Бухгалтерський облік салону краси: основні складові, вимоги, правила ефективної організації, поради

Зміст

Як вказує портал Опендатабот, протягом 2024 року 61% новостворених ФОПів в Україні зареєстрували жінки. 154 920 підприємиць відкрили власну справу, незважаючи на складні економічні умови та безліч викликів, спровокованих повномасштабною війною.

Згідно з поданою в статті інформацією, більшість оформлених жінками ФОПів (а це 89%) відкрито для надання послуг. І 94% з них зареєстрували КВЕДи, що пов’язані з роботою перукарень, салонів краси, масажних салонів. Тому сьогодні ми розглянемо тему, актуальну як для початківців у сфері надання послуг, так і для тих, хто вже має власний салон краси.

Розкажемо про вибір оптимального режиму оподаткування і КВЕДів для салону краси, особливості організації бухгалтерського обліку. Дамо кілька порад стосовно оптимізації процесу ведення обліку і зниження витрат, легалізації зарплат персоналу, фіскалізації доходів, уникнення типових помилок.

Ви зможете дізнатися про всі «підводні камені» організації бухгалтерії салону краси, аби побудувати процес правильно і уникнути порушень, штрафів, інших неприємних наслідків.

Відкриття салону краси: вибір форми власності, КВЕДів, режиму оподаткування

Для відкриття невеликого салону краси найкраще підходить реєстрація ФОП, яка дає наступні переваги: просте і швидке оформлення, можливість вибрати одну з груп єдиного податку і сплачувати збори, вести бухгалтерію у спрощеному варіанті (ТОВ доступна лише 3 група ЄП). В разі відкриття ФОП салон краси реєструється на одну людину, яка є відповідальною за бізнес, самостійно розпоряджається отриманим доходом і приймає всі рішення, що стосуються ведення підприємницької діяльності.

ТОВ вимагає професійного підходу на етапі реєстрації, передбачає більше вимог до ведення бухгалтерського обліку. Проте ТОВ стане вдалим вибором, якщо ви:

Хочете відкрити салон краси разом з партнерами і мати інструменти для управління, інвестування, кредитування, співпраці з іншими юрособами, продажу бізнесу.
Відкриваєте великий салон преміум-сегменту з широким спектром послуг (не лише власне перукарських) і плануєте отримувати мільйонні прибутки. Реєстрація ТОВ дасть більше перспектив.
Хочете знизити ризики для власного майна, коштів – адже ТОВ передбачає відокремлення активів власників від активів компанії.

Вибір кодів КВЕД для салону краси

Перш ніж реєструвати бізнес, потрібно визначитися з тим, які послуги ви плануєте надавати. Це можуть бути як власне перукарські, так і додаткові – продаж супутніх товарів (косметичних засобів для догляду за волоссям, наприклад), манікюр, педикюр, масаж, макіяж, навчання майстрів та ін.

В якості основного для салону краси КВЕД зазвичай вибирають, пов’язаний з наданням перукарських послуг – 96.02. Додатковими можна вказати КВЕДи, що дозволяють здійснювати діяльність з забезпечення фізичного комфорту, надавати інші індивідуальні послуги, здавати в оренду приміщення, торгувати косметичними засобами – 96.04, 96.09, 68.20, 47.75 та ін.

Більш детально ознайомитися зі всіма кодами КВЕД для салонів краси ви можете в статті, опублікованій раніше на нашому сайті за активним посиланням.

Чи підходить загальна система оподаткування для салону краси?

Правильний вибір режиму оподаткування для бізнесу є однією з запорук успіху, адже впливає на ведення бухгалтерії ФОП чи ТОВ (обсяги звітності, суми податків тощо), визначає умови здійснення підприємницької діяльності. Для салонів краси зазвичай вибирають спрощену систему, але в деяких випадках можна розглянути і загальну.

Особливості вибору загальної системи оподаткування для салону краси:

Немає ніяких обмежень щодо ліміту доходів, кількості робітників, кола контрагентів. Тому такий вибір буде виправданим для салонів преміум-класу з великим цінником, широким асортиментом послуг, кількома десятками майстрів, корпоративними клієнтами (з числа юросіб в тому числі).
Підходить для салонів краси, де є великі витрати на інструменти, матеріали, рекламу, оренду приміщення та ін., адже передбачає сплату податків з чистого прибутку.
Звітність подається раз на рік, ставки податку: для ФОП 18% ПДФО, 5% ВЗ від чистого прибутку, 22% ЄСВ від МЗП; для ТОВ 18% з прибутку.

Яку групу спрощеного режиму можна вибрати для салону краси?

Для малого та середнього бізнесу під час оформлення ФОП кращим вибором буде одна з груп єдиного податку:

1 група – дозволяє надавати населенню побутові послуги (визначені в п. 291.7 ПКУ), в тому числі перукарські, та торгувати на ринках, забороняє мати найманих працівників. Тому підходить для самостійного надання перукарських послуг (на дому чи в якості самостійного майстра в перукарні), проте не для салону краси.
2 група – підходить для салонів краси, де працює максимум 10 осіб, дозволяє продавати товари і надавати послуги (але послуги виключно населенню і ФОП, ТОВ, що знаходяться на єдиному податку). Ліміт річного доходу в 2025 році встановлений у розмірі 6 672 000 грн. (834 МЗП). Звітність подається раз на рік, податки сплачуються щомісячно: до 20% ЄП і 10% ВЗ від розміру мінзарплати (в 2025 році це 1600 грн. і 800 грн. відповідно), 22% ЄСВ (також від МЗП).
3 група – немає обмежень щодо кількості найманих працівників, можна надавати послуги і продавати супутні товари всім. Ліміт дорівнює 9 336 000 грн (1167 МЗП) на рік. Звітність подається щоквартально, податки: 5% ЄП (або 3% для платників ПДВ) і 1% ВЗ від суми доходу, 22% ЄСВ від поточної МЗП.

Ключові складові бухгалтерії салону краси

Організація бухгалтерського обліку салону краси потребує ретельного планування та передбачає низку викликів, яким потрібно приділити серйозну увагу. Адже мова йде про бізнес, пов’язаний з величезними обсягами первинних документів (рахунків на оплату, накладних на матеріали, інструменти), необхідністю правильно організувати та оформити роботу майстрів, постійно контролювати всі операції, обліковувати доходи й витрати тощо.

Що входить у ведення бухгалтерії салону краси:

Облік всіх доходів і витрат, створення та зберігання первинних документів.
Звітування в ДПС та сплата податків.
Реєстрація і встановлення РРО/ПРРО, проведення через реєстратор всіх операцій.
Кадровий облік – правильне оформлення співробітників, нарахування зарплати, сплата податків за найманих робітників, створення наказів, планів відпусток та ін.
Оптимізація – контроль фінансових потоків, аналіз, зміна системи оподаткування в разі потреби.

Особливості обліку доходів від різних послуг, витрат, списання матеріалів

Клієнти в салонах краси зазвичай сплачують за послуги та товари готівкою (рідше переказують на картку), а тому реєстрація РРО/ПРРО для фіксації всіх операцій є обов’язковою. За надані послуги і продані товари клієнтам повинні видаватись фіскальні чеки.

Кожна трансакція відображається в фіскальному чеку, який повинен містити всю необхідну інформацію про товар чи послугу (відповідно до п. 2 розд. ІІ Положення №13 від 21 січня 2016 року). Чек видається одразу після здійснення операції – завершення надання послуги, продажу товару.

Чинне законодавство не вимагає ведення детального обліку послуг, що надаються в салоні краси – достатньо внесення даних про кожну дохідну операцію для формування книги обліку доходів (і витрат, якщо це ФОП або ТОВ на загальній системі), формування на їх основі податкових декларацій і своєчасної сплати податків.

Проте для більш ефективного управління бізнесом та можливості здійснення аналізу варто фіксувати детальну інформацію про надані послуги:

Ділити послуги за категоріями – критерії класифікації залежать від специфіки. Якщо це салон краси, де надаються перукарські послуги та є майстри манікюру, групи можуть бути такими:

основні – стрижка, фарбування, манікюр, педикюр;
додаткові – догляд за волоссям, підбір доглядових засобів та ін.;
сезонні – захист волосся від сонця, новорічний манікюр;
акційні пропозиції – стрижка + знижка на манікюр, манікюр + догляд за нігтями та кутикулою безкоштовно тощо.

Вести облік доходу майстрів – за умови, що вони працюють в штаті чи як ФОПи з отриманням певного відсотку (від всього доходу салону чи оплати від клієнта, якого обслуговував конкретний працівник). Це важливо і у випадку, коли одного клієнта обслуговують різні майстри (один стриже, інший фарбує волосся, наприклад).
Прораховувати собівартість послуг – перед тим, як вводити послугу в перелік доступних та в моменти, коли стаються будь-які зміни. Вартість послуги в салоні краси зазвичай складається з: ціни матеріалів (фарба для волосся, лак для нігтів тощо), вартості часу майстра (погодинно, наприклад), інших витрат (на комунальні послуги, амортизацію інструментів, обладнання).

Приклад. Фарбування волосся коштує 1900 грн. Ціна фарби складає 500 грн., робота майстра коштує 700 грн., амортизаційні та ін. витрати складають 70 грн. Виходить, що салон заробляє на такій послузі 630 грн. (1900-500-700-70=630). А якщо фарба дорожчає вдвічі, але вартість послуги залишається тією ж, салон заробляє всього 130 грн. (1900-1000-700-70=130). І в такому випадку потрібно все ретельно проаналізувати.

Створювати карти складського обліку – для обліку витратних матеріалів (наприклад, фарба, яку використовує кожен майстер-перукар під час надання послуги фарбування), фіксації їх витрати (і своєчасного поповнення запасів, розуміння, куди було витрачено певний обсяг засобів тощо), прорахунку вартості послуг, запобіганню перевищенню лімітів тощо.
Вести клієнтську базу – з фіксацією видів послуг для конкретного клієнта і сум отриманих від нього доходів, періодичності візитів тощо.
Вести облік товарів, які продаються в салоні краси – із зазначенням майстрів, які продали (порекомендували клієнту), послуг (з якими супутньо продаються товари), сезону (коли і які товари продаються краще), категорії позиції (шампунь, бальзам, маска, термо-захист та ін.), призначення (основний догляд, відновлення).

Вищезазначені дані не є необхідними для бухгалтерського обліку і власне в межах ведення бухгалтерії можуть не враховуватися. Але детальна інформація про отримані доходи від послуг і майстрів дає можливість підвищити ефективність управління салоном краси.

Для її збору достатньо встановити одну з сучасних CRM, куди адміністратор чи майстри зможуть легко і швидко вносити дані, які одразу зручно систематизуються: Beauty Pro, Clever BOX, EasyWeek, Perfectum CRM, Integrica та ін.

Ведення товарного обліку в салоні краси

Якщо в салоні краси продаються супутні товари (наприклад, різні засоби для догляду за волоссям – маски, шампуні, бальзами та ін.), продаж потрібно здійснювати з дотриманням вимог ПКУ. Вести товарний облік повинні:

ФОП і ТОВ, що перебувають на загальній системі оподаткування.
Всі платники ПДВ.
Підприємці, що реалізують певні групи ризикових товарів, які в салонах краси навряд чи можна зустріти.

У ФОП і ТОВ, на яких покладено обов’язок ведення товарного обліку, повинні бути первинні документи, що підтверджують походження товару. Вся інформація про товар вноситься в форму обліку стандартного зразка. Більш детально про вимоги щодо ведення товарного обліку ФОП ви можете почитати в нашому матеріалі (посилання активне).

Облік витрат і списання матеріалів

Платникам на загальному режимі оподаткування, які розраховують податки з чистого прибутку (за мінусом витрат), потрібно правильно вести облік витрат. До витрат салону краси відносяться всі витрати, що відповідають вимогам ст. 177 ПКУ, підтверджені документально, мають зв’язок з отриманням ФОП чи ТОВ доходу і є сплаченими.

До витрат салону краси можуть бути віднесені кошти, витрачені на: витратні матеріали та інструменти для надання послуг, зарплатню і податки за найманих працівників, товари для реалізації, комунальні платежі, сплату оренди приміщення, програмне забезпечення (бухсервіси, CRM), маркетинг (закупівля реклами та ін.).

Також важливо правильно списувати витратні матеріали, товари (термін придатності яких сплив), старі інструменти (непридатні для використання). Для списання створюються відповідні акти, відомості вносяться в спеціальний журнал.

Витратні матеріали списуються:

За нормами виробника – відповідно до інформації, вказаної в інструкції. Але якщо реальні витрати не співпадають з нормами, це може призводити до появи розбіжностей.
За власними нормами, що встановлені в салоні краси.
За результатами інвентаризації – від загальної кількості одиниць, зафіксованої на 1 число місяця, наприклад, віднімають те, що залишилось.

Останній варіант є досить ризикованим, бо не дає можливості контролювати реальні витрати засобів і може викликати питання у представників ДПС під час перевірок.

Як фіксуються витрати матеріалів: майстер надає послугу (і може вказати обсяг використаного матеріалу або ж він зафіксований у нормах для цієї послуги), а потім адміністратор вносить відповідні дані в CRM (чи журнал обліку матеріалів).

Співпраця з майстрами та облік доходів персоналу в салоні краси

Всі майстри, що працюють в салоні краси, обов’язково повинні бути офіційно оформлені. В іншому випадку на бізнес чекають великі штрафи – наприклад, за неоформленого працівника Держпраці може нарахувати санкції у розмірі 10 мінзарплат. В 2025 році ця сума дорівнює 80 000 грн.

Майстри можуть працювати в салоні краси в якості найманих працівників (за трудовою). В такому випадку власнику салону потрібно подбати про ведення кадрового обліку (оформлення наказів, нарахування зарплати, сплата податків за працівників, надання відпусток та ін.), організувати майстрам робоче місце, виконувати всі вимоги трудового законодавства (КЗпП України).

Майстер підпорядковується встановленим в салоні правилам, використовує закуплені витратні матеріали. Оплата за послуги здійснюється адміністратору, а працівник отримує заробітну плату (яка може бути фіксованою та/чи нараховуватися у відсотках від принесеного бізнесу доходу). Відповідальність за надані послуги несе салон краси.

Також салон може надавати в оренду місце майстру ФОП. В такому випадку працівник самостійно купляє витратні матеріали, приймає оплату від клієнтів, веде їх запис, сплачує податки за себе, веде бухгалтерський облік ФОП та ін. Салон краси отримує певну оплату за оренду місця, але не несе відповідальності за роботу майстра і ніяк не бере участі у його діяльності.

І в такому випадку більш доцільно говорити про надання в оренду приміщення (чи його частини), а не про повноцінний салон краси. Тому в цій статті розглядатимемо бізнес (ФОП чи ТОВ) з найманими працівниками.

Облік доходів майстрів салону краси

Нарахування оплати роботи майстра може здійснюватися по-різному: у вигляді фіксованого показника (певна сума на місяць), залежати від зароблених працівником коштів для бізнесу (відсоток від суми, яку клієнти сплатили салону за надані майстром послуги), поєднувати обидва методи нарахування (фіксована сума + відсоток).

Кошти від клієнтів передаються майстрами адміністратору (або адміністратор сам приймає оплату), вносяться в книгу обліку доходів. Зарплатня майстру виплачується з певною періодичністю, відповідно до умов договору.

Основні вимоги до бухгалтерського обліку доходів майстрів:

Всі сплачені майстрам кошти повинні бути відображені в відомостях і відповідних документах, звітах для ДПС.
З нарахованих майстру коштів роботодавцем сплачуються податки – 18% ПДФО, 5% ВЗ і 22% ЄСВ.
До доходу працівника входять всі виплати – в тому числі бонуси, відсотки, премії тощо.
Витрати на заробітну плату «загальносистемниками» вносяться у витрати салону (які віднімаються від суми прибутку для отримання суми чистого доходу, який потім оподатковується).

Легалізація доходів персоналу: як мотивувати майстрів працювати прозоро

Інколи майстри не хочуть працювати легально, мотивуючи це небажанням сплачувати податки, проходити процедуру прийому на роботу та звільнення тощо. Проте наразі офіційне працевлаштування є вигідним як для роботодавця, так і для співробітника. Офіційно оформлюючи робітників, роботодавець уникає проблем з контролюючими органами і штрафами.

Співробітнику офіційна співпраця дає низку наступних переваг:

Наявність соцгарантій – оплата відпусток, лікарняних, декретних.
Зарахування робочого стажу і врахування сум ЄСВ під час обчислення суми пенсії в майбутньому.
Наявність офіційно підтверджених доходів і можливість отримувати кредити, оформити іпотеку.
Відсутність ризиків блокування рахунків в разі виявлення непідтверджених доходів під час фінмоніторингу – наразі банки досить пильно слідкують за всіма операціями і швидко виявляють факти ведення нелегальної діяльності.
Захищеність – права та інтереси працівника захищено нормами КЗпП, що дає гарантії своєчасної виплати зарплати, дотримання роботодавцем всіх визначених під час прийому на роботу умов.

Типові помилки під час ведення бухгалтерії салону краси

Непрофесійний підхід до ведення бухгалтерії салону краси зазвичай призводить до суттєвих фінансових втрат через неефективне управління бізнесом (відсутність оптимізації й аналізу), а також до штрафів, боргів в разі порушення вимог чинного законодавства. Найбільше помилок ми бачимо у ФОП, які намагаються самостійно вести бухгалтерію.

Найбільш розповсюджені помилки у веденні бухобліку салонів краси, за які доводиться дорого платити:

Порушення трудового законодавства – відсутність оформлених договорів, контрактів з майстрами, виплата зарплати «в конверті» без перерахунку податків та ін.
Неправильне ведення обліку доходів і витрат, товарів, ігнорування вимог щодо ведення книги обліку.
Відсутність первинних документів, недотримання термінів їх зберігання.
Несвоєчасне подання звітності, заповнення декларацій з помилками, несплата чи сплата після встановленого терміну податків, невірний розрахунок сум – за все це ДПС накладає штрафи.
Недотримання умов вибраної групи єдиного податку – і анулювання статусу з примусовим переведенням на загальну систему.
Відсутність зареєстрованих РРО/ПРРО, невидання фіскальних чеків клієнтам та інші порушення.

Більшість власників салонів краси не приділяють увагу системному аналізу діяльності – обліку витратних матеріалів і супутніх товарів, клієнтів, майстрів і наданих послуг. Зібрати, систематизувати всі дані досить легко, якщо бухгалтерія ведеться правильно і чітко. Якщо ж у документах та чеках панує хаос, це стає причиною не лише штрафів від ДПС, але і неефективного управління бізнесом.

Оптимізація бухгалтерії задля зниження витрат

Як можна знизити витрати коштів, часу, ресурсів на ведення бухгалтерії салону краси?

Серед найбільш дієвих способів варто відзначити наступні:

Періодичний перегляд системи і групи оподаткування – якщо салон зростає чи змінюються умови, обставини роботи, є сенс переходити на більш вигідний варіант. Приклад: перебуваючи на 3 групі ЄП і отримуючи 100 000 грн. прибутку на місяць, ФОП потрібно платити 6000 грн. податків (5% ЄП і 1% ВЗ). Можна перейти на 2 групу ЄП і платити фіксовану суму 2400 грн. (1600 грн. ЄП і 800 грн. ВЗ) за умови дотримання вимог 2 групи єдиного податку.
Автоматизація процесів – спеціальні бухгалтерські сервіси (M.E.DOC, Dilovod та ін.), встановлення CRM дозволять здійснювати автоматичний підрахунок доходів від різних послуг, майстрів, витрат, залишків товарів тощо.
Організація електронного документообігу – наразі дозволена чинним законодавством. Формування та збереження документів в електронному форматі більш зручне, гарантує легкий доступ, надійне зберігання.
Створення готових шаблонів первинних документів (договорів з постачальниками, актів, рахунків та ін.), що пришвидшує процес їх формування в процесі роботи.
Регулярний аналіз всіх фінансових показників – з метою оптимізації витрат, планування роботи, коригування стратегії розвитку бізнесу.
Передача бухгалтерії салону краси на аутсорсинг – це дієвий спосіб знизити витрати на оплату роботи бухгалтера і водночас гарантувати високу якість надання послуг.

Аутсорсинг бухгалтерії салону краси – ефективний варіант організації ведення обліку

Отже, організація бухгалтерії салону краси потребує фахових знань, досвіду, навичок, адже сфера досить специфічна і передбачає виконання складних завдань. Тому облік повинен вести фахівець – це може бути ФОП (з яким укладено договір), найманий працівник у штаті або бухгалтер на аутсорсі.

Передача бухгалтерії салону красу на аутсорсинг є найкращим рішенням, що гарантує наступні переваги:

Зниження витрат – аутсорс дозволяє прозоро формувати ціну на послуги з урахуванням вимог клієнта і особливостей бізнесу. Оплата здійснюється за індивідуально розроблений пакет послуг. І це завжди коштує менше, ніж середньомісячна зарплата бухгалтера у штаті, наприклад.
Якість надання послуг – спеціалісти аутсорсингових компаній ведуть сотні ФОП і ТОВ, тому знають про бухоблік все, постійно відслідковують зміни в законах, проходять профільне навчання, працюють за чітко вибудованим алгоритмом і системою контролю.
Відсутність проблем – для клієнта передання бухгалтерії салону краси на аутсорс означає можливість взагалі не торкатися цієї теми: не контролювати (контролює бухгалтера компанія, в якій він працює), не шукати заміну в разі необхідності, не вирішувати інших питань.
Гарантії – укладений договір, де зафіксовані всі умови й деталі співпраці, гарантує виконання бухгалтером всіх покладених на нього обов’язків та дотримання вимог (щодо конфіденційності, регулярного надання звітів, відповіді на запити клієнта тощо).

Залишились питання щодо організації бухгалтерії салону краси? Чи потребуєте допомоги у веденні обліку і шукаєте досвідченого бухгалтера? Звертайтесь до спеціалістів БІП!

Наша компанія надає бухгалтерські послуги ФОП і ТОВ протягом понад 11 років, маючи на веденні більше 800 клієнтів. Пропонуємо різні пакети обслуговування, гнучкість у формуванні тарифів, гарантуємо високу якість виконання всіх завдань та максимальний комфорт для клієнтів.

Дзвоніть нам за номером телефону, який бачите у верхній частині сторінки, або ж залишайте свої контактні дані у вікні зворотного зв’язку – і наш менеджер вам зателефонує!