будь-який носій і захистити паролем, який система проситиме ввести кожен раз під час накладання КЕП. Електронний підпис прирівнюється до звичайного (зробленого «від руки»), тому власник несе повну відповідальність за його захист і використання.

Як ФОП чи ТОВ перейти на електронний документообіг

Алгоритм переходу на електронний документообіг ФОП чи ТОВ напряму залежить від специфіки бізнесу і цілей оптимізації, проте зазвичай включає такі складові:

Підготовка – створення положення про впровадження ЕДО і відповідного наказу по підприємству, ознайомлення з ними працівників (для внутрішнього ЕДО). Узгодження змін з контрагентами (партнерами, клієнтами, підрядниками, постачальниками та ін. – для зовнішнього ЕДО).
Вибір сервісу – зручної та функціональної програми.
Інтеграція з ПЗ, яке вже використовується – налаштування синхронізації з програмами бухгалтерського обліку, CRM.
Регламент документообігу – розробка внутрішніх правил обробки, підписання та зберігання документів.
Отримання КЕП для всіх відповідальних осіб (якщо ще немає).
Навчання персоналу – інструктаж щодо користування сервісами ЕДО та електронним підписом.
Безпека та резервне копіювання – налаштування захисту даних і архівування документів.
Оцінка ефективності – регулярний аналіз роботи системи та її вдосконалення.

Загальні вимоги до зберігання документів в електронному форматі викладені в ст. 13 профільного закону і є досить простими. Власник повинен зберігати їх на цифрових носіях інформації у форматі, який дозволяє перевірити цілісність документів на носіях. Термін зберігання має бути не меншим, аніж законодавство встановлює для паперових документів відповідного призначення.

Також обов’язковим є виконання таких вимог: забезпечення доступності інформації в електронних документах для подальшого використання, можливості відновлення документа (в тому ж форматі, що його було створено), збереження інформації щодо походження, призначення документа, часу і дати його одержання чи відправлення (за наявності).

Що стосується зберігання податкових документів, то правила й терміни незмінні, незалежно від того, в якій формі їх створено.

Програми для електронного документообігу ФОП, ТОВ

З кожним днем програм для ведення електронного документообігу стає все більше. Всі вони пропонують широкий функціонал і низку переваги. Розглянемо найбільш популярні.

«Вчасно» – один з найпопулярніших сервісів електронного документообігу. І ця популярність – заслужена. Серед переваг: зручні етапи процесу документообігу (можна завантажити документ та відправити його на перегляд юристу чи бухгалтеру, підписати документ наперед, а відправити згодом, тощо).

Процес використання цієї програми електронного документообігу простий: реєструєтесь, обираєте тип документу та завантажуєте його, вибираєте контрагента, підписуєте документ КЕП та надсилаєте. Також можете скористатись електронною печаткою.

За замовчуванням реалізовано ряд типових документів: договір, рахунок, акт виконаних робіт, додаткова угода до договору, внутрішні документи та офіційні листи. Сервіс безкоштовний, за потреби можна придбати розширений тарифний план. Його можна інтегрувати в 1С та інші системи.

Програма для електронного документообігу «Paperless» – безкоштовний сервіс для підприємців. Коректно працює з електронними цифровими підписами усіх основних АЦСК України. Щоб скористатись послугами сервісу, не потрібно скачувати та встановлювати додаток на телефон чи застосунок для комп’ютера. Треба лише встановити додаток для браузера та зареєструватися.

Усі документи, які підписуються в сервісі, зберігаються в трьох екземплярах. Місце зберігання на віддалених серверах гарантує абсолютну безпеку даних. Тож гарантія того, що з цими документами нічого не трапиться і ви не втратите їх – основна перевага. Також у додатку реалізована можливість скачування документів на носій, інтеграції з бухсервісами, CRM.

«Приват24 для бізнесу» – рішення, доступне всім підприємцям, незалежно від того, чи є вони клієнтами банку. Програма електронного документообігу допомагає автоматизувати та оптимізувати потік документів. Існує можливість створювати або завантажувати стандартні за формою і змістом документи (договори, рахунки-фактури, акти приймання-передачі виконаних робіт, видаткові накладні в форматі XML), створювати та вести архів.

Також можна завантажувати будь-які документи у форматі PDF і обмінюватися ними з контрагентами безпосередньо через систему інтернет-банкінгу «Приват24 для бізнесу».

На які ще програми електронного документообігу варто звернути увагу:

Електронний документообіг М.Е.Док (M.E.Doc) – програмний комплекс, який включає велику кількість сервісів для ведення звітності, безпечного зберігання даних, обміну документами, взаємодії з іншим ПЗ тощо.
Dubidoc – надає функціонал для обміну документами як для власного користування, так і для бізнесу.
Taxer – підходить для організації бухгалтерського ЕДО.
Аскод – електронний документообіг у хмарі, який дозволяє ефективно організувати управлінські процеси, вести роботу з кадровою документацією, архівами, договорами. Зазвичай використовується в держустановах.

Також популярними є програми для електронного документообігу «Мегаполіс» (Megapolis.DocNet), Signy, WhiteDoc.

Ми розглянули основні складові та нюанси ведення ЕДО. Якщо ж у вас з’явилися питання щодо формування бухгалтерської документації, особливостей використання КЕП під час ведення бізнесу або будь-яких інших аспектів діяльності ФОП чи ТОВ – звертайтесь до наших фахівців!