Обязательны ли первичные документы для ФЛП? Позиция налоговой

Содержание

Первичные документы – очень важная составляющая деятельности любого ФЛП или предприятия, что находятся как на общей, так и на упрощенной системе уплаты налогов. Отсутствие «первички» на проведенные финансовые операции может привести к начислению штрафов и другим неприятным последствиям, а несоблюдение требований касательно формирования документации или ошибки в содержании – к признанию сделок недействительными.

Однако не все предприниматели понимают важность соблюдения правил создания и сроков хранения «первички», пренебрегая основными требованиями НКУ и подвергая свой бизнес неприятностям. Особенно часто мы видим случаи игнорирования необходимости формирования первичных документов ФЛП – многие считают, что заплатить штраф в случае выявления нарушения проще, чем постоянно уделять внимание этому вопросу.

Другие предприниматели просто забывают вести всю документацию и вспоминают о необходимости формирования счетов, накладных, актов только после получения запросов от налоговой или проведения проверки ГНС. Такие случаи тоже мы видим часто и они всегда ведут к серьезным рискам для бизнеса – от финансовых потерь из-за начисленных штрафов до аннулирования статуса плательщика упрощенной системы налогообложения с переводом на общую, из-за чего приходится потом платить в разы большие суммы в бюджет.

Мы всегда напоминаем клиентам, что четкое выполнение всех законодательных требований и норм – обязательное условие стабильного бизнеса. И потому в этой статье еще раз уделим внимание первичным документам. Разберемся, является ли их создание обязательным для каждого ФЛП, расскажем об основных правилах ведения и хранения такой документации.

Также рассмотрим позицию налоговой, чтобы дать однозначный ответ на вопрос о том, обязательны ли первичные документы для ФЛП.

Какие документы называются первичными и какая их функция?

Ключевое определение находим в ЗУ о бухучете №996-ХІV, где определено, что первичным называется документ, в котором содержится информация о хозяйственной операции. Следовательно, именно на основе таких документов ведется бухгалтерский учет проведенных финансовых операций.

Также определение термина содержится в Положении №88, которое устанавливает основные правила формирования бухгалтерской документации. Здесь находим следующую дефиницию понятия: первичные – это любые документы, что были созданы в цифровом формате или стандартном бумажном и содержат данные о проведенных хозяйственных операциях.

В указанных нормативно-правовых актах также подан ряд реквизитов, которые обязательно должны быть указаны в первичных документах (ФЛП, ООО в процессе ведения их деятельности):

Название такого документа или формы, на которой он создан.
Указание даты создания.
ФИО ФЛП или название фирмы, которая ответственна за формирование документа.
Краткое содержание, определение объема операции, указание единицы ее измерения.
Должность и фамилии тех, кто является ответственным за проведение операции, корректность оформления документации и соответствие нормам (исключение сделано для первичных документов, правила формирования которых устанавливает НБУ).
Должна быть поставлена личная подпись или помещены другие сведения, с помощью которых можно идентифицировать лиц, с участием которых проводилась хозяйственная операция.

Также в первичные документы ФЛП или лицо, которое ответственно за проведение операции на предприятии, имеет право включать дополнительные реквизиты – это могут быть номер документа или основание для проведения операции и т.д. Здесь все зависит от технологии обработки данных и характера хозяйственной операции.

Важное требование касается и языка. Сейчас вся первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры бухучета должны быть составлены исключительно на украинском. Формат может быть как бумажным, так и электронным – в Украине разрешено вести все документы в цифровом формате. Больше о преимуществах электронного документооборота, законодательных требованиях и особенностях организации ЭДО вы можете прочитать в нашем материале по активной ссылке.

Итак, когда мы говорим о первичных документах ФЛП, то обычно имеем в виду:

счета и оплаченные инвойсы – по которым уже были проведены финансовые операции;
различные банковские выписки, что подтверждают произведенные платежи;
акты приема-передачи работ/услуг;
накладные – расходные, товарно-транспортные;
чеки фискальные из кассовых аппаратов – бумажные или электронные.

Здесь можно еще отметить такой нюанс: часто к первичным документам также относят договоры, платежные поручения, все инвойсы. Однако это неправильно, поскольку первичный документ должен содержать информацию об уже проведенной операции. Договор – это документ о намерении вести сотрудничество и условиях взаимодействия, а в качестве «первички» может выступать составленный по нему акт, оплаченный и правильно оформленный счет.

Что касается платежных инструкций, то они фиксируют поручение провести операцию, а не именно уже произведенный платеж. Инвойс также становится первичным документом, если уже оплачен и содержит все необходимые реквизиты. А если ФЛП выставил счет, а его не оплатили – то это не первичный документ, выходит, так как хозяйственная операция проведена контрагентом не была.

Обязательно ли должен составлять и хранить первичные документы ФЛП в процессе ведения деятельности?

В нормативно-правовых актах, ссылки на которые мы дали выше, также есть нормы касательно установленных обязанностей для ФЛП по созданию, хранению первичных документов. Закон о бухучете в ст. 3 определяет, что собственник бизнеса (в случае с ФЛП, а в ООО это руководитель или уполномоченное лицо) несет ответственность за:

Организацию бухучета в процессе осуществления предпринимательской деятельности.
Обеспечение фиксации в первичных документах фактов проведения всех хозяйственных операций.
Правильное хранение такой документации в течение установленного законом срока – однако как минимум 3 года.

Также требования по хранению «первички» можем найти в п. 44.1 НКУ. В этом пункте определены обязанности для налогоплательщиков – ФЛП в нашем случае – по ведению учета полученных доходов, расходов, других показателей, которые касаются отчетности или начисления налогов, на основании:

Финансовой отчетности.
Регистров бухучета.
Первичных документов.
Других данных, документов, которые могут быть связаны с расчетом, уплатой в бюджет налогов, сборов, перечень которых определен действующим законодательством.

В то же время, в п. 85.4 НКУ указано, что во время осуществления налоговой проверок представители контролирующего органа могут потребовать у налогоплательщика копии первичных бухгалтерских, финансово-хозяйственных, других документов, что должным образом заверены и могут быть использованы для установления нарушений законодательных требований.

Итак, требования касательно фиксации в первичных документах сведений о каждой финансовой операции установлены в законе о бухучете. НКУ, в свою очередь, требует от ФЛП наличия документов для того, чтобы иметь возможность убедиться в отсутствии нарушений во время ведения им деятельности. Или найти такие нарушения при анализе «первички» и привлечь к ответственности.

Поэтому можем сделать вывод, что ФЛП должен иметь первичные документы, которые подтверждают полученный доход и в определенных случаях расходы. ФЛП 1-2 и 3 группы (на ставке 5% единого налога, без НДС) упрощенного режима должны вести книгу учета доходов и иметь документы именно для полученных средств.

А вот «общесистемщики», ФЛП 3 группы на ставке 3% (с НДС) и те предприниматели, для которых установлено требование вести товарный учет, должны вносить в отчеты еще и расходы. И, соответственно, иметь первичные документы не только на все «входные» платежи (доходы), но и на расходы тоже.

Последствия отсутствия первичных документов

За отсутствие первичных документов, на основе которых осуществляется учет доходов (а также расходов в отдельных случаях), ФЛП ждет ответственность. В п. 121.1 НКУ указано, что в случае игнорирования требований касательно создания и хранения первичных документов:

ФЛП может получить штрафную санкцию в размере 1020 грн. за первое нарушение.
Если ГНС обнаружит то же самое нарушение еще раз в течение одного года, то сумма штрафа за него уже будет составлять двойной размер – 2040 грн.

Причем, тут есть один интересный нюанс: выше мы отметили, что ФЛП на упрощенной системе должны вести книгу доходов (без расходов) и первичные документы формировать соответственно. Но на практике ГНС может потребовать у предпринимателя и первичные документы на понесенные расходы.

Зачем? Чтобы убедиться, что ФЛП не нарушает установленные для его группы ограничения – не продает запрещенные виды товаров, например, или не ведет деятельность, заниматься которой нельзя на упрощенной системе. Также первичные документы на расходы инспектор может проверять, чтобы убедиться в том, что предприниматель выполнил свои обязанности налогового агента.

Мы неоднократно видели в своей практике случаи, когда отсутствие у предпринимателя первичной документации угрожало ему аннулированием единого налога. Как так? Ситуации бывают разные.

Например, при отсутствии «первички» ГНС не может убедиться, что предприниматель осуществлял реализацию только тех видов товаров, которые ему разрешено продавать в соответствии с зарегистрированными КВЭДами. Ведь вести деятельность ФЛП может исключительно при условии внесения кодов, которые соответствуют сути бизнеса, в ЕГР. Не может налоговая установить и происхождение товара без документации.

Для тех же предпринимателей, которые являются плательщиками общей системы, плательщиками НДС и ФЛП, которые имеют обязательства по ведению товарного учета, хранение «первички» как на доходы, так и на расходы является очень важным. Тут требование однозначное и не требует даже обсуждения отдельных случаев или ситуаций.

Позиция налоговой относительно необходимости формирования и хранения ФЛП первичных документов

В этой статье мы хотим остановиться именно на позиции налоговой по вопросу обязательности первичных документов, ведь на то есть причины. Не так давно ДПС «выдала» разъяснение, которое может «сбить с толку» предпринимателей, установив необязательность составления «первички» для «упрощенцев» касательно расходов на покупку товаров, оплату услуг.

В письме от 5 марта 2025 года № 211/2/99-00-07-03-01-02 налоговый орган указывает, что штрафы, которые предусмотрены пунктом 121.1 НКУ, не применяются к физическим лицам – предпринимателям из числа плательщиков единого налога 1, 2 и 3 групп, которые не являются плательщиками НДС, за несохранение первичных документов, что касаются расходов.

Такая позиция весьма странная, поскольку мы постоянно видим, что налоговики продолжают требовать первичные документы у предпринимателей упрощенной системы налогообложения – и на расходы тоже. Да и законодательство не изменилось, а потому обязанность касательно первичной документации и право у контролирующих органов запросить ее у предпринимателя плательщика ЕН – сохраняются.

Исключения могут быть сделаны только для тех ФЛП, что работали на оккупированных территориях или в регионах, где ведутся боевые действия. Если они не могут предоставить первичные документы о доходах, расходах и иные, которые касаются ведения бухгалтерского учета, к ним применяются особые правила о подтверждении данных налоговой отчетности.

Поэтому мы рекомендуем своим клиентам и всем ФЛП серьезно относиться к созданию, хранению первичных документов и правильно, своевременно создавать все счета, акты, накладные, систематизировать их и быть готовыми в любой момент предоставить ГНС на проверку. Ведь всегда проще доказать отраженную в учете информацию готовыми документами, чем потом искать различные данные, доказывать корректность показателей, платить штрафы или решать другие неприятные ситуации.

Ключевые правила формирования и сроки хранения первичных документов у ФЛП

Итак, с необходимостью и правилами создания «первички» для предпринимателей мы определились:

формировать нужно однозначно – во время или сразу после проведения хозяйственной операции;
первичный документ должен отражать основные сведения о хозяйственной операции и содержать основные реквизиты, которые мы изложили выше;
ФЛП на общей системе и 3 группе с НДС – нужно иметь документы на доходы и расходы;
предпринимателям 1-2 и 3 группы без НДС – обеспечить документальное сопровождение каждой операции, связанной с получением дохода (и, все же, желательно – с расходами, если такие есть и могут вызвать вопросы у налоговой);
первичные документы создаются на украинском языке, в бумажном или электронном формате.

Сколько же нужно хранить первичные документы ФЛП? Сроки определены в п. 44.3 НКУ:

1095 дней (3 года) – документы, что создаются в процессе ведения бухгалтерского учета, используются для формирования отчетности, расчета налогов и т.д.
2555 дней (7 лет) – документы, которые касаются трансфертного ценообразования, КИК, доходов нерезидентов.

Все сроки следует считать со дня направления в ГНС отчетности, в формировании которой использовались соответствующие первичные документы. Если же отчетность не была подана, то период считают с предельного срока ее подачи. В случаях, когда речь идет о первичных документах, что связаны с соблюдением других законодательных требований, за чем должны следить контролирующие органы, срок начинается со дня проведения операции.

Обратите внимание! В НКУ указано, что сроки хранения первичных документов и данных могут быть продлены на соответствующие периоды, когда отсчет останавливался. Например, вводили мораторий на проведение проверок ГНС во время ковида, после начала полномасштабного вторжения. И на эти периоды стандартный срок может быть продлен. Поэтому ФЛП лучше хранить первичные документы дольше 3 лет.

Если у вас остались вопросы относительно ведения ФЛП первичной документации, сроков или любых других аспектов бухгалтерского учета, вы можете обратиться к нашим специалистам за помощью. Мы предоставляем бухгалтерские консультации и услугу аутсорсинга бухгалтерии ФЛП, ООО – обращайтесь по номеру телефона, который видите на сайте, и менеджер расскажет обо всех деталях!