ФЛП меняет платежную систему и забывает сообщить об этом бухгалтеру: каких последствий ждать?

Предоставляя клиентам услугу ведения бухгалтерского учета ФЛП, мы выполняем полный объем задач, связанных с фиксацией платежей, созданием первичных документов, формированием отчетности, уплатой налогов и т.д. У предпринимателя есть возможность вообще не затрагивать эти вопросы и спокойно вести бизнес, зная, что у нас все под контролем.

Однако часто мы сталкиваемся с ситуациями, когда клиенты самовольно инициируют некоторые изменения в процессе проведения финансовых операций и забывают сообщить об этом бухгалтеру. Специалист продолжает вести учет и не знает, что условия уже другие. А если он о них не знает – то и правильно выполнять поставленные задачи, все проконтролировать, соответственно, не сможет.

В нашей практике таких случаев было много. И в этой статье расскажем об одном из них – об изменении платежной системы предпринимателем без своевременного уведомления бухгалтера и последствиях, к которым могут привести такие действия.

Другим ФЛП это должно быть еще одним напоминанием о том, что бухгалтеру нужно рассказывать абсолютно обо всех изменениях в бизнесе, которые касаются финансов и взаимодействия с клиентами. А еще лучше – не рассказывать после, а консультироваться до. Чтобы специалист помог избежать негативных последствий неэффективных решений и своевременно реализовать необходимые изменения в учете.

Итак, к чему приводит изменение платежной системы ФЛП с несообщением об этом бухгалтеру, который ведет учет?

Появление неучтенных доходов

Если ФЛП самовольно добавил еще одну платежную систему, через которую принимает оплату за товары или услуги, а бухгалтер о ней не знает, он может просто не увидеть часть поступлений. И выходит, что не переданная своевременно в учет платежная система становится причиной того, что:

• часть доходов просто не попадает в отчеты – квартальные или годовые (в зависимости от того, на какой системе/группе находится ФЛП);
• занижается фактический доход, полученный предпринимателем в течение отчетного периода – а это приводит к внесению в декларации неверных данных;
• потом нужно подавать уточняющие декларации, уплачивать дополнительные суммы налогов;
• можно получить от налоговой штраф, если ГНС во время проверки выявит нарушение – указание неверной суммы доходов, что привело к занижению налоговых обязательств.

Риск превышения лимита группы единого налога

Для ФЛП, которые являются плательщиками упрощенной системы налогообложения, установлены лимиты годового дохода. На каждый год, в соответствии с нормами НКУ и показателем минимальной заработной платы, устанавливается предельная сумма дохода, которую предприниматель не может превышать. Так, для ФЛП 1 группы на 2026 год лимит составляет 1 444 049 грн, для 2 группы – 7 211 598 грн, 3 группы – 10 091 049 грн.

И если превысить эти лимиты, налоговая может за такое нарушение перевести предпринимателя на общую систему или «высшую» группу (с 1 на 2, с 2 на 3, а с 3 – уже на общую точно), в результате чего вернуться обратно на упрощенную он сможет только в следующем году. Кроме того, с суммы превышения нужно будет уплатить налог по более высокой ставке, чем те, что установлены для 1-3 групп.

Если ФЛП находится на упрощенной системе и получает доходы через платежную систему, которая не учитывается бухгалтером (т.е. часть средств идет вне учета), такие неучтенные доходы могут привести к:

1. Невозможности бухгалтера ведения точного контроля всех доходов.
2. Риску своевременно незамеченного превышения лимита.
3. Санкциям в виде принудительного перехода на другую группу или общую систему, начислению налогов по повышенной ставке на сумму превышения.

Переход на общую систему и НДС

Если налоговая выявит превышение лимита или нарушение учета, ФЛП может быть переведен на общую систему налогообложения. И это наиболее серьезная санкция для предпринимателя-«упрощенца», ведь в таком случае ставки налогов существенно возрастут, нужно будет соблюдать большее количество требований при ведении бухгалтерского учета.

К чему приводит перевод с 1-3 группы упрощенной системы на общую:

• Вырастают ставки налогов – с чистого дохода (все поступления за минусом подтвержденных и разрешенных НКУ расходов) нужно будет уплачивать 18% НДФЛ, 5% военного сбора, 22% ЕСВ.
• Может возникнуть необходимость регистрироваться плательщиком НДС – если совокупный доход за предыдущие 12 месяцев составляет или превышает 1 млн грн. А это еще один налог со сложной отчетностью.
• Вернуться на упрощенную систему с общей можно будет только в следующем году.

Проблемы при налоговых проверках

Если налоговая увидит поступления с платежной системы, которые не отражены в отчетности, это может привести к запросам от ГНС. В случае отсутствия четкого ответа или неточностей в данных контролирующий орган может расценить это как утаивание доходов, что автоматически повышает уровень риска для предпринимателя.

В результате это часто завершается доначислением налоговых обязательств, применением штрафных санкций и начислением пени. Более того, такие ситуации могут стать основанием для проведения более детальных проверок в будущем, что создает дополнительную административную нагрузку и отвлекает от ведения основной деятельности.

Формирование неверных финансовых показателей

Итак, когда ФЛП самостоятельно подключает новую электронную платежную систему и не информирует об этом бухгалтера, часть денежных поступлений фактически «выпадает» из учета. Бухгалтер формирует отчетность на основе имеющихся данных – банковских выписок, кассовых операций или уже известных платежных сервисов.

Если же новый канал приема средств не учтен, возникает перекрученная картина доходов: реальные обороты выше, чем отражено в финансовой документации. Это означает, что итоговые показатели деятельности ФЛП становятся недостоверными уже на базовом уровне.

Как выше мы уже указали, в дальнейшем такое несоответствие может повлечь за собой серьезные последствия: от ошибок в налоговой отчетности до штрафов и доначислений во время проверок. Кроме того, сам предприниматель рискует принимать управленческие решения на основе искривленных данных: например, недооценивать собственный доход или неправильно планировать расходы.

В итоге отсутствие коммуникации между ФЛП и бухгалтером превращается не просто в техническую неточность, а в фактор, что непосредственно оказывает влияние на финансовую стабильность и эффективность управления бизнесом. И даже если последствия не будут мгновенными, в разрезе месяцев они могут проявиться в виде:

1. Неполной картины структуры доходов и расходов.
2. Искаженной оценки реальной рентабельности услуг, товаров.
3. Проблем с финансовым планированием.
4. Принятия неверных управленческих решений.
5. Утраты контроля за денежными потоками и т.д.

Ошибки в подключении платежных систем к учету

Помимо проблем с учетом, могут возникнуть и чисто технические сложности. Бухгалтер может не успеть правильно настроить учет новой системы:

• не подключить LiqPay, WayForPay, Fondy, Portmone, EasyPay, RozetkaPay, Poster POS и др.;
• не добавить новый эквайринг;
• не настроить правильное отображение комиссий;
• не синхронизировать выписки.

В результате это приводит к путанице в доходах, неправильному отражению комиссий, сложным сверкам, необходимости перенастраивать всю систему учета, бизнес-процессы.

Важность своевременного информирования бухгалтера

Для обеспечения корректного бухгалтерского, прозрачности финансового учета и минимизации налоговых рисков ФЛП обязан выстроить системную коммуникацию с бухгалтером касательно любых изменений, которые влияют на движение средств или способ их учета.

Речь идет не только о формальном информировании, но и своевременной передаче полной информации с деталями подключения, условиями работы сервисов, назначением платежей и доступом к выпискам. Без этого бухгалтер не может обеспечить полноту отражения доходов, правильную классификацию сделок и соответствие учета требованиям налогового законодательства.

К таким критически важным изменениям относятся прежде всего:

• подключение новых платежных систем – онлайн-сервисов, международных платформ, электронных кошельков;
• открытие дополнительных банковских счетов – в том числе валютных;
• запуск новых сервисов приема оплат – сайты, маркетплейсы, POS-решения;
• любые изменения в эквайринге – изменение банка-эквайра, тарифов, способов приема платежей и т.п.

Игнорирование этих моментов приводит к некорректному ведению учета, потере части данных о доходах. И, как следствие, к искривлению финансовой отчетности, повышению рисков потерь, потенциальных санкций.

Своевременное информирование позволяет бухгалтеру правильно интегрировать новые источники поступлений в систему учета, обеспечить контроль за всеми финансовыми потоками и гарантировать своевременность, правильность ведения бухгалтерии бизнеса.

Если вам нужна помощь в ведении учета, подаче отчетности ФЛП или остались какие-либо вопросы, обращайтесь к нашим специалистам по номеру телефона, что указан на сайте. И менеджер подробно расскажет обо всех условиях сотрудничества.

Подписаться на новые статьи