Чи потрібно ФОПу кадрові документи?

Часто підприємці на початку своєї діяльності не розуміють, що таке кадрові документи та чи потрібні вони їм? Якщо вас теж турбує це питання, не обов’язково одразу наймати кадровика, щоб розібратись в цьому. Окрім послуг по відкриттю ТОВ, ми в БІП також надаємо консультації щодо кадрових документів. У сьогоднішній статті розповідаємо базові поняття з цього приводу.

Кому потрібні кадрові документи?

Запам’ятайте: якщо ви як ФОП наймаєте працівників, тобто виступаєте у ролі роботодавця, ви обов’язково маєте оформлювати кадрові документи відповідно до чинного трудового законодавства. Якщо ви не маєте найманих працівників, тож і кадрові документи вам не потрібні.

Розгляньмо перелік основних кадрових документів, необхідних ФОП-працедавцю:

• Письмовий трудовий договір
  Такий договір має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП) у двох однакових примірниках: один для ФОП-роботодавця, інший для працівника. Замінювати його іншими документами (наприклад, обмежуватися лише розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу замість укладання трудового договору) не можна! Наявність трудових договорів і повідомлень про прийняття працівників на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413) насамперед перевіряють інспектори праці.
• Правила внутрішнього трудового розпорядку
  Листом від 28.12.217 № 568/0/22-17/134 Мінсоцполітики інформує: оскільки підприємець у розумінні Кодексу Законів про Працю виступає роботодавцем, він має розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Відсутність правил загрожує адміністративним штрафом. Водночас у листі від 04.06.2013 №212/13/133-13 повідомляється, що чинним законодавством не передбачено обов’язку роботодавця ФОП розробляти правила внутрішнього трудового договору та укладати колективний договір (п. 2 ст. 29 КЗпП та ст. 142 КЗпП). Щоб запобігти суперечливим ситуаціям з контролерами із Держпраці та не отримати відповідний штраф, рекомендуємо передбачити правила внутрішнього трудового розпорядку одразу в трудовому договорі.
• Штатний розпис
  Листом від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Мінсоцполітики наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, в тому числі й у ФОП. В документі має бути наведений перелік посад відповідно до Класифікатора професій ДК із зазначенням кількості працівників, які їх займають, та розміру окладів за кожною посадою. Спеціальної форми штатного розпису немає. Вносити зміни до документа можна хоч щомісяця. Якщо в трудовому договорі не вказується оклад, а прописано, що зарплата виплачується в розмірі, не меншому за мінімалку, або згідно зі штатним розписом, при зміні зарплати, додаткові угоди до трудових договорів можна не складати.
• Особові картки
  Чинною є типова форма особової картки № П-2, затверджена Наказом Держкомстатом і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Вона має рекомендаційний характер. Водночас підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, використовуючи окремі розділи рекомендованої форми. 
• Відомості про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам
  Такі дані обов’язково потрібні для того, щоб підтвердити розмір нарахованого доходу, правильність проведених утримань і факт отримання працівником зарплати.
• Журнал реєстрації наказів та відповідно самі накази
• Табелі використання робочого часу працівників
  Чинною є типова форма № П-5, затверджена Наказом Держкомстатом від 05.12.2008 № 489. Вона має рекомендаційний характер. Роботодавець може її спростити, залишивши лише необхідні показники.
• Належно затверджений графік відпусток найманих працівників
  Частиною 4 ст. 79 КЗпП визначено, що порядок надання відпусток визначається графіком відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. До обов’язків роботодавця входить повідомлення робітника про початок відпустки за два тижні до цієї дати. Ці положення прописані в ст. 10 Закону про відпустки. Тому підприємці, як і юрособи, мають складати графік відпусток та інформувати працівників під підпис.
• Посадові інструкції для найманих працівників
  Відсутність посадової інструкції у підприємця Мінсоцполітики вважає порушенням законодавства про працю, а тому й підставою для накладання адмінштрафу. Як і правила внутрішнього розпорядку, посадову інструкцію можна прописати в трудовому договорі.

Якщо вам потрібно допомога з вирішення кадрового супроводу вашого ФОП, не затягуйте з розв’язанням свого питання, ми в БІП завжди готові надати кваліфіковану послугу.

Автор статті

Алла Мартинюк Верифікований експерт

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі