Покрокова інструкція з підготовки ФОП 1, 2 та 3 групи єдиного податку до подання річної звітності: правила, важливі нюанси, поради, лайфхаки

подання річної звітності ФОП 1, 2, 3 групи

Зміст

Подання будь-якої декларації (платника ЄП чи про майновий стан і доходи) є фінальним етапом звітування за рік, а тому потребує ретельної підготовки. Кожен підприємець, яким була проведена реєстрація ФОП на загальному режимі оподаткування чи одній з груп єдиного податку, має обов’язок своєчасного формування звітності для ДПС та перерахунку в повному обсязі податків у бюджет.

Під час формування звітності для податкової підприємець повинен бути дуже уважним до всіх деталей. Адже правильне звітування передбачає не лише вказання та обчислення сум отриманого доходу. Але передбачає ведення бухгалтерії ФОП в чіткій відповідності до встановлених правил і вимог ПКУ – стосовно створення і збереження первинних документів, виконання розрахунків податку, відповідності діяльності зареєстрованим КВЕДам, заповнення книги обліку та ін.

Крім того, підготовка до подання річної звітності ФОП-«спрощенцями» також передбачає аналіз бухгалтерії на предмет дотримання вимог, що стосуються всіх «єдиноподатників» і кожної окремої групи ЄП. Для тієї чи іншої групи можуть бути встановлені певні обмеження стосовно лімітів річного доходу, напрямків діяльності, кола контрагентів тощо. І все це потрібно ретельно перевірити до того, як подавати річні звіти ФОП 1, 2, 3 груп.

Весь процес підготовки до звітування за рік можна розділити на кілька етапів, які актуальні для всіх ФОПів, незалежно від того, чи веде підприємець свою діяльність багато років, чи це початківець, який вперше подає річну декларацію. Для 1, 2, 3 груп єдиного податку процес підготовки є майже однаковим, але може несуттєво відрізнятись в залежності від виду діяльності, яку здійснює ФОП, та групи оподаткування.

1 етап підготовки до подання ФОПом річного звіту – перевірка КЕП

Перший крок, який важливо здійснити до того, як подавати річну звітність до ДПС – це перевірка КЕП. Важливо впевнитися, що термін дії електронного підпису не закінчився. Перевірити ключ можна через Акредитовані Центри Сертифікації Ключів (АЦСК) онлайн, перейшовши на сайт вашого АЦСК. Там є функція перевірки сертифікату.

Також перевірити КЕП можна, просто спробувавши зайти ним в електронний кабінет на порталі ДПС. Там відображується термін дії ключа і, якщо він протермінований, засвітиться червоним і видасть відповідь «сертифікат пошкоджено». В такому випадку потрібно буде створити новий.

Створити новий КЕП можна через ДПС, кабінет банку, сервіс «Вчасно», та ін. АЦСК, надавши відповідні документи та дотримуючись певних інструкцій (точний алгоритм залежить від АЦСК).

Більш детально про отримання електронного підпису ми писали в одній з попередніх статей, знайти яку можна за активним посиланням.

2 етап – аналіз всіх отриманих за рік доходів та перевірка дотримання правил для спрощеної системи, групи

Другим дуже важливим етапом підготовки до подання річної звітності є аналіз усіх надходжень, які надійшли на поточний рахунок ФОП протягом звітного періоду. На цьому етапі важливо розуміти, які доходи ФОП має право отримувати, а які не має права. Переглядати доходи можна у банківській виписці (в оборотах по Кт будуть відображатись надходження).

Заборони та обмеження щодо отримання доходів ФОПами 1-3 груп ЄП:

Всі «спрощенці» не можуть займатися визначеними пп. 291.5.1 ПКУ видами діяльності – а, отже, якщо вказати у декларації отримані від відповідних КВЕДів доходи, це призведе до анулювання ЄП.
1 група – може отримувати дохід лише від здійснення торгівлі вроздріб на ринках з торгівельних місць або ж від надання послуг населенню, які віднесені до категорії побутових (визначені в п. 291.7 ПКУ).
2 група – підприємцю дозволено отримувати дохід від продажу та виробництва товарів від усіх категорій контрагентів. А от надавати послуги такі ФОПи можуть виключно населенню (фізособам) й іншим платникам єдиного податку (ФОПи, ТОВ тощо). Також не варто забувати про додаткові обмеження саме для ФОП 2 групи – їм заборонено надавати послуги провайдерів і рієлторів (бути посередниками під час продажу, купівлі, оцінки, оренди нерухомості), працювати з дорогоцінним камінням чи металами.
3 група – підприємці мають право отримувати дохід від резидентів та нерезидентів, від платників податку на будь-якому режимі (спрощеному, загальному).

Зазначу, що до сум доходу ФОП не включаються доходи наступних категорій (бо вважаються доходом фізособи і тому не відображуються у декларації платника ЄП):

Всі пасивні доходи (такі, як роялті, дивіденди або відсотки).
Кошти грантів.
Доходи, що ФОП отримав в результаті продажу як рухомого, так і нерухомого майна, що було у власності фізичної особи.
Страхові виплати.

Будь-який дохід, отриманий під час ведення підприємницької діяльності ФОП на 1, 2, 3 групі, має відповідати КВЕДам, які зареєстровані у ФОП (перелік КВЕДів можна перевірити в електронному кабінеті платника податків в розділі «Облікові дані платника»). Тут варто зазначити, що працювати підприємці можуть за великою кількістю КВЕДів – за умови, що вони не входять у число заборонених та зареєстровані у реєстрі.

За отримання доходу по незареєстрованим кодам можна втратити право перебувати на спрощеному режимі і наразити свій бізнес на неприємності. Тому ми завжди рекомендуємо підприємцям своєчасно подавати заяву на зміну КВЕД і вносити всі коди у ЄДР відповідно до змін, що стаються у бізнесі (додавати актуальні, видаляти ті, що вже не потрібні).

3 етап – заповнення та аналіз книги обліку доходів, первинних документів

Перед тим, як подавати річну звітність, варто приділити увагу документам, що підтверджують фінансові операції. Для ведення бухгалтерії ФОПів-«спрощенців» книга обліку доходів може бути створена у довільній формі. Проте всі підприємці повинні вести облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ.

Загалом, книга обліку доходів (і витрат) – це документ, що призначений для фіксації всіх доходів (і витрат) ФОП. З його допомогою податкова може оцінити оподаткований дохід бізнесу. А ФОП, які ведуть свою бухгалтерію самостійно або із залученням фахівців, використовують книгу для формування звітності за певний період. Заповнення книги обліку доходів (і витрат) є обов’язковим.

Окрім цього, хочу наголосити, що на усі надходження (дохід) ФОПи повинні обов’язково мати підтверджуючі документи, оформлені належним чином. Важливо перевіряти, щоб в первинних документах були зазначенні обов’язкові реквізити. А послуга чи товар, які там вказуються, повинні відповідати діяльності по КВЕДам ФОП.

Вимоги до формування первинних документів

Первинний документ – це фундамент бухгалтерського обліку. Мова йде про будь-який документ, в якому міститься інформація про господарську діяльність. До первинних та підтверджуючих документів належать: всі інвойси, акти, накладні, контракти та ін. І їх також потрібно ретельно проаналізувати, систематизувати до того, як подавати річну звітність.

Відповідно до ч.2 ст.9 Закону про бухоблік формувати первинні документи можна в електронному чи паперовому варіанті. Головне – щоб в них були всі, визначені у вимогах, складові. Тому перевіряйте, аби у сформованих вами первинних документах обов’язково були наступні реквізити:

назва форми чи документа;
вказання дати створення;
повна назва підприємства чи ПІБ підприємця, від імені якого розроблено документ;
точний зміст, обсяг проведеної господарської операції, а також одиниці її виміру;
зазначення посад осіб, що визначені відповідальними за проведення операції та відповідність її оформлення встановленим вимогам;
особистий підпис чи будь-які інші дані, що дозволяють здійснити ідентифікацію особи, яка була залучена у здійснення господарської операції.

Наявність всіх вищеперелічених реквізитів надає первинному документу юридичної сили і доказовості. Саме так вказав Мінфін України в листі від 15 січня 2015 року №31-11410-08-10/871.

4 етап підготовки до подання звітної декларації ФОПами на ЄП – розрахунок лімітів

До четвертого та не менш важливого етапу перед поданням звітності відноситься контроль ліміту. Для кожної групи ЄП він свій: найменший встановлено для 1 групи, найбільший – для 3 групи. Ліміт розраховується як певна кількість розмірів мінімальних сум заробітної плати, що зафіксовані станом на 1 січня звітного року.

У 2024 році для ФОП були затверджені такі ліміти:

1 гр. – 1185700,00 грн.
2 гр. – 5921400,00 грн.
3 гр. – 8285700,00 грн.

Тобто, весь сукупний дохід за 2024 рік, що отримав та відобразив у книзі обліку доходів підприємець, не має перевищувати вищевказаної суми. Зверніть увагу, що для поточного року ліміти встановлені вищі. І це потрібно буде враховувати під час підбиття підсумків та підготовки до подання звітності за 2025 рік, що ви робитимете на початку 2026.

Отже, якщо ФОП перелімітив, то він не може продовжувати перебувати на своїй групі. Якщо мова йде про 1 чи 2 групу і є можливість перейти на «вищу» групу (з 1 на 2, з 2 на 3, якщо дозволяють сфера діяльності, особливості співпраці з контрагентами та інші умови), зробити це потрібно з першого числа нового кварталу.

У разі неможливості переходу на іншу групу (для ФОПів 3 групи, наприклад, чи в разі невідповідності бізнесу вимогам, встановленим для певних груп), доведеться перейти на загальну систему оподаткування. Суму перевищеного доходу потрібно оподаткувати ставкою податку в розмірі 15%.

Більш детально про ліміти для 1, 2, 3 груп ФОП на ЄП та особливості їх дотримання ми писали в одній зі статей, знайти яку ви можете за посиланням.

5 етап перед поданням річної звітності 1-3 груп ФОП – звірка в електронному кабінеті

До п’ятого (і не менш важливого етапу) відносимо звірку. Заходимо в електронний кабінет і продивляємося відповідні розділи. В першу чергу варто перевірити, чи немає заборгованості по сплаті податків за попередні періоди. Зазвичай, коли подаємо річну звітність через електронний кабінет платника податків, перевіряємо розділ «Стан розрахунків з бюджетом» – в цьому розділі відображено суми: нараховані, сплаченні, суми переплат чи заборгованості.

Також варто здійснити перевірку всіх даних, що внесені в системі. Це можна зробити в електронному кабінеті платника податків в розділі «Облікові дані». Звертаємо увагу на все: на назву та код податкової, на адресу реєстрації тощо. Обов’язково перевіряйте, щоб в пункті «Дата реєстрації платником єдиного податку» не стояла дата анулювання.

Якщо все вказано вірно, можете створювати декларацію, вносити в неї всі дані (які у вас вже підготовлені та перевірені) і відправляти в ДПС.

Залишились питання щодо підготовки ФОП 1-3 груп до подання річної звітності і потрібна консультація бухгалтера? Ви завжди можете звернутись до наших фахівців по допомогу! Дзвоніть за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте свої контакти у формі нижче – і менеджер вам зателефонує якнайшвидше.