Первинні документи на підприємстві: що це, як формуються, вимоги й терміни зберігання

Зміст

Створення та зберігання первинних документів на підприємстві є однією з найважливіших складових ведення бухгалтерії ТОВ. Тому сьогодні ми поговоримо саме про первинні документи: розкажемо про їх призначення і зміст, основні правила й вимоги до формування, наведемо терміни зберігання та приділимо увагу іншим важливим аспектам.

Що таке первинні документи підприємства та для чого вони потрібні ТОВ

Первинними називаються всі документи, в яких вміщено інформацію про господарську операцію (дія, що призводить до певних змін в структурі зобов’язань і активів, власному капіталі компанії) та вказані обов’язкові реквізити. Перелік реквізитів, що мають бути наявні в первинних документах, подано в ЗУ про бухоблік №996-ХІV.

Також визначення терміну знаходимо в Положенні №88, яким встановлено ключові правила ведення записів в бухобліку. Згідно з цим положенням, первинні документи – це будь-які матеріали, створені в цифровій чи паперовій формі, що містять відомості про господарські операції.

В грудні 2022 року Мінфіном були внесені певні зміни в законодавчу базу щодо первинних документів. Основні моменти, які варто взяти до уваги:

Скоригували визначення терміну і наразі, як вище ми вже вказали, первинний документ повинен фіксувати лише відомості про безпосередньо проведену господарську операцію.
Змінили терміни зберігання первинних документів для ТОВ та ввели нові правила їх архівування, про що ми обов’язково поговоримо нижче.
Наразі документи, що були створені в паперовій і електронній формі, мають однакову юридичну силу.

Господарською операцією називається будь-яка дія, в результаті якої стаються зміни у фінансовому стані компанії, активах, пасивах. Наприклад, це можуть бути оплата послуг постачальника, отримання авансу від замовника, відвантаження товару тощо. І кожна з таких операцій під час ведення підприємницької діяльності повинна бути правильно оформлена – супроводжена відповідним первинним документом.

Отже, основних вимог до формування первинних документів дві – це наявність ключових відомостей про проведену операцію та реквізитів сторін. Формувати можна в паперовій формі чи електронному форматі. В разі створення документу в цифровому варіанті його потрібно засвідчити КЕП чи печаткою, паперові підписуються від руки та засвідчуються печаткою.

Всі підприємці, незалежно від того, була проведена ними реєстрація ТОВ чи ФОП, повинні виконувати свої обов’язки перед державою – подавати регулярні звіти про отримані доходи в ДПС та сплачувати податки відповідно до вибраної системи (групи) оподаткування. Для того, щоб підтвердити суми вказаних в деклараціях коштів, і потрібні первинні документи.

Кожна операція, пов’язана з фінансами, повинна бути правильно облікована та підтверджена первинними документами. Їх може затребувати під час перевірки діяльності ТОВ податкова і в разі відсутності документів за певний період (визначений законом термін зберігання) на компанію очікує штраф. Також документи можуть знадобитися банку під час проведення фінансового моніторингу.

Первинні документи ТОВ гарантують прозорість всіх господарських процесів, є доказом здійснених операцій під час перевірок ДПС, тому мають формуватися в процесі ведення діяльності компанії. Належне оформлення первинної документації – обов’язкова умова дотримання вимог чинного законодавства та гарантія відсутності проблем.

Які первинні документи можуть бути у ТОВ

Основні види первинних документів, що зазвичай формуються під час ведення обліку та бухгалтерської звітності компанії:

Рахунок-фактура (інвойс) – ним ТОВ повідомляє контрагента про необхідність оплати послуг, товарів. Стає первинним лише після того, як був оплачений, для чого мають бути сформовані чек чи банківська виписка.
Видаткова накладна – підтверджує факт надання чи отримання товару, послуги.
Товарно-транспортна накладна – відображає факт переміщення продукції від постачальника і безпосередньо до замовника.
Акт прийому-передачі послуг або виконання робіт – формується для підтвердження факту надання послуг чи завершення робіт та прийняття їх замовником за кількістю, якістю.
Касовий ордер (прибутковий чи видатковий) – оформлюється під час видання чи надходження в касу коштів, фіксуючи рух готівки.
Банківська виписка – є підставою для фіксації операцій по рахунках під час ведення бухобліку ТОВ.
Бухгалтерська довідка – може бути створена з метою виправлення помилок в обліку чи для підтвердження проведення розрахункової операції (нарахування відпускних, наприклад).

Інколи до первинних документів ТОВ відносять ще й договір, але він таким не є. Адже в договорі фіксуються умови співпраці, але не конкретні факти проведення операцій. Так, укладення договору говорить більше про намір та умови взаємодії, в процесі якої можуть здійснюватися (і зазвичай проводяться) господарські операції, на кожну з яких окремо має бути первинний документ (акт і інвойс, до прикладу).

Не є первинним документом і платіжне доручення, адже воно лише дає інструкції банку для проведення платежу, а не підтверджує його.

Ключові вимоги до формування первинних документів

Незалежно від змісту та призначення, кожен первинний документ має вміщувати такі реквізити: дата створення, назва (типової форми чи самого документа), компанії (яка складає його), зміст і виражений в певних одиницях обсяг операції (кг, штуки, м2 та ін.), посади та особисті дані відповідальних за реалізацію вказаної операції осіб, їх підписи чи інші відомості, які дають змогу ідентифікувати вказану особу.

Додатково в первинних документи ТОВ може міститися така інформація: номер документа, код ТОВ з ЄДР, підстава для здійснення вказаної операції, інформація про документ, який засвідчує особу-отримувача тощо. Оформлюються українською мовою, а за умови наявності документів, які використовуються у веденні бухгалтерії ТОВ, іноземною мовою – їх треба перекласти.

Розглянемо більш детально деякі аспекти формування первинних документів компанії. Дата складання – відповідає даті проведення операції. Найкраще формувати документ в момент здійснення операції чи одразу після. Адже в ч. 5 ст. 9 ЗУ про бухоблік вказано, що всі господарські операції потрібно відображати під час ведення обліку в звітному періоді їх проведення.

Підписи повинні ставити особи, у яких є таке право (оформлене наказом керівника). Якщо мова йде про електронні документи, то вони підписуються КЕП. Правила та норми ведення електронного документообігу визначені відповідними законами й положеннями.

Більш детально про електронний документообіг на підприємстві ви можете почитати в нашій статті за активним посиланням. Там детально викладено основні вимоги, норми й закони, яких треба дотримуватися під час створення й використання електронних документів.

Незважаючи на наявність типових форм різних первинних документів (рахунків, актів та ін.), вимоги щодо їх використання закон не встановлює. Компанія може сформувати власні шаблони документів і використовувати їх. Є певні винятки (наприклад, талони для бензину), але в більшості випадків первинні документи підприємство створює самостійно та друкує на принтері.

Отже, основна вимога до формування первинних документів – наявність всіх обов’язкових реквізитів. Також Положення №88 вказує ще деякі норми створення первинних документів:

здійснення записів вручну з використанням пасти чи чорнила темного кольору, кулькової ручки;
є дозвіл на заповнення документів друкарським чи іншим способом, здатним гарантувати їх збереження впродовж встановленого терміну;
всі незаповнені рядки в документах треба перекреслювати – вимога актуальна, коли мова йде про паперовий формат;
внесення інформації в облікові регістри з первинних документів треба здійснювати в процесі їх надходження, вчасно ведучи бухгалтерію підприємства.

Ще один важливий момент: наявність несуттєвих недоліків в первинних документах не робить їх недійсними. За умови, що всі реквізити основні є і помилка не є перешкодою для ідентифікації осіб, що брали участь у здійсненні операції, наявність помилок чи якихось мінімальних описок не ставить під сумнів факт здійснення операції.

Відповідальність за несвоєчасне складання, втрату первинних документів ТОВ

За формування первинних документів відповідно до всіх законодавчих вимог і достовірність відображеної в них інформації відповідальність несуть особи, що брали участь у складенні та підписанні відповідних документів. За недотримання вимог може бути нарахований штраф у розмірі 85-170 грн., за повторну фіксацію аналогічного порушення впродовж року штраф зростає до 170-255 (ст. 163-1 КУпАП).

Під час проведення перевірок копії первинних документів можуть бути вилучені з компанії за умови, що є таке рішення відповідних органів. В такому випадку складається реєстр вилучених документів. Оригінали вилучати не можна – лише у деяких випадках, що визначає кримінальне процесуальне законодавство.

Терміни зберігання первинних документів

Строки, протягом яких на підприємстві повинні зберігатися первинні документи, визначені в п. 44.3 ПКУ:

2555 днів – вся інформація й документи, які використовуються під час здійснення бухобліку, стосуючись трансфертного ціноутворення, КІК, оподаткування нерезидентів;
1825 днів – первинні документи, фінансова звітність, регістри бухобліку та інші документи, які мають відношення до нарахування й сплати податків, зборів (виняток – документи, які потрібно зберігати більш тривалий термін, визначені в п.п. 44.3.1 ПКУ);
1095 днів – мають зберігатися всі інші документи, які не підпадають під вищезазначені визначення. Також протягом цього терміну зберігаються документи, що мають зв’язок з дотриманням вимог інших законодавчих актів, за виконанням яких слідкують контролюючі органи.

Всі терміни розраховуються з дня подання до ДПС звітності, для формування якої були використані первинні документи. Якщо звітність не подавалась, то рахують з граничного терміну її подання. Коли мова йде про документи, пов’язані з дотриманням вимог інших законодавчих актів, за чим слідкують контролюючі органи, то термін рахують з дня проведення операції.

Можна зробити висновок, що зберігати більшість первинних документів у ТОВ потрібно впродовж 5 років. Але є певні нюанси. Так, в разі ведення судових спорів документи ТОВ треба зберігати до повного їх вирішення. Якщо здійснюється закриття ТОВ, документи зберігаються за період, що дорівнює вказаним термінам до дня ліквідації компанії.

Також варто звернути увагу, що в разі зупинення відліку часу (наприклад, під час введення мораторіїв на податкові перевірки під час пандемії ковіду, дії стану воєнного стану) терміни подовжуються на відповідні строки.

Штрафи за недотримання строків зберігання, втрату документів в 2025 році

В 2025 році за недотримання термінів зберігання первинних документів встановлені наступні штрафи:

1020 грн. – за перше порушення.
2024 грн. – в разі повторної фіксації порушення впродовж року.

У випадку знищення чи втрати первинних документів контролер повідомляє про це у письмовій формі правоохоронні органи, наказом призначає комісію, що складає список втраченого та розслідує, як так сталось. Під час дії воєнного стану за умови, що документи не виходить вивезти чи було втрачено, керівник ТОВ повідомляє про це ДПС.

Ми розглянули основні вимоги та умови до складання, зберігання первинних документів ТОВ. Якщо ж у вас залишились будь-які запитання – ви можете звернутися до наших спеціалістів по юридичну або бухгалтерську консультацію. Дзвоніть нам за номером телефону, який вказаний на сайті, або залишайте власні контакти у вікні заявки – і менеджер вам зателефонує!