Первичные документы на предприятии: что это, как формируются, требования и сроки хранения

Содержание

Создание и хранение первичных документов на предприятии является одной из важнейших составляющих ведения бухгалтерии ООО. Поэтому сегодня мы поговорим именно о первичных документах: расскажем об их назначении и содержании, основных правилах и требованиях к формированию, приведем сроки хранения и уделим внимание другим важным аспектам.

Что такое первичные документы предприятия и для чего они нужны ООО

Первичными называются все документы, в которых размещена информация о хозяйственной операции (действие, что приводит к определенным изменениям в структуре обязательств и активов, собственном капитале компании) и указаны обязательные реквизиты. Перечень реквизитов, которые должны быть в первичных документах, представлен в ЗУ о бухучете №996-XIV.

Также определение термина находим в Положении №88, которым установлены ключевые правила ведения записей в бухучете. Согласно этому положению, первичные документы – это любые материалы, созданные в цифровой или бумажной форме, что содержат сведения о хозяйственных операциях.

В декабре 2022 года Минфином были внесены определенные изменения в законодательную базу касательно первичных документов. Основные моменты, которые следует принять во внимание:

Скорректировали определение термина и сейчас, как выше мы уже указали, первичный документ должен фиксировать только сведения о непосредственно проведенной хозяйственной операции.
Изменили сроки хранения первичных документов для ООО и ввели новые правила архивирования, о чем мы обязательно поговорим ниже.
В настоящее время документы, что были созданы в бумажной и электронной форме, имеют одинаковую юридическую силу.

Хозяйственной операцией называется любое действие, в результате которого происходят изменения в финансовом состоянии компании, активах, пассивах. Например, это могут быть оплата услуг поставщика, получение аванса от заказчика, отгрузка товара и т.д. И каждая из таких операций во время ведения предпринимательской деятельности должна быть правильно оформлена – сопровождена соответствующим первичным документом.

Итак, основных требований к формированию первичных документов два – наличие ключевых сведений о проведенной операции и реквизитов сторон. Формировать можно в бумажной форме или электронном формате. При создании документа в цифровом варианте его нужно удостоверить КЭП или печатью, бумажные подписываются от руки и удостоверяются печатью.

Все предприниматели, независимо от того, была проведена ими регистрация ООО или ФЛП, должны выполнять свои обязанности перед государством – подавать регулярные отчеты о полученных доходах в ГНС и платить налоги в соответствии с выбранной системой (группой) налогообложения. Для того, чтобы подтвердить суммы указанных в декларациях средств, и нужны первичные документы.

Каждая операция, связанная с финансами, должна быть правильно учтена и подтверждена первичными документами. Их может потребовать при проверке деятельности ООО налоговая и в случае отсутствия документов за определенный период (определенный законом срок хранения) компанию ожидает штраф. Также документы могут потребоваться банку при проведении финансового мониторинга.

Первичные документы ООО гарантируют прозрачность всех хозяйственных процессов, являются доказательством совершенных операций при проверках ГНС, поэтому должны формироваться в процессе ведения деятельности компании. Правильное оформление первичной документации – обязательное условие соблюдения требований действующего законодательства и гарантия отсутствия проблем.

Какие первичные документы могут быть у ООО

Основные виды первичных документов, которые обычно формируются при ведении учета и бухгалтерской отчетности компании:

Счет-фактура (инвойс) – им ООО уведомляет контрагента о необходимости оплаты услуг, товаров. Становится первичным только после того, как был оплачен, для чего должны быть сформированы чек или банковская выписка.
Расходная накладная – подтверждает факт предоставления или получения товара, услуги.
Товарно-транспортная накладная – отражает факт перемещения продукции от поставщика и непосредственно к заказчику.
Акт приема-передачи услуг или выполнения работ – формируется для подтверждения факта оказания услуг или завершения работ и принятия их заказчиком по количеству, качеству.
Кассовый ордер (доходный или расходный) – оформляется при выдаче или поступлении в кассу средств, фиксируя движение наличных денег.
Банковская выписка – является основанием для фиксации операций по счетам при ведении бухучета ООО.
Бухгалтерская справка – может быть создана для исправления ошибок в учете или для подтверждения проведения расчетной операции (начисление отпускных, например).

Иногда к первичным документам ООО относят еще и договор, но он таковым не является. Ведь в договоре фиксируются условия сотрудничества, но не конкретные факты проведения сделок. Так, заключение договора говорит больше о намерении и условиях взаимодействия, в процессе которого могут осуществляться (и обычно производятся) хозяйственные операции, на каждую из которых отдельно должен быть первичный документ (акт и инвойс, например).

Не является первичным документом и платежное поручение, ведь оно лишь дает инструкции банку для проведения платежа, а не подтверждает его.

Ключевые требования к формированию первичных документов

Независимо от содержания и назначения, каждый первичный документ должен содержать следующие реквизиты: дата создания, название (типовой формы или самого документа), компании (которая составляет его), содержание и выраженный в определенных единицах объем операции (кг, штуки, м2 и др.), должности и личные данные ответственных за реализацию указанной операции лиц, их подписи или другие сведения, которые дают возможность идентифицировать указанную личность.

Дополнительно в первичных документах ООО может содержаться такая информация: номер документа, код ООО из ЕГР, основание для совершения указанной операции, информация о документе, который удостоверяет личность-получателя и т.д. Оформляются на украинском языке, а при наличии документов, которые используются в ведении бухгалтерии ООО, на иностранном языке – их нужно перевести.

Рассмотрим более подробно некоторые аспекты формирования первичных документов компании. Дата составления – соответствует дате проведения операции. Лучше всего формировать документ в момент совершения операции или сразу после. Ведь в ч. 5 ст. 9 ЗУ о бухучете указано, что все хозяйственные операции нужно отражать во время ведения учета в отчетном периоде их проведения.

Подписи должны ставить лица, у которых есть такое право (оформленное приказом руководителя). Если речь идет об электронных документах, то они подписываются КЭП. Правила и нормы ведения электронного документооборота определены соответствующими законами и положениями.

Более подробно об электронном документообороте на предприятии вы можете почитать в нашей статье по активной ссылке. Там подробно изложены основные требования, нормы и законы, которые следует соблюдать при создании и использовании электронных документов.

Несмотря на наличие типовых форм разных первичных документов (счетов, актов и др.), требования по их использованию закон не устанавливает. Компания может сформировать свои шаблоны документов и использовать их. Есть некоторые исключения (например, талоны для бензина), но в большинстве случаев первичные документы предприятие создает самостоятельно и печатает на принтере.

Итак, основное требование к формированию первичных документов – наличие всех обязательных реквизитов. Также Положение №88 указывает еще некоторые нормы создания первичных документов:

осуществление записей вручную с использованием пасты или чернил темного цвета, шариковой ручки;
есть разрешение на заполнение документов типографским или иным способом, способным гарантировать их сохранность в течение установленного срока;
все незаполненные строки в документах нужно перечеркивать – требование актуально, когда речь идет о бумажном формате;
внесение информации в учетные регистры из первичных документов следует осуществлять в процессе их поступления, своевременно ведя бухгалтерию предприятия.

Еще один важный момент: наличие несущественных недостатков в первичных документах не делает их недействительными. При условии, что все реквизиты основные есть и ошибка не является препятствием для идентификации лиц, что участвовали в совершении операции, наличие ошибок или каких-либо минимальных описок не ставит под сомнение факт совершения сделки.

Ответственность за несвоевременное составление, утерю первичных документов ООО

За формирование первичных документов в соответствии со всеми законодательными требованиями и достоверность отраженной в них информации ответственность несут лица, участвовавшие в составлении и подписании соответствующих документов. За несоблюдение требований может быть начислен штраф в размере 85-170 грн., за повторную фиксацию аналогичного нарушения в течение года штраф возрастает до 170-255 (ст. 163-1 КУоАП).

При проведении проверок копии первичных документов могут быть изъяты у компании при условии, что есть такое решение соответствующих органов. В таком случае составляется реестр изъятых документов. Оригиналы изымать нельзя – только в некоторых случаях, что определяет уголовное процессуальное законодательство.

Сроки хранения первичных документов

Сроки, в течение которых на предприятии должны храниться первичные документы, определены в п. 44.3 НКУ:

2555 дней – вся информация и документы, которые используются при осуществлении бухучета, касаясь трансфертного ценообразования, КИК, налогообложения нерезидентов;
1825 дней – первичные документы, финансовая отчетность, регистры бухучета и другие документы, которые имеют отношение к начислению и уплате налогов, сборов (исключение – документы, которые следует сохранять более длительный срок, определенные в п.п. 44.3.1 НКУ);
1095 дней – должны храниться все остальные документы, которые не подпадают под указанные определения. Также в течение этого срока хранятся документы, что имеют связь с соблюдением требований других законодательных актов, за исполнением которых следят контролирующие органы.

Все сроки рассчитываются со дня подачи в ГНС отчетности, для формирования которой были использованы первичные документы. Если отчетность не подавалась, то считают с предельного срока ее подачи. Когда речь идет о документах, связанных с соблюдением требований других законодательных актов, за чем следят контролирующие органы, то срок считают со дня проведения операции.

Можно сделать вывод, что хранить большинство первичных документов в ООО нужно в течение 5 лет. Но есть некоторые нюансы. Так, в случае ведения судебных споров документы ООО следует хранить до полного их разрешения. Если осуществляется закрытие ООО, документы хранятся за период, что равен указанным срокам до дня ликвидации компании.

Также следует обратить внимание, что в случае остановки отсчета времени (например, при введении мораториев на налоговые проверки во время пандемии ковида, действия режима военного положения) сроки продлеваются на соответствующие периоды.

Штрафы за несоблюдение сроков хранения, утрату документов в 2025 году

В 2025 году за несоблюдение сроков хранения первичных документов установлены следующие штрафы:

1020 грн. – за первое нарушение.
2024 грн. – в случае повторной фиксации нарушения в течение года.

В случае уничтожения или утери первичных документов контролер сообщает об этом в письменной форме правоохранительным органам, приказом назначает комиссию, которая составляет список утраченного и расследует, как это произошло. Во время действия военного положения при условии, что документы не получается вывезти или они были утеряли, руководитель ООО уведомляет об этом ГНС.

Мы рассмотрели основные требования и условия составления, хранения первичных документов ООО. Если же у вас остались какие-либо вопросы – вы можете обратиться к нашим специалистам за юридической или бухгалтерской консультацией. Звоните нам по номеру телефона, указанному на сайте, или оставляйте свои контакты в окне заявки – и менеджер вам позвонит!