Типові помилки, які роблять ФОП під час оформлення декретних виплат

Далеко не всі жінки-підприємиці з числа ФОП знають, що за умови регулярної сплати ЄСВ мають право на отримання декретних виплат – коштів, що нараховуються ПФУ у зв’язку з вагітністю та пологами. Для того, щоб скористатися такою можливістю, треба зібрати чималий пакет документів, здійснити самостійно розрахунок суми та подати заяву.

Наші фахівці надають послугу оформлення декретних виплат для ФОП, тому якщо у вас немає бажання витрачати час на збір та оформлення документів, вивчення правил проведення розрахунків, ви можете звернутися до наших спеціалістів за вказаним вище номером телефону. Це буде найоптимальнішим рішенням, адже нюансів тут справді багато і без відповідного досвіду, знань зробити все правильно дуже складно.

Є великий ризик отримати відмову від ПФУ у прийнятті заяви чи провести неправильні розрахунки, що в будь-якому випадку веде до проблем. В разі заниження суми виплат, ви недоотримаєте кошти, які забезпечені вам законодавством. В разі завищення розміру виплати – матимете обов’язок їх повернути.

В цьому матеріалі ми розкажемо про основні помилки, які часто роблять підприємці під час оформлення декретних виплат – в документах, розрахунках та ін. Проте спочатку зовсім коротко розглянемо основні умови отримання декретних виплат жінками, якими була здійснена реєстрація ФОП та які мають право на нарахування цих коштів.

Основні умови та вимоги для отримання декретних виплат ФОП

Право на отримання фінансової допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами має жінка-ФОП, яка платила ЄСВ впродовж певного періоду перед оформленням декрету. Чому ми наголошуємо на цьому моменті? Бо бувають випадки, коли жінка не сплачує ЄСВ – наприклад, якщо має статус особи з інвалідністю. І в такому випадку права на оформлення декретних виплат ФОП не має.

Оформлюється декретна виплата для ФОП за стандартною процедурою. Лікарняний видається зазвичай на 126 днів за умови, що пологи планові і все в порядку, або на 140 днів, якщо пологи ускладнені. Оформити та отримати виплати можна, незалежно від того, чи планує ФОП йти саме в декрет (брати звільнення на певний час від сплати податків).

Всі документи треба подавати в ПФУ, адже саме пенсійний фонд нараховує виплати та виплачує їх підприємцю. Основні передумови для можливості здійснити оформлення декретних ФОП:

1. Державна реєстрація ФОП.
2. Правильно оформлений лікарем листок непрацездатності.
3. Сплата мінімального розміру ЄСВ впродовж попередніх 12 місяців.

Тобто, платити внесок треба рік перед поданням документів на декретні. Є певні випадки, коли допускається платити менше, але такі ситуації варто розглядати в індивідуальному порядку під час консультації бухгалтера та юриста – можливо, знадобиться допомога фахівців ПФУ.

Оформлення виплат здійснюється за наступним алгоритмом:

• Отримання лікарняного.
• Відкриття рахунку в банку (спеціального, саме для виплат від ПФУ), отримання довідки.
• Визначення розрахункового періоду – щоб знати, за який період брати довідки з ДПС.
• Збір документів – квитанції про сплату ЄСВ за рік, відсутність боргів перед ДПС, довідка ОК-7.
• Обчислення суми виплати – здійснюється ФОП самостійно, в довільній формі.
• Створення заяви-розрахунку на сайті ПФУ, подання пакету документів.
• Отримання коштів (за умови успішного розгляду заяви, документів, розрахунку), звітування в ПФУ про факт нарахування коштів.
• Переказ коштів на свій рахунок та використання на власний розсуд.

Щодо сум виплат – часто жінки-підприємиці думають, що раз перераховували ЄСВ в мінімальному розмірі, то і кошти отримати можуть зовсім мізерні. Але це не зовсім так. Справді, сума виплати напряму залежить від того, в якому розмірі перераховувався внесок впродовж року перед зверненням в ПФУ.

Але і в разі мінімального розміру (22% від мінімальної зарплати) жінки, що оформляють декретні виплати в 2024-2025 році, отримують не менше 33 114,06 грн. В разі зростання суми мінімальної зарплати (з якої нараховується 22% ЄСВ – наразі це 8000 грн.) зросте і мінімальний розмір декретних для ФОП.

Помилки в оформленні декретних, пов’язані з документами

Найчастіше ФОПи отримують відмову у розгляді заяви під час оформлення декретних виплат через проблеми з документами. З огляду на те, що перелік досить великий і треба не просто отримати потрібні довідки (з ДПС, наприклад), але й вірно визначити терміни, інформація за які повинна бути в них відображена, складнощі виникають часто.

Ми нерідко бачимо, що підприємці запрошують в ДПС довідки за невірні періоди, подають декларацію довідкову неправильно. Наприклад, якщо лист непрацездатності був виданий в квітні 2025 року, то саме квітень є місяцем настання страхового випадку.

І якщо жінка оформлює декретні в квітні, то їй потрібно подати довідкову звітну декларацію в ДПС про сплату ЄСВ в період з лютого 2024 року по березень 2025, а не з квітня 2024 по квітень 2025 чи ін. За ці ж місяці беруться розміри сплаченого ЄСВ для розрахунку.

Буває, що ФОПи подають неповний перелік документів – забувають про необхідність надання копій паспорту, коду, витягу з ЄДР чи реєстру ДПС (для «спрощенців»). Не відкривають рахунок в банку і не надають відповідну довідку чи дають реквізити відкритого раніше рахунку, який не підходить для перерахування декретних виплат.

Також відмовити у прийнятті заяви можуть через неправильне її заповнення – якщо невірно внесені особисті дані (ПІБ підприємиці, адреса, номер лікарняного листа) або ж зроблені помилки, некоректно заповнені певні поля. В такому випадку треба подавати заяву знову, виправивши помилки та приділивши увагу правильному її заповненню.

Обов’язково треба перевіряти правильність оформлення лікарняного листка – якщо в ньому внесені невірні дані про жінку, є якісь помилки чи неточності, варто одразу це все виправляти. Адже ПФУ може не прийняти документи і не нарахувати декретні виплати, якщо листок непрацездатності оформлений з порушеннями.

Невірне здійснення розрахунку декретних виплат ФОП

Найбільше помилок ФОП роблять під час розрахунку декретних виплат. Самостійно здійснити обчислення правильно досить непросто, якщо ви не маєте відповідного досвіду та знань. Адже тут важливо:

• правильно вибрати період для обчислень;
• вірно визначити суму сплаченого ЄСВ впродовж року до отримання лікарняного;
• визначити середньоденну суму внеску, поділивши середньомісячний розмір ЄСВ на коефіцієнт 30.44 (часто підприємці беруть інші значення – 30, 31 та ін., а треба саме 30.44);
• помножити середньоденний показник на кількість днів лікарняного – саме свого, а не стандартне число. Тобто, якщо у вас лікарняний виданий на 140 днів, то множите на 140, а не на 126;
• знати мінімальну суму ЄСВ поточну – адже якщо у вас вийшов менший розмір, то берете мінімальний (бо нижче цього порогу виплата бути не може);
• правильно обчислити суму декретних виплат ФОП, якщо сплачувався ЄСВ у сумі, більшій за мінімальні 22% з поточного розміру мінзарплати.

Нюансів тут дуже багато і якщо ви розумієте, що не зможете здійснити розрахунок самостійно – краще не ризикувати. Звертайтесь до наших фахівців і досвідчені бухгалтери швидко виконають всі обчислення, гарантуючи правильність і відсутність будь-яких проблем з ПФУ.

Недотримання термінів подання заяви та документів на нарахування декретних

Також ми бачимо ситуації, коли жінки подають заяву на отримання декретних виплат без врахування встановлених термінів. Чітко визначеного періоду, коли саме треба все оформлювати, немає, але є певні граничні межі, поза якими ПФУ може відмовити в нарахуванні.

Не варто збирати документи та подавати заяву до того, як лікарняний не отримає статус «готовий до виплати». Раніше подана заява не буде прийнята, адже основний документ, на підставі якого здійснюються виплати, не готовий до обробки.

Також можуть з’явитися складнощі в оформленні після спливу 6-місячного терміну після того, як листок непрацездатності був закритий. Тому ми рекомендуємо клієнткам приділити увагу цьому питанню відразу, як буде готовий лікарняний – бажано в тому ж місяці.

Коли жінка не має права на отримання декретних як ФОП

Також відмовить ПФУ у нарахуванні в разі, якщо ФОП не має права на отримання виплати у зв’язку з пологами та декретом. І щоб не витрачати даремно час та ресурси на збір документів, розрахунок суми, оформлення заяви, варто знати, в яких випадках права на отримання коштів жінка не має.

Перш за все це ситуації, коли жінка оформлена як ФОП і одночасно працює в якості найманого працівника. В такому випадку вона не втрачає право отримати декретні, але кошти їй нараховує роботодавець за основним місцем роботи і тоді в якості ФОП подавати заяву й документи не треба. Адже найманий працівник не сплачує ЄСВ як ФОП (внесок сплачується роботодавцем) і тому права на отримання виплат як ФОП не має.

Також, як вище ми зазначали, не мають права на отримання виплати ті, хто з певної причини не сплачує ЄСВ. У нарахуванні декретних коштів ФОП, які мають статус особи з інвалідністю є певні нюанси. Для отримання виплати не обов’язково сплачувати ЄСВ впродовж цілого року (12 місяців), термін може бути зменшено.

Але такі випадки потребують детального розгляду з врахуванням індивідуальної ситуації ФОП, тому краще звертайтесь по консультацію юриста чи бухгалтера – ми допоможемо в усьому розібратися.

Неподання повідомлення про отримання декретних виплат

Після отримання на спецрахунок декретних виплат ФОП зобов’язаний відзвітувати перед ПФУ. Зробити це потрібно впродовж 1 місяця з моменту зарахування коштів, поштою чи в електронному форматі. Якщо повідомлення не буде подане впродовж 3 місяців, ПФУ може ініціювати перевірку. Тому приділіть цьому питанню серйозну увагу – як тільки отримаєте кошти, подайте повідомлення.

Ще один важливий нюанс: використовувати кошти напряму зі спецрахунку не можна. Їх потрібно вивести на власний рахунок, а тоді вже витрачати на власний розсуд – знімати готівкою, сплачувати покупки та ін.

Отже, ми розглянули найбільш поширені помилки, які роблять жінки-ФОП під час самостійного оформлення декретних виплат. Насправді ж їх може бути набагато більше, бо процедура досить складна і передбачає виконання безлічі завдань.

То ж, якщо ви не хочете розбиратися в усьому самостійно, а бажаєте заощадити час і мати впевненість, що все буде оформлено правильно та у встановлені законом терміни – звертайтесь до наших фахівців! Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону або залишайте у вікні заявки свої контакти – і найближчим часом з вами зв’яжеться наш менеджер для обговорення всіх деталей!

Автор статті

Інна Забоцька Верифікований експерт

Бухгалтер-консультант · Спеціаліст з КІК та міжнародного оподаткування

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі