Как вести ФЛП самостоятельно? Можно ли обойтись без бухгалтера? Типичные ошибки ФЛП

Нас часто спрашивают во время консультаций: «Смогу ли я сам(а) вести бухгалтерию своего ФЛП?! Если кто-то это умеет делать, то почему не смогу я?». Однако здесь вопрос в другом:

• Есть ли у вас желание разбираться в деталях бухгалтерии ФЛП?
• Есть ли у вас время на ведение бухгалтерии самостоятельно?
• Готовы ли вы постоянно следить за изменениями в действующем законодательстве и подробно изучать требования НКУ, новые правила, нормы?

Некоторые считают, что ФЛП нечего вести, что бухгалтерии почти там нет, однако это не так. Есть множество нюансов, которые нужно учесть. Беда в том, что многие из ФЛП не обращают внимания на них. А это, в свою очередь, может привести к штрафам.

В этой статье мы не станем призывать вас к тому, чтобы пользоваться исключительно услугами бухгалтера. Но расскажем подробно, как вести ФЛП и почему важно обращать внимание на каждую деталь. И поделимся горьким опытом других предпринимателей, которые приходили к нам со своими проблемами, чтобы призвать вас серьезнее относиться к своему бизнесу.

Подробно рассмотрим типичные ошибки, которые совершают как «упрощенцы», так и «общесистемщики». Дадим несколько советов относительно того, как вести бухгалтерский учет ФЛП и не подвергать свой бизнес проблемам.

Ошибка №1: несвоевременная уплата налогов, перечисление сборов на неверные счета

Часто ФЛП забывают своевременно уплачивать налоги или уплачивают их на другие счета. Наличие долга по уплате налогов на 1-е число в течение двух последовательных кварталов приводит к лишению ФЛП единого налога. Причем, на сегодняшний день даже за сумму долга в 1 копейку могут лишить единого налога.

Следует учитывать, что налоговая не сообщает ФЛП заранее о возможном лишении единого налога, а просто лишает. Информация о наличии или лишении единого налога отображается в электронном кабинете в меню «Учетные данные плательщика». Но ФЛП не всегда проверяют свой статус.

Иногда предприниматели годами работают, считая себя плательщиком единого налога, а на самом деле их лишили уже давно и они находятся на общей системе налогообложения. И вместо того, чтобы вести учет ФЛП на общей системе (подавая соответствующие декларации и уплачивая налоги по совсем другому алгоритму по сравнению с упрощенной системой), предприниматели продолжают выполнять требования упрощенной системы, что является нарушением.

Напоминаем, что на общей системе ФЛП должен уплатить от суммы чистого дохода следующие налоги:

1. НДФЛ в размере 18%.
2. Военный сбор в размере 5%.
3. Начислить ЕСВ в размере 22%.

Здесь следует отметить, что все расходы должны быть документально подтверждены. И перед тем, как вести учет ФЛП на общей системе, важно изучить правила оформления расходов, чтобы не пришлось платить налог со всех средств. Кроме того, если ФЛП вовремя не уплатил налоги или ЕСВ, ему нужно будет уплатить штраф и пеню. Помните, что по ЕСВ нет срока давности!

Ошибка №2: использование разных сервисов вместо электронного кабинета ГНС

Использование таких электронных сервисов для подачи отчетности, как taxer.ua и подобных ему, также часто приводит к проблемам. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что использование данных сервисов – это зло! Вовсе нет, даже более того – благодаря сервисам и программам можно автоматизировать многие процессы, упростить выполнение тех или иных задач.

Однако эти сервисы немного расслабляют предпринимателя: он доверяет программе, вносит в нее все данные и не проверяет правильность ведения ФЛП в ГНС. Вы можете вести учет, рассчитывать налоги в специальном приложении. Но следует подавать и проверять все сведения в электронном кабинете ГНС, а не сервисе стороннего разработчика, который обычно не имеет связи с налоговой и не гарантирует правильности выполнения предпринимателем его финансовых обязательств.

Кроме того, сервисы – не люди, они не расспросят о нюансах в вашей работе, не подскажут, как оптимальнее поступить в том или ином вопросе. Сервис вам напомнит о сроках уплаты налогов и подачи отчетов. Но не примет во внимание все нюансы и специфику вашего бизнеса. И не проконтролирует, все ли вы выполнили вовремя. Поэтому мы рекомендуем всем предпринимателям, которые интересуются, как вести ФЛП самостоятельно, в первую очередь использовать кабинет на tax.gov.ua.

Кейс клиента, который самостоятельно вел ФЛП

Недавно к нам обратился ФЛП, который пользовался одним из таких сервисов, подавал декларации (некоторые вовремя, некоторые – нет), получал квитанции об их принятии и искренне верил, что у него все хорошо. Оказалось, что его из-за долга лишили единого налога еще в 2016 году.

Несколько лет ФЛП работал, считая, что он находится на едином налоге. Остается только надеяться, что не будет в ближайшие три года аудиторской проверки, поскольку в противном случае ему нужно будет уплатить огромные налоги и штрафы.

И даже если следующие три года вам повезет, и вас аудитор не вызовет на проверку, то у ЕСВ нет срока давности и в любое время вам могут начислить сумму ЕСВ не с минимальной заработной платы, а с суммы чистого дохода. А у большинства ФЛП сферы ИТ затрат почти нет. И в таких случаях суммы получаются очень большими.

Поэтому до того, как вести бухгалтерию ФЛП, тщательно изучайте все особенности процесса, а во время работы – строго все контролируйте.

Ошибка №3: ​​неправильная регистрация плательщиком единого налога, непонимание условий ЕН

При подаче заявления на упрощенную систему ФЛП либо вообще не подают заявление на упрощенную систему налогообложения, либо подают с ошибками. Им отказывают в едином налоге, о чем ФЛП не знают, и работают, считая, что находятся на едином налоге. Интересуются у нас, как вести бухгалтерию ФЛП 2 группы, а когда мы проверяем информацию о предпринимателе – оказывается, что он «общесистемщик».

Недавно к нам обратился предприниматель, что решил сам регистрировать свой ФЛП. Подал заявление на упрощенную систему налогообложения во время онлайн-регистрации и не проверил информацию о пребывании на едином налоге. А по техническим причинам заявление не попало в налоговую и ФЛП находился на общей системе налогообложения.

В процессе ведения деятельности ФЛП своевременно подавал декларации плательщика единого налога, получал квитанции №2 об удачном принятии деклараций. И был уверен, что имеет статус упрощенца. Как мы понимаем, такое убеждение оказалось ложным.

Однако этому ФЛП повезло больше – через два квартала он получил письмо от налоговой, что его декларация за 1-й квартал не может быть принята, поскольку он находится на другой системе налогообложения. Беда в том, что начисление единого налога в этом и вышеописанном случаях проводилось согласно поданных деклараций и ФЛП были уверены, что все в порядке.

И пока предприниматель разбирался с тем, как вести учет ФЛП 2 группа, у него была обязанность подачи деклараций и начисления налога в соответствии с требованиями общей системы налогообложения.

Кроме того, предприниматели нередко совершают ошибки во время самостоятельного ведения ФЛП 1, 2 и 3 групп. Какие проблемы мы видели:

• При ведении ФЛП на 1 группе исчисляют налог с минимальной заработной платы вместо того, чтобы брать в качестве основы сумму минимального прожиточного минимума (с которого ФЛП платит 10% ежемесячно).
• Предприниматели не знают, как вести ФЛП 2 группа (где налог фиксированный и начисляется в размере до 20% суммы минимальной зарплаты, установленной на 1 января года) и начисляют сбор с текущей суммы МРЗП, платят 20% с суммы минимального прожиточного минимума, подают декларацию ежеквартально (а не каждый год) и проч.
• До того, как вести ФЛП 3 группа, предприниматели недостаточно тщательно изучают правила и также неверно начисляют налог (нужно 5% со всего дохода или 3% со всего дохода, если ФЛП является плательщиком НДС), перечисляют средства не на те счета, подают неправильные формы деклараций и т.д.

Условия для различных групп ЕН могут часто меняться и это также следует учитывать. К примеру, в 2024 году ФЛП 3 группы не платили военный сбор. Сейчас все, кто изучает, как вести бухгалтерию 3 группы, должны помнить: с 1 января 2025 года 3 группа платит военный сбор в размере 1% со всего дохода. Это яркий пример того, как важно следить за всеми инициативами и процессом принятия законов.

Ошибка №4: игнорирование требований касательно формирования и хранения первичных документов

Беспечное отношение к наличию первичных документов – еще одна проблема тех, кто хочет вести бухгалтерию ФЛП самостоятельно. Из-за того, что банки перестали требовать контракты для подтверждения валютных операций, а довольствуются инвойсами, много кто из ФЛП либо вообще не оформляют документы, либо в ненадлежащем виде.

И при прохождении аудиторской проверки могут получить штраф за отсутствие документов, или полученные ими доходы могут расценить как полученные доходы за другие услуги, на предоставление которых ФЛП не имеет зарегистрированных КВЭДов. А это, в свою очередь, может привести к тому, что ФЛП могут лишить единого налога после квартала, в котором было обнаружено нарушение, в том числе и задним числом.

Часто нас спрашивают: «Можно ли не подписывать акт предоставленных услуг, а только выставлять инвойс?» Да, но исключительно при условии, что инвойс отвечает требованиям и имеет все обязательные для первичных документов реквизиты:

• название документа (формы);
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозоперации;
• единица измерения хозоперации;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в хозоперации. Согласно п. 2.4 Положения №88 на документах, составленных в электронной форме, проставляется электронная подпись лица. То есть, инвойс должен быть подписан с двух сторон.

Ошибка №5: неуплата ФЛП других налогов, применяемых к нему как к физическому лицу

Среди таких налогов наиболее часто встречаем земельный налог и налог на недвижимость. Из-за долгов по этому сбору ФЛП могут также лишить единого налога. Начисление этих налогов и реквизиты для их уплаты можно увидеть в своем электронном кабинете налогоплательщика.

За долги по ЕСВ единого налога не лишают, ведь это не налог, а взнос.

Несколько советов относительно того, как вести бухгалтерию ФЛП

Выше мы перечислили основные моменты, на которые чаще всего ФЛП недостаточно серьезно обращают внимание. Если вы решили самостоятельно вести бухгалтерию своего ФЛП, призываем вас:

1. Регулярно проверять свой электронный кабинет на предмет наличия долга (меню «Состояние расчетов с бюджетом») и убедиться в том, что вас не лишили единого налога (меню «Учетные данные плательщика»).
2. Следить за изменением реквизитов для уплаты налогов.
3. Должным образом оформлять первичные документы. Самый оптимальный вариант, когда все-таки ФЛП имеет договор и акт, или должным образом оформленный инвойс. Наличие документов необходимо и для получения дохода в гривне!

Следите за изменениями в законодательстве, поскольку в последнее время мы получаем от наших чиновников много инициатив, однако не все они доходят до уровня «Закон принят». Мало изучить требования перед тем, как вести учет ФЛП. Нужно постоянно быть в курсе новостей и изменений. Следует различать, что уже введено в действие, а что пока на этапе рассмотрения. В наших материалах можно ознакомиться с изменениями в законах на 2026 год.

Но еще раз напоминаем всем, кто планирует вести ФЛП самостоятельно: беспечность или простой недостаток времени на изучение всех нюансов могут привести к плачевным последствиям. Учитывайте, что:

• Наличие долгов может привести к аресту счетов и имущества, к запрету выезда за границу.
• Лишение единого налога приведет к тому, что следующие четыре квартала вы не сможете воспользоваться правом на единый налог и, возможно, к уплате огромных налогов во время пребывания ФЛП на общей системе налогообложения.
• Невыполнение обязательств, возложенных ГНС на ФЛП, всегда становится причиной начисления штрафов, пени, других неприятных последствий.

Подытожим: и все же, стоит ли вести ФЛП самостоятельно?

Мы поделились с вами своим опытом работы и рассказали об ошибках, которые чаще всего допускают ФЛП. Вам решать:

1. Воспользоваться ли, все-таки, услугами бухгалтера, который работает постоянно в этой сфере, знает все нюансы, регулярно контролирует ситуацию в электронном кабинете и несет ответственность за своевременность уплаты ваших налогов и подачи отчетов.
2. Или потратить время на то, чтобы во всем разобраться самостоятельно, постоянно следить за изменениями и вести бухгалтерию своего ФЛП.

В любом случае к бухгалтерии ФЛП следует относиться серьезно! Желаем вам не допускать проблем в ведении бухгалтерии вашего ФЛП. А если вам нужна помощь – обращайтесь к нашим специалистам по номеру телефона, что указан на сайте!

Автор статьи

Наталья Юдина Верифицированный эксперт

Директор, совладелец

LinkedIn Профиль автора Все статьи автора →

Подписаться на новые статьи