ФОП змінює платіжну систему та забуває повідомити про це бухгалтера: яких наслідків чекати?

Надаючи клієнтам послугу ведення бухгалтерського обліку ФОП, ми виконуємо повний обсяг завдань, пов’язаних з фіксацією платежів, створенням первинних документів, формуванням звітності, сплатою податків та ін. Підприємець має можливість взагалі не торкатися цих питань і спокійно вести бізнес, знаючи, що у нас все під контролем.

Проте часто ми стикаємося з ситуаціями, коли клієнти самовільно ініціюють певні зміни в процесі проведення фінансових операцій і забувають повідомити про це бухгалтера. Спеціаліст продовжує вести облік і не знає, що умови вже інші. А якщо він про них не знає – то і правильно виконувати поставлені завдання, все проконтролювати, відповідно, не зможе.

В нашій практиці таких випадків було чимало. І в цій статті розкажемо про один з них – про зміну платіжної системи підприємцем без своєчасного повідомлення бухгалтера та наслідки, до яких можуть призвести такі дії.

Іншим ФОП це має бути ще одним нагадуванням про те, що бухгалтеру потрібно розповідати абсолютно про всі зміни в бізнесі, які стосуються фінансів і взаємодії з клієнтами. А ще краще – не розповідати після, а консультуватися до. Щоб фахівець допоміг уникнути негативних наслідків неефективних рішень та своєчасно реалізувати потрібні зміни в обліку.

Отже, до чого призводить зміна платіжної системи ФОПом з неповідомленням про це бухгалтера, який веде облік?

Поява необлікованих доходів

Якщо ФОП самовільно додав ще одну платіжну систему, через яку приймає оплату за товари чи послуги, а бухгалтер про неї не знає, він може просто не побачити частину надходжень. І виходить, що не передана своєчасно в облік платіжна система стає причиною того, що:

• частина доходів просто не потрапляє в звіти – квартальні чи річні (в залежності від того, на якій системі/групі перебуває ФОП);
• занижується фактичний дохід, отриманий підприємцем впродовж звітного періоду – а це призводить до внесення в декларації невірних даних;
• потім треба подавати уточнюючі декларації, сплачувати додаткові суми податків;
• можна отримати від податкової штраф, якщо ДПС під час перевірки виявить порушення – вказання невірної суми доходів, що призвело до заниження податкових зобовʼязань.

Ризик перевищення ліміту групи єдиного податку

Для ФОП, які є платниками спрощеної системи оподаткування, встановлені ліміти річного доходу. На кожен рік, відповідно до норм ПКУ та показнику мінімальної заробітної плати, встановлюється гранична сума доходу, яку підприємець не може перевищувати. Так, для ФОП 1 групи на 2026 рік ліміт становить 1 444 049 грн, для 2 групи – 7 211 598 грн, 3 групи – 10 091 049 грн.

І якщо перевищити ці ліміти, податкова може за таке порушення перевести підприємця на загальну систему чи «вищу» групу (з 1 на 2, з 2 на 3, а з 3 – вже на загальну точно), внаслідок чого повернутися назад на спрощену він зможе лише в наступному році. Крім того, з суми перевищення треба буде сплатити податок за вищою ставкою, ніж ті, що встановлені для 1-3 груп.

Якщо ФОП перебуває на спрощеній системі та отримує доходи через платіжну систему, яка не обліковується бухгалтером (тобто частина коштів йде поза обліком), такі невраховані доходи можуть призвести до:

1. Неможливості бухгалтера ведення точного контролю всіх доходів.
2. Ризику своєчасно непоміченого перевищення ліміту.
3. Санкцій у вигляді примусового переходу на іншу групу або загальну систему, нарахування податків за підвищеною ставкою на суму перевищення.

Перехід на загальну систему і ПДВ

Якщо податкова виявить перевищення ліміту або порушення обліку, ФОП можуть перевести на загальну систему оподаткування. І це найбільш серйозна санкція для підприємця-«спрощенця», адже в такому випадку ставки податків суттєво зростуть, потрібно буде дотримуватись більшої кількості вимог під час ведення бухгалтерського обліку.

До чого призводить переведення з 1-3 групи спрощеної системи на загальну:

• Зростають ставки податків – з чистого доходу (всі надходження за мінусом підтверджених та дозволених ПКУ витрат) потрібно буде сплачувати 18% ПДФО, 5% військового збору, 22% ЄСВ.
• Може виникнути необхідність реєструватися платником ПДВ – якщо сукупний дохід за попередні 12 місяців становить чи перевищує 1 млн грн. А це ще один податок зі складною звітністю.
• Повернутися на спрощену систему з загальної можна буде лише в наступному році.

Проблеми при податкових перевірках

Якщо податкова побачить надходження з платіжної системи, які не відображені у звітності, це може призвести до запитів від ДПС. У разі відсутності чіткої відповіді або розбіжностей у даних контролюючий орган може розцінити це як приховування доходів, що автоматично підвищує рівень ризику для підприємця.

У підсумку це часто завершується донарахуванням податкових зобов’язань, застосуванням штрафних санкцій та нарахуванням пені. Більше того, такі ситуації можуть стати підставою для проведення детальніших перевірок у майбутньому, що створює додаткове адміністративне навантаження і відволікає від ведення основної діяльності.

Формування невірних фінансових показників

Отже, коли ФОП самостійно підключає нову електронну платіжну систему і не інформує про це бухгалтера, частина грошових надходжень фактично «випадає» з обліку. Бухгалтер формує звітність на основі наявних даних – банківських виписок, касових операцій чи вже відомих платіжних сервісів.

Якщо ж новий канал прийому коштів не врахований, виникає перекручена картина доходів: реальні обороти вищі, ніж відображено у фінансовій документації. Це означає, що підсумкові показники діяльності ФОПа стають недостовірними вже на базовому рівні.

Як вище ми вже вказали, в подальшому така невідповідність може спричинити серйозні наслідки: від помилок у податковій звітності до штрафів і донарахувань під час перевірок. Крім того, сам підприємець ризикує приймати управлінські рішення на основі викривлених даних:  наприклад, недооцінювати власний дохід або неправильно планувати витрати.

У підсумку відсутність комунікації між ФОПом і бухгалтером перетворюється не просто на технічну неточність, а на фактор, що безпосередньо впливає на фінансову стабільність і ефективність управління бізнесом. І навіть якщо наслідки не будуть миттєвими, в розрізі місяців вони можуть проявитися у вигляді:

1. Неповної картини структури доходів і витрат.
2. Викривленої оцінки реальної рентабельності послуг, товарів.
3. Проблем з фінансовим плануванням.
4. Прийняття невірних управлінських рішень.
5. Втрати контролю над грошовими потоками тощо.

Помилки у підключенні платіжних систем до обліку

Крім проблем з обліком, можуть виникнути і чисто технічні складнощі. Бухгалтер може не встигнути правильно налаштувати облік нової системи:

• не підключити LiqPay, WayForPay, Fondy, Portmone, EasyPay, RozetkaPay, Poster POS та ін.;
• не додати новий еквайринг;
• не налаштувати правильне відображення комісій;
• не синхронізувати виписки.

В результаті це призводить до плутанини в доходах, неправильного відображення комісій, складних звірок, необхідності переналаштовувати всю систему обліку, бізнес-процеси.

Важливість своєчасного інформування бухгалтера

Для забезпечення коректного бухгалтерського, прозорості фінансового обліку та мінімізації податкових ризиків ФОП зобов’язаний вибудувати системну комунікацію з бухгалтером щодо будь-яких змін, які впливають на рух коштів або спосіб їх обліку.

Йдеться не лише про формальне інформування, а і про своєчасну передачу повної інформації з деталями підключення, умовами роботи сервісів, призначенням платежів та доступом до виписок. Без цього бухгалтер не може забезпечити повноту відображення доходів, правильну класифікацію операцій та відповідність обліку вимогам податкового законодавства.

До таких критично важливих змін належать насамперед:

• підключення нових платіжних систем – онлайн-сервісів, міжнародних платформ, електронних гаманців;
• відкриття додаткових банківських рахунків – у тому числі валютних;
• запуск нових сервісів прийому оплат – сайти, маркетплейси, POS-рішення;
• будь-які зміни в еквайрингу – зміна банку-еквайра, тарифів, способів прийому платежів тощо.

Ігнорування цих моментів призводить до некоректного ведення обліку, втрати частини даних про доходи. І, як наслідок, до викривлення фінансової звітності, підвищення ризиків втрат, потенційних санкцій.

Своєчасне ж інформування дозволяє бухгалтеру правильно інтегрувати нові джерела надходжень у систему обліку, забезпечити контроль за всіма фінансовими потоками та гарантувати своєчасність, правильність ведення бухгалтерії бізнесу.

Якщо вам потрібна допомога у веденні обліку, поданні звітності ФОП чи залишились будь-які запитання, звертайтесь до наших фахівців за номером телефону, що вказаний на сайті. І менеджер детально розповість про всі умови співпраці.

Підписатися на нові статі