Кейс: коли обов’язково треба змінювати КЕП (внесення змін до ФОП, втрата паролю та інші випадки)

Зміст

Розвиток цифрових технологій дозволяє підприємцям сьогодні не лише вести бізнес онлайн, але і виконувати більшу частину зобовʼязань перед державою без необхідності фізичної участі, взаємодіяти з контрагентами. Подати в податкову звітність, сплатити податки, укласти договір з підрядником чи внести зміни до ФОП – все це можна зробити, не виходячи з дому.

Є портал державних цифрових послуг «Дія», спеціальні сервіси для обміну електронними документами, кабінет на сайті ДПС з широким функціоналом, інші можливості. Але щоб скористатися ними, підприємцю необхідно мати КЕП. Кваліфікований електронний підпис – основна умова для авторизації на більшості порталів, дозволу підписувати документи та користуватися послугами.

В цій статті ми розкажемо про кейс з нашої практики. Про ситуацію, яка наочно показує, наскільки важливо мати дійсний КЕП і своєчасно оновлювати його, аби не втрачати доступ до важливих опцій і послуг. Але спочатку коротко про основне.

Що таке КЕП і для чого він потрібен ФОП

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це спеціальний файл чи набір даних, який в електронному документообороті виконує функції звичайного підпису, зробленого «від руки». Також він використовується під час отримання різних послуг, авторизації в державних та приватних сервісах для ідентифікації користувача.

Електронний документообіг регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», а використання КЕП – ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

В підприємництві КЕП використовується для подання звітності, підписання документів онлайн, авторизації на державних порталах (наприклад, ПФУ чи ДПС). КЕП створюється за допомогою криптографічних засобів на основі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа. Кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і підпис, зроблений власноруч.

Для підписання документу КЕП достатньо завантажити його в один з сервісів (у «Вчасно», наприклад), потім завантажити сам файл, ввести пароль – і документ підписано. Він буде надісланий контрагенту, який також повинен пройти цю просту процедуру. Підписи виглядають як спеціальний знак з розшифровкою даних і виконують всі функції звичайного.

Використання КЕП значно спрощує бізнес-процеси й процедури, дозволяючи економити ресурси на веденні паперових документів, зустрічах з клієнтами і партнерами офлайн, відвідуванні державних установ тощо. Все можна зробити у віддаленому формату – швидко, зручно та економно. Проте лише за умови дотримання встановлених правил і дійсності КЕП.

Переваги та недоліки КЕП

Переваги КЕП над підписом власноруч:

Швидкість і простота доступу до державних порталів, послуг.
Економія часу за рахунок можливості дистанційного підписання документів, звітності.
Можливість ідентифікації особи підписанта (оскільки має шифрування особистих даних).
Надійний захист даних – за умови дотримання правил безпеки в роботі з КЕП.

Недоліки КЕП над підписом власноруч несуттєві і пов’язані з особливостями самого електронного формату. Так, можуть виникати технічні труднощі з завантаженням, зберіганням файлу, є залежність від технічних засобів. Якщо ключ та пароль потраплять в чужі руки, можливі наслідки. Адже власник несе юридичну відповідальність за свій КЕП.

Як отримати КЕП, коли треба оновлювати

Отримати КЕП можна в будь-якому АЦСК – авторизованому центрі, який має право видавати такі ключі. Раніше їх було менше, для оформлення електронного підпису треба було відвідувати установу, платити за ключ. Наразі коло тих, хто має право видавати КЕП, значно розширено і отримати його можна навіть у своєму банку – швидко та безкоштовно.

Про те, як отримати КЕП Приватбанк, ми вже писали. Знайти матеріал ви можете за активним посиланням.

Зазвичай термін дії КЕП становить 1 або 2 роки. І за цим варто слідкувати, адже в разі спливу терміну дії КЕП використовувати його буде заборонено – ані авторизуватися на сайтах, ані підписати документи чи використовувати ПРРО не вийде.

Проте бувають випадки, коли змінювати КЕП потрібно ще до закінчення терміну дії електронного підпису. І тут треба теж бути дуже уважними, щоб в потрібний момент не втратити можливість підписувати документи чи авторизуватися з КЕП. Пропонуємо розглянути випадки з нашої практики, які наочно демонструють, чому та коли потрібно робити заміну.

Кейс клієнта з отриманням нового КЕП

Нещодавно мали таку ситуацію. У клієнта був діючий КЕП, але він забув пароль до нього, створив новий і подав звітність, підписавши новим ключем. Але звітність податковою прийнята не була. Чому так сталося і що робити?

Все дуже просто. Оскільки у ФОП вже був діючий ключ, з яким раніше подавалась звітність, податкова має сертифікат цього старого ключа. Клієнт втратив пароль до нього і зробив новий КЕП, але ж ДПС цього не знає. І новий ключ вважає недійсним.

Для того, щоб мати можливість використовувати новий КЕП, потрібно анулювати попередній. Анулювання проводимо через особистий кабінет надавача (наприклад, ПриватБанк). Після проведення процедури анулювання відновити КЕП буде неможливо, але новостворений буде працювати і з ним можна подавати звітність.

Звертаємо вашу увагу!

В разі втрати КЕП чи паролю до нього електронний підпис не відновлюється – завжди треба створювати новий. Але попередньо – обов’язково анулювати старий.

Коли були внесені зміни до ФОП

А якщо клієнт змінив адресу реєстрації чи прізвище – що робити? При зміні прізвища спочатку потрібно внести зміни про ФОП в ЄДР. Це робить державний реєстратор в ЦНАП на основі нових документів (паспорт, ідентифікаційний код). Також можна зробити все онлайн через портал «Дія». Після успішного оновлення даних треба замовити виписку з ЄДР.

Якщо зміни вносяться в ЦНАПі офлайн і ФОП є платником спрощеної системи оподаткування, потрібно оновити дані в реєстрі платників єдиного податку ДПС. Треба подати заяву і потім замовити витяг, який буде підтвердженням оновлення даних.

При зміні адреси реєстрації фізичної особи потрібно подати заяву № 5ДР (це можна зробити через електронний кабінет платника податків), оновити дані в реєстрі платників єдиного податку – подати заяву і потім також замовити витяг.

Якщо вам потрібна допомога у зміні прізвища, місця реєстрації, контактів тощо, ви можете звернутися до наших спеціалістів. Ми здійснимо внесення змін до ФОП швидко та правильно, врахувавши всі нюанси й надавши вам потім підтверджуючі документи.

Отже, зміни до ФОП внесені – після цього потрібно оновити КЕП. В цьому випадку електронний підпис потрібно обов’язково оновлювати. Адже сертифікати ключів містять персоніфіковану інформацію про особу і в разі вчинення будь-яких змін цей сертифікат стає недійсним.

Звільнення касира – робота з ПРРО

Для того, щоб ФОП та фізичні особи могли працювати з ПРРО, здійснювати розрахункові операції, обов’язково потрібно мати КЕП, сертифікати яких мають бути передані в ДПС за допомогою повідомлення за формою № 5-ПРРО. І тут щодо КЕП також виникають часто питання. Розглянемо найпопулярніші з них.

Касир звільнився – що робити з його КЕП?

В разі звільнення касира потрібно розуміти, чи був анульований КЕП або, можливо, в нього закінчився термін дії. Якщо так, то робити нічого не потрібно, з відповідним роз’ясненням податкової можна ознайомитись за посиланням.

Якщо КЕП не був анульований і його термін дії ще не закінчився, тоді потрібно подати заяву № 5-ПРРО з типом підпису «Припинення роботи». Новий працівник ні в якому разі не може використовувати КЕП працівника, який вже був звільнений. Використання такого ключа можуть трактувати як допуск працівника до роботи без укладеного трудового договору відповідно до ст. 41 КУпАП.

Крім цього, фіскальні чеки, які були підписані чужим КЕП, можуть визнати недійсними і застосувати штрафні санкції за порушення порядку використання ПРРО.

Відкрили зміну одним КЕП і оформили новий КЕП, не закривши зміну – як бути?

В такому випадку потрібно подати обов’язково повідомлення № 5-ПРРО по формі J/F1391802, в якому зазначити дані нового створеного сертифікату. Важливо вказати тип підпису «старший касир». «Старший касир» – тому, що зміну, яка відкрита касиром, може закрити старший касир. Якщо вказати тип підпису просто «касир», зміну не закриєте.

Стосовно цього питання можна ознайомитись з роз’ясненням Східного міжрегіонального управління ДПС за посиланням. Але ми завжди рекомендуємо клієнтам бути уважними і спочатку проводити закриття зміни, а вже потім створювати нові КЕП.

Отже, ми розглянули основні питання щодо дійсності КЕП, які виникають на практиці. Якщо вам потрібна допомога у внесенні змін до ФОП, бухгалтерська консультація щодо використання КЕП, ведення електронного документообороту, подання звітності та ін., звертайтесь до наших фахівців!

Залишайте контакти у вікні заявки чи дзвоніть за номером телефону, який бачите на сайті!