Назад в блог
Кейс: когда обязательно нужно менять КЭП (внесение изменений в ФЛП, потеря пароля и другие случаи)
Развитие цифровых технологий позволяет предпринимателям сегодня не только вести бизнес онлайн, но и выполнять большую часть обязательств перед государством без необходимости физического участия, взаимодействовать с контрагентами. Подать в налоговую отчетность, уплатить налоги, заключить договор с подрядчиком или внести изменения в ФЛП – все это можно сделать, не выходя из дома.
Есть портал государственных цифровых услуг «Дія», специальные сервисы для обмена электронными документами, кабинет на сайте ДПС с широким функционалом, другие возможности. Но чтобы воспользоваться ими, предпринимателю необходимо иметь КЭП. Квалифицированная электронная подпись – основное условие авторизации на большинстве порталов, разрешения подписывать документы и пользоваться услугами.
В этой статье мы расскажем о кейсе из нашей практики. О ситуации, которая наглядно показывает, насколько важно иметь действительный КЭП и своевременно обновлять его, чтобы не терять доступ к важным опциям и услугам. Но сначала коротко об основном.
Что такое КЭП и для чего она нужна ФЛП
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это специальный файл или набор данных, который в электронном документообороте выполняет функции обычной подписи, сделанной «от руки». Также он используется для получения различных услуг, авторизации в государственных и частных сервисах для идентификации пользователя.
Электронный документооборот регулируется Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», а использование КЭП – ЗУ «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах».
В предпринимательстве КЭП используется для подачи отчетности, подписания документов онлайн, авторизации на государственных порталах (например, ПФУ или ГНС). КЭП создается с помощью криптографических средств на основе квалифицированного сертификата открытого ключа. Квалифицированная электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная собственноручно.
Для подписания документа КЭП достаточно загрузить его в один из сервисов (в «Вчасно», например), затем загрузить сам файл, ввести пароль – и документ подписан. Он будет направлен контрагенту, который также должен пройти эту простую процедуру. Подписи выглядят как специальный знак с расшифровкой данных и выполняют все функции обыкновенной.
Использование КЭП значительно упрощает бизнес-процессы и процедуры, позволяя экономить ресурсы на ведении бумажных документов, встречах с клиентами и партнерами офлайн, посещении государственных учреждений и т.д. Все можно сделать в удаленном формате – быстро, удобно и экономно. Однако только при условии соблюдения установленных правил и действительности КЭП.
Преимущества и недостатки КЭП
Преимущества КЭП перед подписью собственноручно:
- Скорость и простота доступа к государственным порталам, услугам.
- Экономия времени за счет возможности дистанционного подписания документов, отчетности.
- Возможность идентификации личности подписчика (так как имеет шифрование личных данных).
- Надежная защита данных – при условии соблюдения правил безопасности в работе с КЭП.
Недостатки КЭП перед подписью собственноручно несущественны и связаны с особенностями самого электронного формата. Так, могут возникать технические трудности с загрузкой, хранением файла, есть зависимость от технических средств. Если ключ и пароль попадут в чужие руки, возможны последствия. Ведь владелец несет юридическую ответственность за свой КЭП.
Как получить КЭП, когда нужно обновлять
Получить КЭП можно в любом АЦСК – авторизованном центре, который имеет право выдавать такие ключи. Раньше их было меньше, для оформления электронной подписи нужно было посещать заведение, платить за ключ. Теперь круг тех, кто имеет право выдавать КЭП, значительно расширен и получить его можно даже в своем банке – быстро и бесплатно.
О том, как получить КЭП ПриватБанка, мы уже писали. Найти материал вы можете по активной ссылке.
Обычно срок действия КЭП составляет 1 или 2 года. И за этим следует следить, ведь в случае истечения срока действия КЭП использовать его будет запрещено – ни авторизоваться на сайтах, ни подписать документы или использовать ПРРО не получится.
Однако бывают случаи, когда менять КЭП нужно еще до окончания срока действия электронной подписи. И тут нужно тоже быть очень внимательными, чтобы в нужный момент не упустить возможность подписывать документы или авторизоваться с КЭП. Предлагаем рассмотреть случаи из нашей практики, которые наглядно демонстрируют, почему и когда нужно делать замену.
Кейс клиента с получением нового КЭП
Недавно была такая ситуация. У клиента был действующий КЭП, но он забыл пароль к нему, создал новый и подал отчетность, подписав новым ключом. Но отчетность налоговой принята не была. Почему так произошло и что делать?
Всё очень просто. Поскольку у ФЛП уже был действующий ключ, с которым ранее подавалась отчетность, налоговая имеет сертификат этого старого ключа. Клиент потерял пароль к нему и сделал новый КЭП, но ГНС этого не знает. И новый ключ считает недействительным.
Для того, чтобы иметь возможность использовать новый КЭП, нужно аннулировать предыдущий. Аннулирование проводим через личный кабинет предоставляющего услугу центра (например, ПриватБанк). После проведения процедуры аннулирования восстановить КЭП будет невозможно, но вновь созданный будет работать и с ним можно подавать отчетность.
Обращаем ваше внимание!
В случае потери КЭП или пароля к нему электронная подпись не восстанавливается – всегда нужно создавать новую. Но предварительно – обязательно аннулировать старую.
Когда были внесены изменения в ФЛП
А если клиент сменил адрес регистрации или фамилию – что делать? При смене фамилии сначала нужно внести изменения о ФЛП в ЕГР. Это делает государственный регистратор в ЦПАУ на основе новых документов (паспорт, идентификационный код). Также можно сделать все онлайн через портал «Дія». После успешного обновления данных нужно заказать выписку из ЕГР.
Если изменения вносятся в ЦПАУ офлайн и ФЛП является плательщиком упрощенной системы налогообложения, нужно обновить данные в реестре плательщиков единого налога ГНС. Нужно подать заявление и потом заказать выписку, которая будет подтверждением обновления данных.
При изменении адреса регистрации физического лица нужно подать заявление № 5ДР (это можно сделать через электронный кабинет налогоплательщика), обновить данные в реестре плательщиков единого налога – подать заявление и потом также заказать выписку.
Если вам нужна помощь в изменении фамилии, места регистрации, контактов и т.д., вы можете обратиться к нашим специалистам. Мы осуществим внесение изменений в ФЛП быстро и правильно, учитывая все нюансы и предоставив вам потом подтверждающие документы.
Итак, изменения в ФЛП внесены – после этого следует обновить КЭП. В этом случае электронную подпись нужно обязательно обновлять. Ведь сертификаты ключей содержат персонифицированную информацию о личности и в случае совершения каких-либо изменений этот сертификат становится недействительным.
Увольнение кассира – работа с ПРРО
Для того, чтобы ФЛП и физические лица могли работать с ПРРО, осуществлять расчетные операции, обязательно нужно иметь КЭП, сертификаты которых должны быть переданы в ГНС посредством сообщения по форме № 5-ПРРО. И здесь касательно КЭП также возникают часто вопросы. Рассмотрим самые популярные из них.
Кассир уволился – что делать с его КЭП?
В случае увольнения кассира нужно понимать, был ли аннулирован КЭП или, возможно, у него истек срок действия. Если да, то делать ничего не нужно, с соответствующим разъяснением налоговой можно ознакомиться по ссылке.
Если КЭП не был аннулирован и его срок действия еще не истек, тогда следует подать заявление № 5-ПРРО с типом подписи «Прекращение работы». Новый сотрудник ни в коем случае не может использовать КЭП работника, который уже был уволен. Использование такого ключа может рассматриваться как допуск сотрудника к работе без заключенного трудового договора в соответствии со ст. 41 КУоАП.
Кроме того, фискальные чеки, подписанные чужим КЭП, могут признать недействительными и применить штрафные санкции за нарушение порядка использования ПРРО.
Открыли смену одним КЭП и оформили новый КЭП, не закрыв смену – как быть?
В таком случае нужно подать обязательно сообщение № 5-ПРРО по форме J/F1391802, в котором указать данные нового созданного сертификата. Важно указать тип подписи «старший кассир». «Старший кассир» – потому, что смену, которая открыта кассиром, может закрыть старший кассир. Если указать тип подписи просто «кассир», смену не закроете.
Касательно этого вопроса можно ознакомиться с разъяснением Восточного межрегионального управления ГНС по ссылке. Но мы всегда рекомендуем клиентам быть внимательными и сначала производить закрытие смены, а уже потом создавать новые КЭП.
Итак, мы рассмотрели основные вопросы касательно действительности КЭП, которые возникают на практике. Если вам нужна помощь во внесении изменений в ФЛП, бухгалтерская консультация касательно использования КЭП, ведения электронного документооборота, подачи отчетности и пр., обращайтесь к нашим специалистам!
Оставляйте контакты в окне заявки или звоните по номеру телефона, который видите на сайте!
Блог
Нужна помощь бухгалтера или юриста?
Проконсультируем и подберем оптимальные решения для вашего ФЛП или ООО