Як вести бухгалтерію онлайн-магазину з великим обсягом операцій

Сфера роздрібної торгівлі наразі є однією з найбільш популярних в Україні, про що свідчать дані про відкриття нових ФОПів і юросіб, які регулярно публікує портал Опендатабот. Тому сьогодні ми поговоримо про ведення бухгалтерського обліку онлайн-магазину, приділивши особливу увагу правилам організації бухгалтерії за умови наявності великого обсягу операцій.

Розглянемо основні вимоги та норми, що регулюють ведення бухобліку магазинів. Розкажемо про дієві способи оптимізації процесів, упорядкування фінансових операцій, підвищення ефективності виконання завдань. А в кінці ви знайдете короткий чек-ліст, завдяки якому зможете швидко та просто перевіряти правильність ведення бухгалтерського обліку свого ФОП чи ТОВ кожного місяця.

Ключові складові бухгалтерського обліку онлайн-магазину

Першим кроком на шляху створення бізнесу є реєстрація ТОВ чи ФОП із зазначенням КВЕДів, що відповідають специфіці діяльності (вид товару, тип торгівлі та ін.), та вибором системи оподаткування. Для магазину у форматі ФОП можна вибрати 2 або 3 групу спрощеної чи загальну систему, для ТОВ вибір обмежений 3 групою спрощеної системи і загальною системою.

Що входить у ведення бухгалтерського обліку онлайн-магазину:

• Облік всіх фінансових операцій – доходів, витрат.
• Формування звітності для ДПС та відправка декларацій, сплата податків у встановлені ПКУ терміни.
• Створення і організація зберігання первинних документів.
• Ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП з найманими працівниками – нарахування і виплата зарплатні, сплата податків за робітників, формування звітності для ДПС, первинних документів та ін.
• Облік і аналіз грошових потоків – особливо важливо для великих підприємств.
• Облік розрахункових операцій з РРО/ПРРО.
• Товарний облік – фіксація руху одиниць, інвентаризація, контроль залишків.
• Фінансовий контроль і аналіз прибутковості, податкова оптимізація тощо.

Вимоги щодо подання звітності до ДПС і сплати податків

Ефективне ведення бухгалтерського обліку ТОВ, ФОП насамперед передбачає дотримання всіх вимог щодо звітування перед ДПС та своєчасний перерахунок податків у бюджет.

В залежності від системи оподаткування, на якій перебуває онлайн-магазин, правила встановлено наступні:

• Загальна система – ФОП сплачує 18% ПДФО, 22% ЄСВ раз на квартал і 5% ВЗ раз на рік, від суми чистого доходу. ТОВ платить 18% податку на прибуток. Платники ПДВ сплачують за ставкою 20%. Про отримані доходи звітують щорічно, впродовж 60 днів по закінченню звітного року. Окремі умови встановлено для ТОВ з оборотом від 40 млн. грн.
• 3 група спрощеної системи – передбачає поквартальне звітування та сплату податків за ставкою 5% (без ПДВ) або 3% (для ФОП і ТОВ, що сплачують ПДВ) та 1% військового збору від суми всього прибутку. Термін подання декларації – 40 днів по закінченні звітного кварталу, після чого впродовж 10 днів потрібно сплатити кошти в бюджет.
• 2 група спрощеного режиму (тільки для ФОП) – платники перераховують щомісячно фіксовану суму єдиного податку у розмірі не більше 20% та ВЗ 10%, ЄСВ 22% від мінімальної зарплати, що встановлена на 1 січня року (в 2025 становить 8000 грн. – отже, наразі сплачувати потрібно 1600 грн., 800 грн. і 1760 грн. відповідно). Звітують раз на рік, впродовж 60 днів по закінченні року.

Незалежно від вибраної для онлайн-магазину системи, групи, раз на місяць подаються звіти та перераховуються податки за найманих працівників, та з ПДВ.

Коли потрібно реєструвати онлайн-магазин платником ПДВ, як вести облік операцій

Податок на додану вартість (він же ПДВ) – непрямий вид збору, який нараховується у вигляді певного відсотку від ціни товару/послуги. Платником його є кінцевий споживач, але обов’язок збору і перерахування в бюджет покладено на продавця (надавача послуг). Отже, в такому випадку бізнес виступає посередником, податковим агентом між покупцем чи споживачем і державою.

Об’єктом оподаткування у даному випадку стають всі господарські операції, а платниками – особи, що здійснюють ці операції. Тому ПДВ є невід’ємною частиною бухгалтерії більшості онлайн-магазинів, які мають значний обсяг облікових операцій і сплачують збір за стандартною ставкою 20%, що визначена в ст. 193 ПКУ.

В яких випадках онлайн-магазину потрібно реєструватися платником ПДВ?

В обов’язковому порядку всім ФОП і ТОВ на загальному режимі, якщо їх дохід за останні 12 місяців перевищив суму в 1 млн. грн. (згідно з ст. 181 ПКУ) та тим, хто змінив спрощену систему на загальну і впродовж останніх 12 місяців провів операцій на суму більше 1 млн. грн.

Добровільно зареєструватися платниками ПДВ можуть онлайн-магазини, вибираючи під час реєстрації ФОП, ТОВ 3 групу ЄП зі ставкою 3% або перейшовши на цю групу з 2 групи ЄП, загальної системи. Тобто, всі «спрощенці» та невеликі онлайн-магазини з доходом менше 1 млн. грн. на рік можуть не платити ПДВ.

Бухгалтерський облік онлайн-магазину з ПДВ потребує наявності відповідних знань у бухгалтера і чіткого дотримання всіх правил. Адже кожен факт покупки повинен бути відображений у зареєстрованій в ЄРПН (спеціальному реєстрі) податковій накладній з додержанням термінів. Детальніше про правила формування ПН і РК ви можете почитати в нашому матеріалі за посиланням.

Важливо правильно визначати дату отримання доходу, особливо якщо для проведення оплати за товар застосовуються методи еквайрингу, післяплати з кур’єрською доставкою та ін. В роботі з великими обсягами операцій варто шукати методи оптимізації обліку, але в межах законодавчих норм, бо тут є багато нюансів.

Наприклад, якщо всі розрахунки проводяться з використанням інтернет-еквайрингу і виданням чеку РРО/ПРРО, то дозволено складати одну податкову накладну за підсумками дня (а не для кожного покупця окремо). А от в разі проведення безготівкових розрахунків на IBAN ФОП (без реєстратора) формувати податкову накладну з підсумками операцій за день не вийде.

Як можна спростити процес ведення бухгалтерії онлайн-магазину з великим обсягом операцій в контексті необхідності формування накладних на кожну покупку?

Використовувати програму, що буде автоматично формувати ПН за щоденними підсумками на основі чеків з РРО/ПРРО, які реєструються під час проведення операції. Такі рішення пропонують M.E.Doc, BAS Бухгалтерія та ін.

Використання РРО/ПРРО в онлайн-магазині

Згідно з нормами ЗУ про РРО, використовувати реєстратор потрібно під час проведення будь-якої розрахункової операції. Фіскалізувати операції з РРО/ПРРО треба як в разі прийняття оплати готівкою, так і під час проведення більшості видів безготівкових платежів. Не використовувати РРО/ПРРО можна лише у випадку, коли продавець отримує оплату виключно на рахунок IBAN: прямим переказом, через касу в банку чи банківський термінал.

Водночас потрібно застосовувати РРО/ПРРО і видавати чек покупцеві, якщо:

1. Оплата здійснюється банківською карткою (інтернет-еквайринг) через банківські системи, різні платіжні сервіси, QR-коди тощо.
2. Товар надсилається через поштові сервіси, з післяплатою, передається кур’єром.

Оптимальним рішенням для онлайн-магазину з великим обсягом операцій стане встановлення ПРРО – програмного реєстратора, а не касового апарату. ПРРО обходиться дешевше, реєструється онлайн, дозволяє автоматизувати певні функції, зазвичай легко інтегрується з іншим ПЗ.

Такий реєстратор формує електронні чеки, дає можливість їх роздруковувати за потреби, підходить для продажу товару з будь-яким способом доставки. Програма легко інтегрується з касою, CRM, може автоматично надсилати дані в ДПС, формувати звітність.

Незалежно від того, який варіант було вибрано для онлайн-магазину, потрібно правильно здійснити реєстрацію РРО чи ПРРО. Обов’язково слідкувати за тим, щоб було видано фіскальний чек кожному покупцеві (вкладаючи у посилку з товаром чи надсилаючи на e-mail, наприклад), щоб в чеку була наявна вся необхідна інформація про операцію.

Особливості та переваги інтернет-еквайрингу для торгівлі в онлайн-магазині

Сучасний світ змінюється і розвиток інформаційних технологій диктує свої умови сфері торгівлі в тому числі. Так, уявити наразі успішний онлайн-магазин без можливості розрахуватися за товар прямо на сайті досить важко. Не всі клієнти хочуть розраховуватися на умовах післяплати. Не всім підходить і оплата безпосередньо на IBAN продавця.

Інтернет-еквайринг – це технологія оплати за товар карткою клієнта чи з цифрового гаманця прямо на сайті продавця. Для проведення платежу покупець встановлює на сайті відповідний функціонал – банківський сервіс (LiqPay від Приват24, наприклад) чи будь-який інший (EasyPay, PayU, WayForPay, Fondy, Portmone та ін.).

Покупець переходить на сторінку оплати, вводить дані своєї банківської картки, підтверджує проведення трансакції (кодом з SMS чи в інший спосіб) і оплачує товар. Потім може отримати на e-mail чи телефон сповіщення про проведення платежу, чек, а далі продавець відправляє товар.

Останнім часом популярним серед онлайн-магазинів став QR-еквайринг. Тут процедура інша: після оформлення замовлення продавець формує код в спеціальній програмі, клієнт його сканує і може перейти на відповідну сторінку для введення даних картки чи просто скористатися сервісами Google Pay, Apple Pay. Оплата проходить швидко, зручно, буквально в 2-3 «кліки».

Особливості інтернет-еквайрингу для інтернет-магазину:

1. При виборі сервісу варто зважати на надійність технологій захисту даних, які він використовує, та розмір комісії, що бере платіжний провайдер за проведення кожної трансакції.
2. Серед плюсів для онлайн-магазину (і особливо за умови великої кількості операцій) варто відзначити: миттєвість проведення платежів, можливість здійснювати їх цілодобово, зниження числа відмов від покупки, відсутність витрат на обслуговування готівки.
3. Приймати оплату з використанням інтернет-еквайринга можуть як ТОВ і ФОП на загальній системі, так і «спрощенці», але правила ведення бухобліку онлайн-магазину (зокрема фіксація доходів і витрат під час здійснення угоди продажу) можуть відрізнятися.

За умови вибору якісного сервісу та правильного впровадження його в роботу інтернет-еквайринг може значно спростити процес ведення бухгалтерського обліку. Наприклад, забезпечити функціонал для зручного формування, збереження, експорту звітності про здійснені платежі, автоматичного створення рахунків-фактур та ін.

Ведення товарного обліку

Товарний облік зобов’язані вести всі ФОП і ТОВ, що ведуть онлайн-торгівлю і перебувають на загальній системі оподаткування, а також «спрощенці» 3 групи з числа платників ПДВ. Про основні вимоги до ведення товарного обліку ви можете почитати в одному з наших матеріалів за посиланням.

Для ФОП на 2 групі і ТОВ, ФОП на 3 групі (за умови вибору ставки 5% без ПДВ) законодавчих вимог щодо ведення товарного обліку немає. Проте робота великого онлайн-магазину без цієї складової неможлива. І особливо важливо правильно все організувати в разі проведення значної кількості облікових операцій, де навіть невелика помилка може призвести до суцільного хаосу в бухгалтерії.

Основні кроки ведення товарного обліку онлайн-магазину:

• Отримання товарів – перевірка якості, кількості за накладними, внесення даних про позиції в систему обліку.
• Розміщення – на складі чи в іншому місці зберігання, з використанням зручної системи поділу на групи, категорії, маркуванням та ін.
• Контроль руху товарів – з регулярною інвентаризацією, фіксацією залишків.
• Продаж або списання (за необхідності).
• Оновлення інформації про залишки, переоблік.

Найефективніший спосіб ведення товарного та бухгалтерського обліку магазину – це використання готових програмних рішень, що були створені спеціально для організації роботи в сфері онлайн-торгівлі та пропонують готові рішення для зручного управління бізнесом.

Методи автоматизації ведення бухгалтерії онлайн-магазину з великою кількістю операцій

Автоматизація – основний спосіб зниження витрат часу і ресурсів на ведення бухгалтерії онлайн-магазину, підвищення точності, ефективності обліку. Чим більші обсяги операцій – тим важливіше автоматизувати процеси. Внесення даних в таблиці Microsoft Excel – застарілий спосіб, що може підійти хіба що ФОП з мінімальними продажами, і не дає достатньо інструментів.

Всі програмні рішення для автоматизації обліку можна поділити на три категорії:

1. Бухгалтерські сервіси (iFin, Dilovod, BAS Бухгалтерія) – дозволяють автоматизувати ведення основних бухгалтерських операцій, проводити аналіз фінансових показників. Часто пропонують інструменти для формування, відправки звітності в ДПС, сплати податків. Легко інтегруються з популярними CRM, можуть доповнюватися різними модулями.
2. CRM (SalesDrive, TradeEvo, KeyCrm, PipeDrive, KeepinCrm, Perfectum, OneBox, Odoo, Dilovod, Creatio) – ідеально підходять для онлайн-магазинів, дозволяючи вести всі види обліку в одному місці, автоматизувати основні процеси, отримувати дані для аналізу й розвитку бізнесу. Створені зазвичай для управління продажами.
3. ERP (Microsoft Dynamics 365 Finance, Oracle, SAP ERP, SoftOne ERP, SAP Business One та ін.) – передбачають більш розширений функціонал у порівнянні з CRM. Орієнтовані не лише на ведення бухобліку і організацію процесу продажів (як CRM), але ефективне управління всіма бізнес-процесами. Орієнтовані на великі підприємства.

Технології постійно розвиваються, як і можливості систем. Так, сучасні програми для бухгалтерського обліку поступово розширюються і дають можливість управляти процесами, що виходять за межі лише фіксації доходів, витрат, товарних залишків тощо.

Програми дозволяють за допомогою API обмінюватися даними з онлайн-магазином, автоматично оновлювати показники в інших системах, інтегрувати сервіси, завантажувати масиви даних, будувати роботу колективу тощо. Наприклад, більшість CRM для онлайн-торгівлі дозволяють:

• Інтегрувати функціонал з сервісом перевізників  («Нова пошта», Укрпошта, Meest та ін.).
• Інтегрувати з месенджерами і чатами в соцмережах (Viber, Telegram).
• Додавати модулі для збору замовлень з маркетплейсів (Prom, Etsy, Rozetka, eBay, Amazon, Shopify, Allo).
• Бачити прямо в CRM повідомлення з Instagram, реакції на сторіз, пости, вести діалоги.
• Здійснювати дзвінки через IP-телефонію, відправляти SMS тощо.

Також для свого інтернет-магазину можна використовувати власні рішення, створені розробником з урахуванням всіх побажань і потреб клієнта. Проте варто пам’ятати, що всі ці рішення чітко працюють виключно за умови вміння ними користуватися і наявності відповідних знань.

Чек-ліст для перевірки правильності та своєчасності ведення бухобліку

Використовувати цей список можна як в процесі ведення обліку (кожного 15 числа місяця, наприклад, якщо перебуваєте на 2 групі та сплачуєте податки до 20 числа), так і в кінці звітних періодів (кварталу чи року). Напевно, що до нього не включено абсолютно всіх складових вашої бухгалтерії, адже точний перелік завдань залежить від специфіки бізнесу.

То ж, ви можете доповнити перелік потрібними пунктами, аби створити зручний і ефективний чек-ліст для перевірки якості ведення бухгалтерії та впевненості, що всі вимоги чинного законодавства виконано у встановлені терміни і ви захистили свій бізнес від ризику отримання штрафів чи накопичення боргів.

Чек-ліст для перевірки ведення бухгалтерії ТОВ, ФОП – основні завдання та складові обліку:

1. Звірка з календарем сплати податків і подання звітності – по ЄП або ПДФО, ВЗ, ЄСВ, ПДВ, акцизному збору, а також податкового розрахунку за найманих робітників (в 2025 році подається щомісячно). Можна створити самостійно або знайти такий календар в мережі.
   (В одній з наших статей ми публікували календар звітності та податків для ФОП 2 і 3 групи, відкрити його ви можете за активним посиланням).

2. Стан касових операцій – звірка даних з РРО/ПРРО з обліковими записами, перевірка правильності оформлення всіх Z-звітів РРО чи електронних звітів ПРРО, їх зберігання.
3. Облік доходів і витрат – ревізія показників у СRM, звірка даних про проведені операції з первинними документами (накладними, рахунками, чеками та ін.).
4. Перевірка первинних документів – правильності оформлення, наявності всіх необхідних документів відповідно до проведених операцій, відповідності зареєстрованим КВЕДам, обмеженням для 2 групи ЄП щодо контрагентів.
5. Інвентаризація залишків товарів – звірка складських залишків задля уникнення помилок (недостач, необлікованих одиниць тощо).
6. Кадровий облік – контроль правильності нарахування виплат робітникам, своєчасності проведення розрахунків, сплати за них податків (ПДФО, ВЗ, ЄСВ), подання звітності.
7. Дотримання лімітів річного доходу, встановлених для «спрощенців» – чим ближче до кінця року, тим важливіше за цим слідкувати.
8. Перевірка електронного кабінету на сайті ДПС – поданої звітності («Перегляд звітності»), сплачених сум податків («Стан розрахунків з бюджетом»), статусу («Облікові дані платника», де можна побачити, чи не позбавили ЄП), актуальних ППР.
9. Внесення змін до ТОВ, ФОП – якщо змінились будь-які відомості, внесені в ЄДР і реєстр ДПС чи потрібні нові КВЕДи, їх треба зафіксувати у встановлені законом терміни.
10. Оцінка фінансових показників – перегляд основних (місячний оборот, кількість продажів, прибуток, співвідношення доходів і витрат та ін.) з метою аналізу успішності ведення бізнесу.

Додатково варто регулярно приділяти увагу:

11. Аналізу чинного законодавства – моніторингу актуальних змін, нововведень, внесення правок у ПКУ, які можуть змінити вимоги до ведення бухгалтерії.
12. Списку питань, що потребують опрацювання – з метою подальшого формування запитів на ІПК в ДПС, для розгляду досвідченим бухгалтером, юристом, бізнес-консультантом та ін.

Бухгалтерський облік любить точність, прозорість, своєчасність. І побудувати стабільний прибутковий бізнес можна лише за умови чіткого виконання всіх законодавчих норм, вимог, правил. Тож, всі питання, що з’являються в процесі ведення бухобліку, потрібно негайно висвітлювати, а не залишати «на потім», сподіваючись, що вони «якось самі вирішаться».

Якщо бачите розбіжності в розрахунках, отримуєте незрозумілі листи від ДПС, не можете розібратися в податкових нововведеннях чи просто відчуваєте брак знань в процесі ведення обліку – звертайтесь по допомогу!

Наші бухгалтери та юристи мають великий досвід співпраці з малим і середнім українським бізнесом. Ведемо близько 800 клієнтів, щодня консультуємо десятки ФОП і ТОВ, допомагаємо будувати прибутковий бізнес і уникати порушень.

Для отримання консультації бухгалтера чи юриста ви можете зателефонувати нам за вказаним на сайті номером телефону або залишити свої контактні дані у формі заявки, щоб наш менеджер міг з вами зв’язатися.

Автор статті

Інна Забоцька Верифікований експерт

Бухгалтер-консультант · Спеціаліст з КІК та міжнародного оподаткування

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі