Як вести ФОП самостійно? Чи можна обійтися без бухгалтера? Типові помилки ФОПів

Зміст

Нас часто запитують під час консультацій: «Чи зможу я сам(а) вести бухгалтерію свого ФОП?! Якщо хтось це вміє робити, то чому не зможу я?». Однак тут питання в іншому:

Чи маєте ви бажання розбиратися в деталях бухгалтерії ФОП?
Чи є у вас час на ведення бухгалтерії самостійно?
Чи готові ви постійно слідкувати за змінами у чинному законодавстві та детально вивчати вимоги ПКУ, нові правила, норми?

Деякі вважають, що ФОПу немає що вести, що бухгалтерії майже там немає, проте це не так. Є купа нюансів, які потрібно врахувати. Біда в тому, що багато хто з ФОПів не звертає увагу на них. А це, в свою чергу, може призвести до штрафів.

В цій статті ми не станемо закликати вас до того, щоб користуватися виключно послугами бухгалтера. Але розкажемо детально, як вести ФОП і чому важливо звертати увагу на кожну деталь. Та поділимось гірким досвідом інших підприємців, які приходили до нас зі своїми проблемами, щоб закликати вас серйозніше ставитися до свого бізнесу.

Детально розглянемо типові помилки, що роблять як «спрощенці», так і «загальносистемники». Дамо кілька порад щодо того, як вести бухгалтерський облік ФОП і не наражати свій бізнес на проблеми.

Помилка №1: несвоєчасна сплата податків, перерахування зборів на невірні рахунки

Часто ФОПи забувають вчасно сплачувати податки або сплачують їх на інші рахунки. Наявність боргу зі сплати податків на 1-е число впродовж двох послідовних кварталів призводить до позбавлення ФОП єдиного податку. При чому, на сьогодні навіть за суму боргу в 1 копійку можуть позбавити єдиного податку.

Слід зважати на те, що податкова не повідомляє ФОПів завчасно про можливе позбавлення єдиного податку, а просто позбавляє. Інформація про наявність чи позбавлення єдиного податку відображається в електронному кабінеті в меню «Облікові дані платника». Але ФОПи не завжди перевіряють свій статус.

Інколи підприємці роками працюють, вважаючи себе платником єдиного податку, а насправді їх позбавили вже давно і вони перебувають на загальній системі оподаткування. І замість того, щоб вести облік ФОП на загальній системі (подаючи відповідні декларації та сплачуючи податки за зовсім іншим алгоритмом у порівнянні зі спрощеною системою), підприємці продовжують виконувати вимоги спрощеної системи, що є порушенням.

Нагадуємо, що на загальній системі ФОП має сплатити від суми чистого доходу наступні податки:

ПДФО у розмірі 18%.
Військовий збір у розмірі 5%.
Нарахувати ЄСВ у розмірі 22%.

Тут варто зазначити, що всі витрати мають бути документально підтверджені. І перед тим, як вести облік ФОП на загальній системі, важливо вивчити правила оформлення витрат, щоб не довелося платити податок з усіх коштів. Крім того, якщо ФОП вчасно не сплатив податки або ЄСВ, йому потрібно буде сплатити штраф і пеню. Пам’ятайте, що по ЄСВ немає терміну давності!

Помилка №2: використання різних сервісів замість електронного кабінету ДПС

Використання таких електронних сервісів для подання звітності, як taxer.ua та йому подібних, також часто призводить до проблем. Ми ні в якому разі не хочемо сказати, що використання даних сервісів – це зло! Зовсім ні, навіть більше того – завдяки сервісам та програмам можна автоматизувати багато процесів, спростити виконання тих чи інших завдань.

Проте ці сервіси трохи розслаблюють підприємця: він довіряє програмі, вносить в неї всі дані і не перевіряє правильність ведення ФОП в ДПС. Ви можете вести облік, розраховувати податки у спеціальній програмі. Але варто подавати та перевіряти всі відомості в електронному кабінеті ДПС, а не сервісі стороннього розробника, який зазвичай не має зв’язку з податковою і не гарантує правильності виконання підприємцем його фінансових обов’язків.

Крім того, сервіси – не люди, вони не розпитають про нюанси в вашій роботі, не підкажуть, як оптимальніше вчинити в тому чи іншому питанні. Сервіс вам нагадає про терміни сплати податків та подання звітів. Але не візьме до уваги всі нюанси й специфіку вашого бізнесу. І не проконтролює, чи все ви виконали вчасно. Тому ми рекомендуємо всім підприємцям, які цікавляться, як вести ФОП самостійно, першочергово використовувати кабінет на tax.gov.ua.

Кейс клієнта, що самостійно вів ФОП

Нещодавно до нас звернувся ФОП, який користувався одним з таких сервісів, подавав декларації (деякі вчасно, деякі – ні), отримував квитанції про їх прийняття і щиро вірив, що в нього все гаразд. Виявилось, що його через борг позбавили єдиного податку ще в 2016 році.

Кілька років ФОП працював, вважаючи, що він перебуває на єдиному податку. Залишається лише сподіватись, що не буде найближчі три роки аудиторської перевірки, оскільки в іншому випадку йому потрібно буде сплатити величезні податки та штрафи.

І навіть якщо наступні три роки вам пощастить, і вас аудитор не викличе на перевірку, то з ЄСВ немає терміну давності і в будь-який час вам можуть нарахувати суму ЄСВ не з мінімальної заробітної плати, а з суми чистого доходу. А в більшості ФОП сфери ІТ витрат майже немає. І в таких випадках суми виходять дуже великими.

Тому до того, як вести бухгалтерію ФОП, ретельно вивчайте всі особливості процесу, а під час роботи – суворо все контролюйте.

Помилка №3: неправильна реєстрація платником єдиного податку, нерозуміння умов ЄП

При поданні заяви на спрощену систему ФОПи або взагалі не подають заяву на спрощену систему оподаткування, або подають з помилками. Їм відмовляють в єдиному податку, про що ФОПи не знають, і працюють, вважаючи, що перебувають на єдиному податку. Цікавляться у нас, як вести бухгалтерію ФОП 2 групи, а коли ми перевіряємо інформацію про підприємця – виявляється, що він є «загальносистемником».

Нещодавно до нас звернувся підприємець, що вирішив сам реєструвати свій ФОП. Подав заяву на спрощену систему оподаткування під час онлайн-реєстрації і не перевірив інформацію щодо перебування на єдиному податку. А з технічних причин заява не потрапила до податкової і ФОП перебував на загальній системі оподаткування.

В процесі ведення діяльності ФОП вчасно подавав декларації платника єдиного податку, отримував квитанції №2 про вдале прийняття декларацій. І був впевнений, що має статус «спрощенця». Як ми розуміємо, таке переконання виявилось хибним.

Однак цьому ФОПу пощастило більше – через два квартали він отримав листа від податкової, що його декларація за 1-й квартал не може бути прийнятою, оскільки він перебуває на іншій системі оподаткування. Біда в тому, що нарахування єдиного податку в цьому та у вище описаному випадках проводилось згідно поданих декларацій і ФОПи були впевнені, що все гаразд.

І поки підприємець розбирався з тим, як вести облік ФОП 2 група, в нього був обов’язок подання декларацій та нарахування податку відповідно до вимог загальної системи оподаткування.

Крім того, підприємці нерідко роблять помилки під час самостійного ведення ФОП 1, 2 і 3 груп. Які проблеми ми бачили:

Під час ведення ФОП на 1 групі обчислюють податок з мінімальної заробітної плати замість того, щоб брати в якості основи суму мінімального прожиткового мінімуму (з якого ФОП сплачує 10% щомісяця).
Підприємці не знають, як вести ФОП 2 група (де податок фіксований і нараховується в розмірі до 20% суми мінімальної зарплати, що встановлена на 1 січня року) і нараховують збір з поточної суми МРЗП, платять 20% з суми мінімального прожиткового мінімуму, подають декларацію щокварталу (а не щороку) та ін.
До того, як вести ФОП 3 група, підприємці недостатньо ретельно вивчають правила і також невірно нараховують податок (потрібно 5% зі всього доходу або 3% зі всього доходу, якщо ФОП є платником ПДВ), перераховують кошти не на ті рахунки, подають неправильні форми декларацій та ін.

Умови для різних груп ЄП можуть часто змінюватися і це також потрібно брати до уваги. Наприклад, в 2024 році ФОП 3 групи не платили військовий збір. Наразі всі, хто вивчає, як вести бухгалтерію 3 групи, мають пам’ятати: з 1 січня 2025 року 3 група сплачує військовий збір у розмірі 1% зі всього доходу. Це яскравий приклад того, як важливо слідкувати за всіма ініціативами та процесом прийняття законів.

Помилка №4: ігнорування вимог щодо формування та збереження первинних документів

Безпечне ставлення до наявності первинних документів – ще одна проблема тих, хто хоче вести бухгалтерію ФОП самостійно. Через те, що банки перестали вимагати контракти для підтвердження валютних операцій, а задовольняються інвойсами, багато хто з ФОПів або взагалі не оформлює документи, або в не належному чині.

І при проходженні аудиторської перевірки можуть або отримати штраф за відсутність документів, або отримані ними доходи можуть розцінити як отримані доходи за інші послуги, на надання яких ФОП не має зареєстрованих КВЕДів. А це, в свою чергу, може призвести до того, що ФОП можуть позбавити єдиного податку після кварталу, в якому було виявлено порушення, в тому числі й заднім числом.

Часто нас запитують: «Чи можна не підписувати акт наданих послуг, а лише виставляти інвойс?» Так, але виключно за умови, що інвойс відповідає вимогам і має всі обов’язкові для первинних документів реквізити:

назва документа (форми);
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг госпоперації;
одиниця виміру госпоперації;
посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації. Згідно з п. 2.4 Положення №88 на документах, складених в електронній формі, проставляється електронний підпис особи. Тобто інвойс має бути підписаний з двох сторін.

Помилка №5: несплата ФОПом інших податків, які застосовуються до нього як до фізичної особи

Серед таких податків найчастіше зустрічаємо земельний податок та податок на нерухомість. Через борги по цим зборам ФОП можуть також позбавити єдиного податку. Нарахування цих податків та реквізити для їх сплати можна побачити в своєму електронному кабінеті платника податків.

За борги з ЄСВ єдиного податку не позбавляють, адже це не податок, а внесок.

Кілька порад щодо того, як вести бухгалтерію ФОП

Вище ми перелічили основні моменти, на які найчастіше ФОПи не досить серйозно звертають увагу. Якщо ви вирішили самостійно вести бухгалтерію свого ФОП, закликаємо вас:

Регулярно перевіряти свій електронний кабінет на предмет наявності боргу (меню «Стан розрахунків з бюджетом») та впевнитися, що вас не позбавили єдиного податку (меню «Облікові дані платника»).
Слідкувати за зміною реквізитів для сплати податків.
Належним чином оформлювати первинні документи. Найоптимальніший варіант, коли все-таки ФОП має договір та акт, або належним чином оформлений інвойс. Наявність документів потрібна і для отримання доходу в гривні!

Слідкуйте за змінами в законодавстві, оскільки останнім часом ми отримуємо від наших чиновників багато ініціатив, однак, не всі вони доходять до рівня «Закон прийнято». Мало вивчити вимоги перед тим, як вести облік ФОП. Потрібно постійно бути в курсі новин і змін. Слід розрізняти, що вже введено в дію, а що поки на етапі розгляду. В наших матеріалах ви можете ознайомитися зі змінами в законах на 2026 рік.

Але ще раз нагадуємо всім, хто планує вести ФОП самостійно: безпечність або проста нестача часу на вивчення всіх нюансів можуть призвести до плачевних наслідків. Зважайте на те, що:

Наявність боргів може призвести до арешту рахунків та майна, до заборони виїзду за кордон.
Позбавлення єдиного податку призведе до того, що наступні чотири квартали ви не зможете скористатись правом на єдиний податок та, можливо, до сплати величезних податків під час перебування ФОП на загальній системі оподаткування.
Невиконання зобов’язань, покладених ДПС на ФОП, завжди стає причиною нарахування штрафів, пені, інших неприємних наслідків.

Підсумуємо: то ж, чи варто вести ФОП самостійно?

Ми поділились з вами своїм досвідом роботи та розповіли про помилки, яких найчастіше припускаються ФОП. Вам вирішувати:

Чи скористатися, все-таки, послугами бухгалтера, який працює постійно в цій сфері, знає всі нюанси, регулярно контролює ситуацію в електронному кабінеті та несе відповідальність за своєчасність сплати ваших податків і подання звітів.
Чи витратити час на те, щоб в усьому розібратись самостійно, постійно слідкувати за змінами та самому вести бухгалтерію свого ФОП.

В будь-якому випадку до бухгалтерії ФОП слід ставитися серйозно! Бажаємо вам не допускати проблем у веденні бухгалтерії вашого ФОП. А якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до наших спеціалістів за номером телефону, що вказаний на сайті!