Нові вимоги до проставлення апостиля на офіційних документах: що змінюється з 1 лютого 2026 року

Необхідність підтвердити документи, видані в Україні, може з’явитися в безлічі ситуацій – і не лише у підприємців. Наразі чимало українців перебувають за кордоном, де намагаються побудувати своє життя: оформити постійне проживання або підтвердити освіту, кваліфікацію для роботи, цивільний стан. Доводиться проходити різні процедури зі збором документів, підтвердженням статусу та ін.

Ведення бізнесу також все частіше виходить за межі однієї країни. Українські підприємці відкривають рахунки за кордоном, реєструють компанії, укладають контракти з іноземними партнерами. Статутні документи, виписки з реєстрів, довіреності, фінансові довідки, дипломи керівників – все це може знадобитися за межами України.

І для можливості використання документів, виданих в Україні, за кордоном, важливо правильно та своєчасно їх легалізувати – аби підтвердити їхню офіційність і справжність. Без належного підтвердження іноземні установи просто відмовляться приймати такі папери.

Варіантів легалізації українських документів для використання в іноземних державах є два – через звернення в консульство або ж апостилювання. Ми вже писали детально про особливості цих процедур, переваги й недоліки – знайти статтю ви зможете за активним посиланням. Наразі ж розглянемо зміни, які сталися в порядку проставлення апостилю в Україні з 1 лютого 2026 року.

Що таке апостиль і для чого він потрібен

Апостиль – це спеціальний штамп встановленого зразка, який проставляється на офіційних документах і підтверджує справжність підпису посадової особи, її повноваження, а також, за потреби, автентичність печатки або штампа на документі. Апостиль не підтверджує зміст документа, а засвідчує, що сам документ виданий належним органом і є дійсним як офіційний.

Такий спосіб засвідчення застосовується між державами з числа учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Всі країни, які приєднались до неї, приймають документи, легалізовані шляхом проставлення апостилю. Наразі їх вже більше 120, а тому апостилювання в Україні застосовують досить часто як більш простий спосіб легалізації у порівнянні зі зверненням в консульство.

Завдяки апостилю документ, виданий в Україні, може використовуватися в іншій країні-учасниці без додаткової консульської легалізації. Це суттєво спрощує процес оформлення документів і проходження різних процедур, економить час і зменшує бюрократичне навантаження.

Оновлення законодавства щодо проставлення апостилю

В кінці минулого року Міністерством юстиції України було оновлено правила проставлення апостилю на різних офіційних документах, що призначені для подальшого їх використання в іноземних країнах. Зміни закріплені в Наказі № 3177/5 від 20 листопада 2025 року. Набрали чинності нові правила з 1 лютого 2026 року.

Запровадження нового порядку є черговим кроком держави в напрямі цифровізації адміністративних процедур. Нові правила дозволяють підвищити прозорість та уніфікувати механізми підтвердження дійсності офіційних документів для їх використання в інших державах, що є учасницями Гаазької конвенції 1961 року.

З моменту набрання чинності вищезазначеного Наказу, що встановлює порядок апостилювання документів, втрачає чинність Наказ Мін’юсту № 2452/5 від 30 листопада 2015 року, що визначав порядок подання інформації про зразки відбитків печаток, підписів.

Отже, з 1 лютого 2026 року правове регулювання процедури проставлення апостилю на документах здійснюється виключно зазначеним вище наказом № 3177/5, інші норми не діють.

Електронний реєстр апостилів

Ключовою новацією є обов’язкове використання програмних засобів Електронного реєстру апостилів під час проставлення апостиля. Фактично паперові процедури поступаються місцем централізованій електронній системі, яка забезпечує фіксацію, перевірку та зберігання інформації про всі видані апостилі.

В новому порядку досить детально регламентовано правила наповнення, ведення електронного реєстру апостилів. Так, реєстр має бути заповнений зразками:

• Відбитків печаток компетентних органів.
• Підписів посадових осіб.
• Підписів осіб, від яких можуть виходити різні офіційні документи.
• Відбитків штампів, печаток, що проставляються на таких документах.
• А також даними про сертифікати відкритих ключів тощо.

Наповнювати реєстр мають органи відповідно до їх компетенції. Так, Мін’юст визначений відповідальним за внесення відомостей про своїх посадових осіб, а його територіальні органи – про посадових осіб, що працюють у відділах ДРАЦС, державних реєстраторів ФОП і юридичних осіб, ГО, нотаріусів.

Державна архівна служба є відповідальною за оновлення даних про посадових осіб служби та архівних установ, суди – щодо суддів. Розподіл відповідальності та закріплення обов’язків за різними органами в чіткій відповідності до їх повноважень дозволяє підтримувати реєстр в актуальному стані та вчасно оновлювати інформацію.

Встановлення строку апостилювання

Ще одна важлива зміна, яку затвердив новий порядок – це встановлення чітких термінів для проставлення апостилю на документах чи сповіщення заявника про відмову. Нові правила передбачають, що такі дії повинні бути здійснені впродовж максимум 3 робочих днів. Строк рахують з наступного дня після того, як заяву було зафіксовано в електронному реєстрі апостилів.

Точний строк надання послуги дає можливість заявникам більш ефективно планувати час та не очікувати апостильований документ впродовж 20 і більше днів, як це нерідко було раніше. Знижуються ризики затягування проходження процедури, що актуально в будь-якій ситуації – від подання документів на працевлаштування чи навчання українцями за кордоном до укладення договорів, відкриття рахунків ФОПами, філій юридичними особами тощо.

Також в порядку детально врегульовані алгоритми прийняття документів на апостилювання, їх розгляду компетентними органами, видачі результатів. Визначено там і механізм отримання даних з електронного реєстру апостилів про штамп, який уже був поставлений раніше. Таким чином процедура стає більш прозорою, спрощується взаємодія між заявником і уповноваженим на надання послуги органом.

Вартість послуги апостилювання

Ще одне нововведення з 1 лютого 2026 року – вартість послуги проставлення апостилю на документах. Плата визначена у відсотках від показника прожиткового мінімуму, зафіксованого на 1 січня року, в якому здійснюється апостилювання. Сума після обчислення округлюється до 10 гривень.

Станом на 1 січня 2026 року розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб дорівнює 3328 грн. Отже, вартість надання послуги апостилювання становить:

1. Для фізичних осіб – 0,2 ПМ х 3328 = 665,6 = 670 грн.
2. Для юридичних осіб – 0,35 ПМ х 3328 = 1164,8 = 1160 грн.

Саме такі суми вказані в Наказі Мін’юсту № 161/5. Якщо в проставленні апостиля було відмовлено, сплачені за послугу кошти заявнику не повертаються.

Загалом новий порядок проставлення апостиля спрямований на уніфікацію, цифровізацію та підвищення довіри до українських офіційних документів за кордоном. Водночас він потребує від громадян, бізнесу та юридичних фахівців уважного ставлення до оновлених процедур, строків і вимог, оскільки з 1 лютого 2026 року застосування старих правил буде неможливим.

Практика перших місяців дії нового порядку матиме вирішальне значення для формування єдиного підходу до його застосування та визначення потенційних проблемних питань, які можуть виникати при взаємодії з Електронним реєстром апостилів.

Допомога фахівців БІП в проставленні апостилю

Якщо ви не хочете самостійно розбиратися в усіх нюансах процедури і ризикувати отримати відмову через помилки, зроблені під час подання заяви чи подання документів, звертайтесь до наших фахівців. Спеціалісти БІП мають значний досвід в супроводі апостилювання документів і за необхідності зможуть:

• Перевірити документи, які планується апостилювати, на відповідність вимогам.
• Визначити компетентний орган для апостилювання, до якого треба подавати документи.
• Підготувати пакет документів та заяву для проставлення штампу.
• Організувати переклад за необхідності.
• Подати документи на апостилювання до уповноважених органів.
• Проконтролювати дотримання строків розгляду та готовності штампу.
• Отримати й передати апостильовані документи клієнту.
• Надати інформаційну підтримку – проконсультувати з будь-яких питань.

Дзвоніть нам за номером телефону, який бачите у верхній частині сторінки, або залишайте свої контакти у формі зворотного зв’язку – і найближчим часом вам зателефонує менеджер та розповість про умови співпраці.

Підписатися на нові статі