Графік відпусток на 2027 рік: як скласти, затвердити і змінити (зразок)

Мін’юст нагадав роботодавцям: графік відпусток на 2027 рік треба скласти всім, навіть якщо у вас працює лише три людини. Закон не дає ні типової форми, ні строку, тож документ можна зробити в Excel за пів години. Нижче розбираємо, що в ньому писати, хто його погоджує, коли повідомляти працівника і як міняти графік протягом року.

Чи обов’язковий графік відпусток для малого бізнесу

Так. Роз’яснення дало Дніпровське міжрегіональне управління Міністерства юстиції на початку листопада 2026 року. Графік потрібен кожному роботодавцю незалежно від кількості найманих працівників, і це стосується також ФОП, який має хоча б одного працівника за трудовим договором. Мін’юст посилається на лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15.

Основа в законі одна й та сама в двох актах. Частина четверта статті 79 КЗпП і частина десята статті 10 Закону «Про відпустки» кажуть: черговість відпусток визначають графіки, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з профспілкою чи іншим органом, уповноваженим представляти трудовий колектив. Графік доводять до відома всіх працівників.

Що вписати в графік відпусток

Законодавство не встановлює типової форми, строків чи єдиного порядку складання. Мін’юст радить, щоб у графіку було щонайменше три речі для кожного працівника:

• вид відпустки: щорічна основна, додаткова, соціальна тощо;
• дати початку і закінчення;
• кількість календарних днів.

На практиці до цього додають ПІБ, посаду і графу для підпису про ознайомлення. Якщо працівник хоче ділити відпустку, у графіку просто буде два або три рядки на одну людину.

Складати графік на наступний рік Мін’юст радить у грудні. Тоді люди зможуть піти у відпустку вже з січня, а ви не будете погоджувати кожен випадок окремо.

Зразок графіка відпусток на 2027 рік

Ось як може виглядати графік невеликої компанії з трьома працівниками. Таблицю легко перенести в Excel або Google Таблиці.

Зверніть увагу на два рядки в таблиці. Бухгалтер поділила відпустку на 14 і 10 днів, і це дозволено. А кур’єру до 18 років належить 31 календарний день: так установлює стаття 6 Закону «Про відпустки», і нижче пояснимо, чому це важливо саме під час воєнного стану.

Як затвердити графік і ознайомити працівників

Єдиного способу затвердження нормативні акти не визначають. За роз’ясненням Мін’юсту, керівник може підписати графік і поставити печатку або видати окремий наказ. Обидва варіанти законні.

Погодження з профспілкою чи представником колективу прямо передбачене законом. У маленькій команді профспілки зазвичай немає, тому на практиці графік підписує керівник, а кожен працівник ставить підпис про ознайомлення. Якщо колектив обрав свого представника, дайте йому погодити документ.

Поділ відпустки на частини і хто обирає зручний час

Щорічну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості, але тільки на прохання працівника і за умови, що одна безперервна частина становить не менше 14 календарних днів. Це частина шоста статті 79 КЗпП і стаття 12 Закону «Про відпустки».

Деякі працівники мають право піти у відпустку в зручний для них час, і графік має це врахувати. Частина дванадцята статті 10 Закону «Про відпустки» називає, зокрема:

• осіб віком до 18 років;
• осіб з інвалідністю;
• жінок перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінок, які мають двох і більше дітей до 15 років або дитину з інвалідністю;
• одиноких матерів і батьків, які виховують дитину без другого з батьків, опікунів і піклувальників дітей до 15 років;
• дружин і чоловіків військовослужбовців;
• інших працівників, яким таке право дає закон або колективний договір.

Строки: повідомлення про відпустку і виплата відпускних

Графік задає рамки, а конкретні дати ви узгоджуєте з працівником. При цьому роботодавець зобов’язаний письмово повідомити людину про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до строку з графіка (частина п’ята статті 79 КЗпП). Відпускні платять не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (стаття 21 Закону «Про відпустки»).

Приклад. За графіком бухгалтер іде у відпустку з понеділка 7 червня 2027 року. Письмове повідомлення треба вручити не пізніше 24 травня. Відпускні треба виплатити не пізніше 4 червня, це п’ятниця.

Як змінити затверджений графік

Графік не кам’яний. Якщо протягом року ви взяли нову людину, до документа вносять зміни і доповнення, наприклад окремим наказом або новим рядком із підписом працівника.

Відпустку обов’язково переносять або продовжують, якщо працівник захворів (лікарняний), настав строк відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка збіглася з навчальною або людина виконує державні чи громадські обов’язки зі збереженням зарплати. Нові дати встановлюють за згодою сторін.

Роботодавець з власної ініціативи може перенести відпустку тільки як виняток: з письмової згоди працівника, за погодженням з представниками колективу і за умови, що щонайменше 24 календарні дні людина використає в поточному робочому році.

Графік відпусток під час воєнного стану

Закон № 2136-IX дозволяє роботодавцю в період воєнного стану обмежити оплачувану щорічну основну відпустку 24 календарними днями, а решту днів перенести на період після воєнного стану. Тому в графіку на 2027 рік більшості працівників зазвичай ставлять 24 дні.

Але є важливий виняток. Рішенням Конституційного Суду від 19 травня 2026 року № 3-р/2026 визнано неконституційним припис статті 12 Закону № 2136-IX у тім, що він не забезпечував особам до 18 років і особам з інвалідністю оплачувану відпустку, довшу за 24 дні. Отже, цим працівникам плануйте повну тривалість: 31 календарний день для неповнолітніх, 30 днів для осіб з інвалідністю I і II груп, 26 днів для III групи.

Якщо кадри у вас веде не окремий працівник, а директор у вільний час, графік відпусток, накази і розрахунок відпускних можна передати на кадровий облік від БІП. Детальніше про тривалість і види відпусток читайте в статті «Відпустка: порядок, тривалість, воєнний стан», а про те, як планувати відпочинок у маленькій команді, розповіла наша HR-спеціалістка.

Часті запитання

Чи потрібен графік відпусток ФОП з одним працівником?

Так. Мін’юст наголошує, що графік обов’язковий незалежно від кількості працівників, тому ФОП-роботодавець теж його складає.

До якого числа треба затвердити графік відпусток на 2027 рік?

Конкретної дати закон не встановлює. Мін’юст радить затвердити графік у грудні 2026 року, щоб працівники могли піти у відпустку вже з січня.

Чи є затверджений зразок графіка відпусток?

Ні, типової форми немає. Достатньо таблиці з ПІБ, видом відпустки, датами, кількістю днів і підписом про ознайомлення, як у зразку вище.

Чи можна вести графік відпусток в Excel?

Так, форма документа довільна. Головне, щоб графік був затверджений керівником і працівники з ним ознайомилися, письмово або погодженим електронним способом.

Що робити, якщо працівник хоче змінити дати відпустки?

Конкретний період у межах графіка узгоджується між працівником і роботодавцем. Якщо сторони домовилися про інші дати, оформіть зміну наказом або доповненням до графіка.