Бухгалтерский учет салона красоты: основные составляющие, требования, правила эффективной организации, советы

Содержание

Как указывает портал Опендатабот, в течение 2024 года 61% новосозданных ФЛП в Украине зарегистрировали женщины. 154 920 предпринимательниц открыли собственное дело, несмотря на сложные экономические условия и множество вызовов, спровоцированных полномасштабной войной.

Согласно поданной в статье информации, большинство оформленных женщинами ФЛП (а это 89%) открыто для предоставления услуг. И 94% из них зарегистрировали КВЭДы, связанные с работой парикмахерских, салонов красоты, массажных салонов. Поэтому сегодня мы рассмотрим тему, актуальную как для начинающих в сфере предоставления услуг, так и для тех, кто уже имеет собственный салон красоты.

Расскажем о выборе оптимального режима налогообложения и КВЭДов для салона красоты, особенностях организации бухгалтерского учета. Дадим несколько советов касательно оптимизации процесса ведения учета и снижения расходов, легализации зарплат персонала, фискализации доходов, возможности избежать типичных ошибок.

Вы сможете узнать обо всех «подводных камнях» организации бухгалтерии салона красоты, чтобы построить процесс правильно и избежать нарушений, штрафов, других неприятных последствий.

Открытие салона красоты: выбор формы собственности, КВЭДов, режима налогообложения

Для открытия небольшого салона красоты лучше всего подходит регистрация ФЛП, которая дает следующие преимущества: простое и быстрое оформление, возможность выбрать одну из групп единого налога и уплачивать сборы, вести бухгалтерию в упрощенном варианте (ООО доступна только 3 группа ЕН). В случае открытия ФЛП салон красоты регистрируется на одного человека, который является ответственным за бизнес, самостоятельно распоряжается полученным доходом и принимает все решения, касающиеся ведения предпринимательской деятельности.

ООО требует профессионального подхода на этапе регистрации, предусматривает больше требований к ведению бухгалтерского учета. Однако ООО станет удачным выбором, если вы:

Хотите открыть салон красоты вместе с партнерами и иметь инструменты для управления, инвестирования, кредитования, сотрудничества с другими юрлицами, продажи бизнеса.
Открываете большой салон премиум-сегмента с широким спектром услуг (не только собственно парикмахерских) и планируете получать миллионные доходы. Регистрация ООО даст больше перспектив.
Хотите снизить риски для собственного имущества, средств – ведь ООО предусматривает отделение активов собственников от активов компании.

Выбор кодов КВЭД для салона красоты

Прежде чем регистрировать бизнес, нужно определиться с тем, какие услуги вы планируете предоставлять. Это могут быть как именно парикмахерские, так и дополнительные – продажа сопутствующих товаров (косметических средств по уходу за волосами, например), маникюр, педикюр, массаж, макияж, обучение мастеров и т.д.

В качестве основного для салона красоты КВЭД обычно выбирают, связанный с предоставлением парикмахерских услуг – 96.02. Дополнительными можно указать КВЭДы, что позволяют осуществлять деятельность по обеспечению физического комфорта, оказывать другие индивидуальные услуги, сдавать в аренду помещение, торговать косметическими средствами – 96.04, 96.09, 68.20, 47.75 и т.д.

Более подробно ознакомиться со всеми кодами КВЭД для салонов красоты вы можете в статье, опубликованной ранее на нашем сайте по активной ссылке.

Подходит ли общая система налогообложения для салона красоты?

Правильный выбор режима налогообложения для бизнеса является одним из залогов успеха, ведь влияет на ведение бухгалтерии ФЛП или ООО (объемы отчетности, суммы налогов и т.п.), определяет условия осуществления предпринимательской деятельности. Для салонов красоты обычно выбирают упрощенную систему, но в некоторых случаях можно рассмотреть и общую.

Особенности выбора общей системы налогообложения для салона красоты:

Нет никаких ограничений по лимиту доходов, количеству работников, кругу контрагентов. Поэтому такой выбор будет оправдан для салонов премиум-класса с большим ценником, широким ассортиментом услуг, несколькими десятками мастеров, корпоративными клиентами (из числа юрлиц в том числе).
Подходит для салонов красоты, где есть большие затраты на инструменты, материалы, рекламу, аренду помещения и др., ведь предполагает уплату налогов с чистой прибыли.
Отчетность подается раз в год, ставки налога: для ФЛП 18% НДФЛ, 5% ВС от чистой прибыли, 22% ЕСВ от МЗП; для ООО 18% от прибыли.

Какую группу упрощенного режима можно выбрать для салона красоты?

Для малого и среднего бизнеса во время оформления ФЛП лучшим выбором будет одна из групп единого налога:

1 группа – позволяет предоставлять населению бытовые услуги (определенные в п. 291.7 НКУ), в том числе парикмахерские, и торговать на рынках, запрещает иметь наемных работников. Поэтому подходит для самостоятельного оказания парикмахерских услуг (на дому или в качестве самостоятельного мастера в парикмахерской), однако не для салона красоты.
2 группа – подходит для салонов красоты, где работает максимум 10 человек, позволяет продавать товары и оказывать услуги (но услуги исключительно населению и ФЛП, ООО, что находятся на едином налоге). Лимит годового дохода в 2025 году установлен в размере 6 672 000 грн. (834 МЗП). Отчетность подается раз в год, налоги уплачиваются ежемесячно: до 20% ЕН и 10% ВС от размера минзарплаты (в 2025 году это 1600 грн. и 800 грн. соответственно), 22% ЕСВ (также от МЗП).
3 группа – нет ограничений по количеству наемных работников, можно предоставлять услуги и продавать сопутствующие товары всем. Лимит равен 9 336 000 грн. (1167 МЗП) в год. Отчетность подается ежеквартально, налоги: 5% ЕН (или 3% для плательщиков НДС) и 1% ВС от суммы дохода, 22% ЕСВ от текущей МЗП.

Ключевые составляющие бухгалтерии салона красоты

Организация бухгалтерского учета салона красоты нуждается в тщательном планировании и предусматривает ряд вызовов, которым нужно уделить серьезное внимание. Ведь речь идет о бизнесе, связанном с огромными объемами первичных документов (счетов на оплату, накладных на материалы, инструменты), необходимостью правильно организовать и оформить работу мастеров, постоянно контролировать все операции, учитывать доходы и расходы и пр.

Что входит в ведение бухгалтерии салона красоты:

Учет всех доходов и расходов, создание и хранение первичных документов.
Отчетность в ГНС и уплата налогов.
Регистрация и установка РРО/ПРРО, проведение через регистратор всех операций.
Кадровый учет – правильное оформление сотрудников, начисление зарплаты, уплата налогов за наемных работников, создание приказов, планов отпусков и пр.
Оптимизация – контроль финансовых потоков, анализ, изменение системы налогообложения по необходимости.

Особенности учета доходов от разных услуг, расходов, списание материалов

Клиенты в салонах красоты обычно платят за услуги и товары наличными (реже переводят на карточку), а потому регистрация РРО/ПРРО для фиксации всех операций является обязательной. За предоставленные услуги и проданные товары клиентам должны выдаваться фискальные чеки.

Каждая трансакция отображается в фискальном чеке, который должен содержать всю необходимую информацию о товаре или услуге (согласно п. 2 разд. ІІ Положения №13 от 21 января 2016 года). Чек выдается сразу после совершения операции – завершения предоставления услуги, продажи товара.

Действующее законодательство не требует ведения детального учета услуг, что предоставляются в салоне красоты – достаточно внесения данных о каждой доходной операции для формирования книги учета доходов (и расходов, если это ФЛП или ООО на общей системе), формирования на их основе налоговых деклараций и своевременной уплаты налогов.

Однако для более эффективного управления бизнесом и возможности осуществления анализа следует фиксировать подробную информацию о предоставленных услугах:

Делить услуги по категориям – критерии классификации зависят от специфики. Если это салон красоты, где предоставляются парикмахерские услуги и есть мастера маникюра, группы могут быть следующими:

основные – стрижка, покраска, маникюр, педикюр;
дополнительные – уход за волосами, подбор уходовых средств и др.;
сезонные – защита волос от солнца, новогодний маникюр;
акционные предложения – стрижка + скидка на маникюр, маникюр + уход за ногтями и кутикулой бесплатно и т.д.

Вести учет дохода мастеров – при условии, что они работают в штате или в качестве ФЛП с получением определенного процента (от всего дохода салона или оплаты от клиента, которого обслуживал конкретный работник). Это важно и в случае, когда одного клиента обслуживают разные мастера (один стрижет, другой окрашивает волосы, например).
Просчитывать себестоимость услуг – перед тем, как вводить услугу в перечень доступных и в моменты, когда происходят какие-либо изменения. Стоимость услуги в салоне красоты обычно состоит из: цены материалов (краска для волос, лак для ногтей и т.п.), стоимости времени мастера (почасово, например), других затрат (на коммунальные услуги, амортизацию инструментов, оборудования).

Пример. Окрашивание волос стоит 1900 грн. Цена краски составляет 500 грн., работа мастера стоит 700 грн., амортизационные и др. расходы составляют 70 грн. Выходит, что салон зарабатывает на такой услуге 630 грн. (1900-500-700-70=630). А если краска дорожает вдвое, но стоимость услуги остается прежней, салон зарабатывает всего 130 грн. (1900-1000-700-70=130). И в таком случае нужно все тщательно проанализировать.

Создавать карты складского учета – для учета расходных материалов (например, краска, которую использует каждый мастер-парикмахер во время предоставления услуги окрашивания), фиксации их расхода (и своевременного пополнения запасов, понимания, куда был израсходован определенный объем средств и т.п.), просчета стоимости услуг, предотвращения превышения лимитов и т.д.
Вести клиентскую базу – с фиксацией видов услуг для конкретного клиента и сумм полученных от него доходов, периодичности визитов и т.д.
Вести учет товаров, которые продаются в салоне красоты – с указанием мастеров, которые продали (порекомендовали клиенту), услуг (с которыми продаются товары), сезона (когда и какие товары продаются лучше), категории позиции (шампунь, бальзам, маска) , термо-защита и др.), назначения (основной уход, восстановление).

Вышеупомянутые данные не являются необходимыми для бухгалтерского учета и собственно в пределах ведения бухгалтерии могут не учитываться. Но подробная информация о полученных доходах от услуг и мастеров дает возможность повысить эффективность управления салоном красоты.

Для ее сбора достаточно установить одну из современных CRM, куда администратор или мастера смогут легко и быстро вносить данные, которые сразу удобно систематизируются: Beauty Pro, Clever BOX, EasyWeek, Perfectum CRM, Integrica и т.д.

Ведение товарного учета в салоне красоты

Если в салоне красоты продаются сопутствующие товары (например, различные средства по уходу за волосами – маски, шампуни, бальзамы и др.), продажа должна осуществляться с соблюдением требований НКУ. Вести товарный учет должны:

ФЛП и ООО, находящиеся на общей системе налогообложения.
Все плательщики НДС.
Предприниматели, что реализуют определенные группы рисковых товаров, которые в салонах красоты вряд ли можно встретить.

У ФЛП и ООО, на которых возложена обязанность ведения товарного учета, должны быть первичные документы, подтверждающие происхождение товара. Вся информация о товаре вносится в форму учета стандартного образца. Более подробно о требованиях по ведению товарного учета ФЛП вы можете почитать в нашем материале (ссылка активная).

Учет расходов и списание материалов

Плательщикам на общем режиме налогообложения, которые рассчитывают налоги с чистой прибыли (за минусом расходов), нужно правильно вести учет расходов. К расходам салона красоты относятся все расходы, что отвечают требованиям ст. 177 НКУ, подтверждены документально, имеют связь с получением ФЛП или ООО дохода и являются оплаченными.

К расходам салона красоты могут быть отнесены средства, потраченные на: расходные материалы и инструменты для предоставления услуг, зарплату и налоги за наемных работников, товары для реализации, коммунальные платежи, оплату аренды помещения, программное обеспечение (бухсервисы, CRM), маркетинг (закупка рекламы и др.).

Также важно правильно списывать расходные материалы, товары (срок годности которых истек), старые инструменты (непригодные для использования). Для списания создаются соответствующие акты, сведения вносятся в специальный журнал.

Расходные материалы списываются:

По нормам производителя – в соответствии с информацией, указанной в инструкции. Но если реальный расход не совпадает с нормами, это может приводить к появлению несоответствий.
По собственным нормам, что установлены в салоне красоты.
По результатам инвентаризации – от общего количества единиц, зафиксированного на 1 число месяца, например, отнимают то, что осталось.

Последний вариант является достаточно рискованным, потому что не дает возможности контролировать реальный расход средств и может вызвать вопросы у представителей ГНС во время проверок.

Как фиксируется расход материалов: мастер предоставляет услугу (и может указать объем использованного материала или же он зафиксирован в нормах для этой услуги), а затем администратор вносит соответствующие данные в CRM (или журнал учета материалов).

Сотрудничество с мастерами и учет доходов персонала в салоне красоты

Все мастера, работающие в салоне красоты, обязательно должны быть официально оформлены. В противном случае бизнес ждут большие штрафы – например, за неоформленного работника Гоструда может начислить санкции в размере 10 минзарплат. В 2025 году эта сумма равна 80 000 грн.

Мастера могут работать в салоне красоты в качестве наемных работников (по трудовой). В таком случае владельцу салона нужно позаботиться о ведении кадрового учета (оформление приказов, начисление зарплаты, уплата налогов за работников, предоставление отпусков и др.), организовать мастерам рабочее место, выполнять все требования трудового законодательства (КЗоТ Украины).

Мастер подчиняется установленным в салоне правилам, использует закупленные расходные материалы. Оплата за услуги производится администратору, а работник получает заработную плату (которая может быть фиксированной и/или начисляться в процентах от принесенного бизнесу дохода). Ответственность за предоставленные услуги несет салон красоты.

Также салон может предоставлять в аренду место мастеру ФЛП. В таком случае работник самостоятельно покупает расходные материалы, принимает оплату от клиентов, ведет их запись, платит налоги за себя, ведет бухгалтерский учет ФЛП и т.д. Салон красоты получает определенную оплату за аренду места, но не несет ответственности за работу мастера и никак не участвует в его деятельности.

И в таком случае целесообразнее говорить о предоставлении в аренду помещения (или его части), а не о полноценном салоне красоты. Поэтому в этой статье будем рассматривать бизнес (ФЛП или ООО) с наемными работниками.

Учет доходов мастеров салона красоты

Начисление оплаты работы мастера может производиться по-разному: в виде фиксированного показателя (определенная сумма в месяц), зависеть от заработанных работником средств для бизнеса (процент от суммы, которую клиенты уплатили салону за предоставленные мастером услуги), совмещать оба метода начисления (фиксированная сумма + процент).

Денежные средства от клиентов передаются мастерами администратору (или администратор сам принимает оплату), вносятся в книгу учета доходов. Зарплата мастеру выплачивается с определенной периодичностью в соответствии с условиями договора.

Основные требования к бухгалтерскому учету доходов мастеров:

Все уплаченные мастерам средства должны быть отражены в ведомостях и соответствующих документах, отчетах для ГНС.
Из начисленных мастеру средств работодателем уплачиваются налоги – 18% НДФЛ, 5% ВС и 22% ЕСВ.
В доход работника входят все выплаты – в том числе бонусы, проценты, премии и т.д.
Расходы на заработную плату «общесистемщиками» вносятся в расходы салона (которые вычитаются из суммы прибыли для получения суммы чистого дохода, который затем облагается налогом).

Легализация доходов персонала: как мотивировать мастеров работать прозрачно

Иногда мастера не хотят работать легально, мотивируя это нежеланием платить налоги, проходить процедуру приема на работу и увольнения и пр. Однако сейчас официальное трудоустройство является выгодным как для работодателя, так и для сотрудника. Официально оформляя работников, работодатель избегает проблем с контролирующими органами и штрафами.

Сотруднику официальное сотрудничество дает ряд следующих преимуществ:

Наличие соцгарантий – оплата отпусков, больничных, декретных.
Зачисление рабочего стажа и учет сумм ЕСВ при расчете суммы пенсии в будущем.
Наличие официально доказанных доходов и возможность получать кредиты, оформить ипотеку.
Отсутствие рисков блокирования счетов в случае выявления неподтвержденных доходов во время финмониторинга – сейчас банки достаточно внимательно следят за всеми операциями и быстро обнаруживают факты ведения нелегальной деятельности.
Защищенность – права и интересы работника защищены нормами КЗоТ, что дает гарантии своевременной выплаты зарплаты, соблюдения работодателем всех определенных при приеме на работу условий.

Типичные ошибки во время ведения бухгалтерии салона красоты

Непрофессиональный подход к ведению бухгалтерии салона красоты обычно приводит к существенным финансовым потерям из-за неэффективного управления бизнесом (отсутствие оптимизации и анализа), а также к штрафам, долгам в случае нарушения требований действующего законодательства. Больше всего ошибок мы видим у ФЛП, которые пытаются самостоятельно вести бухгалтерию.

Наиболее распространенные ошибки в ведении бухучета салонов красоты, за которые приходится дорого платить:

Нарушение трудового законодательства – отсутствие оформленных договоров, контрактов с мастерами, выплата зарплаты «в конверте» без перечисления налогов и т.п.
Неправильное ведение учета доходов и расходов, товаров, игнорирование требований по ведению книги учета.
Отсутствие первичных документов, несоблюдение сроков их хранения.
Несвоевременная подача отчетности, заполнение деклараций с ошибками, неуплата или уплата после установленного срока налогов, неверный расчет сумм – за все это ГНС налагает штрафы.
Несоблюдение условий выбранной группы единого налога – и аннулирование статуса с принудительным переводом на общую систему.
Отсутствие зарегистрированных РРО/ПРРО, невыдача фискальных чеков клиентам и другие нарушения.

Большинство владельцев салонов красоты не уделяют внимания системному анализу деятельности – учету расходных материалов и сопутствующих товаров, клиентов, мастеров и предоставленных услуг. Собрать, систематизировать все данные достаточно легко, если бухгалтерия ведется правильно и четко. Если же в документах и чеках царит хаос, это становится причиной не только штрафов от ГНС, но и неэффективного управления бизнесом.

Оптимизация бухгалтерии для снижения расходов

Как можно снизить расходы средств, времени, ресурсов на ведение бухгалтерии салона красоты?

Среди наиболее действенных способов следует отметить следующие:

Периодический пересмотр системы и группы налогообложения – если салон растет или меняются условия, обстоятельства работы, есть смысл переходить на более выгодный вариант. Пример: находясь на 3 группе ЕН и получая 100 000 грн. прибыли в месяц, ФЛП нужно платить 6000 грн. налогов (5% ЕН и 1% ВС). Можно перейти на 2 группу ЕН и платить фиксированную сумму 2400 грн. (1600 грн. ЕН и 800 грн. ВС) при условии соблюдения требований 2 группы единого налога.
Автоматизация процессов – специальные бухгалтерские сервисы (M.E.DOC, Dilovod и др.), установка CRM позволят производить автоматический подсчет доходов от различных услуг, мастеров, расходов, остатков товаров и т.д.
Организация электронного документооборота – сейчас разрешена действующим законодательством. Формирование и хранение документов в электронном формате более удобно, гарантирует легкий доступ, надежное хранение.
Создание готовых шаблонов первичных документов (договоров с поставщиками, актов, счетов и др.), что ускоряет процесс их формирования в процессе работы.
Регулярный анализ всех финансовых показателей – с целью оптимизации расходов, планирования работы, корректировки стратегии развития бизнеса.
Передача бухгалтерии салона красоты на аутсорсинг – это действенный способ снизить затраты на оплату работы бухгалтера и одновременно гарантировать высокое качество предоставления услуг.

Аутсорсинг бухгалтерии салона красоты – эффективный вариант организации ведения учета

Итак, организация бухгалтерии салона красоты нуждается в профессиональных знаниях, опыте, навыках, ведь сфера достаточно специфична и предполагает выполнение сложных задач. Поэтому учет должен вести специалист – это может быть ФЛП (с которым заключен договор), наемный работник в штате или бухгалтер на аутсорсе.

Передача бухгалтерии салона красоты на аутсорсинг является лучшим решением, что гарантирует следующие преимущества:

Снижение расходов – аутсорс позволяет прозрачно формировать цену на услуги с учетом требований клиента и особенностей бизнеса. Оплата производится за индивидуально разработанный пакет услуг. И это всегда стоит меньше, чем среднемесячная зарплата бухгалтера в штате, например.
Качество предоставления услуг – специалисты аутсорсинговых компаний ведут сотни ФЛП и ООО, поэтому знают о бухучете все, постоянно отслеживают изменения в законах, проходят профильное обучение, работают по четко выстроенному алгоритму и системе контроля.
Отсутствие проблем – для клиента передача бухгалтерии салона красоты на аутсорс означает возможность вообще не затрагивать эту тему: не контролировать (контролирует бухгалтера компания, в которой он работает), не искать замену в случае необходимости, не решать другие вопросы.
Гарантии – заключенный договор, где зафиксированы все условия и детали сотрудничества, гарантирует выполнение бухгалтером всех возложенных на него обязанностей и соблюдение требований (касательно конфиденциальности, регулярной подачи отчетов, ответов на запросы клиента и т.п.).

Остались вопросы по организации бухгалтерии салона красоты? Или нуждаетесь в помощи в ведении учета и ищете опытного бухгалтера? Обращайтесь к специалистам БИП!

Наша компания предоставляет бухгалтерские услуги ФЛП и ООО на протяжении более 11 лет, имея на ведении более 800 клиентов. Предлагаем разные пакеты обслуживания, гибкость в формировании тарифов, гарантируем высокое качество выполнения всех задач и максимальный комфорт для клиентов.

Звоните нам по номеру телефона, который видите в верхней части страницы, или же оставляйте свои контактные данные в окне обратной связи – и наш менеджер вам позвонит!