Чи потрібен касовий апарат ФОП? Вимоги та правила реєстрації РРО, ПРРО в 2026 році

Касовий апарат (РРО/ПРРО) – це апаратно-програмний або програмний засіб, який використовується для фіксації розрахункових операцій при продажу товарів чи наданні послуг, автоматичного формування фіскальних чеків і передачі даних про проведені платежі до податкових органів у встановленому законом порядку. Його основна функція – забезпечити прозорий облік готівкових і безготівкових розрахунків, підтвердження факту оплати для клієнта та контроль фіскальної дисципліни суб’єкта господарювання.

Про використання касових апаратів (РРО, ПРРО)

Використання реєстратора розрахункових операцій в 2026 році є обов’язковим для всіх ФОП, які приймають оплату за послуги, товари готівкою, за допомогою карток. Впровадження РРО/ПРРО в Україні здійснювалось поступово – в 2021-2022 роках ввели обов’язок для «спрощенців», які до цього не проводили через реєстратор платежі, поступово коло розширили.

В 2026 році не використовувати РРО чи ПРРО можуть лише певні категорії підприємців, для основної ж маси ФОП реєстратор є обов’язковим, як і видача покупцеві послуги, товару фіскального чеку. І, як зазначає ДПС, підприємці не нехтують вимогами чинного законодавства, а активно встановлюють касові апарати та різноманітні програмні рішення.

Впродовж 2024 року число виданих підприємцями чеків в порівнянні з 2023 роком збільшилось на 1 639 млн штук (на 20,9%). Водночас в 2024 році платники податків зареєстрували понад 101 000 РРО та ПРРО додатково. Загалом же станом на 7 лютого 2025 року в Україні було зареєстровано більше 953 000 РРО/ПРРО. І в 2026 році їх число зростає.

ДПС говорить про сумлінність платників податків, але продовжує активно перевіряти бізнес на предмет виконання вимог чинного законодавства – правильність оформлення реєстраторів, використання їх під час ведення діяльності, факт видання ФОПами фіскальних чеків покупцям та ін.

А в разі виявлення порушень нараховує штрафи, суми яких можуть сягати чималих розмірів. Адже залежать від ціни товарів чи послуг, що були продані без використання реєстратора і видачі чеку.

Що таке РРО, для чого потрібні реєстратори розрахункових операцій ФОП?

Основні правила й норми використання реєстратора регулює закон про РРО – для ФОП, ТОВ та будь-яких інших суб’єктів підприємницької діяльності, що проводять розрахункові операції готівкою або безготівковим способом. В законі визначено правові засади використання РРО і ПРРО у галузі громадського харчування, послуг та торгівлі, правила реєстрації касового апарату.

Як зазначено в ст. 2 закону, реєстратором розрахункових операцій називається пристрій чи програма, який виконує фіскальні функції та здійснює реєстрацію операцій під час продажу товарів, послуг та у ін. визначених законом випадках в разі проведення таких платежів у готівковій і/чи безготівковій формі. В якості РРО може виступати касовий апарат, програма (ПРРО), автомат з продажу послуг чи товарів, електронний таксометр та ін. Повний перелік подано у статті.

Принцип роботи реєстратора

Як працює реєстратор розрахункових операцій:

1. Клієнт купує товар чи послугу, надає продавцю кошти (готівкою, безготівковим способом, через інтернет-еквайринг чи іншим способом).
2. Операція реєструється в касовому апараті (РРО) чи спеціальній програмі (ПРРО) – дані про неї автоматично надсилаються в ДПС та зберігаються у пристрої.
3. Друкується фіскальний чек, в якому має бути вказана вся необхідна інформація про товар, продавця – дані про ФОП, назва товару чи послуги, дата купівлі, ціна та ін. Список відомостей, які обов’язково повинні бути в чеку, регламентується законом.
4. Покупець отримує чек як підтвердження проведеної операції купівлі, ДПС – всі дані про платіж, ФОП – збережену (а часто і автоматично передану в систему, де ведеться бухгалтерія ФОП) інформацію про здійснену операцію.

Для чого потрібно використання РРО ФОП?

Для фіксації платежів та декларування отриманих під час ведення діяльності коштів. РРО автоматично реєструє інформацію про продаж. Прозора система здійснення розрахунків забезпечує бюджетні надходження у повному обсязі, захищає права споживачів, гарантує чесну конкуренцію.

Встановивши та правильно використовуючи касовий апарат, ФОП не лише виконує вимоги чинного законодавства, але і гарантує чесність провадження бізнесу. Адже використання РРО допомагає вести прозорий та точний облік касових операцій, формувати звітність ФОП на основі зафіксованих даних.

Переваги використання РРО (ПРРО) ФОП

Які переваги дає введення РРО для ФОП, що проводять розрахункові операції:

• Підвищує довіру споживачів до підприємця, адже надає гарантії безпеки покупки: в чеках вказується основна інформація про продавця, він є підтвердженням факту купівлі продукту, дозволяє за необхідності повернути товар.
• Полегшує ведення товарного обліку ФОП (що особливо актуально для великих магазинів, де протягом дня проводиться багато операцій), дозволяючи легко фіксувати продані одиниці, контролювати залишки та ін.
• Гарантує виконання підприємцем його громадянського обов’язку – всі проведені через касові апарати ФОП доходи фіксуються, оподатковуються, а отримані державою гроші спрямовуються на соціальну, освітню, медичну, інші сфери.
• Захищає від порушень і штрафів в разі виявлення податковою, що бізнес ведеться без реєстратора чи ПРРО (за умови, що застосування РРО для ФОП є обов’язковим).
• Дозволяє уникнути шахрайства з боку клієнтів і конкурентів – фіксація кожної операції через РРО/ПРРО гарантує збереження інформації про неї, прозорість ведення бізнесу і захищає ФОП від різних неприємних ситуацій.
• Спрощує взаємодію з ДПС – адже всі дані з РРО чи ПРРО автоматично потрапляють в базу податкової.
• Дає функціонал для автоматизації звітності – сьогодні касові апарати ФОП вибирають все рідше, замінюючи їх програмним РРО, який легко інтегрується з CRM-системами, бухгалтерськими сервісами, автоматично передаючи дані про платежі.

Чи повинен використовувати ФОП касові апарати?

Так, з 2022 року більшість підприємців, що здійснюють надання послуг, торгівлю товарами, працюють в галузі громадського харчування (ТОВ, ФОП), мають використовувати РРО чи ПРРО та видавати чеки клієнтам. Точно потрібен касовий апарат для ФОП на загальній системі та платникам 2 і 3 груп спрощеного режиму.

Виключення зроблені для фізичних осіб підприємців:

1. 1 групи єдиного податку – такі ФОП касовий апарат можуть не застосовувати. Нагадаємо, що це підприємці, які працюють самостійно і можуть надавати побутові послуги населенню (вказані у п. 7 ст. 291 ПКУ) або здійснювати продаж товарів на ринках з прилавків, лотків (і ніяк інакше). Незалежно від вибраної сфери діяльності, зареєстрованих КВЕДів, вимога встановлювати касові апарати для ФОП 1 групи відсутня.
2. Що відносяться до виключень, вказаних в ст. 9 закону про РРО – не потрібні касові апарати для ФОП, що торгують промисловими чи продуктовими товарами на ринках і оплату приймають готівкою, працюють в сільській місцевості, ведуть оптову торгівлю зі складів та у інших випадках, перелічених в статті. Там є багато нюансів, тому в кожному конкретному випадку варто розглядати вашу ситуацію та норми закону з юристом.
3. Які проводять розрахунки за послуги виключно з використанням систем дистанційного обслуговування банків, сервісів переказу коштів.

Коли можуть не застосовувати РРО, ПРРО ФОП 2, 3 групи єдиного податку?

Не потрібно використання програмного чи звичайного РРО (касового апарату) ФОП 2, 3 групи спрощеної системи лише за умови, що:

• Вони приймають оплату на рахунок за реквізитами IBAN.
• Оплата проводиться через банківський термінал самообслуговування або касу банку чи напряму з рахунку на рахунок.
• Оплату ФОП проводить тільки так – тобто, не здійснює розрахунків готівкою, з використанням картки, через інтернет-еквайринг тощо. Тільки в такому випадку касовий апарат ФОП 2, 3 групи не є обов’язковим і підприємець не повинен використовувати РРО.

Чи можна не застосовувати РРО та ПРРО під час війни?

Після введення воєнного стану в Україні діяли певні послаблення щодо санкцій за порушення вимог, які стосуються використання РРО. Проте з 1 серпня 2025 року вони скасовані і штрафи застосовуються в повному обсязі.

Вимога використовувати касові апарати для ФОП під час війни залишилась незмінною. Встановлювати та застосовувати РРО, ПРРО повинні всі підприємці, для яких діє ця вимога, і під час воєнного стану також.

Пільгові умови застосування штрафів по РРО

Але діяли певні послаблення в плані порушень. За порушення, зафіксовані з 1 січня 2022 року по 1 жовтня 2023 року, санкції не нараховуються для всіх, крім продавців підакцизних товарів і тих, хто вів діяльність у сфері азартних ігор, обміну іноземної валюти.

Не застосовують штрафи для тих, хто зареєстрований на територіях тимчасово окупованих чи де ведуться бойові дії активні – допоки не звершиться окупація чи бойові дії. Також знижені штрафи діяли щодо виконання вимоги використовувати касовий апарат для 2 і 3 групи ФОП, які не є платниками ПДВ і не продають ліки та товари медичного призначення, технічно складні, підакцизні товари.

До 1 серпня 2025 року (проте не пізніше дати скасування/припинення воєнного стану в Україні) за невикористання РРО (касових апаратів) для ФОП 2 і 3 груп єдиного податку були встановлені штрафи у розмірі 25% від вартості операції за перше і 50% за друге порушення.

Знижені штрафи не стосувались ФОП, що реалізують: підакцизні товари, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння тощо.

Штрафи за невикористання РРО в 2026 році

В 2026 році пільги по зниженим штрафам не діють. Стандартний штраф становить відповідно 100% і 150% вартості товарів чи послуг, що були продані без РРО чи ПРРО. Тобто, за законом, за перше порушення сума штрафу дорівнює вартості товарів (послуг), проданих без реєстратора, за друге – вже півтори суми.

Чи є альтернатива касовому апарату для ФОП?

Законом дозволено ФОП самостійно вибрати вид реєстратора, який він буде використовувати під час ведення діяльності – апаратний чи програмний. Тому на запитання клієнтів щодо того, чи потрібно ФОП касовий апарат встановлювати, ми завжди відповідаємо – ні. Реєстрація РРО – так, необхідна, але це може бути не касовий апарат, а спеціальна програма, встановлена на будь-який гаджет.

Основні відмінності між звичайним РРО і ПРРО полягають у форматі самого реєстратора та наборі функцій. Касовий апарат – це фізичний пристрій, який фіксує операції й одразу друкує чек. Програмний РРО – це цифровий сервіс, який встановлюється на будь-який девайс і також фіксує всі розрахунки, проте не друкує чек, а формує його в онлайн-варіанті.

ПРРО може працювати на смартфоні чи планшеті, ноутбуці. Сучасні програми підтримують iOS, Android, Windows та ін. Можуть бути під’єднані до принтера, інтегровані з будь-якою програмою (СRM, бухсервіс, маркетплейс тощо). Набір функцій програмний РРО для ФОП пропонує значно більший у порівнянні з апаратним.

Основні переваги ПРРО для підприємців

На відміну від касових апаратів, ПРРО є більш сучасним та ефективним варіантом реєстратора завдяки таким перевагам:

• Проста та швидка реєстрація програмного РРО.
• Надійність – працює онлайн і офлайн, зберігаючи дані без з’єднання з сервером ДПС чи інтернетом, а після встановлення зв’язку передає всю інформацію.
• Економія коштів – на купівлі апарату, обслуговуванні пристрою. За право використовувати програму доведеться заплатити, але витрати нижчі у порівнянні з РРО.
• Оптимізація й автоматизація бізнесу (процесу продажів) – інтеграція ПРРО в будь-яку програму чи CRM, на якій працює ФОП.
• Безстроковий термін експлуатації – на відміну від касового апарату, який ФОП використовувати може тільки в разі актуального його терміну дії.
• Можливості для онлайн-торгівлі – електронні чеки, звітність, інтернет-еквайринг тощо.
• Збереження історії операцій, надійний захист всіх даних.
• Відсутність необхідності реєстрації книги обліку.

На відміну від касових апаратів, ФОП знайти ПРРО може у безлічі варіантів і вибрати той, що найкраще підходить за функціями, інтерфейсом, сумісністю з іншим ПЗ. Наразі в Україні популярними є програмні реєстратори Checkbox, «ВчасноКаса», СОТА Каса. Також своє програмне забезпечення з функціями касового апарату пропонує ДПС – воно є повністю безкоштовним.

Реєстрація РРО, ПРРО для ФОП

Реєстрація РРО передбачає певний порядок. Для встановлення касового апарату ФОП подає заяву в податкову за місцем реєстрації бізнесу. Пристрій повинен бути з дійсним терміном дії, відповідати низці встановлених вимог, бути опломбованим. Для реєстрації ФОПу потрібно мати документи, що посвідчують його особу і повноваження, підтверджують купівлю і право володіння РРО, дані про реєстратор, ФОП.

Купуючи РРО, підприємець укладає договір і має отримати документ для підтвердження факту володіння касовим апаратом. Потім укладає договір з ЦСО, подає заяву № 1-РРО та документи. В разі недотримання вимог податкова може надіслати відмову у реєстрації РРО.

Порядок реєстрації програмного РРО більш простий. ФОПу потрібно купити програму, встановити на будь-який гаджет, на сайті ДПС в електронному кабінеті подати заяву № 1-ПРРО. ДПС перевіряє всі дані та в разі успішної реєстрації надає ФОП всі необхідні відомості.

Важливий нюанс: для використання ПРРО касира (чи самого ФОП, якщо він обслуговує клієнтів) необхідно зареєструвати шляхом подання заяви № 5-ПРРО. Для реєстрації особа повинна мати КЕП. Після проходження процедури ПРРО можна використовувати – увійти в програму з електронним підписом і застосовувати під час прийому платежів.

Деякі нюанси й особливості використання ПРРО, касових апаратів ФОПами

Наразі приділимо увагу деяким питанням, які ми часто отримуємо від клієнтів як під час надання послуги реєстрації касових апаратів і ПРРО, так і в процесі здійснення операцій, ведення бухгалтерії ФОП:

1. Експлуатація ПРРО за відсутності електроенергії, інтернету – можлива, програма працює офлайн, а потім передає всі дані в момент встановлення з’єднання. Достатньо мати джерело електроенергії для самого гаджету, на якому встановлено програмний РРО.
2. Касові апарати для ФОП відтермінували на час дії воєнного стану? Ні, лише певний час протягом 2022-2023 років не застосовували штрафи.
3. Чи треба застосовувати касовий апарат ФОП 3 групи, що надає послуги в сфері ІТ і всю оплату отримує виключно на рахунок IBAN? Ні. Але якщо приймете хоч один платіж готівкою чи картковим переказом – треба буде встановити для ФОП РРО чи ПРРО і відповідно вести облік.
4. Використання РРО, ПРРО для платежів, прийнятих методом інтернет-еквайрингу – обов’язкове. Проте можуть бути певні виключення, тому кожну ситуацію варто розглядати індивідуально.
5. Який РРО краще обрати – звичайний чи ПРРО для ФОП? Тут все індивідуально і вирішувати лише вам, але використання програмного реєстратора наразі є більш простим в плані оформлення, експлуатації та дешевшим в обслуговуванні.
6. Скільки касових апаратів чи програмних реєстраторів треба встановлювати ФОП? Стільки, скільки точок продажу працює – якщо маєте 3 кафе чи 4 магазини, то в кожному з них встановлюєте РРО або ПРРО. Кількість РРО/ПРРО залежить від кількості місць здійснення діяльності.
7. Законодавчі вимоги до девайсу, на якому ФОП встановлює програмний реєстратор – відсутні. Головне, щоб програма була сумісна з пристроєм і коректно на ньому працювала.
8. Друк чеків і Z-звітів, їх зберігання протягом встановленого законом терміну – обов’язкові вимоги для РРО. Не друкувати та не зберігати в паперовому вигляді чеки і звіти можна під час використання ПРРО, який формує все онлайн.
9. Чи потрібен касовий апарат для ФОП 2 групи, що веде виключно онлайн-торгівлю? Так, якщо оплата здійснюється через сайт (інтернет-еквайринг) чи переказом з картки фізособи на рахунок ФОП, власники таких магазинів мають використовувати РРО або ПРРО. Працювати без касового апарату не можна.

Основне про реєстратори для ФОП

Підсумуємо все викладене вище:

• Звичайні чи програмні РРО в Україні повинні використовувати всі ФОП, незалежно від системи оподаткування. Виключення: касовий апарат для ФОП 1 групи не потрібен. Також вказані певні випадки, коли не треба касовий апарат ФОП, в ст. 9 ЗУ про РРО.
• Можна обійтися без реєстратора також ФОП, що приймають ВСІ розрахунки за реквізитами IBAN.
• Ніякої відміни РРО, ПРРО для ФОП чи відтермінування на встановлення реєстратора під час дії воєнного стану зроблено не було. Певний час діяли нижчі суми штрафів для «спрощенців», які зараз скасовані. Вимога щодо дотримання норм закону про РРО залишилась незмінною.
• Є два варіанти реєстраторів – апаратний (стандартний РРО) і програмний (ПРРО). Другий має більше переваг і є сучасною альтернативою касового апарату для ФОП.
• Реєстрація РРО, ПРРО не дуже складна, проте передбачає низку нюансів і потребує правильного оформлення документів, проходження всіх кроків процедури.

Якщо не хочете витрачати час і сили на це – звертайтесь до наших фахівців, які збережуть ваші ресурси і точно зроблять все відповідно до норм законодавства. Також ви можете звернутись по консультацію бухгалтера чи юриста, якщо у вас виникли будь-які питання стосовно реєстрації, застосування РРО, ПРРО, інших аспектів ведення бухгалтерії ФОП, підприємницької діяльності.

Залишайте свої контактні дані у вікні нижче чи дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону!

Підписатися на нові статі