Нужны ли ФЛП кадровые документы?

Часто предприниматели в начале своей деятельности не понимают, что такое кадровые документы и нужны ли они им? Если вас тоже беспокоит этот вопрос, не обязательно сразу нанимать кадровика, чтобы разобраться в этом. Кроме услуг по открытию ООО, мы в БИП также предоставляем консультации по кадровым документам. В сегодняшней статье рассказываем базовые понятия на этот счет.

Кому нужны кадровые документы?

Запомните: если вы как ФЛП нанимаете работников, то есть выступаете в роли работодателя, вы обязательно должны оформлять кадровые документы в соответствии с действующим трудовым законодательством. Если у вас нет наемных работников, то и кадровые документы вам не нужны.

Рассмотрим список основных кадровых документов, необходимых ФЛП-работодателю:

Письменный трудовой договор

Такой договор должен быть заключен в письменной форме (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ) в двух одинаковых экземплярах: один для ФЛП-работодателя, другой для работника. Заменять его другими документами (например, ограничиваться только распоряжением (приказом) о принятии на работу вместо заключения трудового договора) нельзя! Наличие трудовых договоров и уведомлений о принятии работников на работу (по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413) в первую очередь проверяют инспекторы труда.

Правила внутреннего трудового распорядка

Письмо от 28.12.217 № 568/0/22-17/134 Минсоцполитики информирует: поскольку предприниматель в понимании Кодекса Законов о Труде выступает работодателем, он должен разработать правила внутреннего трудового распорядка. Отсутствие правил чревато административным штрафом. В то же время в письме от 04.06.2013 №212/13/133-13 сообщается, что действующим законодательством не предусмотрена обязанность работодателя ФЛП разрабатывать правила внутреннего трудового договора и заключать коллективный договор (п. 2 ст. 29 КЗоТ и ст. 142 КЗоТ) . Чтобы предотвратить противоречивые ситуации с контролерами из Гоструда и не получить соответствующий штраф, рекомендуем предусмотреть правила внутреннего трудового распорядка сразу в трудовом договоре.

Штатное расписание

Письмо от 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Минсоцполитики настаивает на обязательном наличии штатного расписания у всех субъектов хозяйствования, в том числе и в ФЛП. В документе должен быть приведен перечень должностей в соответствии с Классификатором профессий ДК с указанием количества занимаемых их работников и размера окладов по каждой должности. Специальной формы штатного расписания нет. Вносить изменения в документ можно ежемесячно. Если в трудовом договоре не указывается оклад, а прописано, что зарплата выплачивается в размере, не меньше минималки, или согласно штатному расписанию, при изменении зарплаты, дополнительные соглашения к трудовым договорам можно не заключать.

Личные карточки

Действует типовая форма личной карточки № П-2, утвержденная Приказом Госкомстатом и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656. Она носит рекомендательный характер. В то же время предприниматель может разработать собственную форму личной карточки работника, используя отдельные разделы рекомендуемой формы.

Сведения о начислении и выплате заработной платы наемным сотрудникам

Такие данные обязательно нужны для того, чтобы подтвердить размер начисленного дохода, правильность удержаний и факт получения работником зарплаты.

Журнал регистрации приказов и соответственно сами приказы

Табели использования рабочего времени работников

Действует типовая форма № П-5, утвержденная Приказом Госкомстатом от 05.12.2008 № 489. Она носит рекомендательный характер. Работодатель может его упростить, оставив только необходимые показатели.

График отпусков наемных работников

Частью 4 ст. 79 КЗоТ определено, что порядок предоставления отпусков определяется графиком отпусков, которые доводятся до сведения всех работников. В обязанности работодателя входит уведомление рабочего о начале отпуска за две недели до этой даты. Эти положения прописаны в ст. 10 Закона об отпусках. Поэтому предприниматели, как и юрлица должны составлять график отпусков и информировать работников под подпись.

Должностные инструкции для наемных работников

Отсутствие должностной инструкции у предпринимателя Минсоцполитики считает нарушением законодательства о труде, а потому и основанием для наложения админштрафа. Как и правила внутреннего распорядка, должностную аннотацию можно прописать в трудовом договоре.

Если вам нужна помощь по решению кадрового сопровождения вашего ФЛП, не затягивайте с решением своего вопроса, мы в БИП всегда готовы предоставить квалифицированную услугу.