ФОП орендує авто у фізичної особи: як документально оформити, сплачувати податки, врахувати всі нюанси

Оренда автомобіля ФОПом у фізичної особи є досить поширеною практикою в Україні. Підприємець може не мати власного транспортного засобу через брак коштів або недоцільність витрат на купівлю, водночас користуючись чужим автомобілем для ведення підприємницької діяльності.

Що нам говорить чинне законодавство

Закон не забороняє таких відносин між ФОПом і фізичною особою з числа непідприємців, але  передбачає необхідність дотримання вимог чинного законодавства. Такі правовідносини регулюються нормами Цивільного кодексу України, який визначає загальні засади укладення, виконання, припинення договорів, а також положення щодо найму (оренди) транспортних засобів.

Ключове значення тут має не лише сам факт укладення договору, а його зміст і правильне оформлення. Найчастіше ФОП співпрацює з фізособами через договір оренди транспортного засобу. Важливо чітко зафіксувати предмет договору, умови використання майна, порядок розрахунків і відповідальність сторін. Нечіткі формулювання або усні домовленості можуть призвести до спорів або перекваліфікації відносин під час перевірок.

Окрему увагу варто приділити податковим аспектам: виплати фізичній особі, яка не є підприємцем, тягнуть за собою обов’язок ФОПа виступати податковим агентом такої особи. Також важливо правильно відображати операції в бухгалтерському обліку ФОП, звітності для ДПС. Ігнорування цих вимог або помилки в оформленні можуть призвести до донарахувань і штрафів, навіть якщо сама співпраця фактично була законною.

Форма договору оренди транспортного засобу

Відповідно до ст. 759 ЦКУ за договором найму (оренди) одна сторона передає або зобов’язується передати майно у користування іншій стороні за плату на певний строк. Ст. 799 ЦКУ прямо встановлює, що якщо однією зі сторін договору є фізична особа, такий договір підлягає нотаріальному посвідченню.

Недотримання вимоги щодо форми укладення угоди створює суттєві юридичні ризики. Якщо норма закону вимагає нотаріального посвідчення, укладений в усній чи простій письмовій формі договір може бути визнаний нікчемним, а всі здійснені на його основі виплати – відповідно безпідставними.

Як оформити оренду автомобіля

З практичної точки зору базовий пакет документів при оренді авто виглядає так:

• письмовий договір оренди з нотаріальним посвідченням;
• акт приймання-передачі транспортного засобу;
• документи на автомобіль – свідоцтво про реєстрацію;
• за потреби – графік платежів та умови страхування чи ремонту.

Договір повинен чітко визначати предмет, строк, розмір і порядок оплати, права та обов’язки сторін, порядок використання авто, відповідальність за пошкодження чи втрату майна, а також умови дострокового розірвання та компенсації витрат на пальне, ремонт і страхування.

Окремо варто передбачити особливості використання автомобіля саме в господарській діяльності ФОПа. Повинні бути підтверджуючі документи: маршрутів поїздок, зв’язку використання авто з отриманням доходу, витрат на пальне та обслуговування. Без цього навіть правильно оформлений договір не гарантує відсутності питань під час перевірки.

Також доцільно заздалегідь визначити, хто саме несе витрати на утримання авто (паливо, ТО, страхування) і як ці витрати документуються. Детальна фіксація всіх умов допоможе уникнути подвійного трактування і фінансових спорів у майбутньому.

Обов’язки ФОПа як податкового агента фізособи

Згідно з Податковим кодексом України (пп. 168.1.1) ФОП в разі здійснення виплат на користь фізичної особи стає її податковим агентом. А тому повинен утримувати та перераховувати з кожного платежу:

• податок на доходи фізичних осіб – ПДФО, за ставкою 18%;
• військовий збір – ВЗ, за ставкою 5%.

Також ФОП повинен відображати ці платежі у відповідній податковій звітності. Мова йде про об’єднану звітність по ПДФО, ВЗ, ЄСВ, яку ще називають податковим розрахунком сум доходу. Подається така декларація за квартал, в якому були здійснені виплати фізичним особам – впродовж 40 днів після його закінчення.

В разі неподання чи несвоєчасного подання податкового розрахунку на ФОПа чекають штрафи – 1020 грн за перше порушення і 2040 грн за повторне впродовж року. За несплачені суми податків також можуть бути нараховані штрафи й пеня. Тому звітувати й перераховувати кошти до бюджету важливо своєчасно.

Таким чином, податки сплачуються не фізичною особою, яка здає автомобіль, а ФОПом, який його орендує, незалежно від форми договору. Єдиний соціальний внесок у цьому випадку не нараховується, оскільки виплата не є оплатою праці чи винагородою за надані послуги.

Оформлення документації по оренді авто

ФОП на загальній системі можуть зменшувати базу оподаткування на суми сплачених коштів за умови, що такі витрати відповідають наступним критеріям:

1. Є фактично сплаченими.
2. Пов’язані з веденням підприємницької діяльності.
3. Внесені в перелік дозволених ст. п. 4 ст. 177 ПКУ.
4. Підтверджені документами.

Для ФОП на спрощеній системі витрати на оренду або користування авто не зменшують базу оподаткування єдиним податком. Але вони все одно мають бути економічно обґрунтованими та документально підтвердженими як витрати, пов’язані з господарською діяльністю. Це можуть бути маршрутні листи, акти використання авто або інші внутрішні документи, які демонструють фактичне використання автомобіля в бізнесі.

Ризики, які можуть супроводжувати оренду ФОПом авто у фізичної особи

Оренда автомобіля у фізичної особи для ФОПа здається простою та зрозумілою операцією, але і тут підприємці нерідко допускаються помилок, не дотримуючись вимог ПКУ та ЦКУ. В результаті навіть при фактичній законності операції виникають ризики претензій з боку контролюючих органів.

Найпоширенішими ризиками є наступні:

• Відсутність нотаріального посвідчення договору оренди.
• Помилки при утриманні ПДФО і військового збору.
• Неподання звітності за сплачені фізичній особі кошти в ДПС.
• Невідповідність умов договору фактичному використанню авто.
• Відсутність документального підтвердження господарського використання транспортного засобу.
• Штучне заниження орендної плати – також може призвести до претензій з боку податкової.

Важливість правильного супроводу взаємодії

Важливо розуміти, що в більшості випадків проблема криється не в самій операції, а в її оформленні та супроводі. Податкова звертає увагу не лише на наявність договору, а на логіку всієї господарської операції – чи відповідають документи реальному використанню авто, чи обґрунтована сума оренди, чи коректно виконані функції податкового агента.

Саме тому грамотний підхід передбачає не лише сам факт підписання договору та своєчасну сплату коштів фізичній особі за користування авто, але й правильне документальне оформлення такої взаємодії. Нюансів тут буває чимало і важливо діяти виключно в межах норм чинного українського законодавства.

Ключовими елементами безпечної схеми залишаються нотаріально посвідчений договір оренди транспортного засобу, чітко прописані умови використання авто, а також своєчасне утримання ПДФО, військового збору та їх відображення у податковій звітності, належне документальне підтвердження господарського використання транспортного засобу.

І тут кращим рішенням стане звернення до фахівців – досвідчених юристів, які складуть договір або перевірять наявний на ризики, та бухгалтерів, що допоможуть зі звітами й податками. Якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до спеціалістів БІП! Дзвоніть за номером телефону, який бачите на сайті – і менеджер розповість про всі умови співпраці!

Підписатися на нові статі