Заява-розрахунок на лікарняний: як подати в ПФУ і де тепер побачити її статус
Що змінилось
У картці е-лікарняного в кабінеті страхувальника ПФУ з'явилися блоки із заявами-розрахунками, їх статусом і повідомленнями про виплату.
Кого стосується
Роботодавці (ТОВ і ФОП), які отримують від ПФУ кошти на лікарняні та декретні.
Що зробити
Подавати заяву-розрахунок за 5 робочих днів після рішення, повідомлення про виплату за 30 днів після статусу «Оплачено».
| Що | Було | Стало |
|---|---|---|
| Де видно заяву-розрахунок | У загальному списку заяв, пошук за номером | У картці е-лікарняного, блок «Заяви-розрахунки» |
| Статус і повідомлення про виплату | Перевіряти окремо | Статус і дата прийняття ПФУ – в тій самій картці |
Пенсійний фонд оновив кабінет страхувальника: у картці електронного лікарняного тепер видно пов’язані з ним заяви-розрахунки, їхній статус і дату, коли ПФУ прийняв повідомлення про виплату. Оновлення стосується всіх роботодавців, які отримують від ПФУ гроші на лікарняні та декретні. Нижче пояснюємо, де шукати нові блоки і які строки за Порядком № 28-1 треба тримати в голові.
Що змінилося в картці е-лікарняного
Про оновлення на початку листопада 2026 року написали бухгалтери, першим його описав «Дебет-Кредит». Окремого офіційного повідомлення ПФУ про зміну інтерфейсу ми не знайшли, тож орієнтуйтеся на те, що бачите у своєму кабінеті.
Якщо відкрити конкретний листок непрацездатності на вебпорталі електронних послуг ПФУ і прокрутити картку донизу, під даними лікарняного з’явилися два блоки:
- «Заяви-розрахунки»: усі заяви, у які включено цей лікарняний. Для кожної видно номер, дату, тип, кінцевий статус і дату, коли заява цей статус отримала.
- «Повідомлення про виплату»: номер і дата заяви-розрахунку, номер повідомлення і дата, коли ПФУ його прийняв.
Раніше, щоб зрозуміти долю окремого лікарняного, доводилося шукати заяву за номером у загальному списку, а потім окремо перевіряти повідомлення. Тепер усе в одній картці.
Кому це корисно
Найбільше виграють бухгалтери компаній, де лікарняних багато: великі ТОВ, мережі, виробництва, а також аутсорсингові бухгалтерії з десятками клієнтів. Там, де за місяць два-три лікарняні, різниця менш помітна, але й тут нові блоки рятують від ситуації «а ми подавали повідомлення по Іваненку чи ні».
ФОП-роботодавців це стосується так само: Порядок однаковий для всіх страхувальників, хто виплачує лікарняні найманим працівникам.
Як подати заяву-розрахунок і в які строки
Усе, що нижче, взято з Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат, затвердженого постановою правління ПФУ від 19.08.2025 № 28-1. Він чинний з 07.11.2025 і стосується допомоги по тимчасовій непрацездатності (зокрема догляду за хворою дитиною), по вагітності та пологах, на поховання і виплат через нещасний випадок на виробництві.
Заява-розрахунок є підставою, щоб ПФУ профінансував виплату. Подати її треба не пізніше 5 робочих днів з дати, коли ви ухвалили рішення про призначення допомоги. Способи такі:
- в електронному вигляді через вебпортал ПФУ з кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом на кваліфікованому сертифікаті;
- через Портал Дія, якщо там є технічна можливість;
- на папері: особисто в територіальному органі ПФУ або поштою.
Номер і дату документа кабінет ставить сам, вручну їх не заповнюють.
Заява-розрахунок на паперовий лікарняний
ПФУ перевіряє дані заяви через державні електронні реєстри. Якщо потрібних відомостей там немає, наприклад документ про непрацездатність не створено в електронній системі, до заяви додають скан-копії документів, які підтверджують страховий випадок і його обставини.
Вимоги до сканів у Порядку досить конкретні: кольорові, з оригіналу, усі сторінки і поля, включно із серією та номером бланка, формат jpg або pdf, кожен файл до 1 Мб, рекомендована роздільна здатність 300 dpi.
Статуси заяви-розрахунку: що вони означають
Саме статус тепер видно і в картці лікарняного. За Порядком ключові статуси такі.
| Статус | Що означає | Що робити |
|---|---|---|
| «Залишено без руху» | ПФУ знайшов помилки, недостовірні дані або бракує документів. Повідомляє про це протягом 3 робочих днів після отримання заяви, причини пише в квитанції контролю. | Створити нову заяву на основі залишеної без руху, виправити недоліки і подати. Строк на виправлення не менше 3 робочих днів. |
| «Прийнято» | Заява пройшла перевірку і вважається актуальною. | Чекати гроші: ПФУ фінансує протягом 3 робочих днів. |
| «Оплачено» | Кошти перераховано на ваш окремий рахунок для страхових коштів. | Виплатити працівнику і подати повідомлення про виплату. |
| «Відмовлено» | Територіальний орган ПФУ відмовив у фінансуванні наказом керівника. Підстави є в квитанції. | Розібратися з причиною, за потреби оскаржити в адміністративному порядку або в суді. |
У кабінеті між цими етапами бухгалтери бачать і проміжні статуси, наприклад «Відправлено на оплату» чи «Отримано в банку». Вони показують рух грошей і окремих дій від вас не вимагають.
Важлива деталь: заяву, у якій ви усунули зазначені недоліки, повторно залишити без руху не можуть. Необґрунтоване залишення без руху Порядок прямо забороняє.
Повідомлення про виплату: строк 30 днів
Після того як гроші надійшли і ви виплатили лікарняні працівникам, треба подати повідомлення про виплату страхових коштів. Строк: не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування коштів на окремий рахунок і набуття заявою статусу «Оплачено». Подають тими самими способами, що й заяву: портал ПФУ, Дія або папір.
Тут нова картка особливо корисна: блок «Повідомлення про виплату» одразу показує, чи ПФУ його прийняв. Якщо блок порожній, а заява давно «Оплачено», це сигнал, що повідомлення ви пропустили.
Приклад: строки по одному лікарняному
Працівниця хворіла, листок закрито. Роботодавець ухвалив рішення про призначення допомоги у вівторок, 10 листопада 2026 року.
- Заява-розрахунок: не пізніше 17 листопада (5 робочих днів: 11, 12, 13, 16 і 17 листопада).
- ПФУ прийняв заяву 18 листопада. Фінансування має надійти протягом 3 робочих днів, тобто до 23 листопада включно.
- Гроші зараховано 20 листопада, заява отримала статус «Оплачено». Повідомлення про виплату треба подати до 20 грудня.
- Якщо повідомлення так і не подали, з 20 лютого 2027 року підприємство ризикує отримати позапланову перевірку.
На практиці зручно раз на тиждень відкривати картки лікарняних за останній місяць і дивитися на обидва блоки. Так пропущене повідомлення не доживе до перевірки.
Інші правила, про які часто забувають
- Гроші від ПФУ надходять на окремий поточний рахунок, і витрачати їх можна тільки на страхові виплати. Стягнути їх за виконавчими документами або на вимоги кредиторів не можна.
- Якщо отримали більше, ніж фактично виплатили, залишок повертають на рахунок ПФУ протягом 3 робочих днів.
- Знайшли помилку в нарахуванні вже після виплати: повертаєте зайве на рахунок ПФУ і одночасно надсилаєте до територіального органу письмове пояснення причин.
- Якщо лікар необґрунтовано створив медичний висновок і ПФУ про це повідомив, лікарняний за таким висновком у заяві не фінансується.
- У фінансуванні можуть відмовити, якщо страхувальник перешкоджає перевірці, подав недостовірні дані або порушив порядок використання коштів.
Якщо лікарняних багато і хочеться, щоб строки контролював хтось інший, ми можемо взяти на себе кадровий облік разом із заявами-розрахунками і повідомленнями в ПФУ.
Часті запитання
Де подивитися статус заяви-розрахунку?
У кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ: у списку заяв-розрахунків або тепер прямо в картці е-лікарняного, у блоці «Заяви-розрахунки». Там же видно дату, коли заява отримала статус.
Що робити, якщо статус «Залишено без руху»?
Прочитати причини у квитанції контролю, створити нову заяву на основі залишеної без руху, виправити недоліки і подати її. На це дають щонайменше 3 робочі дні від отримання повідомлення.
Який строк подання повідомлення про виплату лікарняних?
Не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування коштів на окремий рахунок і набуття заявою статусу «Оплачено».
Чи можна подати заяву-розрахунок на паперовий лікарняний?
Так. Якщо відомостей немає в державних реєстрах, до заяви додають кольорові скан-копії документів у jpg або pdf, до 1 Мб кожен файл.
За скільки днів ПФУ перераховує гроші на лікарняні?
Протягом 3 робочих днів після того, як заява-розрахунок отримала статус «Прийнято».
Новини першими – у Telegram. Зміни в податках і звітності коротко, щойно вони з’являються.
Підписатися