Больничные листы в 2025 году: нововведения, требования, правила оформления и расчета

Содержание

Вопрос расчета и оформления больничных листов актуален для любого предприятия с наемными работниками и появляется в процессе ведения кадрового учета ООО. Итак, в этой статье мы рассмотрим актуальные правила и требования к формированию, расчету больничных листов.

Обязательно уделим внимание нововведениям 2025 года, приведем несколько примеров назначения больничного сотруднику, который работает по совместительству. И расскажем о других нюансах и тонкостях, которые следует принимать во внимание во время ведения кадрового учета компании и оформления выплат на основе листков нетрудоспособности.

Инструкция по оформлению больничного листа работника ООО в 2025 году

Украина в 2023 году полностью перешла на использование системы электронных больничных. Сейчас бумажные листы еще могут выдаваться в определенных отдельных ситуациях, но в большинстве случаев документ формируется в электронном формате. Начисление страховых выплат, которые оформляются из-за временной нетрудоспособности работника, осуществляет ПФУ.

Кто занимается оформлением больничных и назначением выплат

Основные нормы и правила оформления больничных устанавливает ЗУ о соцстраховании. В нем определено, что решение о назначении выплаты должен принимать страхователь или лицо, уполномоченное им.

То есть, решение о назначении пособия по больничному или отказе в осуществлении выплаты принимает работодатель (или уполномоченное лицо, которое он назначил самостоятельно). Решение о выплате оформляется соответствующим документом – это может быть распоряжение или приказ и т.д.

Обычно в качестве уполномоченных лиц выступают работники бухгалтерии, службы персонала или другие сотрудники, которые ведут кадровый учет ООО. Ключевые обязанности работодателя или уполномоченных лиц:

принимать решение о назначении или отказе в выплатах (частично, полностью);
анализировать основание, корректность оформления документов, на основе которых выплачиваются средства по больничному;
контролировать правильность осуществления начисления, своевременность проведения выплат.

Правила оформления листка нетрудоспособности: когда и как его можно брать в работу

Основание для начисления пособия по больничному (в связи с болезнью или декретом) – листок нетрудоспособности, который обычно формируется врачом в электронной форме. Если речь идет о выплатах совместителю – то их назначают на основании копии листа, которую должен удостоверить руководитель собственной подписью и печатью (если она есть) по основному месту трудоустройства.

Электронный больничный формируется из соответствующего реестра ЭРЛН, основание – медицинское заключение, имеет уникальный номер. На его основании работника освобождают от исполнения обязанностей, оплачивают первые 5 дней пребывания на больничном, оказывают социальные услуги и т.д.

Данные о сформированном электронном листке нетрудоспособности доступны работодателю на веб-портале ПФУ в соответствующем пункте меню кабинета. Есть возможность осуществить поиск по РНУКПН работника, номеру листа, периоду нетрудоспособности и т.д.

Больничный в реестре может отображаться под разными статусами – закрыт или выдан (готов к оплате), может быть обозначен как недействительный или ошибочно сформированный, уже оплаченный. С момента его появления в кабинете в работу взять документ не получится. Есть определенные правила, изложенные в Приказе Минздрава №1234, согласно которым:

Листок считается выданным только после истечения 7 дней с даты закрытия больничного и получения статуса, определенного как «готов к оплате».
В случае, когда речь идет о больничном, связанном с декретом, его можно считать выданным и брать в работу после истечения 7 дней с момента открытия (как он получит статус «готов к оплате»).

Как только статус документа изменился на «готов к оплате», работодатель имеет право назначать выплаты, формировать заявление-расчет. Определяются страховой стаж лица, число календарных дней больничного, что оплачиваются за счет ООО и ПФУ. Сведения можно формировать как в бумажном, так и в электронном формате.

Документы для оформления помощи обрабатываются в течение 10 дней (рабочих) с момента их поступления в случае временной нетрудоспособности и в течение 3 дней, если речь идет о беременности и родах. Важный нюанс: начисление выплат производится только при условии, что лицо обратилось за их назначением не позже истечения 6 календарных месяцев с момента завершения периода нетрудоспособности или декрета, дня смерти лица или члена его семьи.

Начисление страховых выплат: оформление решения и подача заявления-расчета

Решение о начислении средств оформляется распоряжением, приказом и т.д. Если такое решение принимает руководитель ООО, достаточно приказа или распоряжения, если уполномоченное лицо – оформляется решение уполномоченного. Когда у ООО есть уполномоченные лица – может быть оформлен протокол заседания уполномоченных в установленной форме.

Независимо от выбранной формы документа, в нем должны содержаться следующие сведения:

Информация о страхователе, уполномоченных лицах, номере решения или протокола, дате создания.
Если назначается пособие в связи с болезнью или беременностью, родами – указываются данные о лице: ФИО, номер страхового свидетельства, больничного, причина и период нетрудоспособности, число дней, которые будут оплачиваться (средствами ПФУ в том числе), размер пособия в процентах.
Если назначается пособие на погребение – нужно указывать данные застрахованного лица (ФИО, номер свидетельства, размер пособия).

Когда принимается отказ в выплате – указывают ФИО и номер свидетельства застрахованного лица, больничного, полный период нетрудоспособности, число дней, которые не будут оплачены и причина такого решения. Работнику в течение 5 дней после принятия решения об отказе выдается соответствующее уведомление, где указываются причины решения, порядок его обжалования.

Начисление выплаты производит бухгалтер – он направляет оформленное заявление-расчет в ПФУ по месту учета в течение 5 рабочих дней после получения документов. Сделать это можно с использованием портала электронных услуг ПФУ или лично в бумажном варианте (сохранив на цифровом носителе электронную форму и добавив ее к бумажному документу).

ПФУ начисляет выплату в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления-расчета. А работодатель обязан в течение месяца со дня осуществления выплаты направить в ПФУ соответствующее уведомление. Формы этого уведомления и заявления-расчета утверждены Порядком №12.

Осуществление расчета суммы больничного

В 2025 году суммы минимальной заработной платы и прожиточного минимума изменены не были – размеры составляют 8000 грн. и 3028 грн. соответственно. Но одно изменение все же произошло – увеличили максимальную базу для начисления ЕСВ – с 15 до 20 минзарплат и теперь размер составляет 160 000 грн. Указанные показатели влияют на сумму выплат по больничному.

Установленные суммы:

Минимальный размер декретных выплат составляет 262,81 грн. за 1 день.
Минимальный размер выплаты по больничному листу и декретным для работников, которые в течение 12 месяцев до его выдачи проработали менее 6 месяцев, зависит от зарплаты, но не может быть меньше суммы, начисленной с минимальной зарплаты (8000 грн.). Максимальный размер составляет 262,81 и 525,62 грн. соответственно.
Максимальная сумма для начисления декретных выплат и по больничному составляет 5256,24 за 1 календарный день. Больше начислять нельзя, даже если это позволяет сделать большая сумма зарплаты.

Нововведения: начисление больничного работникам-совместителям

С 1 января 2023 года ст. 22 ЗУ о соцстраховании определяла, что начисление выплат в связи с нетрудоспособностью (больничных, декретных) могло производиться только по основному месту работы ИЛИ по месту совместительства. Совместительство здесь предусматривает любую форму – найм, ведение предпринимательской деятельности в качестве ФЛП, сочетание двух должностей на предприятии и т.д.

То есть, если человек одновременно работает в двух местах, выплаты могли начислить только один раз. Приоритет был за основным местом работы. Если же там не производилось начисление – помощь могла быть предоставлена по совместительству. Совместитель выбирать, где оплачивать больничный, не имел права. Было исключение по оплате первых 5 дней, которую осуществляли как по основному месту работы сотрудника, так и по совместительству.

С 4 апреля 2025 года правила изменились. В декабре был принят ЗУ №4158-ІХ, который внес изменения в нормы законов об общеобязательном соцстраховании. По истечении трех месяцев изменения вступили в силу и они существенные. Больничные во всех случаях оплачиваются по обоим местам работы – основному и по совместительству.

Помощь по временной нетрудоспособности, которая наступила из-за профессионального заболевания или несчастного случая на производстве, назначает, начисляет работодатель. Размер – 100% средней зарплаты. Первые 17 дней больничного оплачивает работодатель за средства ООО.

Если потерпевший трудоустроен у еще одного страхователя или ведет предпринимательскую деятельность, в других местах работы также выплачивается пособие в размере 100% от среднего налогооблагаемого дохода. Другой работодатель оплачивает первые 5 дней. Стаж работника не имеет значения.

До 4 апреля больничные оплачиваются совместителям по старым правилам. При оформлении документов следует учитывать дату начала периода нетрудоспособности. Изменения касаются только случаев, которые наступили с даты вступления в силу законодательных изменений – с 4 апреля 2025 года.

Примеры расчета выплат по больничным совместителям

Кейс 1. Работник болел ОРВИ с 4 по 15 апреля 2025 года.

Дата наступления страхового случая – 4 апреля 2025 года, когда закон уже вступил в действие. Следовательно, больничный оплачивается по основному месту трудоустройства и также по совместительству. По совместительству и по основному месту работы должны быть оплачены:

Первые 5 дней – работодателем (4-8 апреля).
Оставшиеся дни – ПФУ (9-15 апреля).

Кейс 2. Совместитель заболел ОРВИ 26 марта и больничный был открыт по 15 апреля 2025 года.

Случай наступил раньше, чем новые правила начали действовать. Поэтому, несмотря на то, что период больничного охватывает и дни после 4 апреля 2025 года, оплачивается он на «старых» условиях:

Первые 5 дней – работодателем (по основному месту работы и по совместительству, 26-30 марта 2025 года).
Оставшиеся дни – ПФУ (только по основному месту трудоустройства, 31 марта – 15 апреля).

Сложности при оформлении документов могут возникнуть, если есть несколько больничных листков, что касаются одного случая. Здесь действует простое правило: даже если открыто несколько больничных подряд, датой наступления случая является день открытия первого листка в связи с этим случаем.

Чтобы определить его, следует обратить внимание на первые 6-8 цифр номера больничного. Они будут одинаковымы при условии, что все больничные касаются одного страхового случая. Если отличается 1 цифра – речь идет уже о другом случае.

Пример: есть два больничных. Номер первого 8531161-2031232255-1.1, второго – 8531161-2456322565-1.1. Первые 7 цифр совпадают – значит, речь идет об одном и том же случае и открыты для него несколько больничных. А вот если первый документ имеет номер 2827031-2333232255-1.1, а второй 1040035-2044435522-1.1, то речь идет о разных случаях.

Есть вопросы касательно оформления больничных в ООО? Нуждаетесь в помощи в определении сроков, начислении выплат и т.п.? Обращайтесь к нашим специалистам! Мы предоставляем бухгалтерские и юридические услуги для ООО и ФЛП, имеем большой опыт сотрудничества с украинскими предпринимателями и поможем решить любые вопросы.

Звоните нам по номеру телефона, что указан на сайте, или оставляйте свои контактные данные в окне заявки. И в ближайшее время вам позвонит наш менеджер для уточнения всех деталей.