Лікарняні листи в 2025 році: нововведення, вимоги, правила оформлення та розрахунку

Зміст

Питання розрахунку та оформлення лікарняних листів актуальне для будь-якого підприємства з найманими працівниками і постає в процесі ведення кадрового обліку ТОВ. То ж, в цій статті ми розглянемо актуальні правила й вимоги до формування, розрахунку лікарняних листів.

Обов’язково приділимо увагу нововведенням 2025 року, наведемо кілька прикладів призначення лікарняного робітнику, що працює за сумісництвом. Та розкажемо про інші нюанси й тонкощі, які треба брати до уваги під час ведення кадрового обліку компанії та оформлення виплат на основі листків непрацездатності.

Інструкція з оформлення лікарняного листа працівника ТОВ в 2025 році

Україна в 2023 році повністю перейшла на використання системи електронних лікарняних. Наразі паперові листки ще можуть видаватися в певних окремих ситуаціях, але в більшості випадків документ формується в електронному форматі. Нарахування страхових виплат, які оформлюються через тимчасову непрацездатність робітника, здійснює ПФУ.

Хто займається оформленням лікарняних та призначенням виплат

Основні норми й правила оформлення лікарняних встановлює ЗУ про соцстрахування. В ньому визначено, що рішення щодо призначення виплати повинен приймати страхувальник чи особа, уповноважена ним.

Тобто, рішення стосовно призначення допомоги за лікарняним чи відмови у здійсненні виплати приймає роботодавець (чи уповноважена особа, яку він призначив самостійно). Рішення про здійснення виплати оформлюється відповідним документом – це може бути розпорядження чи наказ тощо.

Зазвичай в якості уповноважених осіб виступають працівники бухгалтерії, служби персоналу чи інші робітники, які ведуть кадровий облік ТОВ. Ключові обов’язки роботодавця чи уповноважених осіб:

ухвалювати рішення стосовно призначення чи відмови в виплатах (частково, повністю);
аналізувати підставу, коректність оформлення документів, на основі яких виплачуються кошти за лікарняним;
контролювати правильність здійснення нарахування, своєчасність проведення виплат.

Правила оформлення листка непрацездатності: коли та як його можна брати в роботу

Підстава для нарахування допомоги за лікарняним (у зв’язку з хворобою чи декретом) – листок непрацездатності, який зазвичай формується лікарем в електронній формі. Якщо мова йде про виплати суміснику – то їх призначають на підставі копії листка, яку повинен засвідчити керівник власним підписом та печаткою (якщо вона є) за основним місцем працевлаштування особи.

Електронний лікарняний формується з відповідного реєстру ЕРЛН, підстава – медичний висновок, має унікальний номер. На його підставі робітника звільняють від виконання обов’язків, оплачують перші 5 днів перебування на лікарняному, надають соціальні послуги та ін.

Дані про сформований електронний листок непрацездатності доступні роботодавцю на веб-порталі ПФУ у відповідному пункті меню кабінету. Є можливість здійснити пошук за РНОКПП працівника, номером листка, періодом непрацездатності та ін.

Лікарняний в реєстрі може відображатися під різними статусами – закритий чи виданий (готовий до сплати), може бути позначений як недійсний або ж помилково сформований, вже оплачений. З моменту його появи в кабінеті в роботу взяти документ не вийде. Є певні правила, викладені в Наказі МОЗ №1234, відповідно до яких:

Листок вважається виданим лише після спливу 7 днів з дати закриття лікарняного і отримання статусу, визначеного як «готовий до сплати».
У випадку, коли мова йде про лікарняний, пов’язаний з декретом, його можна вважати виданим і брати в роботу після спливу 7 днів з моменту відкриття (як він отримає статус «готовий до сплати»).

Як тільки статус документа змінився на «готовий до сплати», роботодавець має право призначати виплати, формувати заяву-розрахунок. Визначаються страховий стаж особи, число календарних днів лікарняного, що оплачуються за рахунок ТОВ та ПФУ. Відомості можна формувати як в паперовому, так і в електронному форматі.

Документи для оформлення допомоги обробляються впродовж 10 днів (робочих) з моменту їх надходження в разі тимчасової непрацездатності і впродовж 3 днів, якщо мова йде про вагітність і пологи. Важливий нюанс: нарахування виплат проводять лише за умови, що особа звернулася по їх призначення не пізніше спливу 6 календарних місяців з моменту завершення періоду непрацездатності чи декрету, дня смерті особи або члена її родини.

Нарахування страхових виплат: оформлення рішення і подання заяви-розрахунку

Рішення про нарахування коштів оформлюється розпорядженням, наказом та ін. Якщо таке рішення приймає керівник ТОВ, достатньо наказу чи розпорядження, якщо уповноважена особа – оформлюється рішення уповноваженого. Коли у ТОВ є уповноважені особи – може бути оформлений протокол засідання уповноважених за встановленою формою.

Незалежно від вибраної форми документа, в ньому повинні міститися наступні відомості:

Інформація про страхувальника, уповноважених осіб, номер рішення чи протоколу, дата створення.
Якщо призначається допомога у зв’язку з хворобою чи вагітністю, пологами – вказуються дані про особу: ПІБ, номер страхового свідоцтва, лікарняного, причина і період непрацездатності, число днів, що будуть оплачуватись (коштами ПФУ в тому числі), розмір допомоги у відсотках.
Якщо призначається допомога на поховання – треба вказувати дані застрахованої особи (ПІБ, номер свідоцтва, розмір допомоги).

Коли ухвалюється відмова у виплаті – зазначають ПІБ та номер свідоцтва застрахованої особи, лікарняного, повний період непрацездатності, число днів, які не будуть оплачені та причина такого рішення. Працівнику впродовж 5 днів по ухваленні рішення про відмову видається відповідне повідомлення, де вказуються причини рішення, порядок його оскарження.

Нарахування виплати здійснює бухгалтер – він направляє оформлену заяву-розрахунок в ПФУ за місцем обліку впродовж 5 робочих днів після отримання документів. Зробити це можна з використанням порталу електронних послуг ПФУ або особисто в паперовому варіанті (зберігши на цифровому носії електронну форму та додавши її до паперового документа).

ПФУ нараховує виплату впродовж 3 робочих днів з моменту отримання заяви-розрахунку. А роботодавець має обов’язок впродовж місяця з дня здійснення виплати надіслати в ПФУ відповідне повідомлення. Форми цього повідомлення та заяви-розрахунку затверджені Порядком №12.

Здійснення розрахунку суми лікарняного

В 2025 році суми мінімальної заробітної плати та прожиткового мінімуму змінені не були – розміри становлять 8000 грн. і 3028 грн. відповідно. Але одна зміна таки сталася – збільшили максимальну базу для нарахування ЄСВ – з 15 до 20 мінзарплат і тепер розмір становить 160 000 грн. Вказані показники впливають на суму виплат за лікарняним.

Встановлені суми:

Мінімальний розмір декретних виплат становить 262,81 грн. за 1 день.
Мінімальний розмір виплати за лікарняним листком та декретних для робітників, що впродовж 12 місяців до його видачі пропрацювали менше 6 місяців, залежить від зарплати, але не може бути меншим за суму, обчислену з мінімальної зарплати (8000 грн.). Максимальний розмір становить 262,81 та 525,62 грн. відповідно.
Максимальна сума для нарахування декретних виплат і за лікарняним становить 5256,24 за 1 календарний день. Більше нараховувати не можна, навіть якщо це дозволяє зробити велика сума зарплати.

Нововведення: нарахування лікарняного робітникам-сумісникам

З 1 січня 2023 ст. 22 ЗУ про соцстрахування визначала, що нарахування виплат у зв’язку з непрацездатністю (лікарняних, декретних) могло здійснюватися лише за основним місцем роботи АБО за місцем сумісництва. Сумісництво тут передбачає будь-яку форму – найм, ведення підприємницької діяльності в якості ФОП, поєднання двох посад на підприємстві та ін.

Тобто, якщо людина одночасно працює в двох місцях, виплати могли нарахувати лише один раз. Пріоритет був за основним місцем роботи. Якщо ж там не проводилось нарахування – допомога могла бути надана за сумісництвом. Сумісник вибирати, де оплачувати лікарняний, не мав права. Було виключення щодо оплати перших 5 днів, яку здійснювали як за основним місцем роботи працівника, так і за сумісництвом.

З 4 квітня 2025 правила змінились. В грудні було прийнято ЗУ №4158-ІХ, який вніс зміни в норми законів про загальнообов’язкове соцстрахування. По спливу трьох місяців зміни вступили в дію і вони суттєві. Лікарняні у всіх випадках оплачуються за обидвома місцями роботи – основним і за сумісництвом.

Допомогу по тимчасовій непрацездатності, яка настала через професійне захворювання чи нещасний випадок на виробництві, призначає, нараховує роботодавець. Розмір – 100% середньої зарплати. Перші 17 днів лікарняного оплачує роботодавець за кошти ТОВ.

Якщо потерпілий працевлаштований у ще одного страхувальника чи веде підприємницьку діяльність, за іншими місцями роботи також виплачується допомога в розмірі 100% від середнього оподатковуваного доходу. Інший роботодавець оплачує перші 5 днів. Стаж робітника значення не має.

До 4 квітня лікарняні оплачуються сумісникам за старими правилами. Під час оформлення документів варто враховувати дату початку періоду непрацездатності. Зміни стосуються лише випадків, які настали з дати набрання чинності законодавчих змін – з 4 квітня 2025 року.

Приклади розрахунку виплат за лікарняним сумісникам

Кейс 1. Робітник хворів на ГРВІ з 4 по 15 квітня 2025 року.

Дата настання страхового випадку – 4 квітня 2025 року, коли закон вже вступив в дію. Отже, лікарняний оплачується за основним місцем працевлаштування і також за сумісництвом. За сумісництвом і за основним місцем роботи мають бути оплачені:

Перші 5 днів – роботодавцем (4-8 квітня).
Дні, що залишились – ПФУ (9-15 квітня).

Кейс 2. Сумісник захворів на ГРВІ 26 березня і лікарняний був відкритий по 15 квітня 2025 року.

Випадок настав раніше, ніж нові правила почали діяти. Тому, незважаючи на те, що період лікарняного охоплює і дні після 4 квітня 2025 року, оплачується він на «старих» умовах:

Перші 5 днів – роботодавцем (за основним місцем роботи і за сумісництвом, 26-30 березня 2025 року).
Дні, що залишились – ПФУ (тільки за основним місцем працевлаштування, 31 березня – 15 квітня).

Складнощі в оформленні документів можуть виникнути, якщо є декілька лікарняних листків, що стосуються одного випадку. Тут діє просте правило: навіть якщо відкрито кілька лікарняних поспіль, датою настання випадку є день відкриття першого листка у зв’язку з цим випадком.

Щоб визначити його, варто звернути увагу на перші 6-8 цифр номера лікарняного. Вони будуть однаковими за умови, що всі лікарняні стосуються одного страхового випадку. Якщо відрізняється 1 цифра – мова йде вже про інший випадок.

Приклад: є два лікарняних. Номер першого 8531161-2031232255-1.1, другого – 8531161-2456322565-1.1. Перші 7 цифр співпадають – отже, мова йде про один і той же випадок та відкриті для нього декілька лікарняних. А от якщо перший документ має номер 2827031-2333232255-1.1, а другий 1040035-2044435522-1.1, то мова йде про різні випадки.

Маєте питання щодо оформлення лікарняних в ТОВ? Потребуєте допомоги у визначенні термінів, нарахуванні виплат тощо? Звертайтесь до наших спеціалістів! Ми надаємо бухгалтерські та юридичні послуги для ТОВ і ФОП, маємо великий досвід співпраці з українськими підприємцями і допоможемо вирішити будь-які питання.

Дзвоніть нам за номером телефону, що вказаний на сайті, або залишайте свої контактні дані у вікні заявки. І найближчим часом вам зателефонує наш менеджер для уточнення всіх деталей.